Hvad er et workflow? [Arbejdsgange 101]

Workflows er rygraden i enhver virksomhed - de giver teams og enkeltpersoner mulighed for at spare tid, overholde deadlines og udføre deres arbejde på den mest effektive måde. Men hvad er et workflow egentlig? Og hvordan sætter man det op for at strømline sine projekter? Det er, hvad du vil lære i denne artikel.

Automatiser din tidsregistreringsproces, og registrer tid på under 1 minut om dagen

Prøv Timeular gratis

Hvad der er indeni:

• Definition af arbejdsgang
• Fordele ved arbejdsgange
• Typer af arbejdsgange
• Manuelle vs. automatiserede arbejdsgange [+ eksempler]
• Eksempler på arbejdsgange
• De 5 trin i et workflow
• Grundlæggende komponenter i et workflow
• Workflow management software - hvad er det?
• Sådan indfører du automatisering af arbejdsgange

Hvad er et workflow?

Et workflow er en række individuelle opgaver, der er organiseret i en bestemt rækkefølge fra start til slut, ligesom trinene i en kageopskrift. Arbejdsgange beskriver, hvad der skal gøres, hvem der er ansvarlig for de involverede trin, hvilke værktøjer der er brug for, og hvad der er det forventede resultat af hvert trin.

Hovedformålet med workflows? At hjælpe dig med at udføre opgaver på en logisk, effektiv og systematisk måde.

De anvendes på tværs af flere discipliner, fra forretning til IT og produktion, og kan være manuelle, automatiserede eller en kombination af begge.

Arbejdsgange giver mange fordele

Forretningsworkflows hjælper med at forbedre kvaliteten af det arbejde, der leveres af hele teamet, automatisere processer, spotte overflødige opgaver, eliminere menneskelige fejl og forkorte behandlingstiden.

Ved at følge proceduremæssige regler og en struktureret vej i et sekventielt workflow sikrer du også forbedret produktivitet, hurtigere projektfremdrift og bedre beslutningstagning.

• Forbedret kvalitet: Værktøjer som workflow-skabeloner og workflow-diagrammer giver en struktureret vej og sikrer, at alle teammedlemmer konsekvent overholder de samme høje standarder, når de arbejder på specifikke opgaver eller aktiviteter.
• Omkostningsbesparelser: Workflows bidrager til omkostningsbesparelser ved at strømline processer og eliminere ineffektivitet som f.eks. overflødige opgaver, hvilket reducerer den tid og de ressourcer, der kræves for at udføre opgaverne.
• Forbedret produktivitet: Arbejdsgange, især når de kombineres med automatisering, strømliner manuelle opgaver til effektive sekvenser, hvilket har en positiv indvirkning på produktiviteten ved at muliggøre hurtigere færdiggørelse og mere effektiv ressourceudnyttelse.
• Bedre kundeoplevelser: Workflows sikrer konsekvent og effektiv servicelevering, hvilket fører til bedre oplevelser gennem forbedrede svartider og interaktioner af højere kvalitet.
• Smidig projektledelse: I business process management gør workflows det lettere at styre projekter gnidningsløst ved klart at definere ansvarsområder og workflow-trin, så hvert teammedlem kan håndtere opgaver mere effektivt og lettere overholde deadlines.
• Eliminering af menneskelige fejl: Workflows reducerer menneskelige fejl ved at automatisere de nødvendige opgaver og standardisere processer, hvilket sikrer konsistens og nøjagtighed i opgaveudførelsen.

Typer af arbejdsgange

Der er tre primære kategorier af workflows, som du kan bruge i dit arbejde:

• Proces-workflow
• Case-arbejdsgang
• Projektets arbejdsgang

Proces-workflow

For det første er procesworkflowet det mest populære forretningsworkflow. Det sker, når du har en række gentagne og forudsigelige opgaver, der skal håndteres.

Da det altid er det samme, ved du altid, hvordan arbejdsgangen starter og slutter, allerede før den starter - det er ret ligetil.

Denne type workflow er designet til at håndtere et uendeligt antal elementer, der går igennem dem. Det workflow til indsendelse af udgifter, vi talte om før, er et godt eksempel på denne type workflow.

Når processen er startet, forbliver workflow-konfigurationen fast med minimale afvigelser, hvilket også gør det muligt at håndtere flere emner i en enkelt workflow-instans.

Case-arbejdsgang

For det andet fungerer case-workflowet som en workflow management-løsning, der etablerer et udgangspunkt, men ikke har et foruddefineret slutpunkt fra starten. Vejen oprulles, efterhånden som data dukker op.

Sager som f.eks. forsikringskrav til supportbilletter er gode eksempler på den uforudsigelige karakter af deres behandlingsveje. Vejen udfolder sig først efter en grundig undersøgelse. 

I modsætning til procesworkflows kræver case-workflows menneskelig eller intelligent bot-indgriben for at bestemme den korrekte fremgangsmåde. På trods af dette kan sagsworkflows håndtere et ubestemt antal emner.

Projektets arbejdsgang

Endelig ligner projektworkflowet et procesworkflow, fordi det er velegnet til bestemte opgaver. Den nødvendige rækkefølge af opgaver for at opnå det ønskede resultat kan forudsiges nøjagtigt. 

Ikke desto mindre er det begrænset til et enkelt element, da projekter ikke er kontinuerlige. En anden forskel er, at projektworkflows giver større fleksibilitet i løbet af udførelsen, da hvert projekt er unikt på sin egen måde. Tænk f.eks. på lanceringen af en ny app.

TIP: Det kan være en god idé at lave en arbejdsgang, som du kan inkludere i din kommunikationsplan for projektledelse

Manuelle vs. automatiserede arbejdsgange

I en tid, hvor teknologi, især kunstig intelligens, spiller en stadig større rolle, bliver det afgørende at forstå forskellen mellem manuelle og automatiserede arbejdsgange.

Den vigtigste forskel mellem disse to er mængden af menneskelig indgriben i hver proces.

Manuel arbejdsgang

Et manuelt workflow afhænger i høj grad af den menneskelige indsats, hvor enkeltpersoner aktivt styrer og fører opgaver igennem hvert trin, enten gennem fysiske handlinger eller digitale input.

Tænk på eksemplet med tidsregistrering i en projektsammenhæng.

I et manuelt workflow registrerer medarbejderne deres tidsforbrug på forskellige opgaver ved hjælp af metoder som timesedler på papir eller regneark.

Disse registreringer indsamles, gennemgås og behandles derefter manuelt af en leder eller teamleder, som kontrollerer, at de er nøjagtige og fuldstændige, før de kan bruges til projektledelse eller fakturering.

Denne tilgang kræver konsekvent menneskelig interaktion og overvågning gennem hele processen .

Automatiseret arbejdsgang

Et automatiseret workflow, især i forbindelse med tidsregistrering, indebærer brug af dedikeret tidsregistreringssoftware til at reducere den menneskelige involvering i rutineopgaver betydeligt. Når en medarbejder har registreret sin tid, behandler systemet automatisk disse data og integrerer dem med andre forretningsfunktioner som lønudbetaling eller projektstyring.

Denne automatisering af arbejdsgange omfatter også generering af rapporter, udsendelse af meddelelser om ikke-registrerede timer og alarmering af ledere om projekttidsoverskridelser.

Ved at håndtere disse gentagne opgaver frigør automatiserede workflows menneskelige ressourcer til mere komplekse aktiviteter og øger dermed produktiviteten og forbedre virksomhedens effektivitet

TIP: Øg din produktivitet og effektivitet med de bedste værktøjer til automatisering af opgaver

Manuelle vs. automatiserede arbejdsgange - et perfekt eksempel

Lad os udforske et praktisk scenarie: processen med at fakturere kunder i et marketingbureau.

Dette eksempel vil give indsigt i, hvordan arbejdsgange kan struktureres, og hvilke forskelle der er i effektivitet og produktivitet når man bruger forskellige metoder. Fokus vil være på at kontrastere manuelle og automatiserede tilgange for at fremhæve arbejdsgangenes indvirkning på den daglige forretningsdrift.

Manuel tidsregistrering i workflowet for kundefakturering:

• Manuel Indtastning af tid: Medarbejderne registrerer deres timer på projekter eller opgaver ved hjælp af regneark eller timesedler på papir.
• Påmindelser om rettidig indsendelse: Ledere sender regelmæssigt påmindelser til medarbejderne om at indsende deres timesedler inden for tidsfristen.
• Indsamling af timesedler: Medarbejderne indsender deres timesedler via e-mail eller fysisk overdragelse, hvilket ofte fører til en flaskehals i indsamlingen.
• Detaljeret verifikation: Hver timeseddel gennemgår en detaljeret kontrolproces for at sikre, at de registrerede timer er korrekte.
• Godkendelsesproces: Verificerede timesedler sendes derefter til endelig godkendelse af supervisorer eller projektledere.
• Indsamling af data: Økonomiteamet samler de godkendte timesedler og beregner de fakturerbare timer.
• Korrektion af fejl: Potentielle fejl, der identificeres under kompilering, sendes tilbage til korrektion, hvilket øger tidsforbruget.
• Forberedelse af fakturaer: Endelig udarbejdes der fakturaer baseret på de korrigerede og samlede fakturerbare timer, hvilket kan medføre forsinkelser på grund af den omfattende manuelle proces.

Automatiseret tidsregistrering i klientfaktureringens workflow:

• Automatiseret tidsregistrering: Medarbejderne logger deres timer direkte ind i en tidsregistreringssoftware, som automatisk registrerer og sammenstiller tidsdata.
• Effektiv gennemgang af timesedler: Supervisorer gennemgår og godkender hurtigt de automatiserede tidsregistreringer i softwaren, hvilket eliminerer behovet for flere kontroller og jagten på timesedler.
• Hurtig generering af fakturaer: Økonomiteamet får adgang til verificerede tidsregistreringer, som automatisk sendes til faktureringssoftwaren og genererer fakturaer, hvilket fremskynder processen betydeligt og reducerer fejlmarginerne.

Vidste du, at det at skabe og organisere workflows er et af projektlederens ansvarsområder?

Leder du efter en smart, brugervenlig og sikker måde at automatisere tidsregistrering på?

Prøv Timeular gratis

Flere eksempler på brug af workflow

Hver virksomhed bruger forskellige typer workflows. Lad os se på eksemplerne på typiske arbejdsgange, der bruges på tværs af forskellige afdelinger og virksomheder:

• Administrative arbejdsgange, f.eks. håndtering af orlov, mødeplanlægning og dokumenthåndtering.
• HR-arbejdsgange, f.eks. ansættelse, onboarding, offboarding, performance reviews.
• Operationelle arbejdsgange, f.eks. softwareudvikling, ændringshåndtering, fejlhåndtering.
• Finansielle workflows, f.eks. fakturabehandling, omkostningsgodkendelse, lønadministration, indkøbsworkflow.

Grundlæggende komponenter i et workflow

Hvordan opretter man workflows? Lad os dykke ned i de grundlæggende komponenter og de mange trin i et typisk workflow:

