Statistiques sur la gestion du temps que vous devez connaître

Si vous pouvez être totalement choqué par les statistiques de gestion du temps qui révèlent la façon dont vous perdez votre temps, vous obtenez également des informations essentielles pour rendre vos journées de travail plus efficaces.

Nous voulons tous consacrer du temps à des activités personnelles intéressantes au cours de notre semaine de travail bien remplie, tout en tirant parti de chaque seconde et, bien sûr, en préservant l'équilibre entre notre vie professionnelle et notre vie privée. Cela est possible si nous comprenons notre point zéro : comment nous passons notre temps, ce qui entrave notre productivité et ce qui nous aide à être super productifs.

Les statistiques sur la gestion du temps que j'ai incluses dans cet article peuvent vous aider à définir et à commencer à progresser à partir de ce point de départ.

Statistiques sur la gestion du temps : Intro

L'objectif principal de la gestion du temps est de suivre le temps consacré aux tâches, de l'optimiser et d'atteindre ses objectifs plus rapidement. Il n'est pas facile de bien gérer son temps. C'est peut-être l'une des choses les plus difficiles à gérer, mais son impact sur la satisfaction de la vie et la diminution du nombre d'heures de travail est considérable. J'aurais pu commencer cet article par un facteur de choc, comme par exemple :

Saviez-vous que les employés passent 57 % de leur temps à communiquer ? Cela signifie des activités administratives telles que les courriels, la participation à des appels, les communications avec les collègues, etc. Mais je pense que vous êtes déjà conscient des piètres compétences en matière de gestion du temps dont font preuve de nombreux employés, peut-être même vous.

Je commencerai donc par vous montrer où mènent de bonnes compétences en matière de gestion du temps, à savoir les avantages d'une bonne relation avec le temps.

• Lecture recommandée : Objectifs de gestion du temps

Statistiques sur la gestion du temps : Le bon côté des choses

Une bonne gestion du temps peut faire toute la différence dans votre vie, tant personnelle que professionnelle. Nous nous plaignons tous trop souvent d'être occupés et de ne pas avoir assez de temps pour faire ce qui nous comble.

Comprenons donc les bons côtés de la gestion du temps et les avantages qu'elle apporte.

• Les entreprises qui encouragent leurs employés à mieux gérer leur temps peuvent voir leur chiffre d'affaires augmenter de 61 %. (Accelo)

• Les employés peuvent gagner jusqu'à 40 heures par mois en gérant les interruptions. (Jobera)

• 83% des personnes pensent que la gestion du temps améliore leur capacité à prendre des décisions. (TimeWatch)

• Investir 10 à 12 minutes dans la planification de votre journée peut vous faire gagner jusqu'à deux heures de votre temps. "Mangez la grenouille" de Brian Tracy.

• 86% des personnes pensent qu'elles seraient plus attentives à leurs tâches si elles savaient mieux gérer leur temps. (Zoomshift)

• Les entreprises perdent environ 65 milliards de dollars en raison du manque de sommeil des employés, qui peut être atténué par une meilleure gestion du temps (MarketSplash)

• 76 % des participants à un sondage réalisé au premier trimestre 2022 ont déclaré qu'ils consacreraient 15 à 30 minutes par jour pour gagner 90 minutes et améliorer leur réputation professionnelle (VPN Alert).

Statistiques sur la gestion du temps : L'état actuel

Pourtant, quel est le statu quo actuel au travail ? Les employés perdent-ils du temps ? S'appuient-ils sur un système de gestion du temps adéquat ? Parviennent-ils à finaliser les tâches importantes à la fin d'une journée de travail ?

Malheureusement, la réalité actuelle est que la plupart des travailleurs ne disposent pas d'un système efficace de gestion du temps et sont plus enclins aux distractions et à la procrastination. Dans le même temps, la gestion des événements et des choses au fur et à mesure qu'ils se produisent n'est pas une technique de gestion du temps efficace, ce qui donne aux travailleurs le sentiment de ne pas maîtriser leurs journées de travail.

Voyons quelques statistiques sur la gestion du temps à ce sujet :

• 20 % des adultes sont des procrastinateurs chroniques, ce dont il faut être conscient lorsqu'on cherche à améliorer sa productivité. (The American Psychological Association) ;

• Disposer d'un système de gestion du temps adéquat est essentiel et pourrait contrebalancer les 20 % colossaux mentionnés ci-dessus, mais selon les données de l'outil de recherche d'emploi Zippia, 82 % des personnes n'en ont pas.

• Le travailleur moyen consacre environ 51 % de sa journée de travail à des tâches dont l'impact sur la valeur est faible ou nul, sans savoir qu'en consacrant seulement 10 minutes par jour à la planification de la journée, on peut gagner deux heures.

Une bonne gestion du temps commence par une bonne solution de suivi du temps

"Nous sommes devenus 20 % plus rentables parce que tout le monde a pris l'habitude de suivre le temps. - Richard Wingfield, chef geek chez Envision Design

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• Seuls 20 % des travailleurs gèrent leur stress quotidien en se sentant bien et en ayant l'impression de maîtriser leur charge de travail au quotidien.

• Aux États-Unis, les distractions au travail coûtent aux entreprises environ 588 milliards de dollars par an, selon l'étude présentée par Zippia.

Statistiques sur la gestion du temps : Réunions qui auraient pu faire l'objet d'un courrier électronique

Les réunions, bien qu'elles soient parfois essentielles à la collaboration et à la communication, ont un impact considérable sur la gestion du temps si elles ne sont pas correctement gérées. Les réunions fréquentes ou mal organisées consomment des heures de travail précieuses et perturbent le flux de travail et la productivité des employés.

Vous pourriez être surpris par les effets négatifs que des réunions mal organisées ont sur la rentabilité et l'efficacité des employés. La mise en place de systèmes de gestion du temps pour les réunions peut avoir des conséquences substantielles sur votre entreprise.

• Selon une étude du MIT sur la gestion du temps, une personne moyenne consacre environ 16 % de sa vie professionnelle à des réunions inutiles. Cela représente environ 22 ans sur une carrière de 45 ans. C'est beaucoup de temps passé dans des "réunions qui auraient pu être des e-mails", comme le dit la culture populaire, sans aucune valeur ajoutée au travail à effectuer.

• Les professionnels passent environ 5 heures et 6 minutes par semaine en réunion et près de 4 heures à s'y préparer, soit un total de près de 10 heures hebdomadaires consacrées uniquement aux réunions (Flowtrace).

• 10,6% des personnes assimilent les réunions à des distractions par rapport à leur "vrai travail", ce qui leur fait perdre beaucoup de temps dans leur journée de travail moyenne (Udemy).

• Les réunions inefficacessont à l'origine d'une perte estimée à 37 milliards de dollars par an aux États-Unis (Discoveryaba).

Statistiques sur la gestion du temps : Les courriers électroniques ne sont pas inoffensifs non plus

• Cependant, les courriels ne sont pas vraiment innocents en matière de mauvaise gestion du temps. Selon une analyse du McKinsey Global Institute, en moyenne, 28 % du temps de travail est consacré à la lecture ou à la réponse à des courriels.

• Le travailleur moyen consulte son courrier électronique 11 fois par heure en moyenne.

• 84% des employés gardent leur courrier électronique en arrière-plan pendant qu'ils travaillent.

• 90% du travailleur moyen consulte des outils de messagerie professionnelle tels que Slack ou Teams jusqu 'à 5 heures par jour. (Zapier)

• 31% des gens ouvrent leur courrier électronique lorsque la notification apparaît. (TimeWatch)

• Les gens consultent leur courrier électronique toutes les heures et 40 minutes en moyenne. Cela dépend toutefois de l'importance des courriels dans leur travail. (Development Academy)

• Selon Forbes, un employé de bureau consacre 2,5 heures par jour à des activités liées au courrier électronique, dont environ 1,8 heure à des communications non pertinentes. Cette distraction constante empêche le travailleur de s'engager dans une réflexion sérieuse. 

• Chaque entreprise qui facture des heures de travail ne facture pas 700 heures par an parce que les employés ne comptabilisent pas (ou mal) le temps passé sur les courriels ou dans les réunions. (Affinity Live)

La bonne gestion du temps : Méthodes et techniques

Alors que la gestion du temps contribue massivement à réduire le stress et l'épuisement professionnel, 70 % des travailleurs qui ne disposent d'aucune méthode de gestion du temps ne se sentent pas maîtres de leur charge de travail (Jobera). Sans un système approprié de gestion du temps, comme le prouvent les statistiques ci-dessus, tout le monde, de l'employé moyen à l'étudiant, procrastine et remplit son temps avec des gaspillages ou des distractions.

Voyons quelques statistiques sur la gestion du temps :

• En interrogeant 500 travailleurs de différents secteurs, Acuity Training, une société britannique d'enseignement et de formation en informatique, a révélé que sur les 18 % de personnes qui utilisent des méthodes de gestion du temps, la personne moyenne essaie 13 méthodes différentes de gestion du temps.

Acuity Training est parvenu aux conclusions suivantes :

• La matrice Matrice d'Eisenhower est la stratégie la plus efficace: 50 % des personnes qui ont participé à l'enquête et qui utilisent la matrice d'Eisenhower estiment que leur travail est sous contrôle tous les jours. Cette méthode permet de hiérarchiser les tâches en fonction de leur degré d'urgence et d'importance. Une tâche peut être urgente et importante, non urgente mais importante, non importante mais urgente, ou non urgente et non nécessaire. 

• La technique technique Pomodoro est la deuxième stratégie de gestion du temps la plus efficace: 60 % des personnes qui utilisent la technique Pomodoro estiment qu'elles maîtrisent leur travail quatre à cinq jours par semaine. La technique Pomodoro est couramment utilisée pour éviter les distractions.

Chaque personne est différente et la méthode de gestion du temps qui fonctionne pour l'une peut ne pas fonctionner pour l'autre. Il faut du temps pour trouver la solution idéale, et il est bon que la plupart des gens essaient plusieurs méthodes avant de trouver la bonne.

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Statistiques sur la gestion du temps : Les pertes de temps

Les pertes de temps sont des façons de procrastiner et d'accomplir des tâches sans valeur. Pour en revenir à l'étude de Zippia, l'employé moyen d'une entreprise consacre 51 % de sa journée de travail à des tâches de faible valeur ou sans valeur.

Quelles sont les tâches sans valeur ? Il s'agit par exemple des trajets domicile-travail, des réunions inutiles, des courriels superflus et du temps passé sur les médias sociaux. Voyons quelques statistiques relatives au temps perdu.

• Selon le Bureau du recensement des États-Unis, en 2018, un travailleur mettait en moyenne 27 minutes pour se rendre au travail (aller simple).

• Le scénario ci-dessus a changé avec les effets de la pandémie et l'essor du travail à distance, mais il convient de noter que juste avant 2020, le travailleur américain moyen passait neuf jours ouvrables de l'année à faire la navette entre son domicile et son lieu de travail .

• L'employé moyen passe 12 % de son temps de travail quotidien à utiliser les médias sociaux de manière productive. (Zippia)

• Ils passent également en moyenne 2 heures et 11 minutes par jour à procrastiner . (Zippia)

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Jenny Blackett, qui travaille à distance en tant qu'ingénieur logiciel

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Après les blocages imposés par le COVID-19, de nombreuses entreprises ont décidé de maintenir les postes à distance ou hybrides aussi régulièrement que possible, étant donné que les trajets pour se rendre à un poste de bureau sont une perte de temps. Des trajets plus longs peuvent être néfastes pour les travailleurs, leurs familles, leurs employeurs et l'économie dans son ensemble.

Le temps est également perdu sur les médias sociaux. L'étude de Zippia révèle que l'employé moyen consacre 12 % de son temps de travail quotidien à l'utilisation productive des médias sociaux. Sur une semaine, cela signifie que plus de 10 heures (sur une semaine de travail moyenne de 40 heures) sont perdues. Cela représente un quart du temps total passé par un employé sur son lieu de travail.

Selon une enquête de NetQuote, les travailleurs perdent la plupart de leur temps sur ces sites de médias sociaux :

• YouTube ( moyenne de 16,98 jours par an)

• Facebook (14,70 jours par an en moyenne)

• Instagram (moyenne de 8,72 jours par an)

• Twitter (5,91 jours par an en moyenne)

Cependant, bien qu'il soit facile de les blâmer, l'internet et les médias sociaux ne sont pas les seuls coupables de la perte de temps au travail.

• Les employés ne sont pas conscients de ce facteur, mais environ 45 minutes par jour sont perdues à cause d'espaces de travail mal organisés. Cela représente plus de 4 heures par semaine. Il s'agit du temps passé à chercher des papiers et des dossiers perdus. Un espace en désordre est très distrayant et contribue au stress au travail, d'où une mauvaise gestion du temps.

• En outre, et pour reprendre ce que nous avons dit plus haut, les distractions sur le lieu de travail coûtent en moyenne 3 heures par jour à chaque employé. Cela signifie que chaque mois, 60 heures sont ainsi perdues.

CONSEIL : Lisez notre blog pour découvrir tous les avantages de la gestion du temps.

