O que é um fluxo de trabalho? [Fluxos de trabalho 101]

Os fluxos de trabalho são a espinha dorsal de cada empresa - eles permitem que equipes e indivíduos economizem tempo, cumpram prazos e realizem seu trabalho da maneira mais eficiente. Mas o que é realmente um fluxo de trabalho? E como configurá-lo para otimizar seus projetos? É isso que você aprenderá neste artigo.

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O que tem dentro:

• Definição do fluxo de trabalho
• Benefícios do fluxo de trabalho
• Tipos de fluxos de trabalho
• Fluxos de trabalho manuais ou automatizados [+ exemplos]
• Exemplos de fluxo de trabalho
• As 5 etapas de um fluxo de trabalho
• Componentes básicos de um fluxo de trabalho
• Software de gerenciamento de fluxo de trabalho - o que é?
• Como introduzir a automação do fluxo de trabalho

O que é um fluxo de trabalho?

Um fluxo de trabalho é uma série de tarefas individuais organizadas em uma ordem específica, desde o início até a conclusão, como as etapas de uma receita de bolo. Os fluxos de trabalho descrevem o que precisa ser feito, quem é responsável pelas etapas envolvidas, quais ferramentas são necessárias e qual é o resultado esperado de cada estágio.

O principal objetivo dos fluxos de trabalho? Ajudá-lo a concluir tarefas de forma lógica, eficiente e sistemática.

Eles são aplicados em várias disciplinas, desde negócios até TI e manufatura, e podem ser manuais, automatizados ou uma combinação de ambos.

Os fluxos de trabalho oferecem muitos benefícios

Os fluxos de trabalho de negócios ajudam a melhorar a qualidade do trabalho fornecido por toda a equipe, automatizam processos, identificam tarefas redundantes, eliminam erros humanos e reduzem o tempo de processamento.

Ao seguir regras de procedimento e um caminho estruturado de um fluxo de trabalho sequencial, você também garante maior produtividade, progresso mais rápido do projeto e melhor tomada de decisões.

• Melhoria da qualidade: Ferramentas como modelos e diagramas de fluxo de trabalho fornecem um caminho estruturado, garantindo que todos os membros da equipe sigam consistentemente os mesmos padrões elevados ao trabalhar em tarefas ou atividades específicas.
• Economia de custos: Os fluxos de trabalho contribuem para a economia de custos ao simplificar os processos e eliminar ineficiências, como tarefas redundantes, reduzindo assim o tempo e os recursos necessários para concluir as tarefas.
• Aumento da produtividade: Os fluxos de trabalho, especialmente quando associados à automação, simplificam as tarefas manuais em sequências eficientes, impactando positivamente a produtividade ao permitir uma conclusão mais rápida e o uso mais eficaz dos recursos.
• Melhores experiências para os clientes: Os fluxos de trabalho garantem uma prestação de serviços consistente e eficiente, levando a melhores experiências por meio de melhores tempos de resposta e interações de maior qualidade.
• Gerenciamento de projetos sem problemas: No gerenciamento de processos de negócios, os fluxos de trabalho facilitam o gerenciamento de projetos sem problemas, definindo claramente as responsabilidades e as etapas do fluxo de trabalho, garantindo que cada membro da equipe possa lidar com as tarefas de forma mais eficaz e cumprir os prazos com mais facilidade.
• Eliminação de erros humanos: Os fluxos de trabalho reduzem os erros humanos ao automatizar as tarefas necessárias e padronizar os processos, garantindo consistência e precisão na execução das tarefas.

Tipos de fluxos de trabalho

Há três categorias principais de fluxos de trabalho que você pode usar em seu trabalho:

• Fluxo de trabalho do processo
• Fluxo de trabalho do caso
• Fluxo de trabalho do projeto

Fluxo de trabalho do processo

Em primeiro lugar, o fluxo de trabalho de processo é o fluxo de trabalho comercial mais popular. Ele ocorre quando você tem um conjunto de tarefas repetitivas e previsíveis para lidar.

Como é sempre o mesmo, você sempre sabe como esse fluxo de trabalho começa e terminará, mesmo antes de começar - é bastante simples.

