Tidsbudsjett 101: Slik får du hvert sekund til å telle
For mange av oss er det ingen tvil om at døgnets 24 timer ikke strekker til for alt som skal gjøres.
Med tanke på at en gjennomsnittlig voksen person burde sove i åtte timer, og at et vanlig arbeidsskift også varer i åtte timer, blir det lite tid igjen til ekstraarbeid, husarbeid og personlige gjøremål.
Derfor er det viktig å utforme et tidsbudsjett.
Å følge et tidsbudsjett kan være til stor hjelp. Troen på at man ikke har nok tid i løpet av en dag, kan være ødeleggende og helt usann.
La oss se hvorfor og hvordan tidsbudsjettering kan hjelpe.
"Jeg elsker hvor robust Timeular er. Det har gjort oss bedre i stand til å se hva som skjer i virksomheten og hjulpet oss med å forstå hvilke endringer som trengs for å opprettholde lønnsomheten." - Kaitlin Snow Seamons
Hva er et tidsbudsjett?
Et tidsbudsjett ligner på et økonomisk budsjett, men i stedet for penger handler det om å planlegge og fordele tiden vår bevisst for å få mest mulig ut av dagene våre.
Det er en viktig teknikk for tidsstyring som gjør at vi blir bevisst på hva vi bruker tiden vår på og kan jobbe mer fokusert og produktivt.
Les mer om dette: Fordelene med tidsstyring for team og enkeltpersoner
5 grunner til at du og teamet ditt trenger tidsbudsjettering
Det er en fordel å bruke tidsbudsjetteringsteknikker på arbeidsplassen. Det hjelper teamene med å sette seg realistiske mål og holde seg til det de er i stand til å oppnå.
Det er viktig å følge en tidsplan som holder deg på sporet mens du utfører oppgaver, først og fremst fordi tidsbudsjettering bidrar til disiplin og produktivitet og er til stor hjelp når du skal ta beslutninger.
Enten du er teammedlem eller teamleder, bør du bli kjent med de viktigste fordelene ved å budsjettere tiden din.
Last ned:
- Gratis maler for timeplaner (Google Sheets, Excel, PDF)
- Maler for tidsstyring (Google Sheets, Excel, PDF)
1. Oppgaver blir organisert etter prioritet
Som for andre teknikker for tidsstyring er det første skrittet mot vellykket planlegging å organisere oppgavene etter hvor viktige de er.
Dilemmaet om hvilken oppgave som er viktigst, er svært vanlig. Ikke minst når vi stiller tid til jobb opp mot tid til familie og personlige ting.
Med et tidsbudsjett kan man oppnå balanse mellom alle områder i livet og mellom arbeidsoppgaver.
Det vil gi deg en klar oppfatning av hvilke oppgaver som er viktige og hvilke som ikke er det. Når du praktiserer dette, vil du alltid vite hvordan du skal organisere timeplanen din og hva du skal gjøre først.
Les bloggen vår om de beste prioriteringsmetodene for å organisere oppgavene dine.
2. Fremgang måles og registreres
Å analysere prestasjonene dine og følge med på fremgangen din er svært viktig for karriereutviklingen.
Hvis du ønsker å utvikle deg selv og har mål om dette, er selvprestasjonsanalyse et must.
Å budsjettere tiden din kan være en måte å observere prestasjonene dine på, basert på dine daglige aktiviteter.
Denne bevisstheten hjelper deg med å sammenligne daglige prestasjoner til du finner ditt beste nivå. Motivasjon kan finnes i å ha denne typen kontroll.
3. Det er enkelt å overholde tidsfrister
Å ikke klare å overholde tidsfrister på grunn av tidsmangel er en av de vanligste frasene i bedriftsverdenen.
En grunn til dette, når det ikke er snakk om mer alvorlige problemer, er at man ikke klarer å anslå hvor mye tid som trengs til en oppgave.
Hvis du ikke tar høyde for hindringer på veien, er det sannsynlig at prosjektet ikke blir ferdig i tide.
Dette kan føre til forsinkelser for hele teamet. Et balansert tidsbudsjett kan bidra til å unngå slike situasjoner.
4. Arbeidet utføres konsekvent, slik at man unngår stress
Kjenner du historien om haren og skilpadden? "Slow and steady wins the race" er lærdommen historien gir oss - en lærdom om tålmodighet, konsekvens, standhaftighet og utholdenhet.
Vær grundig i arbeidet, og les gjennom dokumenter to eller tre ganger om nødvendig. Å være så nøye krever tid, og det er en feil mange team gjør når de ikke planlegger for dette.
Usikkerhet og problemer i siste liten må være en del av tidsbudsjettet, slik at man unngår å stresse og stresse hele tiden. Arbeidet forblir en hyggelig opplevelse, og alle blir gladere og mer tilfredse.
Få ditt eksemplar av e-boken og lær de beste produktivitetstipsene for team og deres ledere
5. Det er lett å oppnå en bedre balanse mellom jobb og fritid
Ved å fordele tiden riktig unngår du å blande sammen privat og profesjonell tid.
Tiden din vil bli bedre fordelt, og du vil kanskje til og med bli overrasket over hvor mye fritid du kan samle på slutten av dagen.
Slik lager du et tidsbudsjett i tre trinn
Hvordan begynne å budsjettere tiden din? Hva er den beste måten å begynne å budsjettere på? Før du går videre, er det viktig å observere dagen slik den er, og legge merke til hvordan du bruker tiden din.
Vær litt mer bevisst, og bruk en tidsregistreringsapp for å samle informasjon om dine nåværende rutiner.
Med denne kunnskapen er du klar til å starte budsjettprosessen.
