Tidsbudgetter 101: Sådan får du hvert sekund til at tælle
For mange af os er der ingen tvivl om, at døgnets 24 timer ikke rækker til alt det, der skal gøres.
Når man tænker på, at en gennemsnitlig voksen burde bruge otte timer på at sove, og at en normal arbejdsdag også varer otte timer, er der ikke meget tid tilbage til ekstra arbejde, huslige pligter og personlige ting.
Derfor er det vigtigt at lave et tidsbudget .
Det kan være en stor hjælp at følge et tidsbudget. Troen på, at der ikke er tid nok i løbet af en dag, kan være lammende og helt usand.
Lad os se, hvorfor og hvordan tidsbudgettering kan hjælpe.
"Jeg er vild med, hvor robust Timeular er. Det har øget vores evne til at se, hvad der sker i virksomheden, og hjulpet os med at forstå, hvilke ændringer der er nødvendige for at opretholde rentabiliteten." - Kaitlin Snow Seamons
Hvad er et tidsbudget?
Et tidsbudget svarer til et økonomisk budget, men i stedet for penge handler det om at planlægge og fordele vores tid bevidst for at få mest muligt ud af vores dage.
Det er en vigtig tidsstyringsteknik, som gør os bevidste om, hvad vi bruger vores tid på, og som giver os mulighed for at arbejde mere fokuseret og produktivt.
Læs mere om det: Fordelene ved tidsstyring for team og enkeltpersoner
5 grunde til, at du og dit team har brug for tidsbudgettering
Det er en fordel at anvende teknikker til tidsbudgettering på arbejdspladsen. Det hjælper teams med at sætte realistiske mål og være tro mod, hvad de kan nå.
Det er vigtigt at følge en tidsplan, der holder dig på sporet, mens du udfører opgaver, primært fordi tidsbudgettering hjælper med disciplin og produktivitet og er en stor hjælp til beslutningstagning.
Uanset om du er teammedlem eller teamleder, kan du lære de største fordele ved at budgettere din tid at kende.
Download:
- Gratis skema-skabeloner (Google Sheets, Excel, PDF)
- Skabeloner til tidsstyring (Google Sheets, Excel, PDF)
1. Opgaverne bliver organiseret efter prioritet
Som med andre tidsstyringsteknikker er det første skridt mod en vellykket planlægning at organisere opgaverne efter deres vigtighed.
Dilemmaet om, hvilken opgave der er vigtigst, er meget almindeligt. Endnu mere, når vi konfronterer tid til arbejde og tid til familie og personlige ting.
En balance mellem alle livsområder og mellem arbejdsopgaver kan opnås med et tidsbudget.
Det vil give dig en klar opfattelse af, hvilke opgaver der er vigtige, og hvilke der ikke er. Når du praktiserer dette, vil du altid vide, hvordan du skal organisere din tidsplan, og hvad du skal gøre først.
Læs vores blog om de bedste prioriteringsmetoder til at organisere dine opgaver.
2. Fremskridt måles og registreres
At analysere din præstation og holde styr på dine fremskridt er meget vigtigt for din karriereudvikling.
Hvis du vil udvikle dig selv og har mål for det, er en analyse af din egen præstation et must.
At budgettere din tid kan være en måde at observere din præstation på ud fra dine daglige aktiviteter.
Denne bevidsthed hjælper dig med at sammenligne daglige præstationer, indtil du finder dit niveau. Motivation kan findes i at have denne form for kontrol.
3. Deadlines er nemme at overholde
Ikke at kunne overholde deadlines på grund af tidsmangel er en af de mest almindelige sætninger i erhvervslivet.
En grund, der retfærdiggør dette, når der ikke er mere alvorlige problemer, er den manglende vurdering af den tid, der er nødvendig til en opgave.
Hvis du ikke overvejer blokeringer eller forhindringer på vejen, bliver projektet sandsynligvis ikke færdigt til tiden.
Det kan skabe forsinkelser for hele teamet. Et afbalanceret tidsbudget kan hjælpe med at undgå disse situationer.
4. Arbejdet udføres konsekvent, så man undgår stress
Kender du historien om haren og skildpadden? "Slow and steady wins the race" er den lektie, som historien giver os - en lektie i tålmodighed, konsekvens, stabilitet og udholdenhed.
Vær grundig i dit arbejde, og læs dokumenterne igennem to eller tre gange, hvis det er nødvendigt. Det kræver tid at være så omhyggelig, og det er en fejl, som mange teams begår, hvis de ikke planlægger det.
Usikkerhed og problemer i sidste øjeblik skal være en del af dit tidsbudget, så du undgår at skynde dig og stresse konstant. Arbejdet forbliver en behagelig oplevelse, og alle er gladere og mere tilfredse.
Få din kopi af e-bogen og lær de bedste produktivitetstips til teams og deres ledere
5. Det er nemt at opnå en bedre balance mellem arbejde og privatliv
Ved at fordele tiden korrekt undgår du at blande personlig og professionel tid.
Din tid vil blive bedre fordelt, og du vil måske endda blive overrasket over, hvor meget fritid du kan samle sidst på dagen.
Sådan laver du et tidsbudget i 3 trin
Hvordan kommer man i gang med at budgettere sin tid? Hvad er den bedste måde at begynde at budgettere på? Før vi går videre, er det vigtigt at observere din dag, som den er, og lægge mærke til, hvordan du bruger din tid.
Vær lidt mere bevidst, og brug en tidsregistreringsapp til at indsamle oplysninger om din nuværende rutine.
Med denne viden er du klar til at starte din budgetproces.
