Tidsstyringsstatistikk du trenger å kjenne til

Selv om du kan få sjokk når du sjekker statistikk som avslører hvordan du sløser bort tiden din, får du også viktig informasjon som kan gjøre arbeidsdagene dine mer effektive.

Vi ønsker alle å få tid til meningsfylte personlige aktiviteter i løpet av en travel arbeidsuke, samtidig som vi utnytter hvert sekund og selvfølgelig beholder balansen mellom jobb og fritid. Det kan vi få til hvis vi forstår hva vi bruker tiden vår på, hva som hindrer produktiviteten vår, og hva som hjelper oss å være superproduktive.

Statistikken jeg har tatt med i denne artikkelen, kan hjelpe deg med å definere og komme mye lenger fra dette utgangspunktet.

Statistikk over tidsstyring: Intro

Hovedmålet med tidsstyring er å holde oversikt over tiden du bruker på oppgaver, optimalisere den og nå målene dine raskere. Det er vanskelig å være en god tidsforvalter. Kanskje er det noe av det vanskeligste vi har å forholde oss til, men det har en betydelig innvirkning på din tilfredshet med livet og nedgangen i arbeidstiden. Jeg kunne ha startet denne artikkelen med en sjokkfaktor, for eksempel:

Visste du at ansatte bruker 57 % av tiden sin på å kommunisere? Det betyr administrative aktiviteter som e-post, deltakelse i telefonsamtaler, kommunikasjon med kolleger osv. Men jeg tror du kanskje allerede er klar over at mange ansatte har dårlige ferdigheter i tidsstyring, kanskje til og med du.

Så jeg vil begynne med å vise deg hvor gode ferdigheter i tidsstyring fører hen, nemlig til fordelene ved et godt forhold til tid.

Statistikk over tidsstyring: Den gode siden

God tidsstyring kan utgjøre en verden av forskjell i livet ditt, både privat og profesjonelt. Vi klager alle alt for ofte over at vi har det travelt og ikke har nok tid til å gjøre det som fyller koppene.

Så la oss forstå de gode sidene ved tidsstyring og fordelene det gir.

• Bedrifter som oppmuntrer ansatte til å registrere tiden sin mer effektivt, kan oppleve inntektsøkninger på opptil 61 %.(Accelo)

• Medarbeidere kan spare opptil 40 timer per måned ved å håndtere avbrudd. (Jobera)

• 83 % av befolkningen mener at tidsstyring vil forbedre deres evne til å ta beslutninger. (TimeWatch)

• Hvis du investerer 10-12 minutter i å planlegge dagen, kan du spare opptil to timer av tiden din. "Eat the Frog" av Brian Tracy.

• 86 % av alle tror at de ville hatt bedre oppmerksomhet om de hadde bedre ferdigheter i tidsstyring. (Zoomshift)

• Bedrifter taper rundt 65 milliarder dollar på grunn av ansattes søvnmangel, noe som kan reduseres med bedre tidsstyring (MarketSplash)

• 76 % av deltakerne i en undersøkelse i første kvartal 2022 sa at de ville bruke 15-30 minutter daglig for å spare 90 minutter og forbedre omdømmet sitt på jobben (VPN Alert).

Statistikk over tidsstyring: Den nåværende tilstanden

Men hva er status quo på jobben i dag? Sløser de ansatte med tiden? Har de et godt tidsstyringssystem? Klarer de å fullføre viktige oppgaver på slutten av arbeidsdagen?

Dessverre er det slik at de fleste yrkesaktive ikke har et effektivt system for tidsstyring, og de er mer utsatt for distraksjoner og utsettelser. Samtidig er det å bare håndtere hendelser og ting etter hvert som de skjer ikke en vellykket tidsstyringsteknikk, noe som fører til at arbeidstakere føler at de har mistet kontrollen over arbeidsdagen.

La oss sjekke litt statistikk om tidsstyring på dette emnet:

• 20 % av alle voksne er kroniske prokrastinerere, noe man bør være oppmerksom på når man prøver å forbedre produktiviteten. (Den amerikanske psykologforeningen);

• Å ha et skikkelig tidsstyringssystem er nøkkelen og kan være en motvekt til de kolossale 20 % som er nevnt ovenfor, men ifølge data fra jobbsøkerverktøyet Zippia er det 82 % som ikke har et slikt system.

• Den gjennomsnittlige arbeidstaker bruker rundt 51 % av arbeidsdagen på oppgaver med lav eller ingen verdi, uten å vite at man kan spare to timer ved å bruke bare 10 minutter om dagen på å planlegge dagen.

