Matrice des 4 quadrants de la gestion du temps [Guide]

Lorsque votre liste de tâches semble interminable et déstructurée, vous ne savez même pas par quoi commencer si vous ne disposez pas d'une stratégie qui détermine la manière dont vous hiérarchisez les tâches.

Tout ce dont vous avez besoin, c'est d'un moyen de désencombrer votre liste des tâches inutiles et de vous concentrer sur celles qui requièrent votre attention et votre concentration immédiates.

C'est exactement ce que la matrice de gestion du temps (également appelée matrice d'Eisenhower) permet de faire : établir des priorités, améliorer la productivité et créer un flux de travail cohérent. Entrons dans le vif du sujet.

Qu'est-ce que la matrice de gestion du temps?

La matrice de gestion du temps est l'une des meilleures techniques de hiérarchisation, qui vous aide à organiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Bien qu'elle ait été popularisée et façonnée par Stephen Covey dans son livre sur la productivité "The 7 Habits of Highly Effective People", elle a été introduite pour la première fois par le président des États-Unis, Dwight Eisenhower, en 1954.

Le 34e président des États-Unis, qui a également été général cinq étoiles pendant la Seconde Guerre mondiale, a cité les propos d'un président d'université anonyme qui a déclaré : "J'ai deux types de problèmes, les urgents et les importants : "J'ai deux types de problèmes, les urgents et les importants. Les urgents ne sont pas importants, et les importants ne sont jamais urgents". 

Le président a utilisé la matrice d'Eisenhower pour hiérarchiser et traiter les nombreuses questions à fort enjeu auxquelles il était confronté en tant que général de l'armée américaine, puis en tant que commandant suprême des forces de l'OTAN. Aujourd'hui, cet outil d'autogestion est largement utilisé par les entreprises et les particuliers pour hiérarchiser les tâches et identifier les pertes de temps.

Passons maintenant aux quatre quadrants de la gestion du temps, à leur signification et à leur fonctionnement.

Les 4 quadrants de la matrice de gestion du temps de Covey

Comme vous pouvez le voir ci-dessus, la matrice d'Eisenhower attribue les tâches urgentes et importantes à un quadrant. Une fois la liste des tâches répartie dans les quatre catégories, il est possible d'allouer le temps de manière judicieuse pour atteindre les résultats souhaités. de manière judicieuse afin d'atteindre les résultats souhaités.

Les quadrants sont les suivants :

• Quadrant 1 (Faire) = Tâches urgentes et importantes

• Quadrant 2 (Calendrier) = Tâches non urgentes mais importantes

• Quadrant 3 (Déléguer) = Tâches importantes mais non urgentes

• Quadrant 4 (Supprimer) = tâches non urgentes et non importantes

L'objectif de l'utilisation de cette matrice est d'améliorer votre vie personnelle et professionnelle et de promouvoir la croissance et l'accomplissement.

Quelle est la différence entre les tâches urgentes et les tâches importantes ?

Les tâches urgentes et importantes semblent assez similaires, mais selon le principe d'Eisenhower, elles ne le sont pas. Mais commençons par comprendre les bases de la matrice d'Eisenhower.

Les tâches urgentes requièrent une action immédiate, et le délai pour les accomplir est soit maintenant, soit le plus tôt possible. Si elles ne sont pas terminées dans les délais, elles peuvent avoir des répercussions importantes et provoquer des niveaux élevés de stress en raison de leur caractère urgent.

Voici quelques exemples de tâches urgentes :

• Gérer un problème de relations publiques ayant un impact sur la réputation de votre marque.

• Modifier la campagne de marketing d'un client lorsqu'elle donne des résultats négatifs inattendus.

Les tâches importantes contribuent à la réalisation d'objectifs à long terme ("gros cailloux") et constituent la base d'autres projets. En leur absence, vous ne pourriez pas gérer vos autres tâches de finalisation ni progresser de manière soutenue. Même si elles ne sont pas urgentes, les tâches importantes ont un impact durable sur le plan professionnel et sur votre bien-être.

Voici quelques exemples de tâches importantes :

• Effectuer une analyse des campagnes précédentes afin d'identifier ce qui a bien fonctionné et ce qui peut être amélioré lors de la prochaine campagne.

• Réaliser des études de marché pour comprendre les publics cibles, les concurrents ou les tendances du marché.

Remarque: les tâches ci-dessus sont mentionnées du point de vue d'un spécialiste du marketing, mais je suis convaincu qu'elles peuvent s'appliquer à votre cas particulier ou à votre rôle.

1 - Effectuer les tâches urgentes et importantes

Le premier quadrant comprend à la fois des tâches urgentes et des tâches importantes et exige une action immédiate. Il n'y a donc pas d'autre choix que d'accomplir ces tâches urgentes. Si ces tâches importantes et sensibles au facteur temps ne sont pas finalisées le plus rapidement possible, elles ont des conséquences évidentes et affectent les objectifs à long terme.

Par rétro-ingénierie, vous pouvez prendre ces deux fonctionnalités (conséquences et objectifs) pour décider quelles tâches doivent être placées dans le premier quadrant.

Une façon d'imaginer une tâche entrant dans cette catégorie est de penser à des événements imprévus qui vous obligent à laisser tomber vos responsabilités et à vous concentrer sur la résolution de problèmes urgents. Même si c'est très stressant, de nombreuses personnes peuvent passer toute leur vie dans ce quadrant, laissant les problèmes de la vie prendre le contrôle. Passer trop de temps dans ce quadrant ne vous permettra pas d'évoluer.

2 - Planifiez les tâches importantes, pas les tâches urgentes

Le deuxième quadrant n'est pas aussi urgent que le premier, mais les tâches sont tout aussi importantes. En fait, elles sont importantes mais pas urgentes. Comme vous n'êtes pas confronté à des problèmes urgents, vous pouvez prendre le temps de souffler avant de planifier l'exécution de ces tâches.

N'oubliez pas que le fil rouge de ce quadrant est la planification du temps. Il vous permet d'effectuer une tâche importante de manière plus efficace et plus productive à un moment choisi. Vous maîtriserez ainsi mieux votre gestion des tâches et votre liste de choses à faire.

• Lecture recommandée : Qu'est-ce qu'un calendrier DuPont?

3 - Déléguer les tâches urgentes, mais pas les tâches importantes

Dans ce troisième quadrant, vous trouverez les tâches moins critiques. Toutes ces tâches urgentes qui ne font que vous priver d'un temps de travail de qualité. Il peut s'agir de réunions, d'appels téléphoniques, d'e-mails ou d'interruptions susceptibles de perturber votre travail. Par conséquent, étant donné que nous n'avons peut-être pas assez de temps pour nous concentrer sur ces tâches et non sur un ensemble de compétences spécifiques, voici le concept de délégation de tâches.

En fin de compte, vous devriez consacrer le moins de temps possible à ce quadrant. Le temps consacré à ces tâches est souvent contre-productif et ne contribue pas beaucoup à votre travail, à vos objectifs et à votre productivité.

Il est particulièrement utile de déléguer de nombreuses tâches de cette catégorie à votre équipe en tant que chef de projet.

4 - Supprimer les tâches non importantes et non urgentes

Ce dernier quadrant vous laisse une poignée de tâches qui ne sont ni urgentes ni importantes. Lorsque vous passez de plus en plus de temps dans ce quadrant, toute votre énergie est absorbée et vous risquez de vous livrer à des activités de procrastination telles que consulter les médias sociaux et regarder la télévision.

Il est facile pour notre cerveau de passer plus de temps sur ces tâches, car elles ne requièrent aucune capacité mentale et ne font qu'éluder des tâches plus importantes au cours de la journée. Il est donc essentiel de supprimer ces tâches de votre liste de choses à faire.

Créez votre propre Matrice de gestion du temps

Supposons que vous soyez propriétaire d'une petite agence de marketing. J'ai imaginé quelques tâches auxquelles vous pourriez être confronté quotidiennement. Découvrez comment la matrice d'Eisenhower s'applique à ces tâches.

Exemples de tâches dans le premier quadrant "Faire" (tâches importantes, tâches urgentes) :

• Un grand client menace par courriel de chercher une autre agence si vous ne résolvez pas ses projets de maintenance dans les plus brefs délais ;

• Approbations finales pour le lancement d'une campagne majeure pour votre plus gros client ;

• Votre équipe doit approuver une dépense importante dans un contexte de problèmes de trésorerie.

Exemples de tâches dans le quadrant Calendrier (tâches importantes mais non urgentes) :

• Des appels réguliers avec vos meilleurs clients pour discuter de leurs objectifs à long terme ;

• Entretiens d'embauche pour un chef d'entreprise ;

• Créer et rédiger la stratégie à long terme de l'agence ;

Exemples de tâches dans le quadrant Déléguer (tâches urgentes mais pas importantes) :

• Conserver les notes de réunion dans un appel client ;

• Mises à jour des médias sociaux ou publication de contenu de routine sur le site web.

Exemples de tâches dans le quadrant Déléguer

• Courriels à faible impact envoyés en interne ;

• Négociations avec des fournisseurs moins critiques.

Gérez votre propre matrice d'Eisenhower

D'accord, la matrice urgente et importante est faite, mais comment gérer cette matrice, et comment commencer ? Voici quelques moyens de gérer le processus :

1. Commencez par écrire toutes vos tâches

Commencez à faire un brain dump des tâches dans un carnet numérique ou physique. Cela vous aidera à sortir vos tâches de votre tête, à éliminer la pression mentale et à identifier objectivement l'urgence et l'importance.

L'idéal est de commencer par les tâches quotidiennes, suivies des tâches hebdomadaires et mensuelles , afin d'avoir sous les yeux les premières tâches à effectuer.

Notez toutes les tâches sans autre filtre. Ajoutez les échéances importantes, les réunions, les appels, les courriels et les plaintes des clients à traiter. Si tout va bien, à la fin de cet exercice, vous aurez une idée claire de votre charge de travail et vous vous sentirez déjà moins débordé.

2. Etiqueter vos tâches par couleur en fonction des échéances

Les listes de choses à faire semblent être des piles interminables, mais le simple fait d'ajouter une couleur à chaque élément vous permet déjà de leur donner une certaine priorité. Vos codes de couleur pourraient être les suivants :

Rouge = Premier délai à respecter

Marron = Deuxième délai dans la file d'attente

Bleu = Troisième délai

Jaune = Dernier délai

Si vous avez attribué des couleurs et des priorités, vous pourrez intégrer ces tâches directement dans la matrice d'Eisenhower, puisque vous avez déjà les tâches urgentes.

3. Garder un caractère gérable

Même si tout semble important et urgent, je peux vous garantir que ce n'est pas le cas. Il est préférable d'identifier un certain nombre de tâches que vous ajoutez à votre matrice d'Eisenhower, car il est plus facile d'y naviguer et de la garder désencombrée et exploitable.

Un nombre compris entre 7 et 12 tâches peut être raisonnablement conservé dans votre matrice, et une fois que vous aurez finalisé certaines d'entre elles, vous pourrez en créer une autre.

4. Veiller à la séparation des tâches personnelles et professionnelles

Nous avons tous tendance à mélanger vie professionnelle et vie personnelle, mais ce n'est pas la meilleure solution. Votre liste de tâches quotidiennes mérite une matrice distincte. La matrice d'Eisenhower vous aide à vous débarrasser de l'excès de télévision ou de jeux, mais elle ne permet pas de séparer clairement le travail de la vie personnelle, ce qui peut avoir des répercussions. À cet égard, je placerais ces deux activités dans le quadrant de la suppression.

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5. Dites non au travail inutile

Utilisez la matrice d'Eisenhower comme une opportunité pour apprendre à dire non au travail - lorsque vous remarquez combien de choses inutiles vous sont accordées, commencez à déléguer des tâches à d'autres. Ne vous enfermez pas dans une routine trépidante pour consommer de l'énergie sur des tâches moins importantes. Donnez la priorité aux tâches qui ont le plus d'impact sur vos objectifs à long terme.

Démontrez, à l'aide de rapports objectifs, pourquoi vous dites non.

Suivez votre temps automatiquement ou manuellement, à l'aide d'un compteur physique ou de raccourcis clavier. Moins d'une minute par jour.

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Vous êtes prêt pour l'entraînement

Vous devriez maintenant disposer d'un cadre essentiel pour accomplir vos tâches. Les 4 quadrants de la matrice du temps vous seront d'une aide précieuse pour améliorer vos performances, organiser vos tâches et les classer par ordre de priorité, gérer plusieurs projets ou à passer moins de temps sur des choses inutiles et à vous concentrer sur ce qui compte. 

Si vous souhaitez prendre une longueur d'avance, la combinaison des 4 quadrants et d'un outil de suivi du temps pour mieux gérer votre temps pourrait s'avérer payante à long terme.

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