Esse tipo de fluxo de trabalho foi projetado para gerenciar um número infinito de itens que passam por ele. O fluxo de trabalho de envio de despesas sobre o qual falamos anteriormente é um ótimo exemplo desse tipo de fluxo de trabalho.

Uma vez iniciada, a configuração do fluxo de trabalho do processo permanece fixa com desvios mínimos, permitindo também o manuseio de vários itens em uma única instância de fluxo de trabalho.

Fluxo de trabalho do caso

Em segundo lugar, o fluxo de trabalho do caso serve como uma solução de gerenciamento de fluxo de trabalho que estabelece um ponto de partida, mas não tem um ponto final predefinido no início. O caminho se desdobra à medida que os dados surgem.

Casos, como reclamações de seguro de tíquetes de suporte, são bons exemplos da natureza imprevisível de seus caminhos de processamento. O caminho só se revela após um exame minucioso. 

Diferentemente dos fluxos de trabalho de processo, os fluxos de trabalho de caso exigem intervenção humana ou de um bot inteligente para determinar o curso de ação correto. Apesar disso, os fluxos de trabalho de caso podem lidar com um número indefinido de itens.

Fluxo de trabalho do projeto

Por fim, o fluxo de trabalho do projeto é semelhante a um fluxo de trabalho de processo, pois é adequado para tarefas específicas. A sequência necessária de tarefas para alcançar o resultado desejado pode ser prevista com precisão. 

No entanto, ele é limitado a um único item, pois os projetos não são contínuos. Outra diferença é que os fluxos de trabalho do projeto permitem maior flexibilidade durante o curso da execução, pois cada projeto é único em sua própria maneira. Considere o lançamento de um novo aplicativo, por exemplo.

DICA: Pode ser uma boa ideia criar um fluxo de trabalho para incluir em seu plano de comunicação do gerenciamento de projetos

Fluxos de trabalho manuais vs. automatizados

Em uma era em que a tecnologia, especialmente a inteligência artificial, desempenha um papel cada vez mais significativo, é fundamental entender a distinção entre fluxos de trabalho manuais e automatizados.

A principal diferença entre esses dois processos é a quantidade de intervenção humana envolvida em cada um deles.

Fluxo de trabalho manual

Um fluxo de trabalho manual depende significativamente do esforço humano, com indivíduos gerenciando e progredindo ativamente as tarefas em cada estágio, seja por meio de ações físicas ou entradas digitais.

Considere o exemplo do controle de tempo em uma configuração de projeto.

Em um fluxo de trabalho manual, os funcionários registrariam as horas gastas em diferentes tarefas usando métodos como planilhas ou quadros de horários em papel

Em seguida, esses registros são coletados, revisados e processados manualmente por um gerente ou líder de equipe, que verifica a precisão e a integridade antes de poderem ser usados para fins de gerenciamento de projetos ou faturamento.

Essa abordagem requer interação e supervisão humanas consistentes durante todo o processo.

Fluxo de trabalho automatizado

Um fluxo de trabalho automatizado, especialmente no contexto do controle de horas, envolve o uso de um software dedicado de controle de horas para reduzir significativamente o envolvimento humano em tarefas de rotina. Quando um funcionário registra seu tempo, o sistema processa automaticamente esses dados, integrando-os a outras funções comerciais, como folha de pagamento ou gerenciamento de projetos.

Essa automação do fluxo de trabalho também se estende à geração de relatórios, ao envio de notificações sobre horas não registradas e ao alerta aos gerentes sobre o excesso de tempo do projeto.

Ao lidar com essas tarefas repetitivas, os fluxos de trabalho automatizados liberam os recursos humanos para atividades mais complexas, aumentando assim a produtividade e melhorando a eficiência dos negócios

DICA: Aumente sua produtividade e eficiência com as melhores ferramentas de automação de tarefas

Fluxos de trabalho manuais vs. automatizados - um exemplo perfeito

Vamos explorar um cenário prático: o processo de faturamento de clientes em uma agência de marketing

Esse exemplo fornecerá uma visão de como os fluxos de trabalho podem ser estruturados e as diferenças de eficiência e eficácia quando se utilizam vários métodos. O foco será o contraste entre abordagens manuais e automatizadas para destacar o impacto dos fluxos de trabalho nas operações comerciais cotidianas.

Controle manual de tempo no fluxo de trabalho de faturamento do cliente:

• Manual registro de tempo: Os funcionários registram suas horas em projetos ou tarefas usando planilhas ou planilhas de tempo em papel.
• Lembretes de envio em tempo hábil: Os gerentes enviam lembretes regulares aos funcionários para que enviem suas planilhas de horas dentro do prazo.
• Coleta de planilhas de horas: Os funcionários enviam suas planilhas de horas por e-mail ou por meio de entrega física, o que geralmente leva a um gargalo na coleta.
• Verificação detalhada: Cada planilha de horas passa por um processo de verificação detalhada para garantir a precisão das horas registradas.
• Processo de aprovação: As planilhas de horas verificadas são então enviadas para aprovação final pelos supervisores ou gerentes de projeto.
• Compilação de dados: A equipe financeira compila essas planilhas de horas aprovadas e calcula as horas faturáveis.
• Correção de erros: Os possíveis erros identificados durante a compilação são enviados de volta para correção, o que aumenta o tempo consumido.
• Preparação de faturas: Por fim, as faturas são preparadas com base nas horas faturáveis corrigidas e compiladas, suscetíveis a atrasos devido ao extenso processo manual.

Controle de tempo automatizado no fluxo de trabalho de faturamento do cliente:

• Controle de tempo automatizado: Os funcionários registram suas horas diretamente em um software de controle de horas, que registra e compila automaticamente os dados de tempo.
• Revisão eficiente da planilha de horas: Os supervisores revisam e aprovam rapidamente os registros de horas automatizados dentro do software, eliminando a necessidade de várias verificações e perseguições de planilhas de horas.
• Rápida geração de faturas: A equipe financeira acessa os registros de horas verificados, que são enviados automaticamente para o software de faturamento e geram faturas, acelerando significativamente o processo e reduzindo as margens de erro.

Você sabia que criar e organizar fluxos de trabalho é uma das responsabilidades do gerente de projetos?

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Mais casos de uso de fluxo de trabalho

Cada empresa usaria diferentes tipos de fluxos de trabalho. Vamos dar uma olhada nos exemplos de fluxos de trabalho típicos usados em diferentes departamentos e empresas:

• Fluxos de trabalho administrativos, ou seja, gerenciamento de licenças, fluxo de trabalho de agendamento de reuniões, fluxo de trabalho de gerenciamento de documentos.
• Fluxos de trabalho de RH, ou seja, contratação, integração, desligamento, avaliações de desempenho.
• Fluxos de trabalho operacionais, ou seja, desenvolvimento de software, gerenciamento de mudanças, gerenciamento de bugs.
• Fluxos de trabalho financeiros, ou seja, processamento de faturas, aprovação de custos, gerenciamento de folha de pagamento, fluxo de trabalho de compras.

Componentes básicos de um fluxo de trabalho

Como criar fluxos de trabalho? Vamos nos aprofundar nos componentes básicos e nas várias etapas de um fluxo de trabalho típico:

1. O que o inicia: Esse é o evento ou momento que aciona o fluxo de trabalho. Pode ser qualquer coisa, desde um horário definido até uma ação específica que coloque as coisas em movimento.
2. Etapas individuais: Essas são as várias ações ou tarefas que formam o fluxo de trabalho. Cada uma delas é uma pequena parte de um processo maior.
3. Pontos de decisão: Nesses momentos, as escolhas são feitas com base em determinadas condições ou informações, que podem influenciar a direção do fluxo de trabalho.
4. Entradas e saídas: As entradas são os recursos ou dados necessários para cada tarefa, enquanto as saídas são os resultados ou produtos de cada tarefa.
5. Quem é o responsável: Detalha quem está encarregado de cada tarefa, sejam indivíduos, equipes ou departamentos.
6. Sequência e conexões: Descreve a ordem das tarefas e como elas estão vinculadas, incluindo as dependências entre as tarefas.
7. Regras de orientação: São as diretrizes ou padrões que orientam como o fluxo de trabalho deve proceder, garantindo a consistência e a adesão aos padrões necessários.
8. Ferramentas utilizadas: Incluem todos os sistemas, softwares ou ferramentas que ajudam a facilitar o fluxo de trabalho, desde ferramentas básicas até aplicativos mais complexos.
9. Monitoramento e aprimoramento: Isso envolve o controle do fluxo de trabalho, a coleta de feedback e o ajuste para melhorar a eficiência e a eficácia.
10. Documentação e relatórios: Isso envolve manter registros e documentação do processo de fluxo de trabalho, acompanhar o progresso e gerar relatórios sobre os resultados.