God tidsstyring starter med en god tidsregistreringsløsning

"Vi har blitt 20 % mer lønnsomme fordi alle har blitt vant til å bruke tidsregistrering." - Richard Wingfield, sjefsnerd hos Envision Design

Prøv Timeular gratis

• Bare 20 % av arbeidstakerne håndterer det daglige stresset med god samvittighet, og føler at de har kontroll over arbeidsmengden i det daglige.

• I USA koster distraksjoner på jobben bedriftene rundt 588 milliarder dollar årlig, ifølge en undersøkelse presentert av Zippia.

Statistikk over tidsbruk: Møter som kunne ha vært en e-post

Selv om møter kan være avgjørende for samarbeid og kommunikasjon, har de en betydelig innvirkning på tidsbruken hvis de ikke håndteres på riktig måte. Hyppige eller dårlig organiserte møter stjeler verdifull arbeidstid og forstyrrer de ansattes arbeidsflyt og produktivitet.

Du vil kanskje bli overrasket over de negative effektene dårlig organiserte møter har på de ansattes lønnsomhet og effektivitet. Å bygge opp tidsstyringssystemer for møter kan ha betydelige konsekvenser for virksomheten din.

• En MIT-studie om tidsbruk viser at en gjennomsnittlig person bruker ca. 16 % av et helt yrkesliv på unyttige møter. Dette tilsvarer omtrent 22 år av en 45 år lang karriere. Det er mye tid som brukes på "møter som kunne ha vært en e-post", som det heter i popkulturen, uten at det tilfører noen verdi til det arbeidet de skal utføre.

• Fagfolk bruker omtrent 5 timer og 6 minutter i uken på møter og nesten 4 timer på å forberede seg til dem, til sammen nesten 10 timer i uken utelukkende til møter (Flowtrace)

• 10,6 % av alle mennesker ser på møter som en distraksjon i forhold til det "egentlige arbeidet", noe som fører til mye bortkastet tid i løpet av en gjennomsnittlig arbeidsdag (Udemy).

• Ineffektivemøter forårsaker et årlig tap på anslagsvis 37 milliarder dollar i USA (Discoveryaba)

Statistikk over tidsstyring: E-post er heller ikke ufarlig

• E-post er imidlertid ikke akkurat uskyldig i dårlig tidsbruk. Ifølge en analyse fra McKinsey Global Institute går i gjennomsnitt 28 % av arbeidstiden med til å lese eller svare på e-post.

• En gjennomsnittlig arbeidstaker sjekker e-post 11 ganger i timen i gjennomsnitt.

• 84 % av de ansatte har e-posten i bakgrunnen mens de jobber.

• 90 % av alle arbeidstakere sjekker meldingsverktøy som Slack eller Teams i opptil 5 timer daglig. (Zapier)

• 31 % av alle åpner e-postene sine når e-postvarslingen vises. (TimeWatch)

• Folk sjekker e-post hver time og 40 minutter i gjennomsnitt. Dette avhenger imidlertid av hvor viktig e-posten er i jobben. (Development Academy)

• Forbes skriver at en kontormedarbeider bruker 2,5 timer daglig på e-postrelaterte ting, og rundt 1,8 timer på irrelevant kommunikasjon. Denne konstante distraksjonen hindrer medarbeideren i å engasjere seg i meningsfull tenkning. 

• Alle bedrifter som fakturerer tid, fakturerer 700 timer for lite hvert år fordi ansatte feilaktig (eller ikke i det hele tatt) registrerer tid brukt på e-post eller i møter. (Affinity Live)

Riktig tidsstyring: Metoder og teknikker

Selv om tidsstyring i stor grad bidrar til å redusere stress og utbrenthet, føler 70 % av arbeidstakere som ikke har noen tidsstyringsmetode, at de ikke har kontroll over arbeidsmengden (Jobera). Uten et skikkelig system for å styre tiden, slik statistikken ovenfor viser, vil alt fra den gjennomsnittlige arbeidstaker til studenter prokrastinere og fylle tiden sin med sløsing og distraksjoner.

La oss ta en titt på noen av statistikkene om tidsstyring:

• Acuity Training, et britisk IT-opplæringsselskap, har gjennomført en undersøkelse blant 500 arbeidstakere fra ulike bransjer. Undersøkelsen viste at av 18 % av de som bruker tidsstyringsmetoder, prøver gjennomsnittspersonen 13 ulike tidsstyringsmetoder.

