Tidsplanering 101: 10 exempel på hur du får ordning på ditt schema

Känner du ofta att du missar deadlines, går miste om personliga möjligheter eller chansen att avancera i karriären eller bli befordrad på grund av bristande tidshantering?

Det är svårt att veta om man verkligen använder sin tid på rätt sätt, jag vet. Det verkar förmodligen som om du arbetar hårt och är stressad. Vad vi alla vet är att om vi förbättrar våra färdigheter i tidshantering kommer vi definitivt att minska stress och överväldigande.

Så låt oss dyka ner i exempel på tidshanteringsfärdigheter och lära oss hur vi kan bygga vår väg till produktivitet.

Vad är tidshantering?

Forskning definierar tidshantering som "en beslutsprocess som strukturerar, skyddar och anpassar en persons tid till förändrade miljöförhållanden".

Utifrån denna definition kan vi dra slutsatsen att färdigheter i tidshantering måste hjälpa dig att organisera, skydda och anpassa dig till ändrade prioriteringar, vilket resulterar i bättre tidshantering överlag.

Därför kommer följande lista med exempel på färdigheter inom tidshantering att hjälpa dig att uppnå dessa mål med evidensbaserad taktik för att förbättra dina färdigheter inom tidshantering.

1. Att vara tidsmedveten

Att vara tidsmedveten är kanske en av de viktigaste färdigheterna inom tidshantering. Medvetenhet innebär att man har en objektiv förståelse för sin tidsallokering och hur man använder den.

Förvirrad? Tänk på tid som en budget som du fördelar och ständigt övervakar, eftersom du antingen måste se till att du har tillräckligt kvar eller uppnå ett specifikt mål med den. Faktum är att konceptet med tidsbudgetar är välkänt, och du kan använda det för att maximera produktiviteten.

På så sätt identifierar du områden där du slösar bort tid, och det gör att du kan planera och prioritera bättre. Genom att förstå var din tid tar vägen kan du fatta mer välgrundade beslut och effektivisera dina ansträngningar för att nå dina mål.

Hur man bygger upp en tidsmedvetenhet:

• Använd objektiva utvärderingar som en tidsregistreringsapp: sådana tidshanteringsverktyg avslöjar automatiskt vanor och aktiviteter som hindrar din produktivitet.

• Be om feedback från andra, till exempel kollegor eller en chef: Be om svar på frågor som hur du hanterar tiden i allmänhet, hur du har hanterat brådskande uppgifter och om de anser att du har hanterat utmanande uppgifter med snabbhet.

• Sätt en baslinje för beteenden som du kan börja utvärdera din förmåga att hantera tid utifrån.

Mät och förbättra din förmåga att hantera tid med AI vid din sida

Ett automatiskt verktyg som Timeular visar enkelt hur mycket tid du lägger på alla uppgifter. Sa vi att det drivs av AI? Ja, så det finns inte mycket du behöver göra. Det gör allt arbete åt dig!

Prova Timeular 30 dagar gratis

2. Planera uppgifter på din att-göra-lista

God tidshantering förutsätter god planering. Planering är avgörande eftersom det hjälper dig med en tydlig struktur för hur du spenderar din tid. Att tro att man har en hel arbetsdag framför sig för att hinna med allt man ska göra under en dag är en av de vanligaste utmaningarna när det gäller tidshantering.

Tips: När du gör din plan bör du vara medveten om planeringsmissförståndet, som innebär att du överskattar din förmåga att få saker gjorda. Planeringsfelet leder till att du har för många uppgifter på din att-göra-lista inom en alltför optimistisk tidsram.

Det här tillvägagångssättet hjälper dig att skapa en realistisk tidsram och ser till att ditt arbetsschema håller sig på rätt spår genom att utföra både kritiska uppgifter och inte bara.

Hur man blir en bra planerare:

• Skapa realistiska tidsramar: Ta hänsyn till alla uppgifter på din att göra-lista (brådskande eller viktiga uppgifter, brådskande och icke brådskande uppgifter, svåra uppgifter) och inkludera tidsbuffertar, eftersom vissa uppgifter alltid överskrider den tilldelade tiden.

• Skapa en plan för tidshantering: Det kommer att avslöja en uppgift som måste göras på en timme men som du först glömde bort, eller ett möte med en projektintressent och att ta ut hunden på promenad. Nämnde jag att du glömde att räkna in de heliga pauserna som håller balansen mellan arbete och privatliv flytande?

• Skapa beredskapsplaner: Förbered dig på bästa och sämsta tänkbara scenarier så att du kan hantera oväntade förändringar och behålla fokus på arbetet med lägre stressnivåer.

Rekommenderad läsning: Duponts schema

3. Rimlig målsättning

Att sätta upp mål bidrar i lika hög grad till personlig och yrkesmässig framgång. Oavsett om du sätter upp arbetsmål eller personliga mål är det viktigt att du sätter upp realistiska mål för att du ska lyckas och för att du ska känna dig motiverad. Att lära sig att skapa en färdplan för sina ansträngningar eller för en viktig uppgift eller ett viktigt projekt är utan tvekan en bra början på att förbättra sin tidshantering.

• Använd SMART-metoden för att sätta upp mål:

  • Specifika: Skriv ner specifika, otvetydiga mål. Upprepa denna skrivprocess tills de blir mycket specifika och konkreta mål.

  • Mätbara: Upprätta kriterier för att mäta framgång och spåra framsteg. Vet exakt när du kommer att uppnå målet med specifika ledtrådar.

  • Uppnåeliga: Även om dina karriärambitioner är höga bör du sätta upp uppnåeliga mål som ökar din motivation. Om du sätter upp svårhanterliga mål och bortser från resurser eller begränsningar blir din förmåga att hantera tid demoraliserande.

  • Relevant: Se till att de mål du sätter upp är i linje med och relevanta för dina övergripande mål och värderingar.

  • Tidsbunden: Förbered dig för att arbeta hårdare och smartare med den heliga graalen av struktur när det gäller tid: Deadlines. Deadlines skapar en känsla av att det är bråttom och motiverar dig att hantera tiden effektivt, samtidigt som du utvecklar problemlösningsförmågan när du behöver omkalibrera deadlines.

Om du har undrat varför det är viktigt att sätta upp mål på jobbet, kan du här få en påminnelse om hur de bidrar till din professionella framgång:

4. Prioritering av arbetsuppgifter

Att prioritera olika uppgifter avgör nästan alla dina resultat. Det ses ofta inte bara som en tidshanteringsförmåga som värdesätts av arbetsgivare utan också som en uppgift i sig.

När du ska prioritera arbetsuppgifter kan du använda dig av flera olika metoder:

• Tidshanteringsmatrisen: Denna prioriteringsmatris lär dig att prioritera uppgifter utifrån hur brådskande och viktiga de är. Prioritera arbete och dagliga uppgifter baserat på följande:

  • Gör nu: Brådskande och viktiga uppgifter (högprioriterade uppgifter)

  • Planera för senare: Viktigt men inte brådskande

  • Delegera uppgifter: Brådskande men inte viktiga uppgifter

  • Ta bort uppgifter: Inte viktiga eller brådskande uppgifter (uppgifter med låg prioritet)

Om du har svårt att delegera uppgifter, läs vår guide för att lära dig lära dig hur du delegerar uppgifter effektivt

• Använd Tidsblockering metod: Denna teknik hjälper dig att skydda din tid genom att helt enkelt schemalägga specifika tidsblock (timmar eller minuter) av din tid för en specifik uppgift. På så sätt skyddar och använder du den tiden produktivt för att uppnå ett tydligt mål. BTW, visste du att om du skulle använda tidsblockering, skulle du blockera din tid som Elon Musk? Ja, Elon Musk använder också den här metoden. Cal Newport, skaparen av konceptet " deep work " och professor i datavetenskap vid Georgetown University, använder en typ av tidsblockeringsmetod som han kallar "Fixed schedule productivity". I den här korta intervjun får du veta mer om hur Newport tillämpar den.

5. Vet när du ska sluta arbeta med vissa uppgifter

En av de viktigaste färdigheterna när det gäller tidshantering är att se till att du utvärderar det framtida resultatet av ett projekt och fortsätter att investera i det endast om det ger resultat. Vi är ofta fångade i " sunk cost fallacy " och fortsätter att investera i projekt på grund av våra tidigare ansträngningar. Även om det inte är rationellt vettigt är vi fästa vid ansträngningen. Du måste rationellt utvärdera resultatet av vissa projekt för att bestämma om det är värt din tid eller inte. Det kanske inte verkar relevant, men att veta när man ska sluta investera i vissa saker är ett tecken på god tidshantering.

6. Hantering av energi

Hitta den tid då du presterar som bäst och utnyttja den. Om du lär dig att hantera energin under en vecka och under en dag utifrån hur produktiv eller mindre produktiv du är, kommer du att få bättre kontroll över din produktivitet. Här är några strategier för energihantering:

• Identifiera dina energitoppar: Följ dina energinivåer under dagen och veckan för att ta reda på när du är som mest alert och produktiv. Schemalägg dina högprioriterade uppgifter endast vid dessa tidpunkter.

• Ta regelbundna pauser: Ansträng dig inte för att slutföra ett arbete om du känner dig trött. Det är bäst att göra mindre uppgifter med inlagda pauser så att du kan ladda om.

Visste du att även en enkel metod som Don't Break the Chain, den produktivitetsmetod som gjorde Seinfeld till en legend, kan ha stor inverkan på din produktivitet?

7. Automatisering av repetitiva uppgifter

Ibland kanske du upptäcker att det inte är dina färdigheter i projektledning eller tidshantering som är problemet, utan själva frågorna eller verktygen. Vi lever i en värld med högt tempo, så åtta timmar för att hålla deadlines och hantera stora uppgifter är otillräckligt. Så här är en effektiv strategi för att automatisera dina manuella uppgifter:

• Börja använda AI-drivna produktivitetsverktyg: Det finns ett brett utbud av produktivitetsverktyg som är utformade för att automatisera alla dina manuella och mindre brådskande uppgifter.

• Implementera makron eller skript: Använd helt enkelt makron eller skript som automatiserar repetitiva uppgifter i de programvaror du använder. Exempel på sådana program är kalkylblad eller databaser.

• Använd integrationer: Använd plattformar som Zapier för att ansluta dina verktyg till varandra, och på så sätt automatiserar du arbetsflöden mellan dina verktyg.

Tips: Läs vår guide om automatisering av arbetsplatsen för att förstå hur du genomför den här processen.

8. Sätta gränser och säga nej

Att säga nej till oväsentliga uppgifter är viktigt, eftersom det hjälper dig att spara tid och energi till de uppgifter som kräver din uppmärksamhet och är viktiga. För att kunna säga nej är det viktigt att följa dessa steg:

• Bedöm förfrågan: När du får en förfrågan om att göra fler uppgifter, ta dig tid att utvärdera den. Kommer den att ha en betydande inverkan på din nuvarande arbetsbelastning? Har du relaterade uppgifter som kan hanteras tillsammans med den nya uppgiften? Kommer den att få dig att helt tappa fokus på ditt nuvarande arbete?

• Tacka tydligt nej och förklara varför: När du har samlat in alla uppgifter om din arbetsbelastning och inser att du inte har någon bandbredd för att ta dig an den nya uppgiften, säg nej. Förklara också varför du inte kan utföra den här uppgiften. Kolla ett potentiellt exempel:

9. Minimera distraktioner

Kontextväxling förstör din produktivitet. Vi fungerar alltid utifrån en grundläggande avvägning mellan produktivitet och responsivitet (hjärnans responsivitet). Om du studerar datavetenskap lär du dig att även datorer behöver anpassningstid. Vi är inte datorer, så vi behöver ännu mer tid för att anpassa oss till en ny uppgift, ett nytt mentalt sammanhang. Här är några sätt att hitta en balans mellan produktivitet och lyhördhet:

• Den uppenbara lösningen är att minimera distraktioner: Skapa en arbetsyta utan distraktioner, använd brusreducerande hörlurar eller spela bakgrundsmusik för att stänga ute störande ljud.

• Det mindre uppenbara är gruppavbrott. Inom datavetenskap kallas detta koncept för "interrupt coalescing". Det innebär i princip att i stället för att hantera saker när de dyker upp, med omedelbar uppmärksamhet, grupperar systemet dessa avbrott tillsammans baserat på hur länge de har råd att vänta. Det är precis vad du också skulle kunna göra.

10. Självmotivering

Du kommer naturligtvis att hamna i vissa återvändsgränder, och all självdisciplin eller olika tekniker för effektiv tidshantering kommer inte att fungera. Så du behöver bara arbeta med din motivation, hur du ser på ditt arbete och, ännu viktigare, den tid du lägger på arbetet. Sätt att förbättra tidshanteringsförmågan:

• Sätt upp belöningar för att slutföra uppgifter inom en viss tidsram och påminn dig själv om dina långsiktiga mål för att hålla motivationen uppe.

• Undvik förhalning: Just när du inte är motiverad gör förhalning att din totala produktivitet blir ännu sämre. Det kan vara en svår uppgift, och att ägna sig åt personliga aktiviteter med dina familjemedlemmar kan verka mycket roligare, men du kommer att tacka dig själv senare om du bara fokuserar på ditt arbete.

Mät och förbättra din förmåga att hantera tid med AI vid din sida

Ett automatiskt verktyg som Timeular visar enkelt hur mycket tid du lägger på alla uppgifter. Sa vi att det drivs av AI? Ja, så det finns inte mycket du behöver göra. Det gör allt arbete åt dig!

Prova Timeular 30 dagar gratis

Slutsats

Ge dig själv möjlighet att utveckla en bättre relation till tid och förbättra dina färdigheter i tidshantering. Alla exempel och olika tekniker som nämns i artikeln bör hjälpa dig att få en bättre balans mellan arbete och privatliv, delegera uppgifter, prioritera det som är viktigt och navigera genom din att-göra-lista på ett smidigare sätt.

Kom ihåg att ett tidshanteringsverktyg alltid är det enklaste och minst tidskrävande sättet att förbättra dina färdigheter i tidshantering. Innan du väljer verktyg, se till att du förstår nackdelarna med elektronisk övervakning.

VANLIGA FRÅGOR