Che cos'è un flusso di lavoro? [Flussi di lavoro 101]

I flussi di lavoro sono la spina dorsale di ogni azienda: consentono a team e individui di risparmiare tempo, rispettare le scadenze e svolgere il proprio lavoro nel modo più efficiente. Ma cos'è veramente un flusso di lavoro? E come impostarlo per semplificare i vostri progetti? Questo è ciò che imparerete in questo articolo.

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Cosa c'è dentro:

• Definizione del flusso di lavoro
• Vantaggi del flusso di lavoro
• Tipi di flussi di lavoro
• Flussi di lavoro manuali e automatizzati [+ esempi].
• Esempi di flusso di lavoro
• Le 5 fasi di un flusso di lavoro
• Componenti di base di un flusso di lavoro
• Software di gestione del flusso di lavoro: cos'è?
• Come introdurre l'automazione del flusso di lavoro

Che cos'è un flusso di lavoro?

Un flusso di lavoro è una serie di attività individuali organizzate in un ordine particolare dall'inizio al completamento, come le fasi di una ricetta per una torta. I flussi di lavoro descrivono ciò che deve essere fatto, chi è responsabile delle fasi coinvolte, quali strumenti sono necessari e qual è il risultato atteso di ogni fase.

L'obiettivo principale dei flussi di lavoro? Aiutare a completare le attività in modo logico, efficiente e sistematico.

Vengono applicate in diverse discipline, dal business all'IT e alla produzione, e possono essere manuali, automatizzate o una combinazione di entrambe.

I flussi di lavoro offrono molti vantaggi

I flussi di lavoro aziendali aiutano a migliorare la qualità del lavoro fornito dall'intero team, ad automatizzare i processi, a individuare le attività ridondanti, a eliminare gli errori umani e a ridurre i tempi di elaborazione.

Seguendo le regole procedurali e un percorso strutturato di un flusso di lavoro sequenziale, si garantisce anche una maggiore produttività, un avanzamento più rapido del progetto e un migliore processo decisionale.

• Miglioramento della qualità: Strumenti come i modelli di flusso di lavoro e i diagrammi di flusso di lavoro forniscono un percorso strutturato, assicurando che tutti i membri del team aderiscano costantemente agli stessi standard elevati quando lavorano su compiti o attività specifiche.
• Risparmio sui costi: I flussi di lavoro contribuiscono a ridurre i costi grazie alla semplificazione dei processi e all'eliminazione di inefficienze come le attività ridondanti, riducendo così il tempo e le risorse necessarie per completare le attività.
• Miglioramento della produttività: I flussi di lavoro, soprattutto se abbinati all'automazione, semplificano le attività manuali in sequenze efficienti, con un impatto positivo sulla produttività grazie a un completamento più rapido e a un uso più efficace delle risorse.
• Migliori esperienze per i clienti: I flussi di lavoro assicurano un'erogazione del servizio coerente ed efficiente, che porta a esperienze migliori grazie a tempi di risposta più rapidi e interazioni di qualità superiore.
• Gestione fluida dei progetti: Nella gestione dei processi aziendali, i flussi di lavoro facilitano la gestione dei progetti, definendo chiaramente le responsabilità e le fasi del flusso di lavoro, assicurando che ogni membro del team possa gestire i compiti in modo più efficace e rispettare le scadenze con maggiore facilità.
• Eliminazione degli errori umani: I flussi di lavoro riducono gli errori umani automatizzando le attività necessarie e standardizzando i processi, garantendo coerenza e precisione nell'esecuzione delle attività.

Tipi di flussi di lavoro

Esistono tre categorie principali di flussi di lavoro che si possono utilizzare nel proprio lavoro:

• Flusso di lavoro del processo
• Flusso di lavoro del caso
• Flusso di lavoro del progetto

Flusso di lavoro del processo

In primo luogo, il flusso di lavoro dei processi è il flusso di lavoro aziendale più diffuso. Si verifica quando si ha una serie di compiti ripetitivi e prevedibili da gestire.

Poiché è sempre lo stesso, si sa sempre come inizia e come finirà il flusso di lavoro, anche prima che inizi: è piuttosto semplice.

Questo tipo di flusso di lavoro è progettato per gestire un numero infinito di elementi che vi transitano. Il flusso di lavoro per la presentazione delle spese di cui abbiamo parlato prima è un ottimo esempio di questo tipo di flusso di lavoro.

Una volta avviata, la configurazione del flusso di lavoro del processo rimane fissa con deviazioni minime, consentendo anche la gestione di più elementi all'interno di una singola istanza di flusso di lavoro.

Flusso di lavoro del caso

In secondo luogo, il flusso di lavoro del caso serve come soluzione di gestione del flusso di lavoro che stabilisce un punto di partenza ma non ha un punto di arrivo predefinito all'inizio. Il percorso si dipana man mano che i dati emergono.

I casi, come i ticket di supporto per le richieste di risarcimento assicurativo, sono un buon esempio della natura imprevedibile dei loro percorsi di elaborazione. Il percorso si svela solo dopo un esame approfondito. 

A differenza dei flussi di lavoro di processo, i flussi di lavoro dei casi richiedono l'intervento umano o di un bot intelligente per determinare il corso d'azione corretto. Tuttavia, i flussi di lavoro per casi possono gestire un numero indefinito di elementi.

Flusso di lavoro del progetto

Infine, il flusso di lavoro di un progetto è simile a quello di un processo, in quanto è adatto a compiti particolari. È possibile prevedere con precisione la sequenza di attività necessaria per raggiungere il risultato desiderato. 

Tuttavia, è limitato a un singolo elemento, poiché i progetti non sono continui. Un'altra differenza è che i flussi di lavoro dei progetti consentono una maggiore flessibilità nel corso dell'esecuzione, poiché ogni progetto è unico a modo suo. Si pensi, ad esempio, al lancio di una nuova applicazione.

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Flussi di lavoro manuali o automatizzati

In un'epoca in cui la tecnologia, in particolare l'intelligenza artificiale, svolge un ruolo sempre più significativo, diventa fondamentale capire la distinzione tra flussi di lavoro manuali e automatizzati.

La differenza fondamentale tra i due è la quantità di intervento umano coinvolto in ciascun processo.

Flusso di lavoro manuale

Un flusso di lavoro manuale dipende in modo significativo dallo sforzo umano, con persone che gestiscono attivamente e fanno progredire le attività attraverso ogni fase, sia attraverso azioni fisiche che attraverso input digitali.

Consideriamo l'esempio del monitoraggio del tempo in un progetto.

In un flusso di lavoro manuale, i dipendenti registrano le ore dedicate alle diverse attività utilizzando metodi come fogli di presenza cartacei o fogli di calcolo.

Questi record vengono poi raccolti, rivisti ed elaborati manualmente da un manager o da un team leader, che ne verifica l'accuratezza e la completezza prima di poterli utilizzare per la gestione del progetto o per la fatturazione.

Questo approccio richiede un'interazione e una supervisione umana costante durante l'intero processo.

Flusso di lavoro automatizzato

Un flusso di lavoro automatizzato, in particolare nel contesto della rilevazione delle presenze, prevede l'utilizzo di un software dedicato alla rilevazione delle presenze per ridurre in modo significativo il coinvolgimento umano nelle attività di routine. Una volta che un dipendente registra il proprio tempo, il sistema elabora automaticamente i dati, integrandoli con altre funzioni aziendali come le buste paga o la gestione dei progetti.

L'automazione del flusso di lavoro si estende anche alla generazione di report, all'invio di notifiche per le ore non registrate e all'avviso ai manager di eventuali sforamenti dei tempi del progetto.

Gestendo queste attività ripetitive, i flussi di lavoro automatizzati liberano risorse umane per attività più complesse, aumentando la produttività e migliorando l'efficienza aziendale. migliorare l'efficienza aziendale

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Flussi di lavoro manuali e automatizzati: un esempio perfetto

Analizziamo uno scenario pratico: il processo di fatturazione dei clienti in un'agenzia di marketing.

L'esempio fornirà indicazioni su come possono essere strutturati i flussi di lavoro e sulle differenze di efficienza ed efficacia. efficienza ed efficacia efficienza ed efficacia quando si utilizzano vari metodi. L'attenzione si concentrerà sulla contrapposizione tra approcci manuali e automatizzati per evidenziare l'impatto dei flussi di lavoro sulle operazioni aziendali quotidiane.

Tracciamento manuale del tempo nel flusso di lavoro della fatturazione dei clienti:

• Manuale inserimento del tempo: I dipendenti registrano le loro ore su progetti o compiti utilizzando fogli di calcolo o fogli di presenza cartacei.
• Promemoria per l'invio tempestivo: I manager inviano regolarmente ai dipendenti dei promemoria per l'invio dei fogli di presenza entro la scadenza.
• Raccolta dei fogli di presenza: I dipendenti inviano i loro fogli di presenza tramite e-mail o consegna fisica, causando spesso un collo di bottiglia nella raccolta.
• Verifica dettagliata: Ogni foglio di presenza viene sottoposto a un processo di verifica dettagliato per garantire l'accuratezza delle ore registrate.
• Processo di approvazione: I fogli di presenza verificati vengono inviati per l'approvazione finale da parte dei supervisori o dei responsabili di progetto.
• Compilazione dei dati: Il team finanziario compila i fogli di presenza approvati e calcola le ore fatturabili.
• Correzione degli errori: I potenziali errori identificati durante la compilazione vengono rimandati indietro per la correzione, aumentando il tempo impiegato.
• Preparazione delle fatture: Infine, le fatture vengono preparate sulla base delle ore fatturabili corrette e compilate, e sono soggette a ritardi a causa dell'ampio processo manuale.

Tracciamento automatico del tempo nel flusso di lavoro di fatturazione dei clienti:

• Tracciamento automatico del tempo: I dipendenti registrano le loro ore direttamente in un software di rilevazione delle ore, che registra e compila automaticamente i dati sulle ore.
• Revisione efficiente dei fogli di presenza: I supervisori rivedono e approvano rapidamente le registrazioni automatiche delle ore all'interno del software, eliminando la necessità di controlli multipli e di inseguire i fogli di presenza.
• Generazione rapida delle fatture: Il team finanziario accede alle registrazioni delle ore verificate, che vengono inviate automaticamente al software di fatturazione e generano le fatture, accelerando notevolmente il processo e riducendo i margini di errore.

Sapevate che la creazione e l'organizzazione dei flussi di lavoro è una delle responsabilità dei project manager? responsabilità del project manager?

Cercate un modo intelligente, facile da usare e sicuro per automatizzare la rilevazione delle presenze?

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Altri casi d'uso del flusso di lavoro

Ogni azienda utilizza diversi tipi di flussi di lavoro. Vediamo alcuni esempi di flussi di lavoro tipici utilizzati in diversi reparti e aziende:

• Flussi di lavoro amministrativi, ad esempio gestione delle ferie, flusso di lavoro per la programmazione delle riunioni, flusso di lavoro per la gestione dei documenti.
• Flussi di lavoro HR, ad esempio assunzione, onboarding, offboarding, valutazione delle prestazioni.
• Flussi di lavoro operativi, ad esempio sviluppo del software, gestione delle modifiche, gestione dei bug.
• Flussi di lavoro finanziari, come l'elaborazione delle fatture, l'approvazione dei costi, la gestione delle buste paga, il flusso degli acquisti.

Componenti di base di un flusso di lavoro

Come si creano i flussi di lavoro? Facciamo un'immersione profonda nei componenti di base e nelle varie fasi di un tipico flusso di lavoro:

1. Cosa lo avvia: È l'evento o il momento che dà il via al flusso di lavoro. Può essere qualsiasi cosa, da un momento prestabilito a un'azione specifica che mette in moto le cose.
2. Fasi individuali: Sono le varie azioni o attività che formano il flusso di lavoro. Ognuno di essi è una piccola parte del processo più ampio.
3. Punti di decisione: In questi punti si effettuano scelte in base a determinate condizioni o informazioni, che possono influenzare la direzione del flusso di lavoro.
4. Ingressi e uscite: Gli input sono le risorse o i dati necessari per ogni attività, mentre gli output sono i risultati o i prodotti di ogni attività.
5. Chi è responsabile: Indica chi è il responsabile di ogni attività, sia che si tratti di individui, team o reparti.
6. Sequenza e connessioni: Delinea l'ordine dei compiti e il modo in cui sono collegati, comprese le dipendenze tra i compiti.
7. Regole guida: Sono le linee guida o gli standard che dirigono il modo in cui il flusso di lavoro deve procedere, garantendo la coerenza e l'aderenza agli standard necessari.
8. Strumenti utilizzati: Comprendono tutti i sistemi, i software o gli strumenti che aiutano a facilitare il flusso di lavoro, dagli strumenti di base alle applicazioni più complesse.
9. Monitoraggio e miglioramento: Si tratta di tenere sotto controllo il flusso di lavoro, di raccogliere feedback e di apportare modifiche per migliorare l'efficienza e l'efficacia.
10. Documentazione e rapporti: Si tratta di registrare e documentare il processo del flusso di lavoro, tracciare i progressi e generare rapporti sui risultati.

CONSIGLIO: Leggete tutto quello che vi serve sul ciclo di vita del progetto e come documentarlo nel nostro post.

Leggi anche: Trova i i modi migliori per aumentare la produttività

Le 5 fasi di un flusso di lavoro

Ecco una ripartizione diretta delle 5 fasi da seguire in un tipico flusso di lavoro:

1. Cattura: Iniziare a raccogliere l'input o la richiesta iniziale che dà il via al flusso di lavoro. Può trattarsi di un'attività, di una richiesta di un cliente, di un ordine o di qualsiasi altra cosa che dia il via a un'azione.
2. Chiarire: Una volta ottenuto l'input, chiarite esattamente ciò che deve essere fatto. Raccogliete tutti i dettagli necessari, definite l'ambito e capite cosa ci si aspetta.
3. Assegnare: Dopo aver chiarito, assegnate il compito alla persona o al team giusto che può gestirlo. Assicuratevi che abbiano le competenze e le risorse necessarie per portare a termine il lavoro.
4. Agisci: La persona o il team assegnati passano all'azione. Seguono i requisiti definiti ed eseguono il compito in modo efficiente, utilizzando le risorse in modo saggio e rispettando le procedure.
5. Revisione: Una volta terminata l'attività, rivedere il risultato per verificare che sia conforme agli standard di qualità e che soddisfi la richiesta iniziale. Raccogliere il feedback per migliorare i flussi di lavoro futuri, se necessario.

Cosa compone un buon flusso di lavoro?

La creazione di flussi di lavoro sembra abbastanza semplice una volta che si conoscono gli elementi necessari. Tuttavia, ci sono alcune regole aggiuntive che meritano di essere menzionate e che renderanno i vostri flussi di lavoro estremamente efficienti:

Regola 1: iniziare con obiettivi chiari

Prima di addentrarci nei dettagli, definiamo l'aspetto del successo. Delineate i vostri obiettivi e i risultati specifici che intendete raggiungere. Questa chiarezza guiderà ogni fase del vostro flusso di lavoro ed eviterà inutili deviazioni.

Per saperne di più:

• Come stabilire gli obiettivi di lavoro
• In che modo gli obiettivi a lungo termine differiscono da quelli a breve termine?
• Come fissare obiettivi realistici

Regola 2: semplificare i canali di comunicazione

La comunicazione è fondamentale, ma troppi canali possono generare confusione. Scegliete gli strumenti più efficaci per il vostro team e attenetevi ad essi. Che si tratti di Slack per gli aggiornamenti rapidi o di e-mail per le comunicazioni formali, la coerenza riduce le possibilità che i messaggi si perdano nella confusione.

Regola 3: Revisione e ottimizzazione regolari

I flussi di lavoro non sono incastonati nella pietra. Programmate revisioni regolari per valutare l'efficienza e identificare le aree di miglioramento. Accettate il feedback del vostro team e modificate i flussi di lavoro di conseguenza. L'ottimizzazione continua garantisce l'evoluzione dei processi in base alle esigenze del team.

Software di gestione del flusso di lavoro: cos'è?

Per gestire i flussi di lavoro in modo efficiente, è necessario un software di workflow. Questi strumenti sono chiamati sistemi di gestione del flusso di lavoro che semplificano i processi aziendali automatizzando e organizzando le attività.

Offrono funzionalità come l'assegnazione dei compiti, il monitoraggio dei progressi e le notifiche automatiche, assicurando la sincronizzazione di tutti i membri del team. Questo tipo di software è essenziale per mantenere l'efficienza, ridurre gli errori e fornire una chiara visibilità delle varie fasi di un flusso di lavoro.

Ad esempio, il software di tracciamento del tempo all'interno di un sistema di gestione del flusso di lavoro offre un'illustrazione pratica di questi vantaggi.

Registra automaticamente il tempo dedicato alle attività, favorendo la gestione dei progetti e il monitoraggio della produttività dei dipendenti. Se integrato con i sistemi di fatturazione, garantisce una fatturazione accurata basata sul lavoro effettivamente svolto.

Questo è particolarmente prezioso in ambienti come il lavoro a distanza, dove aiuta a monitorare i team distribuiti e a mantenere una produzione di lavoro coerente.

Come introdurre l'automazione del flusso di lavoro

Trasformare i processi aziendali in un flusso di lavoro digitale significa ottimizzare il passaggio da un'attività all'altra. Il passaggio al digitale implica la sostituzione delle attività manuali con sistemi automatizzati, che costituiscono gli elementi fondamentali dell'intero flusso di lavoro.

Adottando questo approccio, si garantisce che ogni attività successiva venga svolta in modo più efficiente. L'adozione di un flusso di lavoro digitale è essenziale per rimanere agili e reattivi nel frenetico mondo degli affari di oggi.

Valutare il processo attuale

Iniziate a valutare i flussi di lavoro esistenti per identificare le aree che possono beneficiare dell'automazione. Cercate i compiti di routine, i colli di bottiglia e le attività che richiedono un notevole apporto manuale.

Stabilire obiettivi chiari

Definite gli obiettivi che volete raggiungere con l'automazione. Ad esempio, ridurre gli errori, risparmiare tempo o migliorare la trasparenza dei processi. La definizione di obiettivi specifici e misurabili guiderà l'implementazione.

Scegliere gli strumenti giusti

Ricercate e selezionate un sistema di gestione dei flussi di lavoro che sia in linea con le vostre esigenze aziendali. Considerate fattori come la scalabilità, le capacità di integrazione, la facilità d'uso e il costo.

Pianificare l'implementazione

Sviluppare un piano dettagliato per l'introduzione dell'automazione. Questo dovrebbe includere le tempistiche, l'allocazione delle risorse, le esigenze di formazione e un processo per il monitoraggio e l'adeguamento dell'implementazione, se necessario.

Formare il team

Assicuratevi che i membri del vostro team siano ben addestrati ai nuovi strumenti e comprendano i vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro. Una formazione adeguata riduce la resistenza al cambiamento e ne migliora l'adozione.

Test e perfezionamento

Iniziate con una fase pilota, testando il flusso di lavoro automatizzato in un ambiente controllato. Raccogliere i feedback e apportare le modifiche necessarie prima di un lancio su larga scala.

Monitoraggio e valutazione

Monitorare costantemente i flussi di lavoro automatizzati per garantire il raggiungimento degli obiettivi prefissati. Utilizzare i dati e i feedback per perfezionare i processi e apportare miglioramenti nel tempo.

Leggi anche: Come creare un piano di monitoraggio del progetto

Scalare ed espandere

Una volta che l'implementazione iniziale è andata a buon fine, si può pensare di estendere l'automazione ad altre aree dell'azienda. Espandere gradualmente la portata per massimizzare i vantaggi dell'automazione del flusso di lavoro.

Conclusione

Nell'era digitale, una gestione efficace dei flussi di lavoro è fondamentale per ottimizzare i processi aziendali. Che siano manuali o automatizzati, i flussi di lavoro prevedono passaggi che trasferiscono il lavoro da un compito all'altro, seguendo regole specifiche e richiedendo determinati dati. Questa struttura mantiene tutti sulla stessa pagina, migliorando l'efficienza e risolvendo eventuali problemi e questioni legate al flusso di lavoro.

La scelta tra un processo di workflow manuale e uno automatizzato dipende dalla natura delle attività richieste e dalle risorse disponibili. I processi automatizzati, in particolare per quanto riguarda la rilevazione delle presenze, riducono le mansioni monotone, liberando il personale per lavori complessi e snellendo i flussi di lavoro per una maggiore efficienza aziendale.

Comprendere ogni aspetto di un flusso di lavoro completo per la gestione dei processi aziendali, dall'inizio alla fine, è essenziale per le aziende che intendono perfezionare le proprie operazioni e raggiungere gli obiettivi in modo efficiente nell'attuale panorama digitale.

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