Acuity Training kom frem til følgende konklusjoner:

• Eisenhower-matrisen Eisenhower-matrisen er den mest vellykkede strategien: 50 % av de som deltok i undersøkelsen og som bruker Eisenhower-matrisen, føler at de har kontroll på arbeidet hver eneste dag. Denne metoden hjelper deg med å prioritere oppgaver basert på hvor mye det haster og hvor viktig de er. Noe kan være viktig og haster, ikke haster, men likevel er viktig, ikke viktig, men haster, eller ikke haster og ikke er nødvendig. 

• Pomodoro-teknikken Pomodoro-teknikken er den nest mest vellykkede tidsstyringsstrategien: 60 % av dem som bruker Pomodoro-teknikken, føler at de har kontroll over arbeidet sitt fire til fem dager i uken. Pomodoro-teknikken brukes ofte for å forhindre distraksjoner.

Alle mennesker er forskjellige, og den tidsstyringsmetoden som fungerer for én person, fungerer kanskje ikke for en annen. Det tar litt tid å finne den som passer perfekt, og det er bra at de fleste prøver flere metoder før de finner den rette.

Øk produktiviteten din med en av de beste metodene for tidsstyring.

Statistikk over tidsbruk: Tidstyver som sløser med tiden

Tidstyver er måter vi utsetter og gjør oppgaver som ikke har noen verdi. Hvis vi går tilbake til Zippias forskning, bruker den gjennomsnittlige bedriftsansatte 51 % av arbeidsdagen på oppgaver med lav eller ingen verdi.

Hva er oppgaver uten verdi? Noen eksempler på dette er pendling, unødvendige møter, unødvendige e-poster og for mye tid brukt på sosiale medier. La oss se litt statistikk knyttet til bortkastet tid.

• Ifølge United States Census Bureau brukte en arbeidstaker i 2018 i gjennomsnitt 27 minutter på å pendle til jobben (én vei).

• Scenarioet ovenfor har endret seg i takt med pandemien og fremveksten av fjernarbeid, men det er verdt å merke seg at rett før 2020 tilbrakte den gjennomsnittlige amerikanske arbeidstakeren ni arbeidsdager i året på pendling .

• Den gjennomsnittlige medarbeideren bruker 12 % av arbeidstiden sin på å bruke sosiale medier produktivt. (Zippia)

• De bruker også i gjennomsnitt 2 timer og 11 minutter på å utsette ting hver dag. (Zippia)

"Timeular har vært en game changer. Det har hjulpet meg med å utvikle en disiplin som gjør at jeg er oppmerksom på tiden min og virkelig forstår verdien av den, slik at jeg får gjort mer."

Jenny Blackett, jobber eksternt som programvareingeniør

Prøv Timeular gratis

Etter covid-19-nedstengningene bestemte mange selskaper seg for å beholde eksterne eller hybride stillinger så konsekvent som mulig, siden det er bortkastet tid å pendle til en kontorjobb. Lengre pendling kan være uheldig for arbeidstakerne, familiene deres, arbeidsgiverne og økonomien som helhet.

Det sløses også bort tid på sosiale medier. Zippias undersøkelser viser at den gjennomsnittlige medarbeideren bruker 12 % av arbeidstiden sin daglig på å bruke sosiale medier produktivt. I løpet av en uke betyr dette at over 10 timer (av en gjennomsnittlig 40-timers arbeidsuke) går tapt. Dette er en fjerdedel av den totale tiden en ansatt er "på jobb".

Ifølge en undersøkelse fra NetQuote kaster arbeidstakere bort mesteparten av tiden sin på disse sosiale mediene:

• YouTube (i gjennomsnitt 16,98 dager per år)

• Facebook (gjennomsnittlig 14,70 dager per år)

• Instagram (gjennomsnittlig 8,72 dager per år)

• Twitter (gjennomsnittlig 5,91 dager per år)

Men selv om det er lett å legge skylden på internett og sosiale medier, er det ikke bare de som sløser bort tid på jobben.

• De ansatte er ikke klar over denne faktoren, men rundt 45 minutter per dag går til spille på grunn av uorganiserte arbeidsplasser. Dette tilsvarer mer enn 4 timer i uken. Dette handler om tiden som går med til å lete etter tapte papirer og mapper. Rot og uorden er svært distraherende og bidrar til stress, noe som igjen bidrar til dårlig tidsstyring.

• I tillegg til dette, og for å ta utgangspunkt i noe vi presenterte ovenfor, koster distraksjoner på arbeidsplassen hver ansatt i gjennomsnitt 3 timer per dag. Det betyr at hver måned går 60 timer til spille på denne måten.

TIPS: Les bloggen vår for å oppdage alle fordelene med tidsstyring.

Noen eksempler på distraksjoner på arbeidsplassen er å bruke for mye tid på å prate med kolleger, hente kaffe, delta på feiringer på arbeidsplassen eller forlenge lunsjpausen. Ikke at disse hendelsene ikke kan være bra, men de kan være en belastning på arbeidsdagen som det er vanskelig å komme seg etter. 

Statistikk for tidsstyring: Apper for tidsregistrering

Distraksjoner og oppgaver med lav eller ingen verdi er svært skadelig for produktiviteten og øker virksomhetens kostnader. Hva kan vi lære av denne statistikken?

En gjennomsnittlig arbeidsdag er 8 timer lang, og mer enn halvparten av denne tiden er bortkastet hver eneste dag. Bare fire timer av hver dag er produktive.

Hvordan kan man snu dette uten at medarbeiderne føler at de blir kontrollert? Det handler om å finne en balanse mellom behovet for å øke produktiviteten og ønsket om å redusere stressdrevne arbeidsdager.

Som nevnt ovenfor, prøver gjennomsnittspersonen 13 forskjellige tidsstyringsmetoder, men det er verdt å undersøke. Ikke alle tidsstyringsteknikker er like gode, og enkelte bransjer kan til og med utvikle sine helt egne.

• Nesten 90 % av arbeidstakerne innrømmer at de kaster bort tid mens de er på jobb. Dette varierer fra bare 30 minutter til at noen innrømmer å kaste bort nærmere tre timer daglig i samtaler, pauser eller på nettet(elearningindustry.com)

• Data fra tidsregistrering viser at den amerikanske økonomien mister 50 millioner timer produktivitet per dag på grunn av uregistrerte arbeidsoppgaver. Uregistrerte e-poster alene kan koste opptil 50 000 dollar i året.

• 38 % av de ansatte i USA oppgir at de bruker timelister og hullkort på papir, noe som fører til bortkastet tid og redusert produktivitet .

• Deloitte rapporterer at 50 % av de som ikke bruker automatiserte tidsregistreringssystemer, oppgir at manuell datainnføring er en av de mest tidkrevende aktivitetene de må utføre hver dag.

• 93% av amerikanske ansatte rapporterer at lønnsslippene deres blir levert i tide takket være tidsstyringsverktøy.

• 73 % av virksomhetene uttrykker høy grad av tilfredshet med effekten de har hatt av å automatisere prosessene og verktøyene sine.

Du og teamet ditt tilbringer 71,5 % av året på jobb

Sørg for at du bruker tiden din godt ved å spore og administrere den med automatiske tidsregistreringsapper.

Prøv Timeular gratis

Produktivitet og programvare for automatisk tidsregistrering har stor innvirkning på statistikken over tidsstyring på grunn av følgende

• Det er en god måte å overvinne prokrastinering på;

• For å samle inn data og unngå at denne trenden blir til en vane, må du følge med på tiden du bruker på både produktive og uproduktive oppgaver;

• Generering av statistikk over hvor avdelingene loggfører arbeidstiden sin;

• Mål produktiviteten og sammenlign teamets resultater over tid;

• Sette timegrenser for å redusere utbrenthet og overtidskostnader;

• Unngå å bruke for mye tid på oppgaver med lav eller ingen verdi;

• Sette opp budsjetter for oppgaver eller prosjekter og bli varslet når teamet er i ferd med å overskride budsjettet;

• Genererer detaljerte rapporter som viser hvordan medarbeiderne bruker tiden sin på jobb.

Finn ut hvordan Timeular kan hjelpe bedriften eller teamet ditt med å øke produktiviteten og lønnsomheten.

Konklusjon

Statistikken som presenteres i artikkelen, er en øyeåpner når det gjelder tidsstyringens innvirkning på produktiviteten.

Mange lederes spontane reaksjon er å innføre mer disiplin for å ta igjen den tapte tiden. Ja, alle kan innrømme at de kunne gjort det bedre, men det grunnleggende problemet er ikke medarbeidernes motivasjon.

Det hjelper ikke medarbeiderne å bruke utdaterte metoder for tidsstyring, eller å ikke engang ha noen på plass.

Tid er den mest dyrebare ressursen av alle, og ved å fremme tidsstyringsvaner kan en person ende opp med å spare to timer hver dag. Det bidrar også til at man unngår uheldige konsekvenser som å gå glipp av tidsfrister og bli stresset på jobben. 

Når tiden er strukturert, er folk mer bevisste på hvordan de bruker denne begrensede ressursen.

De får ting gjort og føler seg fornøyde og tilfredse med produktivitetsnivået sitt. Dette er den ultimate fordelen med god og effektiv tidsstyring.

Les også: Hvordan lære bort tidsstyring

Vanlige spørsmål om tidsstyring