Vad är ett arbetsflöde? [Arbetsflöden 101]

Arbetsflöden är ryggraden i varje företag - de gör att team och individer kan spara tid, hålla deadlines och utföra sitt arbete på det mest effektiva sättet. Men vad är egentligen ett arbetsflöde? Och hur ställer man in det för att effektivisera sina projekt? Det är vad du kommer att lära dig i den här artikeln.

Automatisera din tidsregistreringsprocess och fånga tid under 1 minut per dag

Prova Timeular gratis

Vad finns inuti:

• Definition av arbetsflöde
• Fördelar med arbetsflödet
• Olika typer av arbetsflöden
• Manuella vs automatiserade arbetsflöden [+ exempel]
• Exempel på arbetsflöden
• De 5 stegen i ett arbetsflöde
• Grundläggande komponenter i ett arbetsflöde
• Programvara för arbetsflödeshantering - vad är det?
• Hur man inför automatisering av arbetsflöden

Vad är ett arbetsflöde?

Ett arbetsflöde är en serie enskilda uppgifter som är organiserade i en viss ordning från början till slut, som stegen i ett kakrecept. Arbetsflöden beskriver vad som behöver göras, vem som är ansvarig för de olika stegen, vilka verktyg som behövs och vad som är det förväntade resultatet av varje steg.

Huvudsyftet med arbetsflöden? Att hjälpa dig att slutföra uppgifter på ett logiskt, effektivt och systematiskt sätt.

De används inom många olika områden, från affärsverksamhet till IT och tillverkning, och kan vara manuella, automatiserade eller en kombination av båda.

Arbetsflöden ger många fördelar

Business workflows bidrar till att förbättra kvaliteten på det arbete som utförs av hela teamet, automatisera processer, upptäcka överflödiga uppgifter, eliminera mänskliga fel och förkorta handläggningstiden.

Genom att följa procedurregler och en strukturerad väg i ett sekventiellt arbetsflöde säkerställer du också förbättrad produktivitet, snabbare projektframsteg och bättre beslutsfattande.

• Förbättrad kvalitet: Verktyg som arbetsflödesmallar och arbetsflödesdiagram ger en strukturerad väg, vilket säkerställer att alla teammedlemmar konsekvent följer samma höga standarder när de arbetar med specifika uppgifter eller aktiviteter.
• Kostnadsbesparingar: Arbetsflöden bidrar till kostnadsbesparingar genom att effektivisera processer och eliminera ineffektivitet som överflödiga uppgifter, vilket minskar den tid och de resurser som krävs för att slutföra uppgifter.
• Förbättrad produktivitet: Arbetsflöden, särskilt när de kombineras med automatisering, effektiviserar manuella uppgifter till effektiva sekvenser, vilket påverkar produktiviteten positivt genom att möjliggöra snabbare slutförande och effektivare resursanvändning.
• Bättre kundupplevelser: Arbetsflöden säkerställer konsekvent och effektiv tjänsteleverans, vilket leder till bättre upplevelser genom förbättrade svarstider och interaktioner av högre kvalitet.
• Smidig projekthantering: Inom affärsprocesshantering gör arbetsflöden det lättare att hantera projekt på ett smidigt sätt genom att tydligt definiera ansvarsområden och arbetsflödessteg, vilket säkerställer att varje teammedlem kan hantera uppgifter mer effektivt och hålla deadlines med större lätthet.
• Eliminering av mänskliga fel: Arbetsflöden minskar antalet mänskliga misstag genom att automatisera nödvändiga uppgifter och standardisera processer, vilket säkerställer konsekvens och noggrannhet i utförandet av uppgifterna.

Olika typer av arbetsflöden

Det finns tre huvudkategorier av arbetsflöden som du kan använda i ditt arbete:

• Processens arbetsflöde
• Arbetsflöde för ärenden
• Arbetsflöde för projekt

Processens arbetsflöde

För det första är processarbetsflödet det mest populära arbetsflödet för företag. Det inträffar när du har en uppsättning repetitiva och förutsägbara uppgifter att hantera.

Eftersom det alltid är samma sak vet du alltid hur det här arbetsflödet börjar och kommer att sluta, redan innan det börjar - det är ganska okomplicerat.