1. Identificer de vigtigste prioriteter
Dette er en af de teknikker, der giver dig mulighed for at starte stort. Hvis du lægger opgaverne til side i et par minutter, kan du fokusere på de vigtigste prioriteter.
Store mål, ansvarsområder og vigtige roller. I dette trin kan du brainstorme ideer til hvert af disse vigtige områder og være så generel eller specifik, som du har brug for.
2. Tildel eksklusiv tid til hvert område
Dernæst skal du finde ud af, hvor meget tid du vil bruge på hvert område. Der er selvfølgelig ikke nogen fast regel for dette; det afhænger af mange faktorer.
Du ender med at afsætte den tid, du finder nødvendig. Glem bare ikke at spare ekstra op til uforudsete problemer.
Lad være med at forpligte dig for meget, hvilket betyder, at du ikke skal bruge al den tid, du har til rådighed, på dit budget. Sæt tid af til at planlægge, så du bare kan leve.
Evaluer dit budget fra tid til anden, og foretag de justeringer, du har brug for. Tidsbudgettering er, når alt kommer til alt, en personlig ting. Hvis det anvendes på et team, skal det også tilpasses dets behov.
3. Gå videre og brug din tid
Du har fordelt din tid, som du vil, og nu skal du ud og bruge den.
Følg dit forbrug for at sikre, at det kommer så tæt som muligt på det, du oprindeligt havde planlagt.
Der er mange måder at spore din og dit teams tid på, men den mest effektive er at bruge et sporingsværktøj som Timeular. Timeboxing kan også hjælpe med at holde styr på dine prioriteter og holde dig organiseret.
Hold styr på dit tidsbudget. Gennemgang af fremskridt og justering af budgettet er en del af processen, lige så vigtig som selve planlægningen.
Prioriteter ændrer sig, ting sker, og ved at være i stand til at gennemgå og justere holder du dit tidsbudget dynamisk. Det er det, der vil hjælpe dig i det lange løb.
Tidsbudgettering: et eksempel fra det virkelige liv
I det følgende giver vi to eksempler på tidsbudgettering. Det første er for en enkelt person, det andet er for et fiktivt team. Du er velkommen til at tilpasse eksemplet til vores behov og bruge det som udgangspunkt for at lære teknikken.
Tidsbudgettering for Sonia, marketingchef i XYZ-virksomheden
| Nøgleområder i denne uge | Ugens aktiviteter | Tildelt tidsbudget (%) |
| Hav en markedsføringsstrategi for næste kvartal | Brainstorme ideer, lede mødebudget med interessenter, skabe markedsføringsstrategi | 30% |
| Styrk teamets samhørighed | Forberede teambuilding om tirsdagen, planlægge og udføre 1:1, coaching | 10% |
| Personlig pleje | Pilates, meditation, læsning, lægebesøg | 20% |
| Familie | Leg med børnene, tag Helen med til lægen, vær med til skolemødet | 30% |
| Relationer | En aften i byen med Peter, frokost med Stephany, middag på Sonia's | 10% |
Tidsbudgettering for Sonias marketingteam
| Nøgleområder i denne uge | Ugens aktiviteter | Tildelt tidsbudget (%) |
| Forbered markedsføringsstrategi | Forbered aktiver, lav tekst, fordel budget og vælg målgruppe | 20% |
| Kundernes hjemmeside er live | Tjekke tekst, indsætte billeder, forbedre SEO, få endelig godkendelse | 30% |
| Rette fejl på hjemmesiden | Start Black Friday-kampagnen | 30% |
| rette fejl på hjemmesiden, løse problemer med prisformularen | rette fejl på hjemmesiden, løse problemer med prisformularen | 20% |
TIP: Inkluder timeseddel-software til marketingbureauer for at forbedre tidsbudgetteringen .
Ofte stillede spørgsmål
Virker tidsbudgettering?
Ja! Fordi tidsbudgettering hjælper med at estimere og allokere tid til højtprioriterede opgaver, etablere prioritering og bedre organisering af tiden, kan vi sige, at det virker.
Det kan tage lidt tid at lave dit tidsbudget, og du bliver måske nødt til at skære nogle ting fra og håndtere uventede forhindringer.
Men tidsbudgettering handler ikke om perfektion. Det handler om at være bevidst og bruge sin tid på den bedst mulige måde.
Hvorfor er budgetlægning så tidskrævende?
Det kan være meget tidskrævende at lave et budget. Men det er en vigtig teknik, især når man skal organisere sin tid.
Ikke alene holder du styr på alt det, du skal, men du spilder heller ikke tid, som du kan bruge sammen med familie og venner eller på at udforske en hobby senere på dagen.
Er budgetlægning spild af tid?
Nej, budgetlægning af enhver art er ikke spild af tid. Især hvis det planlægges bæredygtigt. Undgå at falde ind i en desperat budgetteringscyklus og følg den til perfektion.
Begrænsninger og manglende fleksibilitet i forhold til at sætte mål, tidsregistrering eller budgettering kan give bagslag i forhold til dine mål.
Vidste du, at tidsstyring er en af de vigtigste bløde færdigheder?
Konklusion
Det kræver altid lidt tilvænning at skabe en ny vane, men det er vigtigt at have en vis disciplin og respekt for grænserne for dit tidsbudget.
Sørg for, at arbejdstiden er til det, og gem tid til dit personlige liv og nogle øjeblikke med selvpleje.
Ved at budgettere din tid skaber du en ramme for at vurdere og justere din livsbalance i overensstemmelse hermed.
Læs mere om det: