Co to jest workflow?

Workflow to podstawą każdej firmy - pozwalają zespołom i osobom oszczędzać czas, dotrzymywać terminów i wykonywać swoją pracę w najbardziej efektywny sposób. Ale czym tak naprawdę jest workflow ? I jak go skonfigurować, aby usprawnić swoje projekty? Tego dowiesz się z tego artykułu.

Zautomatyzuj proces śledzenia czasu i rejestruj czas poniżej 1 minuty dziennie.

Wypróbuj Timeular za darmo

Czego się dowiesz:

• Definicja workflow
• Workflow – korzyści
• Wokflow – rodzaje
• Workflow manualny vs workflow automatyczny [+ przykłady]
• Workflow – przykłady
• 5 kroków workflow
• Podstawowe składowe workflow
• Narzędzia do zarządzania workflow
• Jak wprowadzić automatyzację workflow

Co to jest workflow?

workflow to seria indywidualnych zadań zorganizowanych w określonej kolejności od rozpoczęcia do zakończenia, podobnie jak kroki w przepisie na ciasto. Przepływy pracy opisują, co należy zrobić, kto jest odpowiedzialny za poszczególne kroki, jakie narzędzia są potrzebne i jaki jest oczekiwany wynik każdego etapu.

Główny cel workflow? Pomoc w wykonywaniu zadań w logiczny, wydajny i systematyczny sposób.

Są one stosowane w wielu dyscyplinach, od biznesu po IT i produkcję, i mogą być ręczne, zautomatyzowane lub stanowić połączenie obu.

Workflow zapewnia wiele korzyści

Workflow biznesowy pomaga poprawić jakość pracy całego zespołu, zautomatyzować procesy, wykryć zbędne zadania i wyeliminować błędy ludzkie.

Przestrzeganie zasad proceduralnych i ustrukturyzowanej ścieżki sekwencyjnej workflow, zapewnia również większą produktywność, szybszy postęp projektu i lepsze podejmowanie decyzji.

• Lepsza jakość: Narzędzia takie jak szablony workflow i diagramy workflow zapewniają ustrukturyzowaną ścieżkę, zapewniając, że wszyscy członkowie zespołu konsekwentnie przestrzegają tych samych wysokich standardów podczas pracy nad określonymi zadaniami lub działaniami.
• Oszczędność kosztów: Workflow przyczynia się do oszczędności kosztów poprzez usprawnienie procesów i wyeliminowanie nieefektywności, takich jak zbędne zadania, skracając w ten sposób czas i zasoby wymagane do wykonania zadań.
• Zwiększona produktywność: Workflow, zwłaszcza w połączeniu z automatyzacją, usprawniają zadania manualne w wydajne sekwencje, pozytywnie wpływając na produktywność poprzez umożliwienie szybszej realizacji i bardziej efektywnego wykorzystania zasobów.
• Lepsze doświadczenia klientów: Workflow zapewnia spójne i wydajne świadczenie usług, prowadząc do lepszych doświadczeń dzięki krótszym czasom reakcji i wyższej jakości interakcji.
• Płynne zarządzanie projektami: W zarządzaniu procesami biznesowymi, workflows ułatwia płynne zarządzanie projektami poprzez jasne zdefiniowanie obowiązków i workflow kroków, zapewniając, że każdy członek zespołu może skuteczniej radzić sobie z zadaniami i z większą łatwością dotrzymywać terminów.
• Eliminacja błędów ludzkich: Workflow redukuje błędy ludzkie poprzez automatyzację niezbędnych zadań i standaryzację procesów, zapewniając spójność i dokładność w wykonywaniu zadań.

Wokflow – rodzaje

Istnieją trzy podstawowe kategorie workflows , które można wykorzystać w swojej pracy:

• Proces workflow
• Przypadek workflow
• Projekt workflow

Proces workflow

Po pierwsze, proces workflow jest najpopularniejszym procesem biznesowym workflow. Dzieje się tak, gdy masz do wykonania zestaw powtarzalnych i przewidywalnych zadań.

Ponieważ zawsze jest tak samo, zawsze wiesz, jak ta workflow zaczyna się i zakończy, nawet zanim się zacznie - to całkiem proste.

Ten typ workflow został zaprojektowany do zarządzania nieskończoną liczbą elementów, które przez niego przechodzą. Przesyłanie wydatków workflow , o którym mówiliśmy wcześniej, jest doskonałym przykładem tego typu workflow.

