Was ist ein Workflow? [Workflows 101]

Workflows sind das Rückgrat eines jeden Unternehmens - sie ermöglichen es Teams und Einzelpersonen, Zeit zu sparen, Termine einzuhalten und ihre Arbeit so effizient wie möglich zu erledigen. Aber was ist ein Workflow eigentlich? Und wie kannst du ihn einrichten, um deine Projekte zu rationalisieren? Das erfährst du in diesem Artikel.

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Inhalt:

• Definition des Arbeitsablaufs
• Workflow-Vorteile
• Arten von Arbeitsabläufen
• Manuelle vs. automatisierte Arbeitsabläufe [+ Beispiele]
• Beispiele für Arbeitsabläufe
• Die 5 Schritte eines Arbeitsablaufs
• Grundlegende Komponenten eines Arbeitsablaufs
• Workflow-Management-Software - was ist das?
• Eine Workflow-Automatisierung einführen

Was ist ein Arbeitsablauf?

Ein Arbeitsablauf ist eine Reihe von Einzelaufgaben, die in einer bestimmten Reihenfolge von der Einleitung bis zum Abschluss organisiert sind, wie die Schritte in einem Kuchenrezept. Arbeitsabläufe beschreiben, was zu tun ist, wer für die einzelnen Schritte verantwortlich ist, welche Hilfsmittel benötigt werden und was das erwartete Ergebnis der einzelnen Phasen ist.

Das Hauptziel von Workflows? Sie sollen dir helfen, Aufgaben auf logische, effiziente und systematische Weise zu erledigen.

Sie werden in verschiedenen Bereichen eingesetzt, von der Wirtschaft über die IT bis hin zur Fertigung, und können manuell, automatisiert oder in einer Kombination aus beidem erfolgen.

Workflows bieten viele Vorteile

Geschäftsabläufe tragen dazu bei, die Qualität der vom gesamten Team geleisteten Arbeit zu verbessern, Prozesse zu automatisieren, redundante Aufgaben zu erkennen, menschliche Fehler zu vermeiden und die Bearbeitungszeit zu verkürzen.

Durch die Einhaltung von Verfahrensregeln und einen strukturierten Weg eines sequenziellen Arbeitsablaufs sorgst du außerdem für eine höhere Produktivität, einen schnelleren Projektfortschritt und eine bessere Entscheidungsfindung.

• Verbesserte Qualität: Tools wie Workflow-Vorlagen und Workflow-Diagramme bieten einen strukturierten Weg. Dadurch wird sicherstellt, dass alle Teammitglieder bei der Arbeit an bestimmten Aufgaben oder Aktivitäten stets die gleichen hohen Standards einhalten.
• Kosteneinsparungen: Workflows tragen zu Kosteneinsparungen bei, indem sie Prozesse rationalisieren und Ineffizienzen wie beispielsweise redundante Aufgaben beseitigen und so den Zeit- und Ressourcenaufwand für die Erledigung von Aufgaben verringern.
• Verbesserte Produktivität: Workflows rationalisieren manuelle Aufgaben in effiziente Abläufe, insbesondere wenn sie mit Automatisierung gekoppelt sind. Das wirkt sich positiv auf die Produktivität aus, da sie eine schnellere Erledigung und eine effektivere Ressourcennutzung ermöglichen.
• Bessere Kundenerfahrungen: Workflows sorgen für eine konsistente und effiziente Servicebereitstellung, was zu besseren Erfahrungen durch kürzere Reaktionszeiten und eine höhere Qualität der Interaktionen führt.
• Reibungslose Projektverwaltung: Im Rahmen des Geschäftsprozessmanagements erleichtern Workflows die reibungslose Verwaltung von Projekten, indem sie die Zuständigkeiten und Arbeitsschritte klar definieren und so sicherstellen, dass jedes Teammitglied seine Aufgaben effektiver erledigen und Fristen leichter einhalten kann.
• Beseitigung menschlicher Fehler: Workflows reduzieren menschliche Fehler durch die Automatisierung der notwendigen Aufgaben und die Standardisierung von Prozessen, wodurch Konsistenz und Genauigkeit bei der Aufgabenausführung gewährleistet werden.

Arten von Arbeitsabläufen

Es gibt drei Hauptkategorien von Arbeitsabläufen, die du bei deiner Arbeit verwenden kannst:

• Prozess-Workflow
• Fall-Workflow
• Projekt-Workflow

Prozess-Workflow

Zunächst einmal ist der Prozess-Workflow der beliebteste Geschäftsworkflow. Er entsteht, wenn du eine Reihe von sich wiederholenden und vorhersehbaren Aufgaben zu erledigen hast.

Da er immer gleich ist, weißt du genau, wie dieser Workflow beginnt und endet, noch bevor er beginnt - er ist ganz einfach.

Diese Art von Workflow ist darauf ausgelegt, eine unendliche Anzahl von Objekten zu verwalten. Der Workflow zur Einreichung von Ausgaben, über den wir bereits gesprochen haben, ist ein gutes Beispiel für diesen Workflow-Typ.

Einmal eingerichtet, bleibt die Konfiguration des Prozess-Workflows mit minimalen Abweichungen unverändert und ermöglicht auch die Bearbeitung mehrerer Elemente innerhalb einer einzigen Workflow-Instanz.

Fall-Workflow

Der Fall-Workflow dient als Workflow-Management-Lösung, die zwar einen Ausgangspunkt, aber keinen vordefinierten Endpunkt hat. Der Weg entwickelt sich mit der Entstehung der Daten.

Fälle, wie z.B. Supportanfragen bei Versicherungen, sind gute Beispiele für die Unvorhersehbarkeit ihrer Bearbeitungswege. Der Weg erschließt sich erst nach einer gründlichen Prüfung. 

Im Gegensatz zu Prozess-Workflows erfordern Fall-Workflows einen menschlichen oder intelligenten Bot-Eingriff, um die richtige Vorgehensweise zu bestimmen. Trotzdem können Fall-Workflows eine unbestimmte Anzahl von Objekten verarbeiten.

Projekt-Workflow

Der Projekt-Workflow ist einem Prozess-Workflow insofern ähnlich, als er für bestimmte Aufgaben gut geeignet ist. Die notwendige Abfolge der Aufgaben zur Erreichung des gewünschten Ergebnisses kann genau vorhergesagt werden. 

Er ist jedoch auf ein einzelnes Element beschränkt, da Projekte nicht fortlaufend sind. Ein weiterer Unterschied besteht darin, dass Projekt-Workflows eine größere Flexibilität im Verlauf der Ausführung ermöglichen, da jedes Projekt auf seine eigene Art und Weise einzigartig ist. Nehmen wir zum Beispiel die Einführung einer neuen App.

TIPP: Es könnte eine gute Idee sein, in deinem Projektmanagement-Kommunikationsplan einen Workflow zu erstellen.

Manuelle vs. automatisierte Workflows

In einer Zeit, in der Technologie, insbesondere künstliche Intelligenz, eine immer wichtigere Rolle spielt, ist es von entscheidender Bedeutung, den Unterschied zwischen manuellen und automatisierten Arbeitsabläufen zu verstehen.

Der Hauptunterschied zwischen diesen beiden Verfahren besteht darin, wie viel menschliches Eingreifen in den jeweiligen Prozess involviert ist.

Manueller Workflow

Ein manueller Workflow hängt in erheblichem Maße von menschlicher Arbeit ab, bei der der Einzelne die Aufgaben in jeder Phase aktiv verwaltet und vorantreibt, entweder durch physische Aktionen oder durch digitale Eingaben.

Betrachte das Beispiel der Zeiterfassung in einem Projektumfeld.

Bei einem manuellen Arbeitsablauf würden die Mitarbeiter ihre für verschiedene Aufgaben aufgewendeten Stunden mit Methoden wie Zeiterfassungsbögen auf Papier oder Tabellenkalkulationen erfassen.

Diese Aufzeichnungen werden dann manuell gesammelt, überprüft und von einem Manager oder Teamleiter bearbeitet, der die Richtigkeit und Vollständigkeit prüft, bevor sie für das Projektmanagement oder die Rechnungsstellung verwendet werden können.

Dieser Ansatz erfordert eine konsequente menschliche Interaktion und Überwachung während des gesamten Prozesses.

Automatisierter Workflow

Ein automatisierter Arbeitsablauf, insbesondere im Zusammenhang mit der Zeiterfassung, beinhaltet die Verwendung einer speziellen Zeiterfassungssoftware, um die menschliche Beteiligung an Routineaufgaben erheblich zu reduzieren. Sobald ein Mitarbeiter seine Zeit erfasst hat, verarbeitet das System diese Daten automatisch und integriert sie in andere Unternehmensfunktionen wie Gehaltsabrechnung oder Projektmanagement.

Diese Workflow-Automatisierung erstreckt sich auch auf die Erstellung von Berichten, das Versenden von Benachrichtigungen über nicht erfasste Stunden und die Benachrichtigung von Managern bei Projektzeitüberschreitungen.

Indem automatisierte Arbeitsabläufe diese wiederkehrenden Aufgaben übernehmen, werden menschliche Ressourcen für komplexere Tätigkeiten freigesetzt, wodurch die Produktivität gesteigert und die Effizienz des Unternehmens verbessert wird.

TIPP: Steigere deine Produktivität und Effizienz mit den besten Tools zur Aufgabenautomatisierung

Manuelle vs. automatisierte Arbeitsabläufe - ein perfektes Beispiel

Schauen wir uns ein praktisches Szenario an: den Prozess der Rechnungsstellung für Kunden in einer Marketing-Agentur.

Dieses Beispiel gibt einen Einblick, wie Arbeitsabläufe strukturiert werden können und welche Unterschiede es in der Effizienz und Effektivität beim Einsatz verschiedener Methoden gibt. Der Schwerpunkt liegt auf der Gegenüberstellung von manuellen und automatisierten Ansätzen, um die Auswirkungen von Arbeitsabläufen auf den Geschäftsalltag zu verdeutlichen.

Manuelle Zeiterfassung im Workflow der Kundenfakturierung:

• Manuelle Zeiteingabe: Die Mitarbeiter erfassen ihre Stunden für Projekte oder Aufgaben mithilfe von Tabellenkalkulationen oder Stundenzetteln auf Papier.
• Erinnerungen an die rechtzeitige Abgabe: Die Vorgesetzten erinnern die Mitarbeiter regelmäßig daran, ihre Stundenzettel fristgerecht einzureichen.
• Sammeln von Stundenzetteln: Die Mitarbeiter reichen ihre Zeiterfassungsbögen per E-Mail oder durch physische Übergabe ein, was häufig zu einem Engpass bei der Erfassung führt.
• Detaillierte Überprüfung: Jeder Stundenzettel wird einem detaillierten Überprüfungsprozess unterzogen, um die Korrektheit der erfassten Stunden zu gewährleisten.
• Genehmigungsverfahren: Die geprüften Stundenzettel werden dann zur endgültigen Genehmigung an die Vorgesetzten oder Projektleiter geschickt.
• Zusammenstellung der Daten: Das Finanzteam stellt diese genehmigten Zeiterfassungsbögen zusammen und berechnet die abrechenbaren Stunden.
• Fehlerkorrektur: Potenzielle Fehler, die bei der Kompilierung festgestellt werden, werden zur Korrektur zurückgeschickt, was den Zeitaufwand erhöht.
• Vorbereitung der Rechnungen: Schließlich werden die Rechnungen auf der Grundlage der korrigierten und zusammengestellten abrechenbaren Stunden erstellt, wobei es aufgrund des umfangreichen manuellen Prozesses zu Verzögerungen kommen kann.

Automatisierte Zeiterfassung in der Kundenfakturierung:

• Automatisierte Zeiterfassung: Die Mitarbeiter geben ihre Stunden direkt in eine Zeiterfassungssoftware ein, die die Zeitdaten automatisch erfasst und zusammenstellt.
• Effiziente Überprüfung der Zeiterfassung: Vorgesetzte überprüfen und genehmigen schnell die automatisierten Zeitaufzeichnungen innerhalb der Software. Es sind keine weiteren Überprüfungen nötig und niemand muss einem Stundenzettel hinterherlaufen.
• Schnelle Rechnungserstellung: Das Finanzteam hat Zugriff auf geprüfte Zeiterfassungen, die automatisch an die Fakturierungssoftware gesendet werden und Rechnungen erstellen, was den Prozess erheblich beschleunigt und die Fehlerquote verringert.

Wusstest du, dass das Erstellen und Organisieren von Workflows zu den zu den Aufgaben von Projektmanagern gehört?

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Weitere Anwendungsfälle für Workflows

Jedes Unternehmen verwendet unterschiedliche Arten von Arbeitsabläufen. Werfen wir einen Blick auf die Beispiele typischer Arbeitsabläufe, die in verschiedenen Abteilungen und Unternehmen verwendet werden:

• Verwaltungsabläufe, z. B. Urlaubsverwaltung, Sitzungsplanung, Dokumentenverwaltung.
• HR-Arbeitsabläufe, d.h. Einstellung, Onboarding, Offboarding, Leistungsbewertungen.
• Operative Arbeitsabläufe, d.h. Softwareentwicklung, Änderungsmanagement, Fehlerverwaltung.
• Finanzielle Arbeitsabläufe, d.h. Rechnungsbearbeitung, Kostengenehmigung, Gehaltsabrechnung, Beschaffungsworkflow.

Grundlegende Komponenten eines Arbeitsablaufs

Wie erstellt man Workflows? Lass uns einen tiefen Einblick in die grundlegenden Komponenten und die verschiedenen Schritte eines typischen Workflows nehmen:

1. Auslöser: Dies ist das Ereignis oder der Moment, der den Workflow auslöst. Das kann alles sein, von einem bestimmten Zeitpunkt bis zu einer bestimmten Aktion, die die Dinge in Gang setzt.
2. Einzelne Schritte: Dies sind die verschiedenen Aktionen oder Aufgaben, die den Workflow bilden. Jeder einzelne Schritt ist ein kleiner Teil des größeren Prozesses.
3. Entscheidungspunkte: An diesen Punkten werden auf der Grundlage bestimmter Bedingungen oder Informationen Entscheidungen getroffen, die die Richtung des Workflows beeinflussen können.
4. Eingaben und Ausgaben: Inputs sind die Ressourcen oder Daten, die für die einzelnen Aufgaben benötigt werden, während Outputs die Ergebnisse oder Produkte der einzelnen Aufgaben sind.
5. Verantwortlichkeit: Hier wird angegeben, wer für die einzelnen Aufgaben zuständig ist, ob es sich um Einzelpersonen, Teams oder Abteilungen handelt.
6. Abfolge und Verbindungen: Hier wird die Reihenfolge der Aufgaben und ihre Verknüpfung, einschließlich der Abhängigkeiten zwischen den Aufgaben, dargelegt.
7. Leitende Regeln: Dies sind die Leitlinien oder Standards, die den Ablauf des Workflows bestimmen und die Konsistenz und Einhaltung der erforderlichen Standards gewährleisten.
8. Verwendete Werkzeuge: Dazu gehören alle Systeme, Software oder Tools, die den Workflow erleichtern, von einfachen Tools bis hin zu komplexeren Anwendungen.
9. Überwachung und Verbesserung: Dies beinhaltet das Verfolgen des Workflows, das Sammeln von Feedback und die Anpassung für eine bessere Effizienz und Effektivität.
10. Dokumentation und Berichte: Dies beinhaltet das Führen von Aufzeichnungen und Dokumentationen des Workflows, das Verfolgen des Fortschritts und das Erstellen von Berichten über Ergebnisse.

TIPP: In unserem Beitrag erfährst du alles, was du über den Projektlebenszyklus und seine Dokumentation wissen musst.

Lies auch: Finde die besten Wege zur Steigerung der Produktivität

Die 5 Schritte eines Arbeitsablaufs

Im Folgenden findest du eine direkte Aufschlüsselung der 5 Schritte, die du in einem typischen Arbeitsablauf befolgen solltest:

1. Erfassen: Beginne damit, die erste Eingabe oder Anfrage zu erfassen, die den Workflow in Gang setzt. Dies kann eine Aufgabe, eine Kundenanfrage, eine Bestellung oder etwas anderes sein, das eine Aktion auslöst.
2. Klären: Sobald du den Input hast, kläre genau, was getan werden muss. Sammle alle notwendigen Details, lege den Umfang fest, und mache dir klar, was erwartet wird.
3. Zuweisen: Weise nach der Klärung die Aufgabe der richtigen Person oder dem richtigen Team zu, das sie erledigen kann. Vergewissere dich, dass diese Person bzw. dieses Team über die erforderlichen Fähigkeiten und Ressourcen verfügt, um die Aufgabe zu erledigen.
4. Handeln: Die beauftragte Person oder das Team wird nun aktiv. Die definierten Anforderungen werden befolgt, die Aufgabe wird effizient ausgeführt, wobei die Ressourcen klug eingesetzt und die Verfahren eingehalten werden.
5. Überprüfen: Sobald die Aufgabe abgeschlossen ist, überprüfst du das Ergebnis, um sicherzustellen, dass es den Qualitätsstandards entspricht und die ursprüngliche Anforderung erfüllt. Sammle Feedback, um zukünftige Arbeitsabläufe bei Bedarf zu verbessern.

Was macht einen guten Arbeitsablauf aus?

Die Erstellung von Arbeitsabläufen scheint recht einfach zu sein, wenn man weiß, welche Elemente erforderlich sind. Es gibt jedoch einige zusätzliche Regeln, die erwähnenswert sind und die deine Arbeitsabläufe äußerst effizient machen:

Regel 1: Beginne mit klaren Zielen

Bevor du dich in die Details stürzst, solltest du definieren, wie Erfolg aussieht. Skizziere deine kurz- und langfristigen Ziele und die spezifischen Ergebnisse, die du erreichen möchtest. Diese Klarheit wird jeden Schritt deines Arbeitsablaufs leiten und unnötige Umwege verhindern.

Lies mehr:

• Wie man sich Arbeitsziele setzt
• Wie man sich realistische Ziele setzt

Regel 2: Rationalisierung der Kommunikationskanäle

Kommunikation ist wichtig, aber zu viele Kanäle können zu Verwirrung führen. Wähle die effektivsten Tools für dein Team und bleib dabei. Ob Slack für schnelle Aktualisierungen oder E-Mail für formelle Mitteilungen - Konsistenz verringert die Gefahr, dass Nachrichten im Durcheinander verloren gehen.

Regel 3: Regelmäßige Überprüfung und Optimierung

Arbeitsabläufe sind nicht in Stein gemeißelt. Plane regelmäßige Überprüfungen, um die Effizienz zu bewerten und verbesserungswürdige Bereiche zu ermitteln. Nimm das Feedback deines Teams auf und passe die Arbeitsabläufe entsprechend an. Eine kontinuierliche Optimierung stellt sicher, dass sich deine Prozesse mit den Anforderungen deines Teams weiterentwickeln.

Workflow-Management-Software - was ist das?

Um deine Arbeitsabläufe effizient zu verwalten, benötigst du eine Workflow-Software. Diese Art von Tools werden als Workflow-Management-Systeme bezeichnet, die Geschäftsprozesse durch die Automatisierung und Organisation von Aufgaben rationalisieren.

Sie bieten Funktionen wie Aufgabenzuweisungen, Fortschrittsverfolgung und automatische Benachrichtigungen, die sicherstellen, dass alle Teammitglieder synchronisiert sind. Diese Art von Software ist unerlässlich für die Aufrechterhaltung der Effizienz, die Verringerung von Fehlern und die Schaffung einer klaren Sicht auf die verschiedenen Phasen eines Arbeitsablaufs.

Ein praktisches Beispiel für diese Vorteile ist die Zeiterfassungssoftware im Rahmen eines Workflow-Management-Systems.

Sie erfasst automatisch die für Aufgaben aufgewendete Zeit und hilft so beim Projektmanagement und bei der Erfassung der Mitarbeiterproduktivität. Durch die Integration mit Abrechnungssystemen wird eine genaue Rechnungsstellung auf der Grundlage der tatsächlich geleisteten Arbeit gewährleistet.

Dies ist besonders wertvoll in Umgebungen wie der Remote-Arbeit, wo es hilft, verteilte Teams zu überwachen und eine konsistente Arbeitsleistung aufrechtzuerhalten.

Eine Workflow-Automatisierung einführen

Die Umwandlung deiner Geschäftsprozesse in einen digitalen Workflow beinhaltet die Rationalisierung der Workflows von einer Aufgabe zur nächsten. Diese Umstellung auf die Digitalisierung bedeutet, dass manuelle Aufgaben durch automatisierte Systeme ersetzt werden, die die grundlegenden Bausteine deines gesamten Workflows darstellen.

Mit diesem Ansatz stellst du sicher, dass jede nachfolgende Aufgabe effizienter durchgeführt werden kann. Die Einführung eines digitalen Workflows ist in der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt unerlässlich, um flexibel und reaktionsschnell zu bleiben.

Bewertung des aktuellen Prozesses

Beginne damit, deine bestehenden Workflows zu bewerten, um Bereiche zu ermitteln, die von einer Automatisierung profitieren können. Suche nach Routineaufgaben, Engpässen und Aufgaben, die einen hohen manuellen Aufwand erfordern.

Setze klare Ziele

Definiere, was du mit der Automatisierung erreichen möchtest. Das kann die Reduzierung von Fehlern, Zeitersparnis oder die Verbesserung der Prozesstransparenz sein. Die Festlegung spezifischer, messbarer Ziele wird die Umsetzung lenken.

Wähle die richtigen Werkzeuge

Recherchiere und wähle ein Workflow-Management-System aus, das den Anforderungen deines Unternehmens entspricht. Berücksichtige Faktoren wie Skalierbarkeit, Integrationsmöglichkeiten, Benutzerfreundlichkeit und Kosten.

Plane die Umsetzung

Entwickle einen detaillierten Plan für die Einführung der Automatisierung. Dieser sollte Zeitpläne, Ressourcenzuweisungen, Schulungsbedarf und einen Prozess für die Überwachung und Anpassung der Implementierung nach Bedarf umfassen. 

Trainiere dein Team

Stelle sicher, dass deine Teammitglieder in den neuen Tools gut geschult sind und die Vorteile der Workflow-Automatisierung verstehen. Angemessene Schulungen verringern den Widerstand gegen Veränderungen und fördern die Akzeptanz.

Teste und verfeinere

Beginne mit einer Pilotphase, und teste den automatisierten Workflow in einer kontrollierten Umgebung. Sammle Feedback und nimm notwendige Anpassungen vor, bevor du ihn in vollem Umfang einführst.

Überwache und bewerte

Überwache den automatisierten Workflow kontinuierlich um sicherzustellen, dass die gesetzten Ziele erreicht werden. Nutze Daten und Feedback, um die Prozesse zu verfeinern und im Laufe der Zeit Verbesserungen vorzunehmen.

Lies auch: Wie man einen Projektüberwachungsplan erstellt

Skaliere und erweitere

Sobald die erste Implementierung erfolgreich verläuft, solltest du überlegen, ob du die Automatisierung auf andere Bereiche des Unternehmens ausdehnen möchtest. Erweitere schrittweise den Umfang, um die Vorteile der Workflow-Automatisierung zu maximieren.

Schlussfolgerung

In der digitalen Ära ist ein effektives Workflow-Management entscheidend, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Ob manuell oder automatisiert, Workflows umfassen Schritte, die die Arbeit unter Einhaltung bestimmter Regeln und unter Verwendung bestimmter Daten von einer Aufgabe zur nächsten übertragen. Diese Struktur sorgt dafür, dass alle auf dem gleichen Stand sind, steigert die Effizienz und behebt eventuelle Probleme und Schwierigkeiten im Workflow.

Die Entscheidung zwischen manuellen und automatisierten Arbeitsabläufen hängt von der Art der erforderlichen Aufgaben und den verfügbaren Ressourcen ab. Automatisierte Prozesse, insbesondere bei der Zeiterfassung, verringern monotone Aufgaben, setzen Mitarbeiter für komplexe Arbeiten frei und straffen die Arbeitsabläufe für eine höhere Unternehmenseffizienz.

Für Unternehmen, die ihre Abläufe optimieren und in der heutigen digitalen Landschaft ihre Ziele effizient erreichen wollen, ist es unerlässlich, jeden Aspekt eines vollständigen Workflow-Geschäftsprozessmanagements von Anfang bis Ende zu verstehen.

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