Budget di tempo 101: come far valere ogni secondo

Per molti di noi, non c'è dubbio che le 24 ore del giorno non sono sufficienti per tutto ciò che si deve fare.

Considerando che un adulto medio dovrebbe trascorrere otto ore a dormire e che anche il turno di lavoro abituale dura otto ore, il tempo lasciato per il lavoro extra, le faccende domestiche e le cose personali è poco.

Per questo motivo è fondamentale definire un budget di tempo.

Seguire un budget di tempo può essere estremamente utile. La convinzione che non ci sia abbastanza tempo in una giornata può essere paralizzante e del tutto falsa.

Vediamo perché e come il time budgeting può aiutare.

Iniziate a monitorare il vostro tempo senza sforzo per sfruttare al meglio il vostro budget di tempo.

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Che cos'è un budget di tempo?

Un budget del tempo è simile a un budget finanziario, ma al posto del denaro si tratta di pianificare e allocare il nostro tempo in modo intenzionale per sfruttare al meglio le nostre giornate.

È una tecnica vitale di gestione del tempo che ci permette di essere consapevoli di dove viene speso il nostro tempo e di lavorare con maggiore concentrazione e produttività.

Per saperne di più: I vantaggi della gestione del tempo per i team e gli individui

5 motivi per cui voi e il vostro team avete bisogno di un budget del tempo

Applicare tecniche di time budgeting è vantaggioso sul posto di lavoro. Aiuta i team a fissare obiettivi realistici e a rimanere fedeli a ciò che saranno in grado di realizzare.

È essenziale seguire un programma che vi tenga in riga durante l'esecuzione dei compiti, soprattutto perché il time budgeting aiuta la disciplina e la produttività ed è di grande aiuto nel processo decisionale.

Che siate membri o leader di un team, scoprite quali sono i principali vantaggi di mettere in bilancio il vostro tempo. 

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1. Le attività vengono organizzate per priorità

Come per altre tecniche di gestione del tempo, organizzare i compiti in base alla loro importanza è il primo passo per pianificare con successo.

Il dilemma su quale compito sia più importante è molto comune. Ancor di più quando ci si confronta con il tempo da dedicare al lavoro e quello da dedicare alla famiglia e alle cose personali. 

Un equilibrio tra tutti gli ambiti della vita e tra i compiti lavorativi può essere raggiunto con un budget di tempo.

In questo modo avrete una chiara concezione di quali compiti sono essenziali e quali no. Con questa pratica, saprete sempre come organizzare il vostro programma e cosa fare per primo.

Leggete il nostro blog sui migliori metodi di definizione delle priorità per organizzare le vostre attività.

2. I progressi vengono misurati e registrati 

Analizzare le proprie prestazioni e tenere traccia dei propri progressi è molto importante per la crescita professionale.

Se volete sviluppare voi stessi e avete degli obiettivi in tal senso, l'analisi delle vostre prestazioni è un must.

Il bilancio del tempo può essere un modo per osservare le proprie prestazioni in base alle attività quotidiane.

Questa consapevolezza vi aiuta a confrontare le prestazioni giornaliere fino a trovare il vostro ritmo. Questo tipo di controllo può essere fonte di motivazione.

3. Le scadenze vengono rispettate facilmente

Non riuscire a rispettare le scadenze per mancanza di tempo è una delle frasi più comuni nel mondo aziendale.

Una ragione che giustifica questa situazione, quando non ci sono problemi più gravi, è la mancata stima del tempo necessario per un compito.

Se non si prendono in considerazione blocchi o ostacoli lungo la strada, è probabile che il progetto non venga completato in tempo.

Questo può causare ritardi per l'intero team. La creazione di un budget di tempo equilibrato può aiutare a evitare queste situazioni.

4. Il lavoro viene svolto in modo coerente, evitando lo stress

Conoscete la storia della lepre e della tartaruga? "Chi va piano va sano e va lontano" è la lezione che ci dà questa storia: una lezione di pazienza, coerenza, costanza e perseveranza.

Siate scrupolosi nel vostro lavoro e, se necessario, rileggete i documenti due o tre volte. Questa attenzione richiede tempo e la mancata pianificazione è un errore che molti team commettono.

L'incertezza e i problemi dell'ultimo minuto devono far parte del vostro budget di tempo per evitare di correre e stressarsi continuamente. Il lavoro rimane un'esperienza piacevole e tutti sono più felici e soddisfatti.

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5. È facile raggiungere un migliore equilibrio tra lavoro e vita privata

Con una corretta allocazione del tempo, si evita di confondere il tempo personale con quello professionale.

Il vostro tempo sarà meglio distribuito e potreste persino sorprendervi di quanto tempo libero riuscite a raccogliere alla fine della giornata.

Come creare un budget del tempo in 3 passi

Come iniziare a mettere in bilancio il proprio tempo? Qual è il modo migliore per iniziare a fare un bilancio? Prima di procedere oltre, è fondamentale osservare la propria giornata e prendere nota di come si impiega il tempo.

Siate un po' più consapevoli e utilizzate un'applicazione per il monitoraggio del tempo per raccogliere informazioni sulla vostra routine attuale.

Con queste conoscenze, siete pronti per iniziare il processo di budget.

1. Identificare le priorità chiave

Questa è una di quelle tecniche che permettono di iniziare in grande. Se mettete da parte i compiti per qualche minuto, concentratevi sulle priorità principali.

Grandi obiettivi, aree di responsabilità e ruoli significativi. In questa fase, potete fare un brainstorming di idee per ognuna di queste aree importanti, in modo generico o specifico, a seconda delle vostre esigenze.

2. Assegnare un tempo esclusivo per ogni area

Successivamente, è necessario stabilire quanto tempo dedicare a ciascuna area. Naturalmente non esiste una regola fissa: tutto dipende da molti fattori.

Finirà per assegnare il tempo che ritiene necessario. Non dimenticate di risparmiare per gli imprevisti.

Non impegnatevi troppo, cioè non dedicate tutto il tempo a disposizione al vostro budget. Lasciate del tempo libero da questa pianificazione per vivere semplicemente.

Valutate il vostro budget di tanto in tanto e apportate le modifiche necessarie. Il time budgeting è, dopo tutto, una cosa personale. Se applicato a un team, deve essere adattato alle sue esigenze.

3. Andate avanti e spendete il vostro tempo

Con il vostro tempo distribuito come meglio credete, ora dovete andare a spenderlo.

Tracciate il tempo di spesa per assicurarvi che si avvicini il più possibile a quello inizialmente previsto.

Ci sono molti modi per tenere traccia del tempo vostro e del vostro team, ma il più efficace è utilizzare uno strumento di monitoraggio come Timeular. Anche il timeboxing può aiutare a tenere sotto controllo le priorità e a rimanere organizzati.

Tenete sotto controllo il vostro budget di tempo. La verifica dei progressi e l'adeguamento del budget sono una parte del processo, importante quanto la pianificazione stessa.

Le priorità cambiano, le cose accadono, e la possibilità di rivedere e adattare il vostro budget di tempo mantiene la dinamicità. Questo è ciò che vi aiuterà a lungo termine.

Il time budgeting: un esempio di vita reale

Di seguito, forniremo due esempi di time budgeting. Il primo è relativo a un singolo individuo; il secondo è relativo a un team fittizio. Sentitevi liberi di adattare l'esempio alle nostre esigenze e di usarlo come base per imparare la tecnica.

Budgeting del tempo per Sonia, responsabile marketing dell'azienda XYZ

Budgeting del tempo per il team di marketing di Sonia

SUGGERIMENTO: includere un software di timesheet per le agenzie di marketing per migliorare il time budgeting.

Domande frequenti

Il time budgeting funziona?

Sì! Poiché il time budgeting aiuta a stimare e ad assegnare il tempo a compiti ad alta priorità, stabilendo priorità e una migliore organizzazione del tempo, possiamo dire che funziona.

Potrebbe essere necessario un po' di tempo per fare il bilancio del tempo, e potrebbe essere necessario tagliare alcune cose e affrontare ostacoli inaspettati.

Ma il time budgeting non è una questione di perfezione. Si tratta di essere consapevoli e di utilizzare il proprio tempo nel modo migliore possibile.

Perché la stesura del bilancio richiede così tanto tempo?

La creazione di un bilancio può richiedere molto tempo. Tuttavia, è una tecnica essenziale, soprattutto per l'organizzazione del tempo.

In questo modo non solo si tiene traccia di tutto ciò che si deve fare, ma non si perde tempo da dedicare alla famiglia e agli amici o a un hobby più tardi nella giornata. 

Il budgeting è una perdita di tempo?

No, il budgeting di qualsiasi tipo non è una perdita di tempo. Soprattutto se viene pianificato in modo sostenibile. Evitate di cadere in un ciclo disperato di budgeting e di seguirlo alla perfezione.

Le restrizioni e la mancanza di flessibilità nella definizione degli obiettivi, nel monitoraggio del tempo o nella definizione del budget possono ritorcersi contro i vostri obiettivi.

Sapevate che la gestione del tempo è una delle soft skills più importanti?

Conclusione

Creare una nuova abitudine richiede sempre un po' di adattamento, ma è fondamentale avere una certa disciplina e rispettare i limiti del proprio budget di tempo.

Assicuratevi che le ore di lavoro siano destinate a questo scopo e lasciate del tempo per la vostra vita personale e per alcuni momenti di cura di voi stessi.

Pianificando il proprio tempo, si crea un quadro di riferimento per valutare e regolare di conseguenza il proprio equilibrio di vita.

Per saperne di più:

• Come creare un piano di gestione del tempo
• Libri sulla gestione del tempo
• Creare un programma per i membri del team
• Perché la formazione sulla gestione del tempo è importante per il vostro team?
• Come stimare accuratamente i tempi di un progetto
• I migliori time tracker per iPhone
• Come stimare i tempi di sviluppo del software