Tidsbudgetar 101: Hur du får varje sekund att räknas

För många av oss råder det ingen tvekan om att dygnets 24 timmar inte räcker till för allt som behöver göras.

Med tanke på att en genomsnittlig vuxen borde sova i åtta timmar och att ett vanligt arbetspass också varar i åtta timmar blir det inte mycket tid över för extraarbete, hushållssysslor och personliga saker.

Det är därför det är viktigt att utforma en tidsbudget .

Att följa en tidsbudget kan vara till stor hjälp. Tron att det inte finns tillräckligt med tid på en dag kan vara förlamande och helt felaktig.

Låt oss se varför och hur tidsbudgetering kan hjälpa.

Börja spåra din tid utan ansträngning för att få ut mesta möjliga av din tidsbudget

"Jag älskar hur robust Timeular är. Det har ökat vår förmåga att se vad som händer i verksamheten och hjälpt oss att förstå vilka förändringar som behövs för att upprätthålla lönsamheten." - Kaitlin Snow Seamons

Prova Timeular gratis

Vad är en tidsbudget?

En tidsbudget liknar en ekonomisk budget, men i stället för pengar handlar det om att planera och fördela vår tid på ett medvetet sätt för att få ut mesta möjliga av våra dagar.

Det är en viktig teknik för tidshantering som gör det möjligt för oss att vara medvetna om hur vi använder vår tid och arbeta mer fokuserat och produktivt.

Läs mer om detta: Fördelarna med tidshantering för team och individer

5 anledningar till att du och ditt team behöver tidsbudgetering

Att tillämpa tekniker för tidsbudgetering är fördelaktigt på arbetsplatsen. Det hjälper team att sätta upp realistiska mål och att hålla sig till vad de kommer att kunna åstadkomma.

Det är viktigt att följa ett schema som håller dig på rätt spår när du utför uppgifter, främst eftersom tidsbudgetering hjälper till med disciplin och produktivitet och är en stor hjälp vid beslutsfattande.

Oavsett om du är en teammedlem eller en teamledare kan du lära dig de främsta fördelarna med att budgetera din tid. 

Ladda ner:

• Gratis schemamallar (Google Sheets, Excel, PDF)
• Mallar för tidshantering (Google Sheets, Excel, PDF)

1. Uppgifterna organiseras efter prioritet

Precis som med andra tekniker för tidshantering är det första steget mot en framgångsrik planering att organisera uppgifterna efter hur viktiga de är.

Dilemmat om vilken uppgift som är viktigast är mycket vanligt. Ännu mer så när vi ställer tid för arbete mot tid för familj och personliga saker. 

En balans mellan alla delar av livet och mellan arbetsuppgifter kan uppnås med en tidsbudget.

Det ger dig en klar uppfattning om vilka uppgifter som är viktiga och vilka som inte är det. När du övar på detta kommer du alltid att veta hur du ska organisera ditt schema och vad du ska göra först.

Läs vår blogg om de bästa prioriteringsmetoderna för att organisera dina uppgifter.

2. Framsteg mäts och registreras 

Att analysera sina prestationer och hålla koll på sina framsteg är mycket viktigt för karriärutvecklingen.

Om du vill utveckla dig själv och har mål för detta är en analys av dina egna prestationer ett måste.

Att budgetera din tid kan vara ett sätt att observera dina prestationer baserat på dina dagliga aktiviteter.

Att ha den här medvetenheten hjälper dig att jämföra dagliga prestationer tills du hittar rätt. Det är motiverande att ha den här typen av kontroll.

3. Det är lätt att hålla deadlines

Att inte kunna hålla deadlines på grund av tidsbrist är en av de vanligaste fraserna i företagsvärlden.

Ett skäl som motiverar detta, när det inte finns allvarligare problem, är att man inte lyckas uppskatta den tid som behövs för en uppgift.

Om du inte tar hänsyn till blockeringar eller hinder på vägen kommer projektet sannolikt inte att bli klart i tid.

Detta kan leda till förseningar för hela teamet. Att skapa en balanserad tidsbudget kan hjälpa till att undvika dessa situationer.

4. Arbetet utförs konsekvent, vilket undviker stress

Känner du till berättelsen om haren och sköldpaddan? "Slow and steady wins the race" är den lärdom som berättelsen ger oss - en lärdom om tålamod, konsekvens, stadga och uthållighet.

Var noggrann i ditt arbete och läs igenom dokument två eller tre gånger om det behövs. Att vara så noggrann kräver tid, och att inte planera för detta är ett misstag som många team gör.

Osäkerhet och sista minuten-problem måste vara en del av din tidsbudget för att undvika att stressa och stressa upp sig hela tiden. Arbetet förblir en trevlig upplevelse och alla blir gladare och mer tillfredsställda.

Gratis e-bok: Hur man arbetar smart, inte hårt

Skaffa ditt exemplar av e-boken och ta del av de bästa produktivitetstipsen för team och deras ledare

Ladda ner nu

5. Det är lätt att uppnå en bättre balans mellan arbete och fritid

Genom att fördela tiden på rätt sätt undviker du att blanda ihop privat och professionell tid.