1. Hvad sætter det i gang: Det er den begivenhed eller det øjeblik, der udløser workflowet. Det kan være alt fra et bestemt tidspunkt til en specifik handling, der sætter tingene i gang.
2. Individuelle trin: Det er de forskellige handlinger eller opgaver, der udgør workflowet. Hver enkelt er en lille del af den større proces.
3. Beslutningspunkter: På disse tidspunkter træffes der valg baseret på bestemte forhold eller oplysninger, som kan påvirke arbejdsgangens retning.
4. Inputs og outputs: Inputs er de ressourcer eller data, der er nødvendige for hver opgave, mens outputs er resultaterne eller produkterne fra hver opgave.
5. Hvem er ansvarlig: Her beskrives, hvem der har ansvaret for hver opgave, hvad enten det er enkeltpersoner, teams eller afdelinger.
6. Rækkefølge og forbindelser: Her beskrives opgavernes rækkefølge, og hvordan de hænger sammen, herunder afhængigheder mellem opgaverne.
7. Vejledende regler: Det er de retningslinjer eller standarder, der styrer, hvordan workflowet skal forløbe, og som sikrer konsistens og overholdelse af de nødvendige standarder.
8. Anvendte værktøjer: Disse omfatter alle systemer, software eller værktøjer, der hjælper med at lette arbejdsgangen, fra grundlæggende værktøjer til mere komplekse applikationer.
9. Overvågning og forbedring: Dette indebærer at holde styr på arbejdsgangen, indsamle feedback og justere for at opnå bedre effektivitet.
10. Dokumentation og rapporter: Dette indebærer at føre optegnelser og dokumentation af arbejdsgangsprocessen, spore fremskridt og generere rapporter om resultater.

TIP: Læs alt, hvad du har brug for om projektets livscyklus og hvordan du dokumenterer den i vores indlæg.

Læs også her: Find de bedste måder at øge produktiviteten på

De 5 trin i et workflow

Her er en direkte oversigt over de 5 trin, du bør følge i en typisk arbejdsgang:

1. Indfangning: Start med at få det første input eller den første anmodning, der sætter gang i workflowet. Det kan være en opgave, en kundeforespørgsel, en ordre eller noget andet, der udløser handling.
2. Afklar det: Når du har fået input, skal du præcisere, hvad der skal gøres. Saml alle nødvendige detaljer, definer omfanget, og forstå, hvad der forventes.
3. Tildel: Når du har afklaret det, skal du tildele opgaven til den rette person eller det rette team, som kan håndtere den. Sørg for, at de har de færdigheder og ressourcer, der er nødvendige for at få jobbet gjort.
4. Handle: Den udpegede person eller det udpegede team handler nu. De følger de definerede krav og udfører opgaven effektivt ved at bruge ressourcerne fornuftigt og holde sig til procedurerne.
5. Gennemgang: Når opgaven er færdig, skal du gennemgå resultatet for at sikre, at det lever op til kvalitetsstandarderne og opfylder den oprindelige anmodning. Indsaml feedback for at forbedre fremtidige arbejdsgange, hvis det er nødvendigt.

Hvad udgør et godt workflow?

Det virker ret ligetil at opbygge arbejdsgange, når man ved, hvilke elementer der er nødvendige. Der er dog nogle yderligere regler, der er værd at nævne, og som vil gøre dine arbejdsgange ekstremt effektive:

Regel 1: Start med klare mål

Før du dykker ned i detaljerne, skal du definere, hvordan succes ser ud. Skitsér dine kortsigtede og langsigtede mål og de specifikke resultater, du vil opnå. Denne klarhed vil guide hvert trin i din arbejdsgang og forhindre unødvendige omveje.

Læs mere om det:

• Sådan sætter du mål for dit arbejde
• Sådan sætter du realistiske mål

Regel 2: Strømlin kommunikationskanalerne

Kommunikation er vigtig, men for mange kanaler kan føre til forvirring. Vælg de mest effektive værktøjer til dit team, og hold dig til dem. Uanset om det er Slack til hurtige opdateringer eller e-mail til formel kommunikation, så reducerer ensartethed risikoen for, at beskeder går tabt i mængden.

Regel 3: Gennemgå og optimer regelmæssigt

Arbejdsgange er ikke hugget i sten. Planlæg regelmæssige gennemgange for at vurdere effektiviteten og identificere områder, der kan forbedres. Tag imod feedback fra dit team, og juster arbejdsgangene i overensstemmelse hermed. Kontinuerlig optimering sikrer, at dine processer udvikler sig i takt med dit teams behov.

Workflow management software - hvad er det?

For at styre dine arbejdsgange effektivt har du brug for en workflowsoftware. Den slags værktøjer kaldes workflow management-systemer, som strømliner forretningsprocesser ved at automatisere og organisere opgaver.

De tilbyder funktioner som opgavefordeling, sporing af fremskridt og automatiske meddelelser, der sikrer, at alle teammedlemmer er synkroniserede. Denne type software er afgørende for at opretholde effektiviteten, reducere fejl og give klar indsigt i de forskellige faser af et workflow.

For eksempel giver tidsregistreringssoftware i et workflow management-system en praktisk illustration af disse fordele.

Det registrerer automatisk den tid, der bruges på opgaver, og hjælper med projektstyring og sporing af medarbejdernes produktivitet. Når det integreres med faktureringssystemer, sikrer det nøjagtig fakturering baseret på det faktisk udførte arbejde.

Det er især værdifuldt i miljøer som fjernarbejde, hvor det hjælper med at overvåge distribuerede teams og opretholde en ensartet arbejdsindsats.

Sådan indfører du automatisering af arbejdsgange

At omdanne dine forretningsprocesser til et digitalt workflow indebærer en strømlining af, hvordan arbejdet går fra den ene til den næste opgave. Dette skift til det digitale betyder, at manuelle opgaver erstattes af automatiserede systemer, som er de grundlæggende byggesten i hele dit workflow.

Ved at anvende denne tilgang sikrer du, at hver efterfølgende opgave udføres mere effektivt. Et digitalt workflow er afgørende for at forblive smidig og lydhør i dagens hurtige forretningsverden.

Vurder den nuværende proces

Begynd med at evaluere dine eksisterende arbejdsgange for at identificere områder, der kan drage fordel af automatisering. Se efter rutineopgaver, flaskehalse og opgaver, der kræver meget manuelt input.

Sæt klare mål

Definér, hvad du vil opnå med automatisering. Det kan være at reducere fejl, spare tid eller forbedre processens gennemsigtighed. At sætte specifikke, målbare mål vil guide implementeringen.

Vælg de rigtige værktøjer

Undersøg og vælg et workflow management-system, der passer til din virksomheds behov. Overvej faktorer som skalerbarhed, integrationsmuligheder, brugervenlighed og pris.

Planlæg implementeringen

Udvikl en detaljeret plan for udrulning af automatisering. Den bør omfatte tidslinjer, ressourceallokering, uddannelsesbehov og en proces til overvågning og justering af implementeringen efter behov.

Træn dit team

Sørg for, at dine teammedlemmer er veluddannede i de nye værktøjer og forstår fordelene ved automatisering af arbejdsgange. Tilstrækkelig træning reducerer modstanden mod forandring og forbedrer indførelsen.

Test og forbedr

Start med en pilotfase, hvor du tester det automatiserede workflow i et kontrolleret miljø. Indsaml feedback, og foretag de nødvendige justeringer, før du går i gang i fuld skala.

Overvåge og evaluere

Overvåg løbende de automatiserede arbejdsgange for at sikre, at de opfylder de fastsatte mål. Brug data og feedback til at forfine processer og foretage forbedringer over tid.

Læs også: Sådan laver du en plan for projektovervågning

Skaler og udvid

Når den første implementering er vellykket, kan du overveje at skalere automatiseringen til andre områder af virksomheden. Udvid gradvist omfanget for at maksimere fordelene ved automatisering af arbejdsgange.

Konklusion

I den digitale æra er effektiv workflow management afgørende for at optimere forretningsprocesser. Uanset om de er manuelle eller automatiserede, involverer workflows trin, der overfører arbejde fra en opgave til den næste, efter specifikke regler og med krav om bestemte data. Denne struktur holder alle på samme side, forbedrer effektiviteten og løser eventuelle problemer med workflowet.

Valget mellem manuelle og automatiserede workflow-processer afhænger af opgavernes art og de tilgængelige ressourcer. Automatiserede processer, især inden for tidsregistrering, reducerer monotone opgaver, frigør personale til komplekst arbejde og strømliner arbejdsgange for større forretningseffektivitet.

At forstå hvert aspekt af en fuld workflow-forretningsprocesstyring fra start til slut er afgørende for virksomheder, der ønsker at forbedre deres drift og nå deres mål effektivt i dagens digitale landskab.

OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL