Zeitmanagement-Statistiken für 2024

Autorin: Madalina Roman

Ein Blick auf die Zeitmanagement-Statistiken lehrt uns, wie wir uns verhalten, und liefert wichtige Informationen, um unsere Arbeitstage effizienter zu gestalten.

Die aufgewendete Zeit hat zwangsläufig Auswirkungen auf das Wohlbefinden der Menschen. Wir alle wollen uns während der arbeitsreichen Woche Zeit für sinnvolle persönliche Aktivitäten nehmen. Gleichzeitig arbeiten wir alle mit einem höheren Produktivitätsziel vor Augen, während wir Herausforderungen bewältigen und unsere Aufgaben erfüllen. 

Wenn wir alle unsere Zeit besser organisieren, unsere Produktivität steigern und trotzdem mit unserer Work-Life-Balance zufrieden sein wollen, gibt es wichtige kritische Punkte zum Zeitmanagement zu beachten. Diese Zeitmanagement-Statistiken zeigen uns, welche Techniken hilfreich sein könnten, um sie in Zukunft durchzusetzen. 

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Gutes Zeitmanagement beginnt mit einer guten Zeiterfassungslösung

"Wir sind um 20% rentabler geworden, weil sich jeder an die Zeiterfassung gewöhnt hat". - Richard Wingfield, leitender Geek bei Envision Design

Statistiken zum Zeitmanagement: Schlüsselfaktoren für 2024

Das Hauptziel des Zeitmanagements besteht darin, die für Aufgaben und Tätigkeiten aufgewendete Zeit zu optimieren, damit die Menschen ihre Ziele schneller erreichen. Hier finden Sie einige Daten über die Beziehung zur Produktivität und anderen Komponenten. 

Statistiken zum Zeitmanagement: Allgemeine Faktoren, die zu beachten sind

Nach Angaben der American Psychological Association sind 20% der Erwachsenen chronische Zauderer- ein Umstand, den man berücksichtigen sollte, wenn man seine Produktivität steigern will.

Um dies zu erreichen, ist ein angemessenes Zeitmanagementsystem von entscheidender Bedeutung, aber nach Angaben des Jobsuch-Tools Zippia haben 82 % der Menschen kein solches System.

Das bedeutet, dass der durchschnittliche Arbeitnehmer etwa 51 % seines Arbeitstages mit Aufgaben von geringem oder gar keinem Wert verbringt, ohne zu wissen, dass er mit nur 10 Minuten täglicher Planung zwei Stunden sparen kann.

Dies würde den Arbeitnehmern helfen, den täglichen Stress besser zu bewältigen und mehr Kontrolle über ihren Tag zu haben. Nur 20% der Menschen haben das Gefühl, dass sie ihr tägliches Arbeitspensum unter Kontrolle haben.

Nur 20% der Menschen haben das Gefühl, dass sie ihre tägliche Arbeitsbelastung im Griff haben.

Laut Zippia verlassen sich 82 % der oben genannten Personen, die kein Zeitmanagementsystem verwenden, nur auf eine To-Do-Liste oder tun gar nichts, was ihrer Effizienz nicht gerecht wird. Es ist keine erfolgreiche Technik des Zeitmanagements, Ereignisse und Dinge einfach so zu erledigen, wie sie passieren, was dazu führt, dass Arbeitnehmer das Gefühl haben, die Kontrolle über ihre Arbeitstage zu verlieren.

Sie sind anfälliger für Ablenkungen und Aufschieberitis. Allein in den Vereinigten Staaten kosten Ablenkungen bei der Arbeit die Unternehmen jährlich rund 588 Milliarden Dollar, wie eine von Zippia vorgestellte Studie zeigt.

Steigern Sie Ihre Produktivität mit einer der besten Methoden des Zeitmanagements.

Geschäftsgrafiken auf einer Tafel

Zeitmanagementstatistiken nach Methoden und Techniken

Acuity Training, ein im Vereinigten Königreich ansässiges IT-Aus- und Weiterbildungsunternehmen, hat 500 Arbeitnehmer aus verschiedenen Branchen befragt und herausgefunden, welche Zeitmanagementtechniken in den letzten Jahren am weitesten verbreitet waren. Bei der Analyse der 18 % der Personen, die Zeitmanagement-Methoden anwenden, stellte sich heraus, dass die durchschnittliche Person 13 verschiedene Zeitmanagement-Methoden ausprobiert.

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Jenny Blackett, arbeitet als Software-Ingenieurin aus der Ferne

Jeder Mensch ist anders, und die Zeitmanagement-Methode, die für den einen funktioniert, funktioniert vielleicht nicht für den anderen. Es dauert eine Weile, bis man die perfekte Methode gefunden hat, und es ist gut, dass die meisten Menschen mehrere Methoden ausprobieren, bevor sie die richtige finden.

Acuity Training kam zu den folgenden Schlussfolgerungen:

  • Die Eisenhower-Matrix ist die erfolgreichste Strategie: 50 % der Umfrageteilnehmer, die die Eisenhower-Matrix verwenden, haben das Gefühl, ihre Arbeit jeden Tag im Griff zu haben. Diese Methode hilft Ihnen, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Etwas kann dringend und wichtig sein, nicht dringend, aber dennoch wichtig, nicht wichtig, aber dringend, oder nicht dringend und nicht notwendig. 
  • Die Pomodoro-Technik ist die zweit erfolgreichste Zeitmanagement-Strategie: 60 % der Personen, die die Pomodoro-Technik anwenden, haben das Gefühl, ihre Arbeit an vier bis fünf Tagen pro Woche im Griff zu haben. Die Pomodoro-Technik wird häufig eingesetzt, um Ablenkungen zu vermeiden.

Lesen Sie auch: Warum ist Zeitmanagement in einem Unternehmen wichtig?

Zeitmanagement-Statistiken über die Zeitfresser

Wir können Zeitfresser als Zauderer und wertlose Aufgaben bezeichnen. Wie Zippia herausgefunden hat, verbringt der durchschnittliche Mitarbeiter eines Unternehmens 51 % seines Arbeitstages mit Aufgaben von geringem oder gar keinem Wert.

Was sind Aufgaben, die keinen Wert haben? Einige Beispiele dafür sind Pendeln, unnötige Besprechungen, unnötige E-Mails und zu viel Zeit, die man mit sozialen Medien verbringt.

Nach Angaben des United States Census Bureau benötigte ein Arbeitnehmer im Jahr 2018 für den Weg zur Arbeit (einfache Strecke) durchschnittlich 27 Minuten. Dieses Szenario hat sich durch die Auswirkungen der Pandemie und die Zunahme der Telearbeit geändert, aber es ist erwähnenswert, dass der durchschnittliche amerikanische Arbeitnehmer kurz vor 2020 neun Arbeitstage im Jahr mit Pendeln verbrachte.

Nach den verhängten COVID-19-Sperren haben viele Unternehmen beschlossen, Remote- oder Hybrid-Arbeitsplätze so konsequent wie möglich beizubehalten, da das Pendeln zu einem Büroarbeitsplatz umsonst ist. Längere Pendelzeiten können für Arbeitnehmer, ihre Familien, ihre Arbeitgeber und die Wirtschaft insgesamt schlecht sein.

Der durchschnittliche Arbeitnehmer verbringt täglich 12 % seiner Arbeitszeit damit, soziale Medien produktiv zu nutzen.

Auch in den sozialen Medien wird Zeit vergeudet. Die Untersuchungen von Zippia haben ergeben, dass ein durchschnittlicher Angestellter 12 % seiner täglichen Arbeitszeit unproduktiv mit sozialen Medien verbringt. Außerdem verbringen sie durchschnittlich 2 Stunden und 11 Minuten täglich mit Prokrastination. Diese beiden Faktoren scheinen miteinander verbunden zu sein. 

In einer Woche bedeutet dies, dass über 10 Stunden (der durchschnittlichen 40-Stunden-Woche) verloren gehen. Das ist ein Viertel der Gesamtzeit, die ein Arbeitnehmer "auf der Uhr" hat.

Laut einer Umfrage von NetQuote verschwenden Arbeitnehmer die meiste Zeit auf diesen Social-Media-Websites:

  • YouTube (durchschnittlich 16,98 Tage pro Jahr)
  • Facebook (durchschnittlich 14,70 Tage pro Jahr)
  • Instagram (durchschnittlich 8,72 Tage pro Jahr)
  • Twitter (durchschnittlich 5,91 Tage pro Jahr)

Das Internet und die sozialen Medien sind zwar leicht zu beschuldigen, aber sie sind nicht die einzigen Schuldigen für die Zeitverschwendung bei der Arbeit.

Die meisten Menschen sind sich dieser Situation nicht bewusst, aber pro Tag werden etwa 45 Minuten durch unorganisierte Arbeitsplätze verschwendet. Das macht mehr als 4 Stunden pro Woche aus.

Hier geht es um die Zeit, die man mit der Suche nach verlorenen Papieren und Akten verbringt. Ein unordentlicher Arbeitsplatz ist sehr ablenkend und trägt zu Arbeitsstress und damit zu einem schlechten Zeitmanagement bei.

TIPP: Lesen Sie unseren Blog, um alle Vorteile des Zeitmanagements zu entdecken.

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Hinzu kommt, dass Ablenkungen am Arbeitsplatz jeden Arbeitnehmer im Durchschnitt 3 Stunden pro Tag kosten, wie wir oben dargelegt haben. Das bedeutet, dass jeden Monat 60 Stunden auf diese Weise vergeudet werden.

Einige Beispiele für Ablenkungen am Arbeitsplatz sind zu lange Gespräche mit Kollegen, Kaffee trinken, Feiern am Arbeitsplatz oder verlängerte Mittagspausen. Nicht, dass diese Ereignisse nicht gelegentlich nützlich wären, aber sie können den Arbeitstag so belasten, dass es schwer ist, sich davon zu erholen. 

Zeitmanagement-Statistiken: Sitzungen, die auch E-Mails sein könnten

Eine von Forschern des MIT (Massachusetts Institute of Technology) durchgeführte Studie ergab, dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmer etwa 16 % seiner Lebenszeit in nutzlosen Sitzungen verbringt.

Das entspricht etwa 22 Jahren einer 45-jährigen Karriere. Das ist eine Menge Zeit, die mit "Meetings, die auch eine E-Mail hätten sein können", wie es in der Popkultur heißt, verbracht wird, ohne dass die Arbeit, die sie leisten müssen, einen Mehrwert hat.

Der durchschnittliche Arbeitnehmer verbringt etwa 16 % seiner Lebensarbeitszeit in nutzlosen Sitzungen. Bei einer 45-jährigen Karriere sind das etwa 22 Jahre.

E-Mails sind jedoch nicht gerade unschuldig an einem schlechten Zeitmanagement. Nach einer Analyse des McKinsey Global Institute werden im Durchschnitt 28 % der Arbeitszeit mit dem Lesen oder Beantworten von E-Mails verbracht. Der durchschnittliche Arbeitnehmer ruft 11 Mal pro Stunde E-Mails ab. 84 % lassen ihre E-Mails während der Arbeit im Hintergrund geöffnet.

Forbes gibt an, dass ein Büroangestellter täglich 2,5 Stunden mit E-Mails verbringt, davon etwa 1,8 Stunden mit irrelevanter Kommunikation. Diese ständige Ablenkung hindert den Arbeitnehmer daran, sich mit sinnvollen Überlegungen zu befassen. 

Wie die Zeiterfassung das Zeitmanagement verbessert

Der durchschnittliche Arbeitstag dauert 8 Stunden, und davon wird jeden Tag mehr als die Hälfte verschwendet. Nur 4 Stunden eines jeden Tages sind produktiv.

Ablenkungen und Aufgaben von geringem oder gar keinem Wert sind sehr produktivitätsschädigend und erhöhen die Unternehmenskosten. Was können wir aus diesen Statistiken lernen?

Wie bereits erwähnt, probiert der Durchschnittsmensch 13 verschiedene Zeitmanagementmethoden aus, aber es lohnt sich, sie zu erforschen. Nicht jede Zeitmanagementtechnik ist gleich, und bestimmte Branchen können sogar ihre eigene entwickeln.

Fast 90 % der Arbeitnehmer geben zu, dass sie Zeit vergeuden.

Nach Angaben von elearningindustry.com geben fast 90 % der Arbeitnehmer zu, dass sie während ihrer Arbeitszeit Zeit vergeuden. Die Spanne reicht von nur 30 Minuten bis hin zu 3 Stunden täglich, die durch Gespräche, Pausen oder das Internet verschwendet werden.

Wie lässt sich dies ändern, ohne dass die Arbeitnehmer das Gefühl haben, kontrolliert zu werden? Es geht darum, ein Gleichgewicht zu finden zwischen der Notwendigkeit, die Produktivität zu steigern, und dem Wunsch, stressbedingte Arbeitstage zu reduzieren.

Produktivitäts- und Zeiterfassungssoftware kann in dieser Hinsicht sehr hilfreich sein. Unternehmen, die Zeiterfassungstools verwenden, können ihre Produktivität aus verschiedenen Gründen steigern, wie z. B.: 

  • Das ist ein guter Weg, um die Prokrastination zu überwinden;
  • Die Erfassung der Zeit, die für produktive und unproduktive Aufgaben aufgewendet wird, um Daten zu sammeln und diesen Trend zu vermeiden, wird zur Gewohnheit;
  • Erstellung von Statistiken darüber, wo die Abteilungen ihre Arbeitszeiten erfassen;
  • Messen Sie die Produktivität und vergleichen Sie die Ergebnisse Ihres Teams im Laufe der Zeit;
  • Festlegung von Stundenlimits, um Burnout und Überstundenkosten zu reduzieren;
  • Vermeidung eines zu hohen Zeitaufwands für Aufgaben mit geringem oder gar keinem Nutzen;
  • Festlegen von Budgets für Aufgaben oder Projekte und Warnung, wenn das Team das Budget zu überschreiten droht;
  • Erstellung detaillierter Berichte, aus denen hervorgeht, wie die Arbeitnehmer ihre Zeit bei der Arbeit verbringen.

Finden Sie heraus, wie Timeular Ihrem Unternehmen oder Team hilft, die Produktivität und Rentabilität zu steigern.

Schlussfolgerung

Die Statistiken, die in diesem Artikel vorgestellt werden, sind ein Augenöffner, was die Auswirkungen des Zeitmanagements auf die Produktivität betrifft.

Die reflexartige Reaktion vieler Manager besteht darin, mehr Disziplin einzufordern, um die verlorene Zeit aufzuholen. Ja, jeder kann zugeben, dass er es besser machen könnte, aber das grundlegende Problem ist nicht die Motivation der Arbeitnehmer.

Die Anwendung veralteter Methoden des Zeitmanagements oder das Fehlen eines solchen hilft den Arbeitnehmern nicht.

Zeit ist die wertvollste Ressource überhaupt, und durch die Förderung von Zeitmanagement-Gewohnheiten kann eine Person täglich zwei Stunden sparen. Dies trägt auch dazu bei, negative Folgen wie das Versäumen von Terminen und Stress bei der Arbeit zu vermeiden. 

Wenn die Zeit strukturiert ist, gehen die Menschen bewusster mit dieser endlichen Ressource um.

Sie schaffen es, Dinge zu erledigen, und fühlen sich zufrieden und gut mit ihrer Produktivität. Dies ist der ultimative Vorteil eines guten und effektiven Zeitmanagements.

Lesen Sie auch: Wie man Zeitmanagement lehrt

FAQs

Wer ist für das Zeitmanagement zuständig?

Manager und Vorgesetzte sind für die Festlegung von Zeitmanagementregeln für das gesamte Team verantwortlich. Dies geschieht aus der Sicht eines Geschäftsteams.
Letztendlich können auch Sie Zeitmanagementtechniken auf Ihren täglichen Zeitplan anwenden und effizienter arbeiten.

Ist das Zeitmanagement effektiv?

Ja, Zeitmanagement ist effektiv. Es ermöglicht uns, unsere Zeit besser zu nutzen, uns besser zu konzentrieren und produktiver zu werden.
Ein gutes Zeitmanagement hilft uns, unsere Ziele zu erreichen, die Produktivität zu steigern und das Aufschieben zu reduzieren. Wenn wir 10 bis 12 Minuten für die Planung aufwenden, können wir im Laufe des Tages zwei Stunden sparen.

Wie man die Zeit erfasst

Die einfachste Art, seine Zeit zu verwalten, ist die Verwendung eines Zeiterfassungswerkzeugs und einer Zeitmanagementtechnik. Damit können Sie feststellen, wie viel Zeit für die einzelnen Aufgaben aufgewendet wird.
Mit diesen Informationen kann ein Arbeitnehmer seinen Arbeitstag besser organisieren und effektivere Methoden und Techniken anwenden.

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