Po zainicjowaniu, konfiguracja procesu workflow pozostaje stała z minimalnymi odchyleniami, umożliwiając również obsługę wielu elementów w ramach jednej instancji workflow .

Przypadek workflow

Po drugie, sprawa workflow służy jako rozwiązanie do zarządzaniaworkflow , które ustanawia punkt wyjścia, ale nie ma z góry określonego punktu końcowego na początku. Ścieżka rozwija się w miarę pojawiania się danych.

Przypadki, takie jak roszczenia ubezpieczeniowe dotyczące biletów wsparcia, są dobrymi przykładami nieprzewidywalnego charakteru ich ścieżek przetwarzania. Ścieżka rozwija się dopiero po dokładnym zbadaniu. 

W przeciwieństwie do procesu workflows, przypadek workflows wymaga interwencji człowieka lub inteligentnego bota w celu określenia prawidłowego sposobu działania. Mimo to, case workflows może obsługiwać nieokreśloną liczbę elementów.

Projekt workflow

Wreszcie, projekt workflow jest podobny do procesu workflow, ponieważ jest dobrze dopasowany do konkretnych zadań. Można dokładnie przewidzieć sekwencję zadań niezbędną do osiągnięcia pożądanego rezultatu. 

Niemniej jednak jest on ograniczony do pojedynczego elementu, ponieważ projekty nie są ciągłe. Inną różnicą jest to, że projekt workflows pozwala na większą elastyczność w trakcie realizacji, ponieważ każdy projekt jest wyjątkowy na swój sposób. Weźmy na przykład uruchomienie nowej aplikacji.

WSKAZÓWKA: Dobrym pomysłem może być utworzenie strony workflow w celu włączenia jej do planu komunikacji zarządzania projektem

Ręczny vs. automatyczny workflows

W erze, w której technologia, a zwłaszcza sztuczna inteligencja, odgrywa coraz większą rolę, zrozumienie różnicy między ręcznym i automatycznym workflows staje się kluczowe.

Kluczową różnicą między tymi dwoma procesami jest ilość interwencji człowieka w każdym z nich.

Podręcznik workflow

Ręczna obsługa workflow zależy w znacznym stopniu od ludzkiego wysiłku, a poszczególne osoby aktywnie zarządzają zadaniami i wykonują je na każdym etapie, poprzez działania fizyczne lub cyfrowe dane wejściowe.

Rozważmy przykład śledzenia czasu w projekcie.

W systemie ręcznym workflow pracownicy rejestrowaliby swoje godziny spędzone na różnych zadaniach przy użyciu metod takich jak papierowe karty czasu pracy lub arkusze kalkulacyjne

Zapisy te są następnie ręcznie gromadzone, przeglądane i przetwarzane przez kierownika lub lidera zespołu, który weryfikuje ich dokładność i kompletność przed ich wykorzystaniem do celów zarządzania projektami lub fakturowania.

Takie podejście wymaga stałej interakcji i nadzoru ze strony człowieka w trakcie całego procesu.

Zautomatyzowany workflow

Zautomatyzowane workflow, szczególnie w kontekście śledzenia czasu pracy, polega na wykorzystaniu dedykowanego oprogramowania do śledzenia czasu pracy w celu znacznego zmniejszenia zaangażowania człowieka w rutynowe zadania. Gdy pracownik zarejestruje swój czas, system automatycznie przetwarza te dane, integrując je z innymi funkcjami biznesowymi, takimi jak lista płac lub zarządzanie projektami.

Ta automatyzacja workflow obejmuje również generowanie raportów, wysyłanie powiadomień o niezarejestrowanych godzinach i ostrzeganie menedżerów o przekroczeniu czasu projektu.

Obsługując te powtarzalne zadania, zautomatyzowana strona workflows uwalnia zasoby ludzkie do bardziej złożonych działań, zwiększając w ten sposób produktywność i poprawiając efektywność biznesową

WSKAZÓWKA: Zwiększ swoją produktywność i wydajność dzięki najlepszych narzędzi do automatyzacji zadań

Workflow manualny vs. automatyczny - przykład

Przeanalizujmy praktyczny scenariusz: proces fakturowania klientów w agencji marketingowej

Ten przykład zapewni wgląd w to, w jaki sposób workflow może być ustrukturyzowany i jakie są różnice w wydajności i skuteczności przy wykorzystaniu różnych metod. Nacisk zostanie położony na porównanie podejścia ręcznego i zautomatyzowanego, aby podkreślić wpływ workflows na codzienne operacje biznesowe.

Ręczne mierzenie czasu pracy a fakturowanie klientów:

• Ręczny wprowadzanie czasu: Pracownicy rejestrują swoje godziny pracy nad projektami lub zadaniami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych lub papierowych kart czasu pracy.
• Przypomnienia o terminowym składaniu dokumentów: Menedżerowie wysyłają pracownikom regularne przypomnienia o terminowym składaniu kart czasu pracy.
• Zbieranie kart czasu pracy: Pracownicy przesyłają swoje karty czasu pracy pocztą elektroniczną lub fizycznie, co często tworzy wąskiego gardła w gromadzeniu danych.
• Szczegółowa weryfikacja: Każda karta czasu pracy przechodzi szczegółowy proces weryfikacji w celu zapewnienia dokładności zarejestrowanych godzin.
• Proces zatwierdzania: Zweryfikowane karty czasu pracy są następnie wysyłane do ostatecznego zatwierdzenia przez przełożonych lub kierowników projektów.
• Kompilacja danych: Zespół finansowy zestawia zatwierdzone karty czasu pracy i oblicza godziny podlegające rozliczeniu.
• Korekta błędów: Potencjalne błędy zidentyfikowane podczas kompilacji są odsyłane do korekty, co dodatkowo wydłuża czas.
• Przygotowywanie faktur: Ostatecznie faktury są przygotowywane na podstawie skorygowanych i zestawionych godzin pracy. Etap ten jest podatny na opóźnienia związane z tym, że proces jest manualny.

Zautomatyzowane mierzenie czasu pracy a fakturowanie klientów:

• Automatyczne śledzenie czasu: Pracownicy rejestrują swoje godziny bezpośrednio w oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy, które automatycznie zapisuje i kompiluje dane dotyczące czasu.
• Efektywny przegląd ewidencji czasu pracy: Przełożeni szybko sprawdzają i zatwierdzają zautomatyzowaną ewidencję czasu pracy w oprogramowaniu, eliminując potrzebę wielokrotnego sprawdzania i sprawdzania ewidencji czasu pracy.
• Szybkie generowanie faktur: Zespół finansowy uzyskuje dostęp do zweryfikowanych rejestrów czasu pracy, które są automatycznie wysyłane do oprogramowania rozliczeniowego , i generują faktury, znacznie przyspieszając proces i zmniejszając margines błędu.

Czy wiesz, że tworzenie i organizowanie workflow jest jednym z obowiązków project managera?

Szukasz inteligentnego, przyjaznego dla użytkownika i bezpiecznego sposobu na automatyzację mierzenia czasu pracy?

Wypróbuj Timeular za darmo

Więcej przypadków użycia workflow

Każda firma korzysta z różnych typów workflow. Przyjrzyjmy się przykładom typowych workflow używanych w różnych działach i firmach:

• Procesy administracyjne, tj. zarządzanie urlopami, planowanie spotkań, zarządzanie dokumentami.
• HR workflows, tj. zatrudnianie, onboarding, offboarding, oceny wyników.
• Operacyjne workflows, tj. rozwój oprogramowania, zarządzanie zmianami, zarządzanie błędami.
• Operacje finansowe, tj. przetwarzanie faktur, zatwierdzanie kosztów, zarządzanie listami płac, zamówienia workflow.

Podstawowe składowe workflow

Jak zbudować workflow? Przyjrzyjmy się podstawowym komponentom i krokom typowego workflow:

1. Co go uruchamia: Jest to wydarzenie lub moment, który uruchamia workflow. Może to być cokolwiek, od określonego czasu do konkretnego działania, które wprawia rzeczy w ruch.
2. Poszczególne kroki: Są to różne działania lub zadania, które tworzą workflow. Każde z nich jest małą częścią większego procesu.
3. Punkty decyzyjne: W tych punktach dokonywane są wybory w oparciu o określone warunki lub informacje, które mogą wpłynąć na kierunek workflow.
4. Dane wejściowe i wyjściowe: Dane wejściowe to zasoby lub dane potrzebne do każdego zadania, natomiast dane wyjściowe to wyniki lub produkty każdego zadania.
5. Kto jest odpowiedzialny: Określa, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie, niezależnie od tego, czy są to pojedyncze osoby, zespoły czy działy.
6. Kolejność i powiązania: Określa kolejność zadań i sposób ich powiązania, w tym zależności między zadaniami.
7. Zasady przewodnie: Są to wytyczne lub standardy, które określają, w jaki sposób workflow powinien się toczyć, zapewniając spójność i przestrzeganie niezbędnych standardów.
8. Używane narzędzia: Obejmują one wszelkie systemy, oprogramowanie lub narzędzia, które ułatwiają pracę zgodnie z workflow, od podstawowych narzędzi po bardziej złożone aplikacje.
9. Monitorowanie i doskonalenie: Obejmuje to monitorowanie postępu, zbieranie informacji zwrotnych i dostosowywanie w celu poprawy wydajności i skuteczności.
10. Dokumentacja i raporty: Obejmuje to prowadzenie rejestrów i dokumentacji procesu workflow, śledzenie postępów i generowanie raportów dotyczących wyników.

WSKAZÓWKA: Przeczytaj wszystko na temat cyklu życia projektu i jak go dokumentować w naszym poście.

Czytaj także: Znajdź najlepsze sposoby na zwiększenie produktywności

5 kroków workflow

Oto bezpośredni podział 5 kroków, które należy wykonać w typowym workflow:

1. Przechwytywanie: Zacznij od uzyskania początkowego wejścia lub żądania, które uruchamia workflow. Może to być zadanie, zapytanie klienta, zamówienie lub cokolwiek innego, co wyzwala działanie.
2. Wyjaśnij: Po uzyskaniu danych wejściowych wyjaśnij dokładnie, co należy zrobić. Zbierz wszystkie niezbędne szczegóły, zdefiniuj zakres i zrozum, czego się oczekuje.
3. Przypisywanie: Po wyjaśnieniu przydziel zadanie odpowiedniej osobie lub zespołowi, który może się nim zająć. Upewnij się, że mają umiejętności i zasoby potrzebne do wykonania zadania.
4. Działaj: Przydzielona osoba lub zespół podejmuje teraz działania. Postępują zgodnie ze zdefiniowanymi wymaganiami i skutecznie wykonują zadanie, mądrze wykorzystując zasoby i przestrzegając procedur.
5. Przegląd: Po zakończeniu zadania przejrzyj wynik, aby upewnić się, że spełnia on standardy jakości i spełnia początkowe żądanie. Zbierz informacje zwrotne, aby w razie potrzeby ulepszyć przyszłą stronę workflows .

Co się składa na dobry workflow?

Tworzenie workflows wydaje się dość proste, gdy już wiesz, które elementy są wymagane. Istnieje jednak kilka dodatkowych zasad, o których warto wspomnieć, a które sprawią, że strona workflows będzie niezwykle wydajna:

Zasada 1: Zacznij od jasnych celów

Zanim zagłębisz się w szczegóły, zdefiniuj, jak wygląda sukces. Nakreśl swoje krótko- i długoterminowe cele oraz konkretne wyniki, które chcesz osiągnąć. Ta jasność poprowadzi każdy krok na workflow i zapobiegnie niepotrzebnym objazdom.

Czytaj więcej:

• Jak wyznaczać cele zawodowe
• Jak wyznaczać realistyczne cele

Zasada 2: Usprawnienie kanałów komunikacji

Komunikacja jest kluczowa, ale zbyt wiele kanałów może prowadzić do nieporozumień. Wybierz najbardziej efektywne narzędzia dla swojego zespołu i trzymaj się ich. Niezależnie od tego, czy jest to Slack (do szybkiej rozmowy), czy e-mail (do formalnej komunikacji), spójność zmniejsza ryzyko zagubienia się w chaosie wiadomości.

Zasada 3: Regularnie przeglądaj i optymalizuj

Przepływy pracy nie są niezmienne. Zaplanuj regularne przeglądy, aby ocenić wydajność i zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Przyjmuj informacje zwrotne od swojego zespołu i odpowiednio dostosuj workflows . Ciągła optymalizacja zapewnia, że procesy ewoluują wraz z potrzebami zespołu.

Narzędzia do zarządzania workflow

Do efektywnego zarządzania workflows potrzebne jest oprogramowanie workflow . Tego rodzaju narzędzia nazywane są systemami zarządzania workflow , które usprawniają procesy biznesowe poprzez automatyzację i organizację zadań.

Oferują one takie funkcje jak przydzielanie zadań, śledzenie postępów i automatyczne powiadomienia, zapewniając synchronizację wszystkich członków zespołu. Ten rodzaj oprogramowania jest niezbędny do utrzymania wydajności, zmniejszenia liczby błędów i zapewnienia jasnego wglądu w różne etapy workflow.

Przykładowo, oprogramowanie do śledzenia czasu pracy w ramach systemu zarządzania workflow oferuje praktyczną ilustrację tych korzyści.

