Umiejętności zarządzania czasem 101: 10 przykładów na opanowanie harmonogramu

Często masz wrażenie, że z powodu braku umiejętności zarządzania czasem nie dotrzymujesz terminów, tracisz osobiste możliwości lub szansę na rozwój kariery i awans?

Wiem, że trudno jest stwierdzić, czy naprawdę dobrze wykorzystujesz swój czas. Prawdopodobnie wydaje ci się, że ciężko pracujesz i jesteś zestresowany. Wszyscy wiemy, że jeśli poprawimy nasze umiejętności zarządzania czasem, zdecydowanie zmniejszymy stres i przytłoczenie.

Przyjrzyjmy się zatem przykładom umiejętności zarządzania czasem i dowiedzmy się, jak zbudować naszą drogę do produktywności.

Czym jest zarządzanie czasem?

Badania definiują zarządzanie czasem jako "proces podejmowania decyzji, który strukturyzuje, chroni i dostosowuje czas danej osoby do zmieniających się warunków środowiskowych".

Opierając się na tej definicji, możemy stwierdzić, że umiejętności zarządzania czasem muszą pomagać w organizowaniu, ochronie i dostosowywaniu się do zmieniających się priorytetów, co skutkuje ogólnie lepszym zarządzaniem czasem.

Z tego powodu poniższa lista przykładów umiejętności zarządzania czasem pomoże ci osiągnąć te cele dzięki opartym na dowodach taktykom poprawy umiejętności zarządzania czasem.

1. Świadomość czasu

Świadomość czasu jest prawdopodobnie jedną z podstawowych umiejętności zarządzania czasem. Świadomość ta oznacza obiektywne zrozumienie alokacji czasu i sposobu jego spędzania.

Zdezorientowany? Pomyśl o czasie jak o budżecie, który alokujesz i stale monitorujesz, ponieważ musisz albo upewnić się, że masz go wystarczająco dużo, albo osiągnąć określony cel. W rzeczywistości koncepcja budżetów czasowych jest dobrze znana i można ją zastosować w celu maksymalizacji produktywności.

W ten sposób identyfikujesz obszary, w których marnujesz czas, a to pozwala ci lepiej planować i ustalać priorytety. Zrozumienie, na co przeznaczany jest czas, pozwala podejmować bardziej świadome decyzje i usprawnić wysiłki zmierzające do osiągnięcia celów.

Jak budować świadomość czasu:

• Korzystaj z obiektywnych ocen, takich jak aplikacja do śledzenia czasu: takie narzędzia do zarządzania czasem automatycznie ujawnią nawyki i czynności, które ograniczają Twoją produktywność.

• Poproś o informacje zwrotne od innych osób, takich jak współpracownicy lub szef: Poszukaj odpowiedzi na pytania, jak ogólnie zarządzasz czasem, jak radzisz sobie z pilnymi zadaniami i czy uważają, że szybko radzisz sobie z trudnymi zadaniami.

• Ustal poziom bazowy zachowań , na podstawie którego możesz zacząć oceniać swoje umiejętności zarządzania czasem.

Mierzenie i doskonalenie umiejętności zarządzania czasem ze sztuczną inteligencją u boku

Automatyczne narzędzie, takie jak Timeular, bez wysiłku pokazuje, ile czasu poświęcasz na wszystkie zadania. Czy mówiliśmy, że jest zasilane przez sztuczną inteligencję? O tak, więc nie musisz robić zbyt wiele. Wszystko robi za ciebie!

Wypróbuj Timeular 30 dni za darmo

2. Planowanie zadań na liście rzeczy do zrobienia

Dobre umiejętności zarządzania czasem oznaczają dobre planowanie. Planowanie ma kluczowe znaczenie, ponieważ pomaga w uzyskaniu jasnej struktury spędzania czasu. Założenie, że masz przed sobą cały dzień pracy, aby sfinalizować wszystko, co musisz zrobić w ciągu dnia, jest jednym z najczęstszych wyzwań związanych z zarządzaniem czasem.

Wskazówka: Tworząc plan, pamiętaj o błędnym planowaniu, które sprawia, że przeceniasz swoje możliwości realizacji zadań. Błąd planowania prowadzi do posiadania zbyt wielu zadań na liście rzeczy do zrobienia w zbyt optymistycznych ramach czasowych.

Takie podejście pomaga ustalić realistyczne ramy czasowe i upewnić się, że harmonogram pracy jest zgodny z planem, realizując zarówno zadania krytyczne, jak i nie tylko.

Jak być dobrym planistą:

• Twórz realistyczne harmonogramy: Uwzględnij wszystkie zadania na liście rzeczy do zrobienia (zadania pilne lub ważne, zadania pilne i niepilne, zadania trudne) i uwzględnij bufory czasowe, ponieważ niektóre zadania zawsze przekraczają przydzielony czas.

• Stwórz plan zarządzania czasem: W ten sposób odkryjesz jedno zadanie, które należy wykonać w ciągu godziny, ale o którym początkowo zapomniałeś, lub spotkanie z interesariuszem projektu i wyprowadzenie psa na spacer. Czy wspomniałem, że zapomniałeś uwzględnić święte przerwy, które utrzymują równowagę między pracą a życiem prywatnym?

• Tworzenie planów awaryjnych: Przygotuj się na najlepsze i najgorsze scenariusze, abyś mógł poradzić sobie z nieoczekiwanymi zmianami i utrzymać koncentrację na pracy przy mniejszym poziomie stresu.

Zalecana lektura: Harmonogram Dupont

3. Rozsądne wyznaczanie celów

Wyznaczanie celów w równym stopniu przyczynia się do sukcesu osobistego i zawodowego. Niezależnie od tego, czy wyznaczasz cele zawodowe, czy osobiste, wyznaczanie realistycznych celów przygotowuje cię na sukces i napędza twój silnik motywacyjny. Nauczenie się, jak stworzyć mapę drogową dla swoich wysiłków lub dla ważnego zadania lub projektu, jest prawdopodobnie świetnym początkiem poprawy umiejętności zarządzania czasem.

• Stosuj metodę wyznaczania celów SMART:

  • Konkretny: Zapisz konkretne, jednoznaczne cele. Powtarzaj ten proces pisania, aż staną się one bardzo konkretnymi i konkretnymi celami.

  • Mierzalne: Ustal kryteria pomiaru sukcesu i śledzenia postępów. Wiedz dokładnie, kiedy osiągniesz ten cel za pomocą konkretnych wskazówek.

  • Osiągalne: Nawet jeśli twoje aspiracje zawodowe są wysokie, wyznaczaj osiągalne cele, które zwiększą twoją motywację. Jeśli wyznaczasz cele nieosiągalne i lekceważysz zasoby lub ograniczenia, twoje umiejętności zarządzania czasem zaczynają być demoralizujące.

  • Istotne: Upewnij się, że cele, które wyznaczasz, są zgodne i istotne z Twoimi szerszymi celami i wartościami.

  • Time-Bound: Przygotuj się do cięższej i mądrzejszej pracy dzięki świętemu Graalowi struktury, jeśli chodzi o czas: Terminy. Terminy stworzą poczucie pilności i zmotywują cię do efektywnego zarządzania czasem, a także rozwiną umiejętności rozwiązywania problemów, gdy będziesz musiał ponownie skalibrować terminy.

Jeśli zastanawiałeś się, dlaczego wyznaczanie celów w pracy ma znaczenie, oto przypomnienie, w jaki sposób przyczyniają się one do sukcesu zawodowego:

4. Ustalanie priorytetów zadań

Ustalanie priorytetów dla różnych zadań determinuje prawie wszystkie wyniki. Jest to często postrzegane nie tylko jako umiejętność zarządzania czasem ceniona przez pracodawców, ale także jako zadanie samo w sobie.

Ustalając priorytety zadań, można wypróbować wiele metod:

• Matryca zarządzania czasem: Ta matryca priorytetów uczy priorytetyzacji zadań w oparciu o ich pilność i ważność. Priorytetyzuj pracę i codzienne zadania w oparciu o następujące elementy:

  • Wykonaj teraz: Pilne i ważne zadania (zadania o wysokim priorytecie)

  • Zaplanuj na później: Ważne, ale nie pilne

  • Delegowanie zadań: Pilne, ale nie najważniejsze zadania

  • Usuń: Zadania nieważne i niepilne (zadania o niskim priorytecie)

Jeśli masz trudności z delegowaniem zadań, zapoznaj się z naszym przewodnikiem, aby dowiedzieć się, jak skutecznie delegować zadania

• Użyj Blokowanie czasowe metoda: Ta technika pomaga chronić swój czas, po prostu planując określone bloki czasowe (godziny lub minuty) na określone zadanie. W ten sposób chronisz i produktywnie wykorzystujesz ten czas, aby osiągnąć jasny cel. BTW, czy wiesz, że jeśli użyjesz blokowania czasu, zablokujesz swój czas jak Elon Musk? Tak, Elon Musk również stosuje tę metodę. Cal Newport, twórca koncepcji głębokiej pracy i profesor informatyki na Uniwersytecie Georgetown, stosuje metodę blokowania czasu, którą nazywa "produktywnością według ustalonego harmonogramu". Dowiedz się więcej o sposobie, w jaki Newport ją stosuje w tym krótkim wywiadzie.

5. Wiedzieć, kiedy przestać pracować nad określonymi zadaniami

Jedną z najważniejszych umiejętności zarządzania czasem jest upewnienie się, że oceniasz przyszłe wyniki projektu i kontynuujesz inwestowanie w niego tylko wtedy, gdy przynosi on rezultaty. Często wpadamy w pułapkę utopionych kosztów i inwestujemy w projekty ze względu na nasze wcześniejsze wysiłki. Nawet jeśli z racjonalnego punktu widzenia nie ma to żadnego sensu, jesteśmy przywiązani do tego wysiłku. Musisz racjonalnie ocenić wyniki niektórych projektów, aby zdecydować, czy są one warte twojego czasu, czy nie. Może się to wydawać nieistotne, ale wiedza o tym, kiedy przestać inwestować w pewne rzeczy, jest oznaką dobrych umiejętności zarządzania czasem.

6. Zarządzanie energią

Znajdź swój czas najwyższej wydajności i wykorzystaj go. Jeśli nauczysz się zarządzać energią w ciągu tygodnia i w ciągu dnia w oparciu o to, jak produktywny lub najmniej produktywny jesteś, będziesz mieć większą kontrolę nad swoją produktywnością. Oto kilka strategii zarządzania energią:

• Zidentyfikuj swoje szczyty energetyczne: Śledź swój poziom energii w ciągu dnia i tygodnia, aby dowiedzieć się, kiedy jesteś najbardziej czujny i produktywny. Zaplanuj zadania o wysokim priorytecie tylko w tych godzinach.

• Rób regularne przerwy: Nie wyczerpuj się, aby dokończyć pracę, jeśli czujesz się zmęczony. Najlepiej jest wykonywać mniejsze zadania z przerwami, aby móc się zregenerować.

7. Automatyzacja powtarzalnych zadań

Czasami może się okazać, że problemem nie są umiejętności zarządzania projektami lub czasem, ale same zadania lub narzędzia. Żyjemy w szybkim świecie, więc osiem godzin na dotrzymanie terminów i uporanie się z dużymi zadaniami jest niewystarczające. Oto skuteczna strategia automatyzacji zadań manualnych:

• Zacznij używać Narzędzia zwiększające produktywność oparte na sztucznej inteligencji: Istnieje szeroka gama narzędzi zwiększających produktywność, które zostały zaprojektowane w celu automatyzacji wszystkich ręcznych i mniej pilnych zadań.

• Wdrażanie makr lub skryptów: Po prostu używaj makr lub skryptów, które automatyzują powtarzalne zadania w używanych aplikacjach. Takimi przykładami są arkusze kalkulacyjne lub bazy danych.

• Korzystaj z integracji: Korzystaj z platform takich jak Zapier, aby łączyć ze sobą narzędzia i w ten sposób automatyzować przepływy pracy między narzędziami.

Wskazówka: Zapoznaj się z naszym przewodnikiem na temat automatyzacji miejsca pracy, aby zrozumieć, jak przeprowadzić ten proces.

8. Wyznaczanie granic i mówienie "nie

Mówienie "nie" nieistotnym zadaniom jest kluczowe, ponieważ pomaga chronić czas i energię na zadania, które wymagają uwagi i mają znaczenie. Aby powiedzieć "nie", ważne jest, aby wykonać następujące kroki:

• Oceń prośbę: Gdy otrzymasz prośbę o wykonanie dodatkowych zadań, poświęć trochę czasu na jej ocenę. Czy będzie to miało znaczący wpływ na bieżące obciążenie pracą? Czy masz powiązane zadania, którymi możesz zarządzać razem z nowym zadaniem? Czy spowoduje to całkowitą utratę koncentracji na bieżącej pracy?

• Wyraźnie odmów i wyjaśnij powód: Po zebraniu wszystkich danych na temat swojego obciążenia pracą i uświadomieniu sobie, że nie masz przepustowości, aby podjąć się nowego zadania, powiedz "nie". Wyjaśnij też, dlaczego nie jesteś w stanie wykonać tego zadania. Sprawdź potencjalny przykład:

9. Minimalizowanie zakłóceń

Przełączanie kontekstu niszczy produktywność. Zawsze funkcjonujemy w oparciu o fundamentalny kompromis między produktywnością a szybkością reakcji (szybkością reakcji mózgu). Jeśli studiujesz informatykę, dowiesz się, że nawet komputery potrzebują czasu na dostosowanie. Nie jesteśmy komputerami, więc potrzebujemy jeszcze więcej czasu na dostosowanie się do nowego zadania, nowego kontekstu mentalnego. Oto kilka sposobów na znalezienie równowagi między produktywnością a szybkością reakcji:

• Oczywistym rozwiązaniem jest zminimalizowanie czynników rozpraszających: Stwórz przestrzeń roboczą wolną od zakłóceń, używaj słuchawek z redukcją szumów lub odtwarzaj muzykę w tle, aby zablokować przeszkadzające dźwięki.

• Mniej oczywistym z nich są przerwania grupowe. W informatyce koncepcja ta znana jest jako "koalescencja przerwań". Zasadniczo oznacza to, że zamiast zajmować się sprawami w miarę ich pojawiania się, z natychmiastową uwagą, system grupuje te przerwania w oparciu o to, jak długo mogą sobie pozwolić na czekanie. To jest dokładnie to, co można zrobić.

10. samomotywacja

Naturalnie dojdziesz do pewnych ślepych zaułków, a wszelka samodyscyplina lub różne techniki skutecznego zarządzania czasem nie będą po prostu działać. Musisz więc po prostu popracować nad swoją motywacją, sposobem postrzegania swojej pracy i, co ważniejsze, czasem poświęcanym na pracę. Sposoby na poprawę umiejętności zarządzania czasem:

• Wyznacz nagrody za wykonanie zadań w określonym czasie i przypominaj sobie o swoich długoterminowych celach, aby utrzymać motywację.

• Unikaj prokrastynacji: W tych momentach, gdy nie masz motywacji, zwlekanie jeszcze bardziej pogarsza ogólną produktywność. Może to być trudne zadanie, a angażowanie się w osobiste czynności z członkami rodziny może wydawać się o wiele zabawniejsze, ale podziękujesz sobie później, jeśli po prostu skupisz się na pracy.

Mierzenie i doskonalenie umiejętności zarządzania czasem ze sztuczną inteligencją po swojej stronie

Automatyczne narzędzie, takie jak Timeular, bez wysiłku pokazuje, ile czasu poświęcasz na wszystkie zadania. Czy mówiliśmy, że jest zasilane przez sztuczną inteligencję? O tak, więc nie musisz robić zbyt wiele. Wszystko robi za ciebie!

Wypróbuj Timeular 30 dni za darmo

Wnioski

Wzmocnij swoją pozycję, aby rozwinąć lepsze relacje z czasem i poprawić swoje umiejętności zarządzania czasem. Wszystkie przykłady i różne techniki wspomniane w artykule powinny pomóc ci zachować lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym, delegować zadania, ustalać priorytety i sprawniej poruszać się po liście rzeczy do zrobienia.

Pamiętaj, że narzędzie do zarządzania czasem jest zawsze najłatwiejszym i najmniej czasochłonnym sposobem na poprawę umiejętności zarządzania czasem.

FAQ