Hva er en arbeidsflyt? [Arbeidsflyt 101]

Arbeidsflyter er ryggraden i enhver virksomhet - de gjør det mulig for team og enkeltpersoner å spare tid, overholde tidsfrister og utføre arbeidet sitt på den mest effektive måten. Men hva er egentlig en arbeidsflyt? Og hvordan setter du den opp for å effektivisere prosjektene dine? Det er dette du vil lære i denne artikkelen.

Automatiser tidsregistreringsprosessen og registrer tid på under 1 minutt om dagen

Prøv Timeular gratis

Hva som er inni:

• Definisjon av arbeidsflyt
• Fordeler med arbeidsflyten
• Typer av arbeidsflyter
• Manuelle vs. automatiserte arbeidsflyter [+ eksempler]
• Eksempler på arbeidsflyt
• De fem trinnene i en arbeidsflyt
• Grunnleggende komponenter i en arbeidsflyt
• Programvare for arbeidsflytstyring - hva er det?
• Hvordan innføre automatisering av arbeidsflyten

Hva er en arbeidsflyt?

En arbeidsflyt er en serie individuelle oppgaver som er organisert i en bestemt rekkefølge fra initiering til fullføring, som trinnene i en kakeoppskrift. Arbeidsflyten beskriver hva som må gjøres, hvem som er ansvarlig for de ulike trinnene, hvilke verktøy som trengs, og hva som er det forventede resultatet av hvert trinn.

Hovedmålet med arbeidsflyter? Å hjelpe deg med å fullføre oppgaver på en logisk, effektiv og systematisk måte.

De brukes på tvers av flere fagområder, fra forretningsvirksomhet til IT og produksjon, og kan være manuelle, automatiserte eller en kombinasjon av begge deler.

Arbeidsflyter gir mange fordeler

Arbeidsflyter bidrar til å forbedre kvaliteten på arbeidet som utføres av hele teamet, automatisere prosesser, oppdage overflødige oppgaver, eliminere menneskelige feil og forkorte behandlingstiden.

Ved å følge prosedyreregler og en strukturert arbeidsflyt sikrer du også økt produktivitet, raskere fremdrift i prosjektet og bedre beslutningstaking.

• Forbedret kvalitet: Verktøy som arbeidsflytmaler og arbeidsflytdiagrammer gir en strukturert fremgangsmåte som sikrer at alle teammedlemmer konsekvent følger de samme høye standardene når de arbeider med spesifikke oppgaver eller aktiviteter.
• Kostnadsbesparelser: Arbeidsflyter bidrar til kostnadsbesparelser ved å strømlinjeforme prosesser og eliminere ineffektivitet som overflødige oppgaver, og dermed redusere tiden og ressursene som kreves for å fullføre oppgavene.
• Forbedret produktivitet: Arbeidsflyter, spesielt når de kombineres med automatisering, strømlinjeformer manuelle oppgaver til effektive sekvenser, noe som har en positiv innvirkning på produktiviteten ved å muliggjøre raskere ferdigstillelse og mer effektiv ressursbruk.
• Bedre kundeopplevelser: Arbeidsflyter sikrer konsekvent og effektiv levering av tjenester, noe som fører til bedre kundeopplevelser gjennom kortere svartider og høyere kvalitet på interaksjonene.
• Smidig prosjektledelse: Innenfor styring av forretningsprosesser gjør arbeidsflyter det enklere å administrere prosjekter på en smidig måte ved å definere ansvarsområder og arbeidsflytstrinn tydelig, noe som sikrer at hvert teammedlem kan håndtere oppgaver mer effektivt og overholde tidsfrister med større letthet.
• Eliminering av menneskelige feil: Arbeidsflyter reduserer menneskelige feil ved å automatisere de nødvendige oppgavene og standardisere prosessene, noe som sikrer konsistens og nøyaktighet i oppgaveutførelsen.

Typer av arbeidsflyter

Det finnes tre hovedkategorier av arbeidsflyter du kan bruke i arbeidet ditt:

• Prosessarbeidsflyt
• Saksarbeidsflyt
• Arbeidsflyt i prosjektet

Prosessarbeidsflyt

For det første er prosessarbeidsflyten den mest populære arbeidsflyten i virksomheten. Det skjer når du har et sett med repeterende og forutsigbare oppgaver som skal håndteres.

Siden det alltid er det samme, vet du alltid hvordan arbeidsflyten starter og slutter, allerede før den starter - det er ganske enkelt.

Denne typen arbeidsflyt er utformet for å håndtere et uendelig antall elementer som går gjennom dem. Arbeidsflyten for innsending av utlegg som vi snakket om tidligere, er et godt eksempel på denne typen arbeidsflyt.

Når arbeidsflytkonfigurasjonen er satt i gang, forblir den fast med minimale avvik, noe som også gjør det mulig å håndtere flere elementer i én og samme arbeidsflytinstans.

Saksarbeidsflyt

For det andre fungerer arbeidsflyten som en løsning for arbeidsflytstyring som etablerer et startpunkt, men som ikke har et forhåndsdefinert sluttpunkt i utgangspunktet. Saksgangen utvikles etter hvert som dataene dukker opp.

Saker som for eksempel forsikringssaker om støttebilletter er gode eksempler på uforutsigbarheten i behandlingsforløpene. Veien utfolder seg først etter en grundig undersøkelse. 

I motsetning til prosessarbeidsflyter krever saksarbeidsflyter menneskelig inngripen eller inngripen fra en intelligent robot for å avgjøre hva som er riktig fremgangsmåte. Til tross for dette kan saksarbeidsflyter håndtere et ubegrenset antall elementer.

Arbeidsflyt i prosjektet

Prosjektarbeidsflyten ligner på en prosessarbeidsflyt ved at den er godt egnet for bestemte oppgaver. Den nødvendige rekkefølgen av oppgaver for å oppnå det ønskede resultatet kan forutsies nøyaktig. 

Den er likevel begrenset til ett enkelt element, siden prosjekter ikke er kontinuerlige. En annen forskjell er at prosjektarbeidsflyter gir større fleksibilitet i løpet av gjennomføringen, ettersom hvert prosjekt er unikt på sin egen måte. Tenk for eksempel på lanseringen av en ny app.

TIPS: Det kan være en god idé å lage en arbeidsflyt som du kan inkludere i kommunikasjonsplan for prosjektledelse

Manuelle vs. automatiserte arbeidsflyter

I en tid der teknologi, og særlig kunstig intelligens, spiller en stadig viktigere rolle, er det avgjørende å forstå skillet mellom manuelle og automatiserte arbeidsflyter.

Den viktigste forskjellen mellom disse to er hvor mye menneskelig inngripen som er involvert i hver prosess.

Manuell arbeidsflyt

En manuell arbeidsflyt er i stor grad avhengig av menneskelig innsats, der enkeltpersoner aktivt håndterer og fører oppgavene gjennom hvert trinn, enten ved hjelp av fysiske handlinger eller digital input.

Ta et eksempel med tidsregistrering i en prosjektsammenheng.

I en manuell arbeidsflyt registrerer de ansatte timene de bruker på ulike oppgaver , for eksempel ved hjelp av timelister på papir eller regneark

Disse postene samles deretter inn manuelt, gjennomgås og behandles av en leder eller teamleder, som kontrollerer at de er korrekte og fullstendige før de kan brukes til prosjektstyring eller fakturering.

Denne tilnærmingen krever konsekvent menneskelig interaksjon og tilsyn gjennom hele prosessen .

Automatisert arbeidsflyt

En automatisert arbeidsflyt, spesielt i forbindelse med tidsregistrering, innebærer bruk av dedikert programvare for tidsregistrering for å redusere menneskelig involvering i rutineoppgaver. Når en medarbeider registrerer tiden sin, behandler systemet dataene automatisk og integrerer dem med andre forretningsfunksjoner, som lønn eller prosjektstyring.

Denne automatiserte arbeidsflyten omfatter også generering av rapporter, varsling om uregistrerte timer og varsling av ledere om tidsoverskridelser i prosjekter.

Ved å håndtere disse repetitive oppgavene frigjør automatiserte arbeidsflyter menneskelige ressurser til mer komplekse aktiviteter, noe som øker produktiviteten og og forbedrer virksomhetens effektivitet

TIPS: Øk produktiviteten og effektiviteten med de de beste verktøyene for oppgaveautomatisering

Manuelle vs. automatiserte arbeidsflyter - et perfekt eksempel

La oss se nærmere på et praktisk scenario: prosessen med å fakturere kunder i et markedsføringsbyrå

Dette eksemplet vil gi innsikt i hvordan arbeidsflyter kan struktureres og hvilke forskjeller i effektivitet og gjennomslagskraft ved bruk av ulike metoder. Fokuset vil ligge på å sammenligne manuelle og automatiserte tilnærminger for å belyse arbeidsflytenes innvirkning på den daglige forretningsdriften.

Manuell tidsregistrering i arbeidsflyten for kundefakturering:

• Manuell tidsregistrering: Medarbeiderne registrerer timene sine på prosjekter eller oppgaver ved hjelp av regneark eller timelister på papir.
• Påminnelser om rettidig innsending: Ledere sender jevnlige påminnelser til de ansatte om å sende inn timelistene innen fristen.
• Innsamling av timelister: Medarbeiderne sender inn timelistene sine via e-post eller fysisk overlevering, noe som ofte fører til en flaskehals i innsamlingen.
• Detaljert verifisering: Hver timeliste gjennomgår en detaljert verifiseringsprosess for å sikre at timene som registreres, er korrekte.
• Godkjenningsprosess: Verifiserte timelister sendes deretter til endelig godkjenning av overordnede eller prosjektledere.
• Sammenstilling av data: Økonomiteamet sammenstiller de godkjente timelistene og beregner fakturerbare timer.
• Korreksjon av feil: Potensielle feil som oppdages under kompilering, sendes tilbake for korrigering, noe som øker tidsforbruket.
• Utarbeidelse av fakturaer: Til slutt utarbeides fakturaene basert på de korrigerte og sammenstilte fakturerbare timene, noe som er utsatt for forsinkelser på grunn av den omfattende manuelle prosessen.

Automatisert tidsregistrering i arbeidsflyten for kundefakturering:

• Automatisert tidsregistrering: De ansatte logger timene sine direkte inn i et tidsregistreringsprogram, som automatisk registrerer og sammenstiller tidsdata.
• Effektiv gjennomgang av timelister: Ledere kan raskt gjennomgå og godkjenne de automatiserte timelistene i programvaren, noe som eliminerer behovet for flere kontroller og jaging av timelister.
• Rask fakturagenerering: Økonomiteamet får tilgang til verifiserte tidsregistreringer som automatisk sendes til faktureringsprogramvaren og genererer fakturaer, noe som gjør prosessen betydelig raskere og reduserer feilmarginene.

Visste du at det å skape og organisere arbeidsflyter er en av prosjektlederens ansvarsområder?

Leter du etter en smart, brukervennlig og sikker måte å automatisere tidsregistrering på?

Prøv Timeular gratis

Flere brukstilfeller for arbeidsflyt

Hver virksomhet bruker forskjellige typer arbeidsflyter. La oss ta en titt på eksempler på typiske arbeidsflyter som brukes på tvers av ulike avdelinger og selskaper:

• Administrative arbeidsflyter, f.eks. håndtering av permisjoner, møteplanlegging og dokumenthåndtering.
• HR-arbeidsflyter, f.eks. ansettelse, onboarding, offboarding, medarbeidersamtaler.
• Operasjonelle arbeidsflyter, f.eks. programvareutvikling, endringshåndtering, feilhåndtering.
• Finansielle arbeidsflyter, f.eks. fakturabehandling, kostnadsgodkjenning, lønnsadministrasjon, arbeidsflyt for innkjøp.

Grunnleggende komponenter i en arbeidsflyt

Hvordan oppretter man arbeidsflyter? La oss ta et dypdykk i de grunnleggende komponentene og de mange trinnene i en typisk arbeidsflyt:

1. Hva som starter den: Dette er hendelsen eller øyeblikket som utløser arbeidsflyten. Det kan være alt fra et bestemt tidspunkt til en spesifikk handling som setter ting i gang.
2. Individuelle trinn: Dette er de ulike handlingene eller oppgavene som utgjør arbeidsflyten. Hver av dem er en liten del av en større prosess.
3. Beslutningspunkter: Ved disse punktene tas det valg basert på bestemte forhold eller informasjon, noe som kan påvirke arbeidsflytens retning.
4. Inputs og outputs: Input er de ressursene eller dataene som trengs for hver oppgave, mens output er resultatene eller produktene fra hver oppgave.
5. Hvem som er ansvarlig: Her står det hvem som har ansvaret for hver oppgave, enten det er enkeltpersoner, team eller avdelinger.
6. Rekkefølge og forbindelser: Her beskrives rekkefølgen på oppgavene og hvordan de henger sammen, inkludert avhengigheter mellom oppgavene.
7. Veiledende regler: Dette er retningslinjene eller standardene som styrer hvordan arbeidsflyten skal foregå, og som sikrer konsistens og overholdelse av nødvendige standarder.
8. Verktøy som brukes: Dette omfatter alle systemer, programvare eller verktøy som bidrar til å forenkle arbeidsflyten, fra grunnleggende verktøy til mer komplekse applikasjoner.
9. Overvåking og forbedring: Dette innebærer å følge med på arbeidsflyten, innhente tilbakemeldinger og justere den for å oppnå bedre effektivitet.
10. Dokumentasjon og rapporter: Dette innebærer å føre oversikt over og dokumentere arbeidsflytprosessen, spore fremdriften og generere rapporter om resultatene.

TIPS: Les alt du trenger om prosjektets livssyklus og hvordan du dokumenterer den i innlegget vårt.

Les også: Finn de beste måtene å øke produktiviteten på

De fem trinnene i en arbeidsflyt

Her er en direkte oversikt over de fem trinnene du bør følge i en typisk arbeidsflyt:

1. Fang opp: Begynn med å samle inn de første innspillene eller forespørslene som setter i gang arbeidsflyten. Dette kan være en oppgave, en kundeforespørsel, en ordre eller noe annet som utløser handling.
2. Klargjør: Når du har fått innspillene, må du avklare nøyaktig hva som skal gjøres. Samle alle nødvendige detaljer, definer omfanget og forstå hva som forventes.
3. Tildel: Etter at du har avklart hva som skal gjøres, tildeler du oppgaven til rett person eller team som kan håndtere den. Sørg for at de har de ferdighetene og ressursene som trengs for å få jobben gjort.
4. Handle: Den utpekte personen eller teamet går nå til handling. De følger de definerte kravene og utfører oppgaven effektivt, bruker ressursene klokt og holder seg til prosedyrene.
5. Gjennomgang: Når oppgaven er fullført, går du gjennom resultatet for å sikre at det oppfyller kvalitetsstandardene og oppfyller den opprinnelige forespørselen. Samle inn tilbakemeldinger for å forbedre fremtidige arbeidsflyter om nødvendig.

Hva utgjør en god arbeidsflyt?

Å bygge arbeidsflyter virker ganske enkelt når du først vet hvilke elementer som kreves. Det finnes imidlertid noen tilleggsregler som er verdt å nevne, og som vil gjøre arbeidsflyten ekstremt effektiv:

Regel 1: Start med klare mål

Før du går inn i detaljene, må du definere hva suksess innebærer. Skisser kortsiktige og langsiktige mål og de spesifikke resultatene du ønsker å oppnå. Denne klarheten vil være retningsgivende for hvert trinn i arbeidsflyten og forhindre unødvendige omveier.

Les mer om dette:

• Hvordan sette arbeidsmål
• Hvordan sette realistiske mål

Regel 2: Effektiviser kommunikasjonskanalene

Kommunikasjon er viktig, men for mange kanaler kan føre til forvirring. Velg de mest effektive verktøyene for teamet ditt, og hold deg til dem. Enten det er Slack for raske oppdateringer eller e-post for formell kommunikasjon, reduserer konsekvens sjansen for at meldinger går tapt i mengden.

Regel 3: Gjennomgå og optimaliser jevnlig

Arbeidsflyter er ikke hugget i stein. Planlegg regelmessige gjennomganger for å vurdere effektiviteten og identifisere områder som kan forbedres. Ta imot tilbakemeldinger fra teamet og juster arbeidsflyten deretter. Kontinuerlig optimalisering sikrer at prosessene dine utvikler seg i takt med teamets behov.

Programvare for arbeidsflytstyring - hva er det?

For å administrere arbeidsflyten effektivt trenger du en programvare for arbeidsflyt. Slike verktøy kalles arbeidsflytstyringssystemer, og de effektiviserer forretningsprosesser ved å automatisere og organisere oppgaver.

De tilbyr funksjoner som oppgavefordeling, fremdriftssporing og automatiserte varsler, noe som sikrer at alle teammedlemmer er synkronisert. Denne typen programvare er avgjørende for å opprettholde effektiviteten, redusere antall feil og gi god oversikt over de ulike fasene i en arbeidsflyt.

Et eksempel på en praktisk illustrasjon av disse fordelene er tidsregistreringsprogramvare i et system for arbeidsflytstyring.

Det registrerer automatisk tiden som brukes på oppgaver, noe som bidrar til prosjektstyring og sporing av de ansattes produktivitet. Når det integreres med faktureringssystemer, sikrer det nøyaktig fakturering basert på det faktiske arbeidet som er utført.

Dette er spesielt verdifullt i miljøer som fjernarbeid, der det hjelper med å overvåke distribuerte team og opprettholde konsistent arbeidsinnsats.

Hvordan innføre automatisering av arbeidsflyten

Å omdanne forretningsprosessene dine til en digital arbeidsflyt innebærer å effektivisere hvordan arbeidet går fra én oppgave til den neste. Overgangen til digital drift innebærer å erstatte manuelle oppgaver med automatiserte systemer, som er de grunnleggende byggesteinene i hele arbeidsflyten.

Ved å ta i bruk denne tilnærmingen sikrer du at hver etterfølgende oppgave blir utført mer effektivt. En digital arbeidsflyt er avgjørende for å være smidig og responsiv i dagens fartsfylte forretningsverden.

Vurdere nåværende prosess

Begynn med å evaluere de eksisterende arbeidsflytene for å identifisere områder som kan dra nytte av automatisering. Se etter rutineoppgaver, flaskehalser og oppgaver som krever mye manuell input.

Sett deg klare mål

Definer hva du ønsker å oppnå med automatisering. Det kan være å redusere antall feil, spare tid eller forbedre gjennomsiktigheten i prosessen. Ved å sette spesifikke, målbare mål kan du styre implementeringen.

Velg riktig verktøy

Undersøk og velg et system for arbeidsflytstyring som passer til virksomhetens behov. Vurder faktorer som skalerbarhet, integrasjonsmuligheter, brukervennlighet og pris.

Planlegg implementeringen

Utvikle en detaljert plan for utrulling av automatisering. Denne bør inneholde tidslinjer, ressursallokering, opplæringsbehov og en prosess for overvåking og justering av implementeringen etter behov.

Tren teamet ditt

Sørg for at medarbeiderne har fått god opplæring i de nye verktøyene og forstår fordelene med automatisering av arbeidsflyten. Tilstrekkelig opplæring reduserer motstanden mot endringer og gjør det lettere å ta dem i bruk.

Test og finpuss

Start med en pilotfase der du tester den automatiserte arbeidsflyten i et kontrollert miljø. Samle inn tilbakemeldinger og foreta nødvendige justeringer før en fullskala utrulling.

Overvåke og evaluere

Kontinuerlig overvåke de automatiserte arbeidsflytene for å sikre at de oppfyller de fastsatte målene. Bruk data og tilbakemeldinger til å forbedre prosessene og gjøre forbedringer over tid.

Les også: Hvordan lage en plan for prosjektoppfølging

Skalere og utvide

Når den første implementeringen er vellykket, kan du vurdere å skalere automatiseringen til andre deler av virksomheten. Utvid omfanget gradvis for å maksimere fordelene med arbeidsflytautomatisering.

Konklusjon

I den digitale tidsalderen er effektiv arbeidsflytstyring avgjørende for å optimalisere forretningsprosesser. Enten de er manuelle eller automatiserte, innebærer arbeidsflyter trinn som overfører arbeid fra én oppgave til den neste, og som følger bestemte regler og krever bestemte data. Denne strukturen sørger for at alle er på samme side, noe som øker effektiviteten og løser eventuelle arbeidsflytproblemer og -problemer.

Valget mellom manuelle og automatiserte arbeidsflytprosesser avhenger av hvilke oppgaver som skal utføres, og hvilke ressurser som er tilgjengelige. Automatiserte prosesser, særlig innen tidsregistrering, reduserer monotone arbeidsoppgaver, frigjør ansatte til mer komplekst arbeid og effektiviserer arbeidsflyten for å øke effektiviteten i virksomheten.

Å forstå alle aspektene ved en fullstendig arbeidsflyt for styring av forretningsprosesser, fra begynnelse til slutt, er avgjørende for bedrifter som ønsker å forbedre driften og nå sine mål på en effektiv måte i dagens digitale landskap.

VANLIGE SPØRSMÅL