Parmi les exemples de distractions sur le lieu de travail, on peut citer le fait de passer trop de temps à discuter avec les collègues, à prendre un café, à assister à des célébrations sur le lieu de travail ou à prolonger les heures de déjeuner. Bien que ces événements ne soient pas bénéfiques à l'occasion, ils peuvent peser lourdement sur la journée de travail et il est difficile de s'en remettre. 

Statistiques sur la gestion du temps : Applications de suivi du temps

Les distractions et les tâches de faible valeur ou sans valeur sont très préjudiciables à la productivité et augmentent les coûts de l'entreprise. Que peuvent nous apprendre ces statistiques ?

Une journée de travail dure en moyenne 8 heures, dont plus de la moitié est gaspillée chaque jour. Seules 4 heures par jour sont productives.

Comment renverser la situation sans que les travailleurs aient l'impression d'être contrôlés ? Il s'agit de trouver un équilibre entre la nécessité d'augmenter la productivité et le souhait de réduire les journées de travail stressantes.

Comme indiqué plus haut, une personne moyenne essaie 13 méthodes différentes de gestion du temps, mais cela vaut la peine de faire des recherches. Toutes les techniques de gestion du temps ne se valent pas, et certains secteurs peuvent même développer leur propre technique.

• Près de 90 % des travailleurs admettent perdre du temps lorsqu'ils sont au travail. Cela va de 30 minutes seulement à plus de 3 heures par jour pour les conversations, les pauses ou le travail en ligne(elearningindustry.com).

• Les données sur le suivi du temps montrent que l'économie américaine perd 50 millions d'heures de productivité par jour. l'économie américaine perd 50 millions d'heures de productivité par jour en raison de tâches professionnelles non enregistrées. Les courriels non enregistrés peuvent à eux seuls coûter jusqu'à 50 000 dollars par an.

• 38 % des salariés américains déclarent utiliser des feuilles de temps et des cartes perforées sur papier, ce qui entraîne une perte de temps et de productivité.

• Selon Deloitte, 50 % des professionnels qui n'utilisent pas de systèmes automatisés de suivi du temps déclarent que la saisie manuelle des données est l'une des activités les plus fastidieuses qu'ils doivent effectuer chaque jour.

• 93% des employés américains déclarent que leur salaire est versé à temps grâce aux outils de gestion du temps.

• 73 % des entreprises se déclarent très satisfaites de l'impact de l'automatisation de leurs processus et de leurs outils. de l'impact de l'automatisation de leurs processus et outils.

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Assurez-vous que votre temps est bien utilisé en le suivant et en le gérant à l'aide d'applications automatiques de suivi du temps.

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Les logiciels de productivité et de suivi automatisé du temps ont un impact important sur les statistiques de gestion du temps mentionnées ci-dessus pour les raisons suivantes :

• C'est un bon moyen de surmonter la procrastination;

• Le suivi du temps consacré aux tâches productives et improductives, afin de recueillir des données et d'éviter que cette tendance ne devienne une habitude ;

• Générer des statistiques sur les départements qui enregistrent leurs heures de travail ;

• Mesurer la productivité et comparer les résultats de votre équipe dans le temps ;

• Fixer des limites horaires pour réduire l'épuisement professionnel et le coût des heures supplémentaires ;

• Éviter de consacrer trop de temps à des tâches de faible valeur ou sans valeur ;

• Fixer des budgets pour des tâches ou des projets et être alerté lorsque l'équipe est sur le point de dépasser le budget ;

• Générer des rapports détaillés qui montrent comment les travailleurs passent leur temps au travail.

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Conclusion

Les statistiques présentées tout au long de l'article sont révélatrices de l'impact de la gestion du temps sur la productivité.

La réaction spontanée de nombreux managers est de promouvoir une plus grande discipline pour récupérer le temps perdu. Certes, chacun peut admettre qu'il pourrait faire mieux, mais le problème fondamental n'est pas la motivation du travailleur.

L'utilisation de méthodes dépassées de gestion du temps ou l'absence d'une telle méthode n'aide pas les travailleurs.

Le temps est la ressource la plus précieuse qui soit, et en favorisant les habitudes de gestion du temps, une personne peut finir par gagner deux heures par jour. Cela permet également d'éviter des conséquences négatives telles que le non-respect des délais et le stress au travail. 

Lorsque le temps est structuré, les gens sont plus attentifs à la manière dont ils utilisent cette ressource limitée.

Ils font ce qu'ils ont à faire et se sentent satisfaits et satisfaits de leur niveau de productivité. C'est l'avantage ultime d'une bonne gestion du temps.

Lire aussi : Comment enseigner la gestion du temps

FAQ sur la gestion du temps