Tidsplanlegging 101: 10 eksempler på hvordan du mestrer timeplanen din
Føler du ofte at du går glipp av tidsfrister, personlige muligheter eller sjansen til å avansere i karrieren eller bli forfremmet på grunn av manglende tidsstyringsevner?
Det er vanskelig å vite om du virkelig utnytter tiden din på en god måte. Det virker sikkert som om du jobber hardt og er stresset. Det vi alle vet, er at hvis vi blir flinkere til å styre tiden vår, vil vi definitivt redusere stress og overveldelse.
Så la oss dykke ned i eksempler på tidsstyringsferdigheter og lære hvordan vi kan bygge oss opp til produktivitet.
Hva er tidsstyring?
Forskning definerer tidsstyring som "en beslutningsprosess som strukturerer, beskytter og tilpasser en persons tid til skiftende miljøforhold".
Basert på denne definisjonen kan vi konkludere med at ferdigheter i tidsstyring må hjelpe deg med å organisere, beskytte og tilpasse deg skiftende prioriteringer, noe som resulterer i bedre tidsstyring totalt sett.
Derfor vil den følgende listen med eksempler på tidsstyringsferdigheter hjelpe deg med å nå disse målene ved hjelp av evidensbaserte taktikker for å forbedre dine tidsstyringsferdigheter.
1. Å være tidsbevisst
Å være tidsbevisst er kanskje en av de viktigste ferdighetene innen tidsstyring. Bevissthet betyr å ha en objektiv forståelse av tidsfordelingen din og hvordan du bruker den.
Forvirret? Tenk på tid som et budsjett som du fordeler og kontinuerlig overvåker, ettersom du enten må sørge for at du har nok igjen eller oppnå et bestemt mål med den. Konseptet med tidsbudsjetter er faktisk velkjent, og du kan bruke det til å maksimere produktiviteten.
På denne måten identifiserer du områder der du kaster bort tid, og det gjør deg i stand til å planlegge og prioritere bedre. Ved å forstå hva du bruker tiden din på, kan du ta mer informerte beslutninger og effektivisere innsatsen for å nå målene dine.
Hvordan bygge tidsbevissthet:
Bruk objektive evalueringer, for eksempel en tidsregistreringsapp: Slike tidsstyringsverktøy vil automatisk avdekke vaner og aktiviteter som hindrer produktiviteten din.
Be om tilbakemelding fra andre, for eksempel kolleger eller en sjef: Be om svar på spørsmål som hvordan du håndterer tiden generelt, hvordan du har håndtert oppgaver som haster, og om de mener at du har løst utfordrende oppgaver raskt.
Sett en grunnlinje for atferd som du kan begynne å vurdere tidsstyringsferdighetene dine ut fra.
Et automatisk verktøy som Timeular viser enkelt hvor mye tid du bruker på alle oppgaver. Sa vi at det er drevet av AI? Ja, så det er ikke mye du trenger å gjøre. Det gjør alt arbeidet for deg!
2. Planlegg oppgaver på oppgavelisten din
Gode ferdigheter i tidsstyring innebærer god planlegging. Planlegging er viktig fordi det hjelper deg med å få en klar struktur på hva du skal bruke tiden din på. En av de vanligste utfordringene med tidsstyring er å tro at du har en hel arbeidsdag foran deg for å rekke alt du skal gjøre i løpet av en dag.
Tips: Når du lager planen din, bør du være oppmerksom på planleggingsfeilslutningen, som gjør at du overvurderer kapasiteten din til å få ting gjort. Planleggingsfeilslutningen fører til at du har for mange oppgaver på oppgavelisten din innenfor en altfor optimistisk tidsramme.
Denne tilnærmingen hjelper deg med å lage en realistisk tidsramme og sørger for at arbeidsplanen din holder seg på sporet ved at du får utført både kritiske oppgaver og ikke bare.
Hvordan være en god planlegger:
Lag realistiske tidslinjer: Gjør rede for alle oppgavene på oppgavelisten din (oppgaver som haster eller er viktige, oppgaver som haster og ikke haster, vanskelige oppgaver), og legg inn tidsbuffere, ettersom noen oppgaver alltid overskrider den tilmålte tiden.
Lag en plan for tidsstyring: Dette vil avsløre en oppgave som må gjøres i løpet av en time, men som du i utgangspunktet glemte, eller et møte med en prosjektinteressent og å ta hunden ut på tur. Glemte jeg å nevne at du glemte å ta høyde for de hellige pausene som holder balansen mellom jobb og fritid flytende?
Lag beredskapsplaner: Forbered deg på de beste og verste scenariene, slik at du kan håndtere uventede endringer og holde fokus på arbeidet med et lavere stressnivå.
Anbefalt lesning: Duponts tidsplan
3. Rimelig målsetting
Å sette seg mål bidrar like mye til personlig som profesjonell suksess. Enten du setter deg arbeidsmål eller personlige mål, er det å sette realistiske mål en forutsetning for å lykkes og gi drivstoff til motivasjonsmotoren. Å lære seg å lage en plan for innsatsen din eller for en viktig oppgave eller et viktig prosjekt er uten tvil en god start på å forbedre tidsstyringsferdighetene dine.
Bruk SMART-målsettingsmetoden:
Spesifikke: Skriv ned spesifikke, utvetydige mål. Gjenta denne skriveprosessen til de blir svært spesifikke og konkrete mål.
Målbar: Fastsett kriterier for å måle suksess og spore fremgang. Vit nøyaktig når du kommer til å nå målet med spesifikke signaler.
Oppnåelige: Selv om du har høye karriereambisjoner, bør du sette deg oppnåelige mål som øker motivasjonen din. Hvis du setter deg uhåndterlige mål og ikke tar hensyn til ressurser eller begrensninger, vil det virke demoraliserende.
Relevant: Sørg for at målene du setter deg, er i tråd med og relevante for dine overordnede mål og verdier.
Tidsbundet: Gjør deg klar til å jobbe hardere og smartere med den hellige gral av struktur når det gjelder tid: Tidsfrister. Tidsfrister vil skape en følelse av at det haster og motivere deg til å styre tiden effektivt, samtidig som du utvikler problemløsningsferdigheter når du trenger å rekalibrere tidsfrister.
Hvis du har lurt på hvorfor det er viktig å sette seg mål på jobben, får du her en påminnelse om hvordan de bidrar til din profesjonelle suksess:
4. Prioritering av oppgaver
Prioritering av ulike oppgaver er avgjørende for nesten alle dine resultater. Det blir ofte ikke bare sett på som en tidsstyringsferdighet som verdsettes av arbeidsgivere, men også som en oppgave i seg selv.
Når du skal prioritere oppgaver, kan du prøve flere metoder:
Tidsstyringsmatrisen: Denne prioriteringsmatrisen lærer deg å prioritere oppgaver basert på hvor mye det haster og hvor viktige de er. Prioriter arbeid og daglige oppgaver basert på følgende:
Gjør det nå: Hastende og viktige oppgaver (oppgaver med høy prioritet)
Sett av tid til senere: Viktig, men ikke presserende
Deleger oppgaver: Hastende, men ikke viktige oppgaver
Slett: Ikke viktige eller presserende oppgaver (oppgaver med lav prioritet)
Hvis du har utfordringer med å delegere oppgaver, kan du dykke ned i guiden vår for å lære hvordan du delegerer oppgaver effektivt
Bruk Tidsblokkering metoden: Denne teknikken hjelper deg med å beskytte tiden din ved å sette av bestemte tidsblokker (timer eller minutter) til en bestemt oppgave. På denne måten beskytter og bruker du tiden produktivt for å oppnå et klart mål. Visste du forresten at hvis du bruker tidsblokkering, kan du blokkere tiden din som Elon Musk? Ja, Elon Musk bruker også denne metoden. Cal Newport, skaperen av Deep Work-konseptet og professor i informatikk ved Georgetown University, bruker en type tidsblokkeringsmetode som han kaller "Fixed schedule productivity". I dette korte intervjuet får du vite mer om hvordan Newport bruker metoden.
5. Vet når du skal slutte å jobbe med bestemte oppgaver
En av de viktigste ferdighetene innen tidsstyring er å sørge for at du evaluerer det fremtidige resultatet av et prosjekt og fortsetter å investere i det bare hvis det gir resultater. Vi blir ofte fanget i " sunk cost fallacy " og fortsetter å investere i prosjekter på grunn av tidligere innsats. Selv om det ikke gir noen rasjonell mening, er vi knyttet til innsatsen. Du må vurdere utfallet av visse prosjekter på en rasjonell måte for å avgjøre om det er verdt tiden din eller ikke. Det virker kanskje ikke så relevant, men å vite når man skal slutte å investere i visse ting, er et tegn på gode ferdigheter i tidsstyring.
6. Energistyring
Finn tiden da du presterer best, og utnytt den. Hvis du lærer deg å styre energien i løpet av en uke og i løpet av en dag basert på hvor produktiv eller mindre produktiv du er, får du bedre kontroll over produktiviteten din. Her er noen strategier for energistyring:
Identifiser energitoppene dine: Følg med på energinivået ditt i løpet av dagen og uken for å finne ut når du er mest opplagt og produktiv. Planlegg de høyest prioriterte oppgavene dine kun på disse tidspunktene.
Ta regelmessige pauser: Ikke overanstreng deg for å bli ferdig med noe arbeid hvis du føler deg sliten. Det beste er å gjøre mindre oppgaver med innlagte pauser, slik at du kan lade opp.
7. Automatisering av repetitive oppgaver
Noen ganger kan du oppdage at det ikke er dine ferdigheter i prosjektledelse eller tidsstyring som er problemet, men selve spørsmålene eller verktøyene. Vi lever i en verden med høyt tempo, så åtte timer til å overholde tidsfrister og håndtere store oppgaver er ikke nok. Her er en effektiv strategi for å automatisere manuelle oppgaver:
Begynn å bruke AI-drevne produktivitetsverktøy: Det finnes et bredt spekter av produktivitetsverktøy som er utviklet for å automatisere alle manuelle og mindre presserende oppgaver.
Implementer makroer eller skript: Bruk makroer eller skript som automatiserer repeterende oppgaver i programmene du bruker. Eksempler på slike programmer er regneark eller databaser.
Bruk integrasjoner: Bruk plattformer som Zapier til å koble sammen verktøyene dine, slik at du kan automatisere arbeidsflyten på tvers av verktøyene dine.
Tips: Se vår guide om automatisering av arbeidsplassen for å forstå hvordan du kan gjennomføre denne prosessen.
8. Sette grenser og si nei
Å si nei til oppgaver som ikke er viktige, er avgjørende for å spare tid og energi til de oppgavene som trenger din oppmerksomhet og som betyr noe. For å kunne si nei, er det viktig å følge disse trinnene:
Vurder forespørselen: Når du får en forespørsel om å gjøre flere oppgaver, bør du ta deg tid til å vurdere den. Vil det ha en betydelig innvirkning på den nåværende arbeidsmengden din? Har du beslektede oppgaver som kan håndteres sammen med den nye oppgaven? Vil det få deg til å miste fokuset helt på det du holder på med?
Si klart og tydelig nei, og forklar hvorfor: Når du har samlet alle data om arbeidsmengden din og innser at du ikke har båndbredde til å påta deg den nye oppgaven, sier du nei. Forklar også hvorfor du ikke kan utføre denne oppgaven. Sjekk et potensielt eksempel:
9. Minimere distraksjoner
Kontekstveksling ødelegger produktiviteten din. Vi fungerer alltid ut fra en grunnleggende avveining mellom produktivitet og responsivitet (hjernens responsivitet). Hvis du studerer informatikk, lærer du at selv datamaskiner trenger tid til å tilpasse seg. Vi er ikke datamaskiner, så vi trenger enda mer tid til å tilpasse oss en ny oppgave, en ny mental kontekst. Her er noen måter å finne en balanse mellom produktivitet og responsivitet på:
Den åpenbare løsningen er å minimere distraksjoner: Skap et arbeidsområde uten distraksjoner, bruk støyreduserende hodetelefoner eller spill bakgrunnsmusikk for å stenge ute forstyrrende lyder.
Den mindre åpenbare er gruppeavbrudd. I informatikk er dette konseptet kjent som "interrupt coalescing". Det betyr at i stedet for å håndtere ting etter hvert som de dukker opp, med umiddelbar oppmerksomhet, grupperer systemet disse avbruddene sammen basert på hvor lenge de har råd til å vente. Det er akkurat det du også kan gjøre.
10. egenmotivasjon
Du vil naturlig nok komme til noen blindveier, og all selvdisiplin eller ulike teknikker for effektiv tidsstyring vil ikke uten videre fungere. Du må bare jobbe med motivasjonen din, måten du ser på arbeidet ditt på, og, enda viktigere, tiden du bruker på arbeidet. Måter å forbedre tidsstyringsferdigheter på:
- Sett opp belønninger for å fullføre oppgaver innen en viss tidsramme, og minn deg selv på dine langsiktige mål for å holde motivasjonen oppe.
Unngå prokrastinering: I de øyeblikkene du ikke er motivert, gjør utsettelser den generelle produktiviteten din enda dårligere. Det kan være en vanskelig oppgave, og det kan virke mye morsommere å delta i personlige aktiviteter med familiemedlemmer, men du vil takke deg selv senere hvis du bare fokuserer på arbeidet ditt.
Et automatisk verktøy som Timeular viser enkelt hvor mye tid du bruker på alle oppgaver. Sa vi at det er drevet av AI? Ja, så det er ikke mye du trenger å gjøre. Det gjør alt arbeidet for deg!
Konklusjon
Få et bedre forhold til tid og bli flinkere til å håndtere tiden din. Alle eksemplene og de ulike teknikkene som er nevnt i artikkelen, kan hjelpe deg med å få en bedre balanse mellom jobb og fritid, delegere oppgaver, prioritere det som er viktig, og navigere gjennom gjøremålslisten på en smidigere måte.
Husk at et tidsstyringsverktøy alltid er den enkleste og minst tidkrevende måten å forbedre tidsstyringsferdighetene dine på.
Vanlige spørsmål
Effektiv tidsstyring har mange fordeler, og bidrar til økt produktivitet og trivsel. Ved å prioritere oppgaver og fordele tiden effektivt reduserer du stressnivået og unngår å stresse i siste liten for å rekke tidsfrister. Resultatet av arbeidet ditt kan bli mer kvalitativt og frigjøre tid til personlige aktiviteter og mål. I tillegg fremmer bedre tidsstyring en følelse av mestring, selvtillit og selvdisiplin. Til syvende og sist bidrar det til personlig og profesjonell suksess.
Hvilke tidsstyringsverktøy kan jeg bruke for å forbedre tidsstyringsferdighetene mine?
Noen av verktøyene du kan bruke, er digitale planleggere, distraksjonsblokkere eller AI-drevne tidssporere som hjelper deg med å gjennomgå tidsstyringsvanene dine regelmessig.