Din tid kommer att fördelas bättre och du kanske till och med blir förvånad över hur mycket ledig tid du kan samla ihop i slutet av dagen.

Så här skapar du en tidsbudget i 3 steg

Hur börjar man budgetera sin tid? Vad är det bästa sättet att börja budgetera? Innan du går vidare är det viktigt att observera din dag som den är och notera hur du spenderar din tid.

Var lite mer medveten och använd en app för tidsregistrering för att samla in information om din nuvarande rutin.

Med den här kunskapen är du redo att börja din budgetprocess.

1. Identifiera viktiga prioriteringar

Det här är en av de tekniker som gör att du kan börja stort. Om du lägger uppgifterna åt sidan i några minuter kan du fokusera på de viktigaste prioriteringarna.

Stora mål, ansvarsområden och viktiga roller. I det här steget kan du brainstorma idéer för vart och ett av dessa viktiga områden och vara så allmän eller specifik som du behöver.

2. Tilldela exklusiv tid för varje område

Därefter måste du räkna ut hur mycket tid du kommer att tillbringa i varje område. Naturligtvis finns det ingen fast regel för detta; allt beror på många faktorer.

Du kommer till slut att fördela den tid som du anser vara nödvändig. Glöm bara inte att spara extra för oförutsedda problem.

Engagera dig inte för mycket, vilket innebär att du inte bör ägna all din tillgängliga tid åt din budget. Lämna tid utanför denna planering för att helt enkelt leva.

Utvärdera din budget då och då och gör de justeringar du behöver. Tidsbudgetering är trots allt en personlig sak. Om den tillämpas på ett team måste den också anpassas till dess behov.

3. Gå vidare och spendera din tid

Nu har du fördelat din tid som du vill, och nu måste du gå och spendera den.

Följ upp hur mycket du spenderar för att se till att det blir så nära som möjligt det du ursprungligen planerade.

Det finns många sätt att spåra din och ditt teams tid, men det mest effektiva är att använda ett spårningsverktyg som Timeular. Timeboxning kan också hjälpa dig att hålla koll på dina prioriteringar och hålla dig organiserad.

Håll koll på din tidsbudget. Att se över framstegen och justera budgeten är en del av processen, lika viktig som själva planeringen.

Prioriteringar ändras, saker händer och att kunna se över och justera gör att din tidsbudgetering förblir dynamisk. Det är det som kommer att hjälpa dig i det långa loppet.

Tidsbudgetering: ett exempel från verkligheten

I det följande ger vi två exempel på tidsbudgetering. Det första är för en enskild individ, det andra är för ett fiktivt team. Anpassa gärna exemplet efter våra behov och använd det som en baslinje för att lära dig tekniken.

Tidsbudgetering för Sonia, marknadschef på XYZ-företaget

Tidsbudgetering för Sonias marknadsföringsteam

TIPS: Inkludera programvara för tidrapportering för marknadsföringsbyråer för att förbättra tidsbudgeteringen .

Vanliga frågor

Fungerar tidsbudgetering?

Ja! Eftersom tidsbudgetering hjälper till att uppskatta och fördela tid till högprioriterade uppgifter, skapa prioritering och bättre organisering av tiden, kan vi säga att det fungerar.

Det kan ta lite tid att göra ditt tidsbudgetarbete, och du kan behöva skära bort vissa saker och hantera oväntade hinder.

Men tidsbudgetering handlar inte om perfektion. Det handlar om att vara medveten och använda sin tid på bästa möjliga sätt.

Varför är budgetering så tidskrävande?

Att skapa en budget kan vara mycket tidskrävande. Det är dock en viktig teknik, särskilt när det gäller att organisera tiden.

Du håller inte bara reda på allt du behöver göra utan slösar inte heller bort tid som du kan tillbringa med familj och vänner eller utforska en hobby senare på dagen. 

Är budgetering slöseri med tid?

Nej, budgetering av något slag är inte slöseri med tid. Speciellt om den planeras på ett hållbart sätt. Undvik att falla in i en desperat budgeteringscykel och följ den till perfektion.

Begränsningar och brist på flexibilitet när det gäller att sätta upp mål, följa upp tid eller budgetera kan leda till att dina mål går om intet.

Visste du att tidshantering är en av de viktigaste mjuka färdigheterna?

Slutsats

Att skapa en ny vana kräver alltid en viss anpassning, men att ha viss disciplin och respekt för gränserna för din tidsbudget är grundläggande.

Se till att arbetstiden är till för det och spara tid för ditt privatliv och några stunder av egenvård.

Genom att budgetera din tid skapar du ett ramverk för att bedöma och justera din livsbalans i enlighet med detta.

Läs mer om detta:

• Hur man skapar en plan för tidshantering
• Böcker om tidshantering
• Skapa ett schema för teammedlemmarna
• Varför är det viktigt med utbildning i tidshantering för ditt team?
• Hur man gör en korrekt tidsuppskattning för ett projekt
• De bästa tidmätarna för iPhone
• Hur man uppskattar tidsåtgången för programvaruutveckling