DICA: Leia tudo o que você precisa sobre o ciclo de vida do projeto e como documentá-lo em nossa postagem.

Leia também: Descubra as melhores maneiras de aumentar a produtividade

As 5 etapas de um fluxo de trabalho

Aqui está um detalhamento direto das 5 etapas que você deve seguir em um fluxo de trabalho típico:

1. Captura: Comece obtendo a entrada inicial ou a solicitação que dá início ao fluxo de trabalho. Pode ser uma tarefa, uma consulta do cliente, um pedido ou qualquer coisa que desencadeie uma ação.
2. Esclareça: Depois de obter as informações, esclareça exatamente o que precisa ser feito. Reúna todos os detalhes necessários, defina o escopo e entenda o que é esperado.
3. Atribuir: Depois de esclarecer, atribua a tarefa à pessoa ou equipe certa que possa lidar com ela. Certifique-se de que eles tenham as habilidades e os recursos necessários para realizar o trabalho.
4. Agir: A pessoa ou equipe designada agora entra em ação. Eles seguem os requisitos definidos e executam a tarefa com eficiência, usando os recursos com sabedoria e seguindo os procedimentos.
5. Revisão: Quando a tarefa estiver concluída, revise o resultado para garantir que ele atenda aos padrões de qualidade e cumpra a solicitação inicial. Colete feedback para melhorar os fluxos de trabalho futuros, se necessário.

O que compõe um bom fluxo de trabalho?

A criação de fluxos de trabalho parece bastante simples quando você sabe quais elementos são necessários. No entanto, há algumas regras adicionais que merecem ser mencionadas e que tornarão seus fluxos de trabalho extremamente eficientes:

Regra 1: Comece com objetivos claros

Antes de se aprofundar nos detalhes, defina o que é sucesso. Delineie suas metas e os resultados específicos que pretende alcançar. Essa clareza guiará cada etapa de seu fluxo de trabalho e evitará desvios desnecessários.

Leia mais:

• Como definir metas de trabalho
• Como as metas de longo prazo diferem das metas de curto prazo?
• Como definir metas realistas

Regra 2: Simplifique os canais de comunicação

A comunicação é fundamental, mas o excesso de canais pode gerar confusão. Escolha as ferramentas mais eficazes para a sua equipe e atenha-se a elas. Seja o Slack para atualizações rápidas ou o e-mail para comunicações formais, a consistência reduz as chances de as mensagens se perderem no meio do caminho.

Regra 3: Revisar e otimizar regularmente

Os fluxos de trabalho não são imutáveis. Programe revisões regulares para avaliar a eficiência e identificar áreas de melhoria. Aceite o feedback da sua equipe e ajuste os fluxos de trabalho de acordo. A otimização contínua garante que os seus processos evoluam de acordo com as necessidades da sua equipe.

Software de gerenciamento de fluxo de trabalho - o que é?

Para gerenciar seus fluxos de trabalho com eficiência, você precisa de um software de fluxo de trabalho. Esses tipos de ferramentas são chamados de sistemas de gerenciamento de fluxo de trabalho que otimizam os processos de negócios automatizando e organizando tarefas.

Eles oferecem funcionalidades como atribuições de tarefas, acompanhamento do progresso e notificações automatizadas, garantindo que todos os membros da equipe estejam sincronizados. Esse tipo de software é essencial para manter a eficiência, reduzir erros e fornecer visibilidade clara dos vários estágios de um fluxo de trabalho.

Por exemplo, o software de controle de tempo em um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho oferece uma ilustração prática desses benefícios.

Ele registra automaticamente o tempo gasto nas tarefas, auxiliando no gerenciamento de projetos e no acompanhamento da produtividade dos funcionários. Quando integrado aos sistemas de faturamento, ele garante um faturamento preciso com base no trabalho efetivamente realizado.

Isso é particularmente valioso em ambientes como o trabalho remoto, onde ajuda a monitorar equipes distribuídas e a manter uma produção de trabalho consistente.

Como introduzir a automação do fluxo de trabalho

Transformar seus processos de negócios em um fluxo de trabalho digital envolve simplificar a forma como o trabalho passa de uma tarefa para a próxima. Essa mudança para o digital significa substituir tarefas manuais por sistemas automatizados, os blocos de construção fundamentais de todo o seu fluxo de trabalho.

Ao adotar essa abordagem, você garante que cada tarefa subsequente seja realizada com mais eficiência. Adotar um fluxo de trabalho digital é essencial para manter a agilidade e a capacidade de resposta no atual mundo dos negócios em ritmo acelerado.

Avaliar o processo atual

Comece avaliando os fluxos de trabalho existentes para identificar as áreas que podem se beneficiar da automação. Procure deveres rotineiros, gargalos e tarefas que exijam uma entrada manual significativa.

Defina objetivos claros

Defina o que você pretende alcançar com a automação. Isso pode ser reduzir erros, economizar tempo ou melhorar a transparência do processo. A definição de metas específicas e mensuráveis orientará a implementação.

Escolha as ferramentas certas

Pesquise e selecione um sistema de gerenciamento de fluxo de trabalho que se alinhe às suas necessidades comerciais. Considere fatores como escalabilidade, recursos de integração, facilidade de uso e custo.

Planejar a implementação

Desenvolva um plano detalhado para implementar a automação. Isso deve incluir cronogramas, alocação de recursos, necessidades de treinamento e um processo para monitorar e ajustar a implementação conforme necessário.

Treine sua equipe

Certifique-se de que os membros da sua equipe estejam bem treinados nas novas ferramentas e compreendam os benefícios da automação do fluxo de trabalho. O treinamento adequado reduz a resistência à mudança e aumenta a adoção.

Testar e refinar

Comece com uma fase piloto, testando o fluxo de trabalho automatizado em um ambiente controlado. Obtenha feedback e faça os ajustes necessários antes da implementação em escala total.

Monitorar e avaliar

Monitore continuamente os fluxos de trabalho automatizados para garantir que eles atendam aos objetivos definidos. Use dados e feedback para refinar os processos e fazer melhorias ao longo do tempo.

Leia também: Como criar um plano de monitoramento de projeto

Dimensionar e expandir

Quando a implementação inicial for bem-sucedida, considere a possibilidade de ampliar a automação para outras áreas da empresa. Expanda gradualmente o escopo para maximizar os benefícios da automação do fluxo de trabalho.

Conclusão

Na era digital, o gerenciamento eficaz do fluxo de trabalho é fundamental para otimizar os processos de negócios. Sejam manuais ou automatizados, os fluxos de trabalho envolvem etapas que transferem o trabalho de uma tarefa para outra, seguindo regras específicas e exigindo determinados dados. Essa estrutura mantém todos na mesma página, aumentando a eficiência e resolvendo quaisquer problemas e questões de fluxo de trabalho.

A escolha entre o processo de fluxo de trabalho manual e automatizado depende da natureza das tarefas necessárias e dos recursos disponíveis. Os processos automatizados, principalmente no controle de tempo, reduzem as tarefas monótonas, liberando a equipe para trabalhos complexos e simplificando os fluxos de trabalho para aumentar a eficiência dos negócios.

Compreender cada aspecto de um gerenciamento de processos de negócios com fluxo de trabalho completo, do início ao fim, é essencial para as empresas que desejam refinar suas operações e atingir metas com eficiência no cenário digital atual.

PERGUNTAS FREQUENTES