1. Identifisere viktige prioriteringer
Dette er en av de teknikkene som gjør at du kan begynne stort. Hvis du legger oppgavene til side i noen minutter, kan du fokusere på de viktigste prioriteringene.
Store mål, ansvarsområder og viktige roller. I dette trinnet kan du brainstorme ideer for hvert av disse viktige områdene, og du kan være så generell eller spesifikk som du trenger.
2. Tildel eksklusiv tid til hvert område
Deretter må du finne ut hvor mye tid du vil bruke på hvert område. Det finnes selvsagt ingen fasit for dette; alt avhenger av mange faktorer.
Du vil ende opp med å bruke den tiden du anser som nødvendig. Bare ikke glem å sette av ekstra tid til uforutsette problemer.
Ikke overengasjer deg, det vil si at du ikke bør bruke all tilgjengelig tid på budsjettet. Sett av tid til å planlegge og leve.
Evaluer budsjettet ditt fra tid til annen, og gjør de justeringene du trenger. Tidsbudsjettering er tross alt en personlig ting. Hvis det brukes på et team, må det også tilpasses teamets behov.
3. Kom igjen og bruk tiden din
Nå som du har fordelt tiden din slik du ønsker, må du gå ut og bruke den.
Følg med på forbruket ditt for å sikre at det blir så nært som mulig det du opprinnelig planla.
Det finnes mange måter å holde oversikt over din og teamets tid på, men det mest effektive er å bruke et sporingsverktøy som Timeular. Tidsregistrering kan også hjelpe deg med å holde oversikt over prioriteringene dine og holde deg organisert.
Hold oversikt over tidsbudsjettet. Å gå gjennom fremdriften og justere budsjettet er en del av prosessen, like viktig som selve planleggingen.
Prioriteringer endres, ting skjer, og det å kunne gjennomgå og justere tidsbudsjetteringen holder den dynamisk. Det er dette som kommer til å hjelpe deg på lang sikt.
Tidsbudsjettering: et eksempel fra virkeligheten
I det følgende gir vi to eksempler på tidsbudsjettering. Det første er for en enkeltperson, det andre er for et fiktivt team. Du kan gjerne tilpasse eksemplene til våre behov og bruke dem som utgangspunkt for å lære teknikken.
Tidsbudsjettering for Sonia, markedssjef i XYZ-selskapet
| Viktige områder denne uken | Ukens aktiviteter | Avsatt tidsbudsjett (%) |
| Ha en markedsføringsstrategi for neste kvartal | Idémyldring, lede budsjettmøter med interessenter, utarbeide markedsføringsstrategi | 30% |
| Styrke samholdet i teamet | Forberede teambuilding på tirsdag, planlegge og gjennomføre 1:1-samtaler, coaching | 10% |
| Personlig pleie | Pilates, meditasjon, lesing, legetime | 20% |
| Familie | Lek med barna, ta med Helen til legen, vær med på skolemøter | 30% |
| Relasjoner | En kveld ute med Peter, lunsj med Stephany, middag på Sonia's | 10% |
Tidsbudsjettering for Sonias markedsføringsteam
| Viktige områder denne uken | Ukens aktiviteter | Avsatt tidsbudsjett (%) |
| Utarbeide markedsføringsstrategi | Forberede ressurser, lage tekster, fordele budsjett og velge målgruppe | 20% |
| Kundens nettsted live | Sjekke tekst, sette inn bilder, forbedre SEO, få endelig godkjenning | 30% |
| Fikse feil på nettstedet | Start Black Friday-kampanjen | 30% |
| fikse feil på hjemmesiden, løse problemer med prisskjemaet | fikse feil på hjemmesiden, løse problemer med prisskjemaet | 20% |
TIPS: Inkluder programvare for timelister for markedsføringsbyråer for å forbedre tidsbudsjetteringen .
Vanlige spørsmål
Fungerer tidsbudsjettering?
Ja! Fordi tidsbudsjettering bidrar til å estimere og allokere tid til høyt prioriterte oppgaver, prioritere og organisere tiden på en bedre måte, kan vi si at det fungerer.
Det kan ta litt tid å utarbeide tidsbudsjettet, og det kan hende du må kutte ut noen ting og håndtere uventede hindringer.
Men tidsbudsjettering handler ikke om perfeksjon. Det handler om å være bevisst og bruke tiden din på best mulig måte.
Hvorfor er budsjettering så tidkrevende?
Å lage et budsjett kan være svært tidkrevende. Det er imidlertid en viktig teknikk, spesielt når du organiserer tiden.
Ikke bare holder du oversikt over alt du må gjøre, men du kaster heller ikke bort tid som du kan bruke sammen med familie og venner eller på å utforske en hobby senere på dagen.
Er budsjettering bortkastet tid?
Nei, budsjettering av noe slag er ikke bortkastet tid. Spesielt er det planlagt bærekraftig. Unngå å falle inn i en desperat budsjetteringssyklus og følg den til perfeksjon.
Begrensninger og mangel på fleksibilitet når det gjelder å sette mål, tidsregistrering eller budsjettering, kan slå tilbake på målene dine.
Visste du at tidsstyring er en av de viktigste soft skills?
Konklusjon
Det krever alltid litt tilvenning å skape en ny vane, men det er grunnleggende å ha en viss disiplin og respekt for grensene for tidsbudsjettet ditt.
Sørg for at arbeidstiden er til det, og spar tid til privatlivet og noen øyeblikk med egenomsorg.
Ved å budsjettere tiden din skaper du et rammeverk for å vurdere og justere balansen i livet ditt deretter.
Les mer om dette: