Budżety czasowe 101: Jak sprawić, by liczyła się każda sekunda?

Dla wielu z nas nie ma wątpliwości, że 24 godziny w ciągu dnia nie wystarczą na wszystko, co trzeba zrobić.

Biorąc pod uwagę, że przeciętny dorosły powinien spędzać osiem godzin na spaniu, a zwykła zmiana w pracy również trwa osiem godzin, czas pozostały na dodatkową pracę, obowiązki domowe i sprawy osobiste jest niewielki.

Właśnie dlatego opracowanie budżetu czasowego jest niezbędne.

Przestrzeganie budżetu czasowego może być niezwykle pomocne. Przekonanie, że w ciągu dnia nie ma wystarczająco dużo czasu, może być paraliżujące i całkowicie nieprawdziwe.

Zobaczmy dlaczego i jak budżetowanie czasu może pomóc.

Zacznij śledzić swój czas bez wysiłku, aby jak najlepiej wykorzystać swój budżet czasowy

"Uwielbiam to, jak solidny jest Timeular. Zwiększyło to naszą zdolność do sprawdzania, co dzieje się w firmie i pomogło nam zrozumieć, jakie zmiany są potrzebne, aby utrzymać rentowność". - Kaitlin Snow Seamons

Wypróbuj Timeular za darmo

Czym jest budżet czasowy?

Budżet czasowy jest podobny do budżetu finansowego, ale zamiast pieniędzy obejmuje planowanie i celowe przydzielanie czasu, aby jak najlepiej wykorzystać nasze dni.

Jest to istotna technika zarządzania czasem, która pozwala nam być świadomym tego, gdzie spędzamy czas i pracować z większą koncentracją i produktywnością.

Czytaj więcej: Korzyści z zarządzania czasem dla zespołu i jednostek

5 powodów, dla których Ty i Twój zespół potrzebujecie budżetowania czasu

Stosowanie technik budżetowania czasu jest korzystne w miejscu pracy. Pomaga zespołom ustalać realistyczne cele i pozostać wiernym temu, co będą w stanie osiągnąć.

Niezwykle ważne jest przestrzeganie harmonogramu, który utrzymuje cię na dobrej drodze podczas wykonywania zadań, głównie dlatego, że budżetowanie czasu pomaga w dyscyplinie i produktywności oraz jest świetną pomocą w podejmowaniu decyzji.

Niezależnie od tego, czy jesteś członkiem zespołu, czy jego liderem, poznaj najważniejsze korzyści płynące z budżetowania czasu. 

Pobierz:

• Darmowe szablony harmonogramów (Arkusze Google, Excel, PDF)
• Szablony zarządzania czasem (Arkusze Google, Excel, PDF)

1. Zadania są uporządkowane według priorytetów

Podobnie jak w przypadku innych technik zarządzania czasem, organizowanie zadań według ich ważności jest pierwszym krokiem w kierunku skutecznego planowania.

Dylemat dotyczący tego, które zadanie jest ważniejsze, jest bardzo powszechny. Tym bardziej, gdy konfrontujemy czas na pracę z czasem na rodzinę i sprawy osobiste. 

Równowagę między wszystkimi obszarami życia i zadaniami zawodowymi można osiągnąć dzięki budżetowi czasu.

Da ci to jasną koncepcję tego, które zadanie jest istotne, a które nie. Ćwicząc w ten sposób, zawsze będziesz wiedział, jak zorganizować swój harmonogram i co zrobić w pierwszej kolejności.

Przeczytaj nasz blog o najlepszych metodach ustalania priorytetów, aby zorganizować swoje zadania.

2. Postępy są mierzone i rejestrowane 

Analizowanie swoich wyników i śledzenie postępów jest bardzo ważne dla rozwoju kariery.

Jeśli chcesz się rozwijać i masz ku temu cele, analiza własnej wydajności jest koniecznością.

Budżetowanie czasu może przynieść sposób na obserwowanie swojej wydajności w oparciu o codzienne czynności.

