Orçamentos de tempo 101: como fazer cada segundo valer a pena

Para muitos de nós, não há dúvida de que as 24 horas do dia não são suficientes para tudo o que precisa ser feito.

Considerando que o adulto médio deveria passar oito horas dormindo e que o turno normal de trabalho também dura oito horas, o tempo que sobra para trabalho extra, tarefas domésticas e coisas pessoais é pouco.

Por isso, é essencial elaborar um orçamento de tempo.

Seguir um orçamento de tempo pode ser extremamente útil. A crença de que não há tempo suficiente em um dia pode ser paralisante e totalmente falsa.

Vamos ver por que e como o orçamento de tempo pode ajudar.

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O que é um orçamento de tempo?

Um orçamento de tempo é semelhante a um orçamento financeiro, mas, em vez de dinheiro, envolve o planejamento e a alocação intencional de nosso tempo para aproveitar ao máximo nossos dias.

É uma técnica vital de gerenciamento de tempo que nos permite estar cientes de onde nosso tempo é gasto e trabalhar com mais foco e produtividade.

Leia mais: Os benefícios da administração do tempo para equipes e indivíduos

5 motivos pelos quais você e sua equipe precisam de um orçamento de tempo

Aplicar técnicas de orçamento de tempo é vantajoso no local de trabalho. Ela ajuda as equipes a definir metas realistas e a se manterem fiéis ao que poderão realizar.

É essencial seguir um cronograma que o mantenha no caminho certo durante a execução das tarefas, principalmente porque o orçamento de tempo ajuda na disciplina e na produtividade e é de grande ajuda na tomada de decisões.

Seja você um membro ou um líder de equipe, conheça os principais benefícios de planejar seu tempo. 

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1. As tarefas são organizadas por prioridade

Assim como em outras técnicas de gerenciamento de tempo, organizar as tarefas por sua importância é o primeiro passo para um planejamento bem-sucedido.

O dilema sobre qual tarefa é mais importante é muito comum. Ainda mais quando confrontamos o tempo para o trabalho e o tempo para a família e assuntos pessoais. 

Um equilíbrio entre todas as áreas da vida e entre as tarefas de trabalho pode ser alcançado com um orçamento de tempo.

Isso lhe dará uma concepção clara de qual tarefa é essencial e qual não é. Ao praticar isso, você sempre saberá como organizar sua agenda e o que fazer primeiro.

Leia nosso blog sobre os melhores métodos de priorização para organizar suas tarefas.

2. O progresso é medido e registrado 

Analisar seu desempenho e acompanhar seu progresso é muito importante para o crescimento na carreira.

Se você deseja se desenvolver e tem metas para isso, a análise de desempenho pessoal é imprescindível.

O orçamento de seu tempo pode ser uma forma de observar seu desempenho com base em suas atividades diárias.

Ter essa consciência o ajuda a comparar os desempenhos diários até encontrar o seu ritmo. A motivação pode ser encontrada ao ter esse tipo de controle.

3. Os prazos são facilmente cumpridos

Não conseguir cumprir prazos devido à falta de tempo é uma das frases mais comuns no mundo corporativo.

Um motivo que justifica isso, quando não há problemas mais graves, é a incapacidade de estimar a quantidade de tempo necessária para uma tarefa.

Se você não estiver considerando bloqueios ou obstáculos no futuro, é provável que o projeto não seja concluído a tempo.

Isso pode causar atrasos para toda a equipe. Criar um orçamento de tempo equilibrado pode ajudar a evitar essas situações.

4. O trabalho é feito de forma consistente, evitando o estresse

Você conhece a história da lebre e da tartaruga? "Devagar e sempre vence a corrida" é a lição que a história nos dá - uma lição de paciência, consistência, firmeza e perseverança.

Seja minucioso em seu trabalho e leia os documentos duas ou três vezes, se necessário. Esse cuidado exige tempo, e não se planejar para isso é um erro que muitas equipes cometem.

A incerteza e os problemas de última hora devem fazer parte do seu orçamento de tempo para evitar a pressa e o estresse constantes. O trabalho continua sendo uma experiência agradável, e todos ficam mais felizes e realizados.

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5. Um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional é facilmente alcançado

Ao alocar corretamente o tempo, você evita misturar o tempo pessoal com o profissional.

Seu tempo será melhor distribuído, e você pode até se surpreender com o tempo livre que pode acumular no final do dia.

Como criar um orçamento de tempo em 3 etapas

Como começar a planejar seu tempo? Qual é a melhor maneira de começar a fazer o orçamento? Antes de prosseguir, é fundamental observar seu dia como ele é e tomar nota de como você gasta seu tempo.

Seja um pouco mais consciente e use um aplicativo de controle de tempo para coletar informações sobre sua rotina atual.

Com esse conhecimento, você está pronto para iniciar seu processo de orçamento.

1. Identificar as principais prioridades

Essa é uma daquelas técnicas que permitem que você comece grande. Se você deixar as tarefas de lado por alguns minutos, concentre-se nas principais prioridades.

Grandes objetivos, áreas de responsabilidade e funções importantes. Nesta etapa, você pode fazer um brainstorming de ideias para cada uma dessas áreas importantes, sendo tão geral ou específico quanto necessário.

2. Alocar tempo exclusivo para cada área

Em seguida, você precisa calcular quanto tempo passará em cada área. É claro que não há uma regra definida para isso; tudo depende de muitos fatores.

Você acabará alocando o tempo que considera necessário. Só não se esqueça de economizar um pouco mais para problemas imprevistos.

Não se comprometa demais, o que significa que você não deve dedicar todo o seu tempo disponível ao seu orçamento. Reserve um tempo desse planejamento para simplesmente viver.

Avalie seu orçamento de tempos em tempos e faça os ajustes necessários. O orçamento de tempo é, afinal de contas, algo pessoal. Se aplicado a uma equipe, ele também precisa ser ajustado às suas necessidades.

3. Vá em frente e gaste seu tempo

Com seu tempo distribuído da forma que achar melhor, agora você precisa ir e gastá-lo.

Acompanhe seu tempo de gastos para garantir que ele se aproxime o máximo possível do que foi planejado originalmente.

Há muitas maneiras de controlar o seu tempo e o da sua equipe, mas a mais eficaz é usar uma ferramenta de controle como Timeular. O controle de tempo também pode ajudar a manter o controle de suas prioridades e a organização.

Mantenha o controle do seu orçamento de tempo. Analisar o progresso e ajustar o orçamento é uma parte do processo, tão importante quanto o próprio planejamento.

As prioridades mudam, as coisas acontecem, e a capacidade de revisar e ajustar mantém seu orçamento de tempo dinâmico. É isso que o ajudará a longo prazo.

Orçamento de tempo: um exemplo da vida real

A seguir, apresentaremos dois exemplos de orçamento de tempo. O primeiro é para um único indivíduo; o segundo é para uma equipe fictícia. Sinta-se à vontade para ajustar o exemplo às nossas necessidades e usá-lo como base para aprender a técnica.

Orçamento de tempo para Sônia, gerente de marketing da empresa XYZ

Orçamento de tempo para a equipe de marketing de Sonia

DICA: Inclua um software de planilha de horas para agências de marketing para melhorar o orçamento de tempo.

Perguntas frequentes

O orçamento de tempo funciona?

Sim! Como o orçamento de tempo ajuda a estimar e alocar tempo para tarefas de alta prioridade, estabelecendo prioridade e melhor organização do tempo, podemos dizer que ele funciona.

Pode levar algum tempo para fazer seu trabalho de orçamento de tempo, e talvez você precise cortar algumas coisas e lidar com obstáculos inesperados.

Mas o orçamento de tempo não tem a ver com perfeição. Trata-se de estar atento e usar seu tempo da melhor maneira possível.

Por que o orçamento é tão demorado?

A criação de um orçamento pode consumir muito tempo. Entretanto, é uma técnica essencial, especialmente quando se trata de organizar o tempo.

Você não apenas mantém o controle de tudo o que precisa fazer, mas também não perde o tempo que poderia passar com a família e os amigos ou explorando um hobby mais tarde. 

O orçamento é uma perda de tempo?

Não, qualquer tipo de orçamento não é uma perda de tempo. Principalmente se for planejado de forma sustentável. Evite cair em um ciclo desesperado de orçamento e siga-o à risca.

As restrições e a falta de flexibilidade na definição de metas, controle de tempo ou orçamento podem prejudicar seus objetivos.

Você sabia que o gerenciamento do tempo é uma das habilidades interpessoais mais importantes?

Conclusão

Criar um novo hábito sempre exige alguns ajustes, mas é fundamental ter disciplina e respeito pelos limites de seu orçamento de tempo.

Certifique-se de que o horário de trabalho seja para isso e reserve tempo para sua vida pessoal e alguns momentos de autocuidado.

Ao orçar seu tempo, você está criando uma estrutura para avaliar e ajustar seu equilíbrio de vida de acordo.

Leia mais:

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