¿Qué es un flujo de trabajo? [Flujos de trabajo 101]

Los flujos de trabajo son la columna vertebral de todas las empresas: permiten a los equipos y a las personas ahorrar tiempo, cumplir los plazos y realizar su trabajo de la forma más eficaz. Pero, ¿qué es realmente un flujo de trabajo? ¿Y cómo configurarlo para agilizar sus proyectos? Esto es lo que aprenderá en este artículo.

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Lo que hay dentro:

• Definición del flujo de trabajo
• Ventajas del flujo de trabajo
• Tipos de flujos de trabajo
• Flujos de trabajo manuales frente a automatizados [+ ejemplos]
• Ejemplos de flujos de trabajo
• Los 5 pasos de un flujo de trabajo
• Componentes básicos de un flujo de trabajo
• Software de gestión de flujos de trabajo: ¿qué es?
• Cómo introducir la automatización del flujo de trabajo

¿Qué es un flujo de trabajo?

Un flujo de trabajo es una serie de tareas individuales organizadas en un orden determinado desde su inicio hasta su finalización, como los pasos de una receta de pastel. Los flujos de trabajo describen lo que hay que hacer, quién es responsable de cada paso, qué herramientas se necesitan y cuál es el resultado esperado de cada etapa.

¿El objetivo principal de los flujos de trabajo? Ayudarle a completar tareas de forma lógica, eficiente y sistemática.

Se aplican en múltiples disciplinas, desde la empresa a la informática y la fabricación, y pueden ser manuales, automatizadas o una combinación de ambas.

Los flujos de trabajo ofrecen muchas ventajas

Los flujos de trabajo empresariales ayudan a mejorar la calidad del trabajo realizado por todo el equipo, automatizar procesos, detectar tareas redundantes, eliminar errores humanos y acortar el tiempo de procesamiento.

Al seguir las normas de procedimiento y una ruta estructurada de un flujo de trabajo secuencial, también se garantiza una mayor productividad, un avance más rápido del proyecto y una mejor toma de decisiones.

• Mejora de la calidad: Herramientas como las plantillas de flujo de trabajo y los diagramas de flujo de trabajo proporcionan una ruta estructurada, garantizando que todos los miembros del equipo se adhieran de forma coherente a los mismos altos estándares cuando trabajan en tareas o actividades específicas.
• Ahorro de costes: Los flujos de trabajo contribuyen al ahorro de costes al agilizar los procesos y eliminar ineficiencias como las tareas redundantes, reduciendo así el tiempo y los recursos necesarios para completar las tareas.
• Mejora de la productividad: Los flujos de trabajo, especialmente cuando se combinan con la automatización, racionalizan las tareas manuales en secuencias eficientes, lo que repercute positivamente en la productividad al permitir una finalización más rápida y un uso más eficaz de los recursos.
• Mejores experiencias del cliente: Los flujos de trabajo garantizan una prestación de servicios coherente y eficaz, lo que se traduce en mejores experiencias gracias a la mejora de los tiempos de respuesta y la mayor calidad de las interacciones.
• Gestión fluida de proyectos: En la gestión de procesos empresariales, los flujos de trabajo facilitan una gestión fluida de los proyectos, al definir claramente las responsabilidades y los pasos del flujo de trabajo, lo que garantiza que cada miembro del equipo pueda gestionar las tareas con mayor eficacia y cumplir los plazos con mayor facilidad.
• Eliminación de errores humanos: Los flujos de trabajo reducen los errores humanos automatizando las tareas necesarias y estandarizando los procesos, lo que garantiza la coherencia y la precisión en la ejecución de las tareas.

Tipos de flujos de trabajo

Hay tres categorías principales de flujos de trabajo que puede utilizar en su trabajo:

• Flujo de trabajo del proceso
• Flujo de trabajo
• Flujo de trabajo del proyecto

Flujo de trabajo del proceso

En primer lugar, el flujo de trabajo de procesos es el flujo de trabajo empresarial más popular. Tiene lugar cuando hay que gestionar un conjunto de tareas repetitivas y predecibles.

Como siempre es lo mismo, siempre sabes cómo empieza y acabará este flujo de trabajo, incluso antes de que empiece: es bastante sencillo.

Este tipo de flujo de trabajo está diseñado para gestionar un número infinito de elementos que pasan por ellos. El flujo de trabajo de envío de gastos del que hablamos antes es un gran ejemplo de este tipo de flujo de trabajo.

Una vez iniciada, la configuración del flujo de trabajo del proceso permanece fija con desviaciones mínimas, lo que también permite manejar múltiples elementos dentro de una única instancia de flujo de trabajo.

Flujo de trabajo

En segundo lugar, el flujo de trabajo de casos sirve como solución de gestión del flujo de trabajo que establece un punto de partida pero no tiene un punto final predefinido al principio. El camino se abre a medida que surgen los datos.

Casos como las reclamaciones de seguros por tickets de asistencia son buenos ejemplos del carácter imprevisible de sus vías de tramitación. El camino sólo se desvela tras un examen minucioso. 

A diferencia de los flujos de trabajo de procesos, los flujos de trabajo de casos requieren la intervención humana o de un bot inteligente para determinar el curso de acción correcto. A pesar de ello, los flujos de trabajo de casos pueden gestionar un número indefinido de elementos.

Flujo de trabajo del proyecto

Por último, el flujo de trabajo de un proyecto es similar al flujo de trabajo de un proceso en el sentido de que se adapta bien a tareas concretas. La secuencia necesaria de tareas para lograr el resultado deseado puede predecirse con exactitud. 

No obstante, se limita a un único elemento, ya que los proyectos no son continuos. Otra diferencia es que los flujos de trabajo de los proyectos permiten una mayor flexibilidad durante su ejecución, ya que cada proyecto es único a su manera. Pensemos, por ejemplo, en el lanzamiento de una nueva aplicación.

CONSEJO: Puede ser una buena idea crear un flujo de trabajo para incluirlo en su plan de comunicación para la gestión de proyectos

Flujos de trabajo manuales frente a automatizados

En una era en la que la tecnología, especialmente la inteligencia artificial, desempeña un papel cada vez más importante, resulta crucial comprender la distinción entre flujos de trabajo manuales y automatizados.

La diferencia clave entre ambos es la cantidad de intervención humana que interviene en cada proceso.

Flujo de trabajo manual

Un flujo de trabajo manual depende en gran medida del esfuerzo humano, con personas que gestionan y hacen avanzar activamente las tareas a través de cada etapa, ya sea mediante acciones físicas o entradas digitales.

Consideremos el ejemplo del seguimiento del tiempo en el marco de un proyecto.

En un flujo de trabajo manual, los empleados registraban las horas dedicadas a las distintas tareas utilizando métodos como hojas de horas en papel u hojas de cálculo.

A continuación, estos registros son recogidos, revisados y procesados manualmente por un gestor o jefe de equipo, que verifica su exactitud e integridad antes de poder utilizarlos para la gestión de proyectos o la facturación.

Este enfoque requiere una interacción y supervisión humanas constantes a lo largo de todo el proceso.

Flujo de trabajo automatizado

Un flujo de trabajo automatizado, especialmente en el contexto del control del tiempo, implica el uso de un software específico de control del tiempo para reducir significativamente la intervención humana en tareas rutinarias. Una vez que un empleado registra su tiempo, el sistema procesa automáticamente estos datos, integrándolos con otras funciones empresariales como las nóminas o la gestión de proyectos.

Esta automatización del flujo de trabajo también se extiende a la generación de informes, el envío de notificaciones por horas no registradas y la alerta a los gestores sobre los excesos de tiempo de los proyectos.

Al encargarse de estas tareas repetitivas, los flujos de trabajo automatizados liberan recursos humanos para actividades más complejas, aumentando así la productividad y mejora de la eficiencia empresarial

CONSEJO: Aumente su productividad y eficiencia con las mejores herramientas de automatización de tareas

Flujos de trabajo manuales frente a automatizados: un ejemplo perfecto

Analicemos un caso práctico: el proceso de facturación a clientes en una agencia de marketing.

Este ejemplo permitirá comprender cómo pueden estructurarse los flujos de trabajo y las diferencias de eficiencia y eficacia cuando se utilizan diversos métodos. La atención se centrará en contrastar los enfoques manuales y automatizados para destacar el impacto de los flujos de trabajo en las operaciones empresariales cotidianas.

Seguimiento manual del tiempo en el flujo de trabajo de facturación a clientes:

• Manual entrada de tiempo: Los empleados registran sus horas en proyectos o tareas utilizando hojas de cálculo u hojas de horas en papel.
• Recordatorios de presentación puntual: Los gestores envían recordatorios periódicos a los empleados para que presenten sus hojas de horas en el plazo establecido.
• Recogida de partes de horas: Los empleados envían sus partes de horas por correo electrónico o mediante entrega física, lo que a menudo provoca un cuello de botella en la recogida.
• Verificación detallada: Cada hoja de horas se somete a un detallado proceso de verificación para garantizar la exactitud de las horas registradas.
• Proceso de aprobación: Las hojas de horas verificadas se envían para su aprobación final por parte de los supervisores o jefes de proyecto.
• Recopilación de datos: El equipo financiero recopila estas hojas de horas aprobadas y calcula las horas facturables.
• Corrección de errores: Los posibles errores detectados durante la compilación se devuelven para su corrección, lo que aumenta el tiempo consumido.
• Preparación de facturas: Por último, las facturas se preparan a partir de las horas facturables corregidas y compiladas, susceptibles de sufrir retrasos debido al extenso proceso manual.

Seguimiento automatizado del tiempo en el flujo de trabajo de facturación a clientes:

• Seguimiento automatizado del tiempo: Los empleados registran sus horas directamente en un software de control del tiempo, que registra y compila automáticamente los datos de tiempo.
• Revisión eficaz de los partes de horas: Los supervisores revisan y aprueban rápidamente los registros de tiempo automatizados dentro del software, eliminando la necesidad de múltiples comprobaciones y persecución de hojas de horas.
• Generación rápida de facturas: El equipo financiero accede a registros de tiempo verificados que se envían automáticamente al software de facturación y generan facturas, lo que acelera considerablemente el proceso y reduce los márgenes de error.

¿Sabía que crear y organizar flujos de trabajo es una de las responsabilidades del gestor de proyectos?

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Más casos de uso de flujos de trabajo

Cada empresa utilizará distintos tipos de flujos de trabajo. Veamos algunos ejemplos de flujos de trabajo típicos utilizados en distintos departamentos y empresas:

• Flujos de trabajo administrativos, es decir, gestión de permisos, flujo de trabajo de programación de reuniones, flujo de trabajo de gestión de documentos.
• Flujos de trabajo de RR.HH., es decir, contratación, incorporación, salida, revisiones del rendimiento.
• Flujos de trabajo operativos, es decir, desarrollo de software, gestión de cambios, gestión de errores.
• Flujos de trabajo financieros, es decir, procesamiento de facturas, aprobación de costes, gestión de nóminas, flujo de trabajo de adquisiciones.

Componentes básicos de un flujo de trabajo

¿Cómo crear flujos de trabajo? Profundicemos en los componentes básicos y los múltiples pasos de un flujo de trabajo típico:

1. Qué lo inicia: Es el evento o momento que desencadena el flujo de trabajo. Puede ser cualquier cosa, desde una hora determinada hasta una acción específica que ponga las cosas en marcha.
2. Pasos individuales: Son las distintas acciones o tareas que forman el flujo de trabajo. Cada una es una pequeña parte del proceso más amplio.
3. Puntos de decisión: En estos puntos se toman decisiones basadas en determinadas condiciones o información, que pueden influir en la dirección del flujo de trabajo.
4. Entradas y salidas: Las entradas son los recursos o datos necesarios para cada tarea, mientras que las salidas son los resultados o productos de cada tarea.
5. Quién es el responsable: Aquí se detalla quién está a cargo de cada tarea, ya sean individuos, equipos o departamentos.
6. Secuencia y conexiones: Describe el orden de las tareas y cómo están vinculadas, incluidas las dependencias entre tareas.
7. Normas de orientación: Son las directrices o normas que dirigen cómo debe proceder el flujo de trabajo, garantizando la coherencia y el cumplimiento de las normas necesarias.
8. Herramientas utilizadas: Incluyen cualquier sistema, software o herramienta que ayude a facilitar el flujo de trabajo, desde herramientas básicas hasta aplicaciones más complejas.
9. Supervisión y mejora: Esto implica hacer un seguimiento del flujo de trabajo, recabar opiniones y realizar ajustes para mejorar la eficiencia y la eficacia.
10. Documentación e informes: Esto implica mantener registros y documentación del proceso de flujo de trabajo, hacer un seguimiento del progreso y generar informes sobre los resultados.

CONSEJO: Lea todo lo que necesite sobre el ciclo de vida de un proyecto y cómo documentarlo en nuestro post.

Lea también: Encuentre las mejores formas de aumentar la productividad

Los 5 pasos de un flujo de trabajo

Aquí tienes un desglose directo de los 5 pasos que debes seguir en un flujo de trabajo típico:

1. Captura: Empiece por obtener la entrada o solicitud inicial que pone en marcha el flujo de trabajo. Puede ser una tarea, una consulta de un cliente, un pedido o cualquier cosa que desencadene una acción.
2. Aclare: Una vez que tenga la información, aclare exactamente lo que hay que hacer. Reúna todos los detalles necesarios, defina el alcance y entienda lo que se espera.
3. Asignar: Después de aclarar las cosas, asigna la tarea a la persona o el equipo adecuados que puedan encargarse de ella. Asegúrate de que cuentan con las habilidades y los recursos necesarios para llevarla a cabo.
4. Actuar: La persona o el equipo asignados pasan a la acción. Siguen los requisitos definidos y ejecutan la tarea con eficacia, utilizando los recursos con prudencia y respetando los procedimientos.
5. Revisión: Una vez finalizada la tarea, revise el resultado para asegurarse de que cumple las normas de calidad y satisface la solicitud inicial. Recoge comentarios para mejorar futuros flujos de trabajo si es necesario.

¿En qué consiste un buen flujo de trabajo?

La creación de flujos de trabajo parece bastante sencilla una vez que se sabe qué elementos son necesarios. Sin embargo, hay algunas reglas adicionales que vale la pena mencionar y que harán que tus flujos de trabajo sean extremadamente eficientes:

Regla 1: Empezar con objetivos claros

Antes de entrar en detalles, defina en qué consiste el éxito. Esboce sus objetivos y los resultados concretos que quiere conseguir. Esta claridad guiará cada paso de tu flujo de trabajo y evitará desvíos innecesarios.

Más información:

• Cómo fijar objetivos laborales
• ¿En qué se diferencian los objetivos a largo plazo de los objetivos a corto plazo?
• Cómo fijar objetivos realistas

Regla 2: Racionalizar los canales de comunicación

La comunicación es clave, pero demasiados canales pueden llevar a la confusión. Elige las herramientas más eficaces para tu equipo y cíñete a ellas. Ya sea Slack para las actualizaciones rápidas o el correo electrónico para las comunicaciones formales, la coherencia reduce las posibilidades de que los mensajes se pierdan en la confusión.

Regla 3: Revisar y optimizar periódicamente

Los flujos de trabajo no son inamovibles. Programe revisiones periódicas para evaluar la eficacia e identificar áreas de mejora. Acepte los comentarios de su equipo y ajuste los flujos de trabajo en consecuencia. La optimización continua garantiza que los procesos evolucionen con las necesidades del equipo.

Software de gestión de flujos de trabajo: ¿qué es?

Para gestionar sus flujos de trabajo de forma eficaz, necesita un software de flujos de trabajo. Este tipo de herramientas se denominan sistemas de gestión de flu jos de trabajo, que agilizan los procesos empresariales automatizando y organizando las tareas.

Ofrecen funcionalidades como la asignación de tareas, el seguimiento del progreso y las notificaciones automáticas, garantizando que todos los miembros del equipo estén sincronizados. Este tipo de software es esencial para mantener la eficiencia, reducir los errores y ofrecer una visibilidad clara de las distintas fases de un flujo de trabajo.

Por ejemplo, el software de seguimiento del tiempo dentro de un sistema de gestión de flujos de trabajo ofrece una ilustración práctica de estas ventajas.

Registra automáticamente el tiempo dedicado a las tareas, lo que ayuda en la gestión de proyectos y el seguimiento de la productividad de los empleados. Cuando se integra con sistemas de facturación, garantiza una facturación precisa basada en el trabajo real realizado.

Esto es especialmente valioso en entornos como el trabajo a distancia, donde ayuda a supervisar equipos distribuidos y a mantener una producción de trabajo coherente.

Cómo introducir la automatización del flujo de trabajo

Transformar sus procesos empresariales en un flujo de trabajo digital implica racionalizar el modo en que el trabajo pasa de una tarea a otra. Este cambio a lo digital implica sustituir las tareas manuales por sistemas automatizados, los bloques de construcción fundamentales de todo su flujo de trabajo.

Al adoptar este enfoque, se asegura de que cada tarea posterior se realice de forma más eficiente. Adoptar un flujo de trabajo digital es esencial para mantenerse ágil y receptivo en el vertiginoso mundo empresarial actual.

Evaluar el proceso actual

Comience por evaluar los flujos de trabajo existentes para identificar las áreas que pueden beneficiarse de la automatización. Busque tareas rutinarias, cuellos de botella y tareas que requieran una gran intervención manual.

Establecer objetivos claros

Defina lo que pretende conseguir con la automatización. Por ejemplo, reducir errores, ahorrar tiempo o mejorar la transparencia del proceso. Establecer objetivos específicos y cuantificables guiará la implantación.

Elegir las herramientas adecuadas

Investigue y seleccione un sistema de gestión de flujos de trabajo que se ajuste a sus necesidades empresariales. Tenga en cuenta factores como la escalabilidad, las capacidades de integración, la facilidad de uso y el coste.

Planificar la aplicación

Elabore un plan detallado para implantar la automatización. Debe incluir plazos, asignación de recursos, necesidades de formación y un proceso para supervisar y ajustar la implantación según sea necesario.

Forme a su equipo

Asegúrese de que los miembros de su equipo están bien formados en las nuevas herramientas y comprenden las ventajas de la automatización del flujo de trabajo. Una formación adecuada reduce la resistencia al cambio y mejora la adopción.

Probar y perfeccionar

Comience con una fase piloto, probando el flujo de trabajo automatizado en un entorno controlado. Recopile información y realice los ajustes necesarios antes de la implantación a gran escala.

Supervisar y evaluar

Supervisar continuamente los flujos de trabajo automatizados para garantizar que cumplen los objetivos fijados. Utilice los datos y las opiniones para perfeccionar los procesos e introducir mejoras con el tiempo.

Lea también: Cómo crear un plan de seguimiento de proyectos

Escalar y ampliar

Una vez que la implantación inicial tenga éxito, considere la posibilidad de ampliar la automatización a otras áreas de la empresa. Amplíe gradualmente el alcance para maximizar los beneficios de la automatización del flujo de trabajo.

Conclusión

En la era digital, la gestión eficaz de los flujos de trabajo es crucial para optimizar los procesos empresariales. Ya sean manuales o automatizados, los flujos de trabajo implican pasos que transfieren trabajo de un deber al siguiente, siguiendo reglas específicas y requiriendo determinados datos. Esta estructura mantiene a todo el mundo en la misma página, mejorando la eficiencia y abordando cualquier problema o incidencia en el flujo de trabajo.

La elección entre un proceso de flujo de trabajo manual o automatizado depende de la naturaleza de las tareas requeridas y de los recursos disponibles. Los procesos automatizados, sobre todo en el seguimiento del tiempo, reducen las tareas monótonas, liberan al personal para trabajos complejos y agilizan los flujos de trabajo para una mayor eficiencia empresarial.

Comprender cada aspecto de la gestión de procesos empresariales de un flujo de trabajo completo, de principio a fin, es esencial para las empresas que pretenden perfeccionar sus operaciones y alcanzar sus objetivos de forma eficaz en el panorama digital actual.

PREGUNTAS FRECUENTES