Den här typen av arbetsflöde är utformat för att hantera ett oändligt antal objekt som går igenom dem. Arbetsflödet för kostnadsinlämning som vi pratade om tidigare är ett bra exempel på denna typ av arbetsflöde.

När arbetsflödeskonfigurationen väl har initierats förblir den fast med minimala avvikelser, vilket också möjliggör hantering av flera artiklar inom en enda arbetsflödesinstans.

Arbetsflöde för ärenden

För det andra fungerar ärendearbetsflödet som en lösning för arbetsflödeshantering som skapar en startpunkt men inte har en fördefinierad slutpunkt från början. Vägen utvecklas allteftersom data dyker upp.

Ärenden som försäkringsanspråk för supportärenden är bra exempel på den oförutsägbara karaktären hos deras behandlingsvägar. Först efter en grundlig undersökning kan man se hur det går till. 

Till skillnad från processarbetsflöden kräver ärendearbetsflöden att en människa eller en intelligent bot ingriper för att avgöra vad som är rätt åtgärd. Trots detta kan arbetsflöden för ärenden hantera ett obegränsat antal objekt.

Arbetsflöde för projekt

Slutligen liknar projektarbetsflödet ett processarbetsflöde genom att det är väl lämpat för särskilda uppgifter. Den nödvändiga sekvensen av uppgifter för att uppnå det önskade resultatet kan förutsägas exakt. 

Det är dock begränsat till ett enda objekt eftersom projekt inte är kontinuerliga. En annan skillnad är att projektarbetsflöden tillåter större flexibilitet under genomförandet, eftersom varje projekt är unikt på sitt eget sätt. Tänk till exempel på lanseringen av en ny app.

TIPS: Det kan vara en bra idé att skapa ett arbetsflöde som du inkluderar i din kommunikationsplan för projektledning

Manuella kontra automatiserade arbetsflöden

I en tid där teknik, särskilt artificiell intelligens, spelar en allt viktigare roll är det avgörande att förstå skillnaden mellan manuella och automatiserade arbetsflöden.

Den viktigaste skillnaden mellan dessa två är hur mycket mänsklig inblandning som krävs i varje process.

Manuellt arbetsflöde

Ett manuellt arbetsflöde är i hög grad beroende av mänskliga insatser, där individer aktivt hanterar och förflyttar uppgifter genom varje steg, antingen genom fysiska handlingar eller digitala inmatningar.

Ta exemplet med tidsuppföljning i en projektmiljö.

I ett manuellt arbetsflöde registrerar medarbetarna sina timmar för olika arbetsuppgifter med hjälp av tidrapporter i pappersform eller kalkylblad

Dessa uppgifter samlas sedan in manuellt, granskas och bearbetas av en chef eller teamledare, som kontrollerar att de är korrekta och fullständiga innan de kan användas för projektledning eller fakturering.

Detta tillvägagångssätt kräver konsekvent mänsklig interaktion och tillsyn genom hela processen .

Automatiserat arbetsflöde

Ett automatiserat arbetsflöde, särskilt i samband med tidsregistrering, innebär att man använder en särskild programvara för tidsregistrering för att avsevärt minska den mänskliga inblandningen i rutinuppgifter. När en anställd registrerar sin tid bearbetar systemet automatiskt dessa data och integrerar dem med andra affärsfunktioner som lön eller projekthantering.

Automatiseringen av arbetsflödet omfattar även att generera rapporter, skicka meddelanden om oregistrerade timmar och varna chefer om tidsöverskridanden för projekt.

Genom att hantera dessa repetitiva uppgifter frigör automatiserade arbetsflöden mänskliga resurser för mer komplexa aktiviteter, vilket ökar produktiviteten och förbättra verksamhetens effektivitet

TIPS: Öka din produktivitet och effektivitet med de bästa verktygen för automatisering av uppgifter

Manuella vs. automatiserade arbetsflöden - ett perfekt exempel

Låt oss utforska ett praktiskt scenario: processen för fakturering av kunder i en marknadsföringsbyrå

Detta exempel kommer att ge insikt i hur arbetsflöden kan struktureras och skillnaderna i effektivitet och ändamålsenlighet när man använder olika metoder. Fokus ligger på att kontrastera manuella och automatiserade metoder för att belysa arbetsflödenas inverkan på den dagliga affärsverksamheten.

Manuell tidsregistrering i arbetsflödet för kundfakturering:

• Manuell tidsinmatning: Medarbetarna registrerar sina timmar för projekt eller uppgifter med hjälp av kalkylblad eller papperstidrapporter.
• Påminnelser om inlämning i rätt tid: Cheferna skickar regelbundet påminnelser till medarbetarna om att lämna in sina tidrapporter inom utsatt tid.
• Samla in tidrapporter: Medarbetarna lämnar in sina tidrapporter via e-post eller fysisk överlämning, vilket ofta leder till en flaskhals i insamlingen.
• Detaljerad verifiering: Varje tidrapport genomgår en detaljerad verifieringsprocess för att säkerställa att de registrerade timmarna är korrekta.
• Godkännandeprocess: Verifierade tidrapporter skickas sedan för slutligt godkännande av arbetsledare eller projektledare.
• Sammanställning av data: Ekonomiteamet sammanställer de godkända tidrapporterna och beräknar fakturerbara timmar.
• Rättelse av fel: Potentiella fel som identifieras under sammanställningen skickas tillbaka för korrigering, vilket ökar tidsåtgången.
• Förberedelse av fakturor: Slutligen upprättas fakturorna baserat på de korrigerade och sammanställda fakturerbara timmarna, vilket kan leda till förseningar på grund av den omfattande manuella processen.

Automatiserad tidrapportering i arbetsflödet för kundfakturering:

• Automatiserad tidrapportering: Medarbetarna loggar sina timmar direkt i en programvara för tidsregistrering, som automatiskt registrerar och sammanställer tidsdata.
• Effektiv granskning av tidrapporter: Arbetsledarna granskar och godkänner snabbt de automatiserade tidrapporterna i programvaran, vilket eliminerar behovet av flera kontroller och tidrapporter.
• Snabb fakturagenerering: Ekonomiteamet får tillgång till verifierade tidrapporter som automatiskt skickas till faktureringsprogrammet och genererar fakturor, vilket avsevärt påskyndar processen och minskar felmarginalerna.

Visste du att skapandet och organiseringen av arbetsflöden är en av projektledarens ansvarsområden?

Letar du efter ett smart, användarvänligt och säkert sätt att automatisera tidrapporteringen?

Prova Timeular gratis

Fler användningsfall för arbetsflöden

Varje företag använder olika typer av arbetsflöden. Låt oss ta en titt på några exempel på typiska arbetsflöden som används på olika avdelningar och företag:

• Administrativa arbetsflöden, t.ex. hantering av ledigheter, arbetsflöde för mötesbokning, arbetsflöde för dokumenthantering.
• HR-arbetsflöden, t.ex. anställning, onboarding, offboarding, utvecklingssamtal.
• Operativa arbetsflöden, t.ex. programvaruutveckling, ändringshantering, bugghantering.
• Finansiella arbetsflöden, t.ex. fakturahantering, kostnadsgodkännande, lönehantering, arbetsflöde för upphandling.

Grundläggande komponenter i ett arbetsflöde

Hur skapar man arbetsflöden? Låt oss göra en djupdykning i de grundläggande komponenterna och de olika stegen i ett typiskt arbetsflöde:

1. Vad startar det: Det här är den händelse eller det ögonblick som utlöser arbetsflödet. Det kan vara allt från en bestämd tid till en specifik åtgärd som sätter saker och ting i rörelse.
2. Enskilda steg: Detta är de olika åtgärder eller uppgifter som utgör arbetsflödet. Var och en är en liten del av den större processen.
3. Beslutspunkter: Vid dessa punkter görs val baserat på vissa förutsättningar eller viss information, vilket kan påverka arbetsflödets riktning.
4. Ingångar och utgångar: Inputs är de resurser eller data som behövs för varje uppgift, medan outputs är resultaten eller produkterna från varje uppgift.
5. Vem som är ansvarig: Här anges vem som är ansvarig för varje uppgift, oavsett om det är en enskild person, ett team eller en avdelning.
6. Ordningsföljd och kopplingar: Här beskrivs i vilken ordning uppgifterna ska utföras och hur de är kopplade till varandra, inklusive beroenden mellan uppgifterna.
7. Vägledande regler: Dessa är de riktlinjer eller standarder som styr hur arbetsflödet ska gå till, vilket säkerställer konsekvens och efterlevnad av nödvändiga standarder.
8. Använda verktyg: Här ingår alla system, programvaror eller verktyg som underlättar arbetsflödet, från grundläggande verktyg till mer komplexa applikationer.
9. Övervakning och förbättring: Detta innebär att hålla koll på arbetsflödet, samla in feedback och justera för bättre effektivitet och ändamålsenlighet.
10. Dokumentation och rapporter: Detta innebär att föra register och dokumentation över arbetsflödesprocessen, spåra framsteg och generera rapporter om resultat.

TIPS: Läs allt du behöver om projektets projektets livscykel och hur du dokumenterar den i vårt inlägg.

Läs också om detta: Hitta de bästa sätten att öka produktiviteten

De 5 stegen i ett arbetsflöde

Här är en direkt uppdelning av de 5 steg som du bör följa i ett typiskt arbetsflöde:

1. Fånga upp: Börja med att få den första inmatningen eller förfrågan som startar arbetsflödet. Det kan vara en uppgift, en kundförfrågan, en order eller något annat som utlöser en åtgärd.
2. Förtydliga: När du har fått in alla synpunkter ska du klargöra exakt vad som behöver göras. Samla in alla nödvändiga detaljer, definiera omfattningen och förstå vad som förväntas.
3. Tilldela: När du har förtydligat uppgiften ska du tilldela den till rätt person eller team som kan hantera den. Se till att de har de färdigheter och resurser som krävs för att få jobbet gjort.
4. Agera: Den tilldelade personen eller teamet vidtar nu åtgärder. De följer de definierade kraven och utför uppgiften på ett effektivt sätt, använder resurserna klokt och följer rutinerna.
5. Granskning: När uppgiften är slutförd granskar du resultatet för att säkerställa att det uppfyller kvalitetsstandarderna och uppfyller den ursprungliga begäran. Samla in feedback för att förbättra framtida arbetsflöden om det behövs.

Vad kännetecknar ett bra arbetsflöde?

Att bygga arbetsflöden verkar ganska enkelt när man vet vilka element som krävs. Det finns dock några ytterligare regler som är värda att nämna och som kommer att göra dina arbetsflöden extremt effektiva:

Regel 1: Börja med tydliga mål

Innan du går in på detaljerna bör du definiera hur framgång ser ut. Beskriv dina mål och de specifika resultat du strävar efter att uppnå. Denna tydlighet kommer att vägleda varje steg i ditt arbetsflöde och förhindra onödiga omvägar.

Läs mer om detta:

• Hur man sätter upp arbetsmål
• Hur skiljer sig långsiktiga mål från kortsiktiga mål?
• Hur man sätter upp realistiska mål

Regel 2: Effektivisera kommunikationskanalerna

Kommunikation är viktigt, men för många kanaler kan leda till förvirring. Välj de mest effektiva verktygen för ditt team och håll dig till dem. Oavsett om det är Slack för snabba uppdateringar eller e-post för formell kommunikation minskar konsekvensen risken för att meddelanden går förlorade i röran.

Regel 3: Regelbunden översyn och optimering

Arbetsflöden är inte huggna i sten. Planera regelbundna genomgångar för att bedöma effektiviteten och identifiera områden som kan förbättras. Ta till dig feedback från ditt team och justera arbetsflödena i enlighet med detta. Kontinuerlig optimering säkerställer att dina processer utvecklas i takt med teamets behov.

Programvara för arbetsflödeshantering - vad är det?

För att hantera dina arbetsflöden på ett effektivt sätt behöver du en programvara för arbetsflöden. Den här typen av verktyg kallas för arbetsflödeshanteringssystem som effektiviserar affärsprocesser genom att automatisera och organisera uppgifter.

De erbjuder funktioner som uppgiftstilldelning, framstegsspårning och automatiska meddelanden, vilket säkerställer att alla teammedlemmar är synkroniserade. Den här typen av programvara är avgörande för att upprätthålla effektiviteten, minska antalet fel och ge tydlig insyn i olika skeden av ett arbetsflöde.

Ett exempel på en praktisk illustration av dessa fördelar är programvara för tidsregistrering i ett system för hantering av arbetsflöden.

Det registrerar automatiskt den tid som läggs på olika uppgifter, vilket underlättar projektledning och spårning av medarbetarnas produktivitet. När det integreras med faktureringssystem säkerställer det korrekt fakturering baserat på det faktiska arbete som utförts.

Detta är särskilt värdefullt i miljöer som distansarbete, där det hjälper till att övervaka distribuerade team och upprätthålla en konsekvent arbetsinsats.

Hur man inför automatisering av arbetsflöden

Att omvandla dina affärsprocesser till ett digitalt arbetsflöde innebär att du effektiviserar hur arbetet går från en uppgift till nästa. Den digitala övergången innebär att manuella uppgifter ersätts med automatiserade system, som är de grundläggande byggstenarna i hela arbetsflödet.

Genom att använda detta tillvägagångssätt säkerställer du att varje efterföljande uppgift utförs mer effektivt. Att anamma ett digitalt arbetsflöde är viktigt för att vara flexibel och lyhörd i dagens snabba affärsvärld.

Utvärdera nuvarande process

Börja med att utvärdera dina befintliga arbetsflöden för att identifiera områden som kan dra nytta av automatisering. Leta efter rutinuppgifter, flaskhalsar och uppgifter som kräver betydande manuell inmatning.

Sätt upp tydliga mål

Definiera vad du vill uppnå med automatiseringen. Det kan handla om att minska antalet fel, spara tid eller förbättra transparensen i processen. Att sätta upp specifika, mätbara mål kommer att vägleda implementeringen.

Välj rätt verktyg

Undersök och välj ett system för hantering av arbetsflöden som passar dina affärsbehov. Tänk på faktorer som skalbarhet, integrationsmöjligheter, användarvänlighet och kostnad.

Planera genomförandet

Ta fram en detaljerad plan för att införa automatisering. Den bör innehålla tidsramar, resursfördelning, utbildningsbehov och en process för att övervaka och justera implementeringen efter behov.

Utbilda ditt team

Se till att dina medarbetare är välutbildade i de nya verktygen och förstår fördelarna med automatisering av arbetsflödet. Adekvat utbildning minskar motståndet mot förändringar och förbättrar införandet.

Testa och förfina

Börja med en pilotfas där du testar det automatiserade arbetsflödet i en kontrollerad miljö. Samla in feedback och gör nödvändiga justeringar innan en fullskalig utrullning.

Övervaka och utvärdera

Kontinuerligt övervaka de automatiserade arbetsflödena för att säkerställa att de uppfyller de uppsatta målen. Använd data och feedback för att förfina processer och göra förbättringar över tid.

Läs också: Hur man skapar en plan för projektuppföljning

Skala och expandera

När den första implementeringen har lyckats kan du överväga att skala upp automatiseringen till andra delar av verksamheten. Utöka omfattningen gradvis för att maximera fördelarna med automatisering av arbetsflödet.

Slutsats

I den digitala tidsåldern är effektiv arbetsflödeshantering avgörande för att optimera affärsprocesser. Oavsett om det är manuellt eller automatiserat innebär arbetsflöden steg som överför arbete från en uppgift till nästa, enligt specifika regler och med krav på viss data. Den här strukturen gör att alla är på samma sida, vilket ökar effektiviteten och åtgärdar eventuella problem med arbetsflödet.

Valet mellan manuella och automatiserade arbetsflödesprocesser beror på vilka arbetsuppgifter som krävs och vilka resurser som finns tillgängliga. Automatiserade processer, särskilt inom tidrapportering, minskar monotona arbetsuppgifter, frigör personal för komplexa arbetsuppgifter och effektiviserar arbetsflödena för ökad effektivitet i verksamheten.

Att förstå varje aspekt av en affärsprocesshantering med fullt arbetsflöde, från början till slut, är avgörande för företag som vill förfina sin verksamhet och uppnå mål på ett effektivt sätt i dagens digitala landskap.

VANLIGA FRÅGOR