Automatycznie rejestruje czas spędzony na zadaniach, pomagając w zarządzaniu projektami i śledzeniu produktywności pracowników. Po zintegrowaniu z systemami rozliczeniowymi zapewnia dokładne fakturowanie w oparciu o faktycznie wykonaną pracę.

Jest to szczególnie cenne w środowiskach takich jak praca zdalna, gdzie pomaga w monitorowaniu rozproszonych zespołów i utrzymaniu spójnej wydajności pracy.

Jak wprowadzić automatyzację workflow

Przekształcenie procesów biznesowych w cyfrowe workflow wymaga usprawnienia sposobu, w jaki praca przechodzi od jednego zadania do następnego. Przejście na technologię cyfrową oznacza zastąpienie zadań wykonywanych ręcznie zautomatyzowanymi systemami, które stanowią podstawowe elementy składowe całego workflow.

Przyjmując takie podejście, zapewniasz, że każde kolejne zadanie jest wykonywane bardziej efektywnie. Przyjęcie cyfrowego workflow jest niezbędne, aby pozostać zwinnym i elastycznym w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie biznesu.

Ocena bieżącego procesu

Rozpocznij od oceny istniejącej witryny workflows , aby zidentyfikować obszary, które mogą skorzystać na automatyzacji. Poszukaj rutynowych obowiązków, wąskich gardeł i zadań, które wymagają znacznego wkładu ręcznego.

Wyznacz jasne cele

Zdefiniuj, co chcesz osiągnąć dzięki automatyzacji. Może to być redukcja błędów, oszczędność czasu lub poprawa przejrzystości procesów. Wyznaczenie konkretnych, mierzalnych celów pomoże w ich realizacji.

Wybierz odpowiednie narzędzia

Zbadaj i wybierz system zarządzania workflow , który odpowiada Twoim potrzebom biznesowym. Weź pod uwagę takie czynniki jak skalowalność, możliwości integracji, łatwość obsługi i koszty.

Zaplanuj wdrożenie

Opracowanie szczegółowego planu wdrożenia automatyzacji. Powinien on obejmować harmonogramy, alokację zasobów, potrzeby szkoleniowe oraz proces monitorowania i dostosowywania wdrożenia w razie potrzeby.

Szkolenie zespołu

Upewnij się, że członkowie zespołu są dobrze przeszkoleni w zakresie nowych narzędzi i rozumieją korzyści płynące z automatyzacji workflow . Odpowiednie szkolenie zmniejsza opór przed zmianami i zwiększa ich akceptację.

Testowanie i udoskonalanie

Rozpocznij od fazy pilotażowej, testując zautomatyzowaną stronę workflow w kontrolowanym środowisku. Zbierz informacje zwrotne i wprowadź niezbędne poprawki przed wdrożeniem na pełną skalę.

Monitorowanie i ocena

Ciągłe monitorowanie zautomatyzowanej strony workflows w celu zapewnienia, że spełnia ona wyznaczone cele. Wykorzystywanie danych i informacji zwrotnych do udoskonalania procesów i wprowadzania ulepszeń w miarę upływu czasu.

Przeczytaj również: Jak stworzyć plan monitorowania projektu

Skalowanie i rozwój

Gdy początkowe wdrożenie zakończy się sukcesem, należy rozważyć skalowanie automatyzacji na inne obszary działalności. Stopniowo rozszerzaj zakres, aby zmaksymalizować korzyści płynące z automatyzacji workflow .

Wnioski

W erze cyfrowej skuteczne zarządzanie workflow ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji procesów biznesowych. Niezależnie od tego, czy jest to proces ręczny, czy zautomatyzowany, workflow obejmuje kroki, które przenoszą pracę z jednego zadania na drugie, zgodnie z określonymi zasadami i w oparciu o określone dane. 

Wybór między ręcznym a zautomatyzowanym procesem workflow zależy od charakteru wymaganych zadań i dostępnych zasobów. Zautomatyzowane procesy, w szczególności w zakresie śledzenia czasu pracy, ograniczają monotonne obowiązki, uwalniając pracowników do złożonej pracy i usprawniając workflows w celu zwiększenia wydajności biznesowej.

Zrozumienie każdego aspektu pełnego zarządzania procesami biznesowymi workflow , od początku do końca, jest niezbędne dla firm dążących do udoskonalenia swoich operacji i skutecznego osiągania celów w dzisiejszym cyfrowym krajobrazie.

FAQ