Posiadanie tej świadomości pomaga porównywać codzienne wyniki, aż do znalezienia swojego rytmu. Motywację można znaleźć w posiadaniu tego rodzaju kontroli.

3. Terminy są łatwe do dotrzymania

Niezdolność do dotrzymania terminów z powodu braku czasu jest jednym z najczęstszych zwrotów w świecie korporacji.

Powodem, który to usprawiedliwia, jeśli nie ma poważniejszych problemów, jest brak oszacowania ilości czasu potrzebnego na wykonanie zadania.

Jeśli nie bierzesz pod uwagę blokad lub przeszkód na drodze, prawdopodobnie projekt nie zostanie ukończony na czas.

Może to powodować opóźnienia dla całego zespołu. Stworzenie zrównoważonego budżetu czasowego może pomóc uniknąć takich sytuacji.

4. Praca jest wykonywana konsekwentnie, unikając stresu

Czy znasz historię o zającu i żółwiu? "Powolny i stały wygrywa wyścig" to lekcja, którą daje nam ta historia - lekcja cierpliwości, konsekwencji, stałości i wytrwałości.

Bądź dokładny w swojej pracy i czytaj dokumenty dwa lub trzy razy, jeśli to konieczne. Bycie tak ostrożnym wymaga czasu, a nieplanowanie tego jest błędem popełnianym przez wiele zespołów.

Niepewność i sprawy na ostatnią chwilę muszą być częścią budżetu czasu, aby uniknąć pośpiechu i ciągłego stresu. Praca pozostaje przyjemnym doświadczeniem, a wszyscy są szczęśliwsi i bardziej spełnieni.

Darmowy eBook: Jak pracować mądrze, a nie ciężko

Pobierz swoją kopię eBooka i poznaj najważniejsze wskazówki dotyczące produktywności dla zespołów i ich liderów.

Pobierz teraz

5. Łatwo osiągnąć lepszą równowagę między życiem zawodowym a prywatnym

Prawidłowe przydzielanie czasu pozwala uniknąć mieszania czasu osobistego i zawodowego.

Twój czas będzie lepiej rozdysponowany, a nawet możesz być zaskoczony tym, ile wolnego czasu możesz zebrać pod koniec dnia.

Jak stworzyć budżet czasowy w 3 krokach

Jak zacząć budżetować swój czas? Jaki jest najlepszy sposób na rozpoczęcie budżetowania? Zanim przejdziemy dalej, ważne jest, aby obserwować swój dzień i zwrócić uwagę na to, jak spędzasz czas.

Bądź nieco bardziej świadomy i skorzystaj z aplikacji do śledzenia czasu, aby zebrać informacje na temat bieżącej rutyny.

Dzięki tej wiedzy możesz rozpocząć proces budżetowania.

1. Określenie kluczowych priorytetów

Jest to jedna z tych technik, które pozwalają zacząć na poważnie. Jeśli odłożysz zadania na bok na kilka minut, skup się na kluczowych priorytetach.

Duże cele, obszary odpowiedzialności i ważne role. Na tym etapie możesz przeprowadzić burzę mózgów na temat każdego z tych ważnych obszarów, na tyle ogólną lub szczegółową, na ile potrzebujesz.

2. Przydzielenie czasu na wyłączność dla każdego obszaru

Następnie musisz określić, ile czasu spędzisz w każdym obszarze. Oczywiście nie ma na to ustalonej reguły; wszystko zależy od wielu czynników.

Ostatecznie przeznaczysz na to czas, który uznasz za niezbędny. Nie zapomnij tylko o dodatkowych oszczędnościach na nieprzewidziane sytuacje.

Nie angażuj się nadmiernie, co oznacza, że nie powinieneś poświęcać całego dostępnego czasu na planowanie budżetu. Zostaw czas na planowanie i po prostu żyj.

Od czasu do czasu oceniaj swój budżet i dokonuj niezbędnych korekt. Budżetowanie czasu to w końcu sprawa osobista. Jeśli dotyczy zespołu, należy go również dostosować do jego potrzeb.

3. Śmiało i poświęć swój czas

Mając czas podzielony według własnego uznania, musisz go teraz wykorzystać.

Śledź swoje wydatki, aby upewnić się, że są one jak najbardziej zbliżone do pierwotnie zaplanowanych.

Istnieje wiele sposobów na śledzenie czasu swojego i zespołu, ale najskuteczniejsze jest korzystanie z narzędzia do śledzenia, takiego jak Timeular. Timeboxing może również pomóc w utrzymaniu priorytetów i organizacji.

Śledź swój budżet czasowy. Sprawdzanie postępów i dostosowywanie budżetu jest częścią procesu, równie ważną jak samo planowanie.

Priorytety się zmieniają, rzeczy się dzieją, a możliwość przeglądu i dostosowania sprawia, że budżetowanie czasu jest dynamiczne. To właśnie pomoże ci na dłuższą metę.

Budżetowanie czasu: przykład z życia wzięty

Poniżej przedstawimy dwa przykłady budżetowania czasu. Pierwszy z nich dotyczy pojedynczej osoby, a drugi fikcyjnego zespołu. Zachęcamy do dostosowania przykładu do naszych potrzeb i wykorzystania go jako punktu odniesienia do nauki techniki.

Budżetowanie czasu dla Soni, kierownika ds. marketingu w firmie XYZ

Budżetowanie czasu dla zespołu marketingowego Sonii

WSKAZÓWKA: Dołącz oprogramowanie do ewidencji czasu pracy dla agencji marketingowych, aby usprawnić budżetowanie czasu.

FAQ

Czy budżetowanie czasu działa?

Tak! Ponieważ budżetowanie czasu pomaga oszacować i przydzielić czas na zadania o wysokim priorytecie, ustalając priorytety i lepszą organizację czasu, możemy powiedzieć, że to działa.

Praca nad budżetem czasowym może zająć trochę czasu i może być konieczne odcięcie niektórych rzeczy i poradzenie sobie z nieoczekiwanymi przeszkodami.

W budżetowaniu czasu nie chodzi jednak o perfekcję. Chodzi o bycie świadomym i wykorzystywanie czasu w najlepszy możliwy sposób.

Dlaczego budżetowanie jest tak czasochłonne?

Tworzenie budżetu może być bardzo czasochłonne. Jest to jednak niezbędna technika, zwłaszcza przy organizowaniu czasu.

Nie tylko śledzisz wszystko, co musisz zrobić, ale także nie marnujesz czasu, który możesz spędzić z rodziną i przyjaciółmi lub poświęcić na hobby w dalszej części dnia. 

Czy budżetowanie to strata czasu?

Nie, budżetowanie jakiegokolwiek rodzaju nie jest stratą czasu. Zwłaszcza jeśli jest zaplanowane w sposób zrównoważony. Unikaj wpadania w desperacki cykl budżetowania i podążania za nim do perfekcji.

Ograniczenia i brak elastyczności w wyznaczaniu celów, śledzeniu czasu lub budżetowaniu mogą przynieść odwrotny skutek.

Czy wiesz, że zarządzanie czasem jest jedną z najważniejszych umiejętności miękkich?

Wnioski

Stworzenie nowego nawyku zawsze wymaga pewnego dostosowania, ale dyscyplina i poszanowanie granic budżetu czasowego to podstawa.

Upewnij się, że godziny pracy są na to przeznaczone i wygospodaruj czas na życie osobiste i chwile troski o siebie.

Budżetując swój czas, tworzysz ramy do oceny i odpowiedniego dostosowania równowagi życiowej.

Czytaj więcej:

• Jak stworzyć plan zarządzania czasem?
• Książki o zarządzaniu czasem
• Tworzenie harmonogramu dla członków zespołu
• Dlaczego szkolenie z zarządzania czasem jest ważne dla zespołu?
• Jak dokładnie oszacować czas projektu
• Najlepsze narzędzia do śledzenia czasu dla iPhone'a
• Jak oszacować czas tworzenia oprogramowania