Budgets temporels 101 : Comment faire en sorte que chaque seconde compte
Pour beaucoup d'entre nous, il ne fait aucun doute que les 24 heures de la journée ne suffisent pas pour faire tout ce qui doit être fait.
Si l'on considère que l'adulte moyen devrait dormir huit heures et que le poste de travail habituel dure également huit heures, il reste peu de temps pour le travail supplémentaire, les tâches ménagères et les activités personnelles.
C'est pourquoi il est essentiel d' établir un budget temps.
Le respect d'un budget temps peut s'avérer extrêmement utile. Croire qu'il n'y a pas assez de temps dans une journée peut être paralysant et totalement faux.
Voyons pourquoi et comment la budgétisation du temps peut être utile .
"J'apprécie la robustesse de Timeular. Il nous a permis de mieux voir ce qui se passe dans l'entreprise et nous a aidés à comprendre quels changements sont nécessaires pour maintenir la rentabilité." - Kaitlin Snow Seamons
Qu'est-ce qu'un budget temps ?
Un budget temps est similaire à un budget financier, mais au lieu de l'argent, il s'agit de planifier et d'allouer notre temps de manière intentionnelle afin de tirer le meilleur parti de nos journées.
Il s'agit d'une technique vitale de gestion du temps qui nous permet de savoir où nous passons notre temps et de travailler avec plus de concentration et de productivité.
Lire la suite : Les avantages de la gestion du temps pour les équipes et les individus
5 raisons pour lesquelles vous et votre équipe avez besoin d'un budget temps
L'application des techniques de budgétisation du temps est avantageuse sur le lieu de travail. Elle aide les équipes à se fixer des objectifs réalistes et à rester fidèles à ce qu'elles seront en mesure d'accomplir.
Il est essentiel de suivre un calendrier qui vous permette de garder le cap dans l'accomplissement de vos tâches, principalement parce que la budgétisation du temps favorise la discipline et la productivité et constitue une aide précieuse à la prise de décision.
Que vous soyez membre ou chef d'une équipe, découvrez les principaux avantages de la budgétisation de votre temps.
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1. Les tâches sont organisées par priorité
Comme pour les autres techniques de gestion du temps, l'organisation des tâches en fonction de leur importance est la première étape d'une planification réussie.
Le dilemme de savoir quelle tâche est la plus importante est très courant. C'est encore plus vrai lorsque nous confrontons le temps consacré au travail et le temps consacré à la famille et aux affaires personnelles.
Un budget temps permet de trouver un équilibre entre tous les domaines de la vie et entre les tâches professionnelles.
Cela vous donnera une idée claire des tâches essentielles et de celles qui ne le sont pas. En pratiquant cela, vous saurez toujours comment organiser votre emploi du temps et ce qu'il faut faire en premier.
Lisez notre blog sur les meilleures méthodes de priorisation pour organiser vos tâches.
2. Les progrès sont mesurés et enregistrés
L'analyse de vos performances et le suivi de vos progrès sont très importants pour l'évolution de votre carrière.
Si vous souhaitez vous développer et si vous avez des objectifs en ce sens, l'analyse de vos performances est indispensable.
La budgétisation de votre temps peut vous permettre d'observer vos performances sur la base de vos activités quotidiennes.
Cette prise de conscience vous aide à comparer vos performances quotidiennes jusqu'à ce que vous trouviez votre rythme de croisière. La motivation peut être trouvée dans ce type de contrôle.
3. Les délais sont facilement respectés
Ne pas pouvoir respecter les délais par manque de temps est l'une des expressions les plus courantes dans le monde de l'entreprise.
Une raison qui justifie cela, lorsqu'il n'y a pas de problèmes plus graves, est l'incapacité à estimer le temps nécessaire pour une tâche.
Si vous n'envisagez pas les blocages ou les obstacles à venir, il est probable que le projet ne sera pas achevé à temps.
Cela peut entraîner des retards pour l'ensemble de l'équipe. La création d'un budget-temps équilibré peut aider à éviter ces situations.
4. Le travail est effectué de manière cohérente, ce qui permet d'éviter le stress
Connaissez-vous l'histoire du lièvre et de la tortue ? "L'histoire nous apprend que la course est gagnée lentement et régulièrement, une leçon de patience, de cohérence, de constance et de persévérance.
Faites preuve de rigueur dans votre travail et relisez les documents deux ou trois fois si nécessaire. Une telle attention demande du temps, et ne pas le prévoir est une erreur que beaucoup d'équipes commettent.
L'incertitude et les problèmes de dernière minute doivent faire partie de votre budget temps pour éviter la précipitation et le stress permanent. Le travail reste une expérience agréable et tout le monde est plus heureux et plus épanoui.
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5. Il est facile de trouver un meilleur équilibre entre vie professionnelle et vie privée
En répartissant correctement votre temps, vous évitez de mélanger votre temps personnel et votre temps professionnel.
Votre temps sera mieux réparti et vous serez peut-être même surpris par le temps libre que vous pourrez accumuler à la fin de la journée.
Comment créer un budget temps en 3 étapes
Comment commencer à budgétiser votre temps ? Quelle est la meilleure façon de commencer à établir un budget ? Avant d'aller plus loin, il est essentiel d'observer votre journée telle qu'elle est et de prendre note de la manière dont vous passez votre temps.
Soyez un peu plus conscient et utilisez une application de suivi du temps pour recueillir des informations sur votre routine actuelle.
Fort de ces connaissances, vous êtes prêt à entamer votre processus budgétaire.
1. Identifier les priorités clés
Il s'agit d'une de ces techniques qui vous permettent de commencer en grand. Si vous mettez les tâches de côté pendant quelques minutes, concentrez-vous sur les priorités essentielles.
Les grands objectifs, les domaines de responsabilité et les rôles importants. Au cours de cette étape, vous pouvez lancer des idées pour chacun de ces domaines importants, en étant aussi général ou aussi spécifique que vous le souhaitez.
2. Attribuer un temps exclusif à chaque domaine
Ensuite, vous devez déterminer le temps que vous passerez dans chaque domaine. Bien entendu, il n'y a pas de règle fixe en la matière ; tout dépend de nombreux facteurs.
Vous finirez par allouer le temps que vous jugez nécessaire. N'oubliez pas de garder du temps pour les imprévus.
Ne vous engagez pas trop, c'est-à-dire que vous ne devez pas consacrer tout votre temps disponible à votre budget. Laissez du temps à cette planification pour vivre simplement.
Évaluez votre budget de temps à autre et procédez aux ajustements nécessaires. La budgétisation du temps est, après tout, une affaire personnelle. S'il est appliqué à une équipe, il doit également être adapté à ses besoins.
3. Allez-y, dépensez votre temps
Votre temps étant réparti comme vous l'entendez, vous devez maintenant aller le dépenser.
Suivez l'évolution de vos dépenses pour vous assurer qu'elles se rapprochent le plus possible de ce que vous aviez prévu au départ.
Il existe de nombreuses façons de suivre votre temps et celui de votre équipe, mais la plus efficace est d'utiliser un outil de suivi comme Timeular. Le Timeboxing peut également vous aider à garder le contrôle de vos priorités et à rester organisé.
Suivez l'évolution de votre budget temps. L'examen des progrès et l'ajustement du budget font partie du processus et sont aussi importants que la planification elle-même.
Les priorités changent, des événements se produisent, et la possibilité de revoir et d'ajuster votre budget-temps vous permet de rester dynamique. C'est ce qui vous aidera à long terme.
Budgétisation du temps : un exemple concret
Nous présentons ci-après deux exemples de budget-temps. Le premier concerne une personne seule, le second une équipe fictive. N'hésitez pas à adapter l'exemple à vos besoins et à l'utiliser comme base de référence pour apprendre la technique.
Budgétisation du temps pour Sonia, responsable marketing de l'entreprise XYZ
| Domaines clés cette semaine | Activités de la semaine | Budget temps alloué (%) |
| Disposer d'une stratégie marketing pour le prochain trimestre | Lancer des idées, diriger les réunions budgétaires avec les parties prenantes, créer la stratégie de marketing. | 30% |
| Renforcer la cohésion de l'équipe | Préparer le team building du mardi, programmer et réaliser des 1:1, coaching | 10% |
| Soins personnels | Pilates, méditation, lecture, rendez-vous chez le médecin | 20% |
| Famille | Jouer avec les enfants, amener Helen chez le médecin, participer aux réunions scolaires. | 30% |
| Les relations | Une soirée avec Peter, un déjeuner avec Stephany, un dîner chez Sonia | 10% |
Budgétisation du temps pour l'équipe marketing de Sonia
| Domaines clés cette semaine | Activités de la semaine | Budget temps alloué (%) |
| Préparer la stratégie de marketing | Préparer les actifs, créer le texte, allouer le budget et sélectionner le public. | 20% |
| Mise en ligne du site web du client | Vérifier la rédaction, insérer des images, améliorer le référencement, obtenir l'approbation finale | 30% |
| Corriger les bogues sur le site web | Lancer la campagne du vendredi noir | 30% |
| corriger les bugs de la page d'accueil, résoudre les problèmes liés au formulaire de tarification | correction des bugs de la page d'accueil, résolution des problèmes liés au formulaire de tarification | 20% |
CONSEIL : Inclure un logiciel de feuilles de temps pour les agences de marketing afin d'améliorer la budgétisation du temps.
FAQ
La budgétisation du temps fonctionne-t-elle ?
Oui, parce que la budgétisation du temps permet d'estimer et d'allouer le temps aux tâches prioritaires, d'établir des priorités et de mieux organiser le temps, nous pouvons dire que cela fonctionne.
L'établissement de votre budget-temps peut prendre un certain temps, et il se peut que vous deviez supprimer certaines choses et faire face à des obstacles inattendus.
Mais le budget-temps n'est pas une question de perfection. Il s'agit d'être conscient et d'utiliser son temps de la meilleure façon possible.
Pourquoi l'établissement d'un budget prend-il autant de temps ?
L'élaboration d'un budget peut prendre beaucoup de temps. Il s'agit pourtant d'une technique essentielle, notamment pour l'organisation du temps.
Non seulement vous gardez une trace de tout ce que vous devez faire, mais vous ne perdez pas de temps que vous pourriez consacrer à votre famille et à vos amis ou à un loisir plus tard dans la journée.
L'établissement d'un budget est-il une perte de temps ?
Non, l'établissement d'un budget, quel qu'il soit, n'est pas une perte de temps. Il est surtout planifié de manière durable. Évitez de tomber dans un cycle désespéré de budgétisation et de le suivre à la perfection.
Les restrictions et le manque de flexibilité dans la définition des objectifs, le suivi du temps ou l'établissement du budget peuvent se retourner contre vous.
Saviez-vous que la gestion du temps est l'une des compétences non techniques les plus importantes?
Conclusion
La création d'une nouvelle habitude nécessite toujours une certaine adaptation, mais il est fondamental de faire preuve de discipline et de respecter les limites de son budget-temps.
Veillez à ce que vos heures de travail soient consacrées à cela et gardez du temps pour votre vie personnelle et pour prendre soin de vous.
En budgétisant votre temps, vous créez un cadre qui vous permet d'évaluer et d'adapter votre équilibre de vie en conséquence.
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