Statistiche sulla gestione del tempo da conoscere

Se da un lato si può rimanere sconvolti quando si verificano alcune statistiche sulla gestione del tempo che rivelano come si sta sprecando il proprio tempo, dall'altro si ottengono informazioni essenziali per rendere più efficienti le proprie giornate lavorative.

Tutti noi vogliamo dedicare del tempo ad attività personali significative durante la nostra intensa settimana lavorativa, sfruttando ogni secondo e, naturalmente, mantenendo l'equilibrio tra lavoro e vita privata. Questo può accadere se comprendiamo il nostro punto di riferimento: come trascorriamo il nostro tempo, cosa ostacola la nostra produttività e cosa ci aiuta a essere super produttivi.

Le statistiche sulla gestione del tempo che ho incluso in questo articolo potrebbero aiutarvi a definire e iniziare a progredire molto di più da questo punto di partenza.

Statistiche sulla gestione del tempo: Introduzione

L'obiettivo principale della gestione del tempo è tenere traccia del tempo dedicato alle attività, ottimizzarlo e raggiungere più velocemente i propri obiettivi. È difficile essere un buon manager del tempo. Forse è una delle cose più difficili da affrontare, ma il suo impatto sulla soddisfazione della vita e sulla diminuzione delle ore di lavoro è notevole. Avrei potuto iniziare questo articolo con un fattore di shock, ad esempio:

Sapevate che i dipendenti passano il 57% del loro tempo a comunicare? Questo significa attività amministrative come le e-mail, la partecipazione a chiamate, le comunicazioni con i colleghi, ecc. Ma credo che siate già a conoscenza di alcune delle scarse capacità di gestione del tempo di molti dipendenti, forse anche di voi stessi.

Quindi, inizierò mostrandovi dove porta una buona capacità di gestione del tempo, ovvero i benefici di un buon rapporto con il tempo.

Statistiche sulla gestione del tempo: Il lato positivo

Una buona gestione del tempo può fare la differenza nella vostra vita, sia personale che professionale. Tutti noi ci lamentiamo troppo spesso di essere occupati e di non avere abbastanza tempo per fare ciò che riempie le tazze.

Cerchiamo quindi di capire quali sono i lati positivi della gestione del tempo e i vantaggi che comporta.

• Le aziende che incoraggiano i dipendenti a tenere traccia del proprio tempo in modo più efficace possono registrare un aumento dei ricavi fino al 61%. (Accelo)

• I dipendenti possono risparmiare fino a 40 ore al mese gestendo le interruzioni. (Jobera)

• L'83% delle persone ritiene che la gestione del tempo migliori le proprie capacità decisionali. (TimeWatch)

• Investire 10-12 minuti nella pianificazione della giornata può far risparmiare fino a due ore di tempo. "Mangia la rana" di Brian Tracy.

• L'86% delle persone ritiene che avrebbe una migliore attenzione ai compiti se avesse una migliore capacità di gestione del tempo. (Zoomshift)

• Le aziende perdono circa 65 miliardi di dollari a causa della mancanza di sonno dei dipendenti, che può essere mitigata da una migliore gestione del tempo (MarketSplash)

• Il 76% dei partecipanti a un sondaggio del primo trimestre del 2022 ha dichiarato che dedicherebbe 15-30 minuti al giorno per risparmiare 90 minuti e migliorare la propria reputazione lavorativa (VPN Alert).

Statistiche sulla gestione del tempo: Lo stato attuale

Ma qual è l'attuale status quo sul lavoro? I dipendenti perdono tempo? Si affidano a un sistema di gestione del tempo adeguato? Riescono a portare a termine compiti importanti alla fine della giornata lavorativa?

La realtà attuale, purtroppo, è che la maggior parte dei lavoratori non dispone di un sistema efficace di gestione del tempo ed è più soggetta a distrazioni e procrastinazioni. Allo stesso tempo, affrontare gli eventi e le cose nel momento in cui accadono non è una tecnica di gestione del tempo efficace, che porta i lavoratori a sentirsi fuori controllo rispetto alle giornate lavorative.

Verifichiamo alcune statistiche sulla gestione del tempo:

• Il 20% degli adulti è un procrastinatore cronico, un dato da tenere presente quando si cerca di migliorare la produttività. (American Psychological Association);

• Avere un sistema di gestione del tempo adeguato è fondamentale e potrebbe controbilanciare il colossale 20% di cui sopra, ma secondo i dati dello strumento di ricerca di lavoro Zippia, l'82% delle persone non ne ha uno.

• Il lavoratore medio spende circa il 51% di ogni giornata lavorativa in attività con un impatto di valore basso o nullo, senza sapere che dedicare solo 10 minuti al giorno alla pianificazione della giornata può far risparmiare due ore.

Una buona gestione del tempo inizia con una buona soluzione di tracciamento del tempo

"Siamo diventati più redditizi del 20% perché tutti hanno l'abitudine di tenere traccia del tempo". - Richard Wingfield, capo geek di Envision Design

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• Solo il 20% dei lavoratori gestisce lo stress quotidiano sentendosi bene e ritenendo di avere il carico di lavoro sotto controllo ogni giorno.

• Negli Stati Uniti, le distrazioni sul lavoro costano alle aziende circa 588 miliardi di dollari all'anno, secondo la ricerca presentata da Zippia.

Statistiche sulla gestione del tempo: Riunioni che avrebbero potuto essere un'e-mail

Le riunioni, pur essendo talvolta fondamentali per la collaborazione e la comunicazione, hanno un impatto significativo sulla gestione del tempo se non vengono gestite correttamente. Riunioni frequenti o mal organizzate consumano ore di lavoro preziose e interrompono il flusso di lavoro e la produttività dei dipendenti.

Potreste rimanere stupiti dagli effetti negativi che una cattiva organizzazione delle riunioni ha sulla redditività e sull'efficacia dei dipendenti. La creazione di sistemi di gestione del tempo per le riunioni può avere conseguenze sostanziali sulla vostra azienda.

• Una ricerca sulla gestione del tempo condotta da uno studio del MIT ha affermato che una persona media trascorre circa il 16% di una vita di lavoro in riunioni inutili. Ciò rappresenta circa 22 anni di una carriera di 45 anni. È un sacco di tempo speso in "riunioni che avrebbero potuto essere un'e-mail", come dice la cultura pop, senza alcun valore aggiunto al lavoro che devono svolgere.

• I professionisti dedicano circa 5 ore e 6 minuti alla settimana alle riunioni e quasi 4 ore alla loro preparazione, per un totale di quasi 10 ore settimanali dedicate esclusivamente alle riunioni (Flowtrace).

• Il 10,6% delle persone equipara le riunioni a una distrazione dal "vero lavoro" ,il che provoca una grande perdita di tempo nella loro giornata lavorativa media. (Udemy)

• Le riunioni inefficienticausano una perdita stimata di 37 miliardi di dollari all'anno negli Stati Uniti (Discoveryaba).

Statistiche sulla gestione del tempo: Anche le e-mail non sono innocue

• Tuttavia, le e-mail non sono esattamente innocenti nella gestione del tempo. Secondo un'analisi del McKinsey Global Institute, in media il 28% del tempo di lavoro viene speso per leggere o rispondere alle e-mail.

• Un lavoratore medio controlla le e-mail in media 11 volte all'ora.

• L'84% dei dipendenti tiene la posta elettronica in background mentre lavora.

• Il 90% dei lavoratori medi controlla strumenti di messaggistica di lavoro come Slack o Teams per un massimo di 5 ore al giorno. (Zapier)

• Il 31% delle persone apre le e-mail quando appare la notifica. (TimeWatch)

• Le persone controllano la posta elettronica in media ogni ora e 40 minuti . Questo dipende, tuttavia, da quanto le e-mail siano vitali per il loro lavoro. (Accademia dello sviluppo)

• Forbes afferma che un lavoratore d'ufficio trascorre 2,5 ore al giorno dedicandosi alla posta elettronica e circa 1,8 ore a comunicazioni irrilevanti. Questa distrazione costante impedisce al lavoratore di impegnarsi in riflessioni significative. 

• Ogni azienda che fattura il tempo non riesce a fatturare 700 ore all'anno a causa del fatto che i dipendenti registrano in modo errato (o non lo fanno affatto) il tempo trascorso sulle e-mail o nelle riunioni. (Affinity Live)

La gestione del tempo nel modo giusto: Metodi e tecniche

Sebbene la gestione del tempo contribuisca in modo massiccio a ridurre lo stress e il burnout, il 70% dei lavoratori senza alcun metodo di gestione del tempo non si sente in controllo del proprio carico di lavoro (Jobera). Senza un sistema adeguato di gestione del tempo, come dimostrano le statistiche sopra riportate, chiunque, dall'impiegato medio allo studente universitario, procrastina e riempie il proprio tempo con perdite o distrazioni.

Diamo un'occhiata ad alcune statistiche sulla gestione del tempo:

• Un'indagine condotta su 500 lavoratori di diversi settori industriali, condotta da Acuity Training, una società di formazione informatica con sede nel Regno Unito, ha rivelato che su un 18% di persone che utilizzano metodi di gestione del tempo, una persona media prova 13 metodi diversi di gestione del tempo.

Acuity Training è giunta alle seguenti conclusioni:

• La Matrice di Eisenhower è la strategia di maggior successo: il 50% delle persone che hanno partecipato al sondaggio e che utilizzano la Matrice di Eisenhower ritiene che il proprio lavoro sia sotto controllo ogni giorno. Questo metodo aiuta a stabilire le priorità dei compiti in base ai livelli di urgenza e di importanza. Una cosa può essere urgente e importante, non urgente ma comunque importante, non importante ma urgente, oppure non urgente e non necessaria. 

• La Tecnica del Pomodoro è la seconda strategia di gestione del tempo di maggior successo: il 60% delle persone che utilizzano la tecnica del Pomodoro ritiene che il proprio lavoro sia sotto controllo da quattro a cinque giorni alla settimana. La tecnica del Pomodoro è comunemente utilizzata per prevenire le distrazioni.

Ogni persona è diversa e il metodo di gestione del tempo che funziona per qualcuno potrebbe non funzionare per un altro. Ci vuole un po' di tempo per trovare il metodo perfetto, ed è bene che la maggior parte delle persone provi diversi metodi prima di trovare quello giusto.

Aumentate la vostra produttività con uno dei migliori metodi di gestione del tempo.

Statistiche sulla gestione del tempo: Perdite di tempo

Le perdite di tempo sono i modi in cui procrastiniamo e svolgiamo attività di scarso valore. Tornando alla ricerca di Zippia, il dipendente medio di un'azienda spende il 51% di ogni giornata lavorativa in attività di scarso o nullo valore.

Quali sono le attività senza valore? Alcuni esempi sono il pendolarismo, le riunioni non necessarie, le e-mail inutili e il troppo tempo trascorso sui social media. Vediamo alcune statistiche relative al tempo sprecato.

• Secondo l'Ufficio del censimento degli Stati Uniti, nel 2018 il tragitto medio per recarsi al lavoro (solo andata) richiedeva a un lavoratore 27 minuti.

• Lo scenario sopra descritto è cambiato con gli effetti della pandemia e l'aumento del lavoro a distanza, ma vale la pena notare che poco prima del 2020, il lavoratore americano medio trascorreva nove giorni lavorativi all'anno facendo il pendolare.

• Un dipendente medio trascorre il 12% delle proprie ore lavorative su base giornaliera utilizzando i social media in modo produttivo. (Zippia)

• Inoltre, trascorrono in media 2 ore e 11 minuti a procrastinare ogni giorno. (Zippia)

"Timeular ha cambiato le carte in tavola. Mi ha aiutato a sviluppare una disciplina per essere attento al mio tempo e a comprenderne davvero il valore, in modo da riuscire a fare di più".

Jenny Blackett, che lavora da remoto come ingegnere informatico

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Dopo i blocchi imposti dalla COVID-19, molte aziende hanno deciso di mantenere le posizioni remote o ibride il più possibile, poiché il pendolarismo per raggiungere un posto di lavoro in ufficio è sprecato. Un pendolarismo più lungo può essere negativo per i lavoratori, le loro famiglie, i loro datori di lavoro e l'economia nel suo complesso.

Anche il tempo viene sprecato sui social media. La ricerca di Zippia ci dice che un dipendente medio spende il 12% delle sue ore lavorative al giorno utilizzando i social media in modo produttivo. In una settimana, ciò significa che si perdono oltre 10 ore (su una settimana lavorativa media di 40 ore). Si tratta di un quarto del tempo totale in cui un dipendente è "in servizio".

Secondo un'indagine di NetQuote, i lavoratori sprecano la maggior parte del loro tempo su questi siti web di social media:

• YouTube (media di 16,98 giorni all'anno)

• Facebook (media di 14,70 giorni all'anno)

• Instagram (media di 8,72 giorni all'anno)

• Twitter (media di 5,91 giorni all'anno)

Tuttavia, anche se è facile incolparli, Internet e i social media non sono gli unici colpevoli della perdita di tempo al lavoro.

• I dipendenti non sono consapevoli di questo fattore, ma circa 45 minuti al giorno vengono sprecati a causa di spazi di lavoro non organizzati. Ciò si traduce in più di 4 ore alla settimana. Si tratta del tempo trascorso a cercare documenti e file persi. Uno spazio disordinato distrae molto e contribuisce allo stress lavorativo, favorendo una cattiva gestione del tempo.

• Inoltre, riprendendo un dato che abbiamo presentato in precedenza, le distrazioni sul posto di lavoro costano in media 3 ore al giorno a ciascun dipendente. Ciò significa che ogni mese vengono sprecate 60 ore in questo modo.

CONSIGLIO: leggete il nostro blog per scoprire tutti i vantaggi della gestione del tempo.

Alcuni esempi di distrazioni sul posto di lavoro sono il trascorrere troppo tempo a chiacchierare con i colleghi, a prendere il caffè, a partecipare a feste sul posto di lavoro o a prolungare l'orario di pranzo. Non che questi eventi non siano utili in alcune occasioni, ma possono avere un impatto sulla giornata lavorativa da cui è difficile riprendersi. 

Statistiche sulla gestione del tempo: Applicazioni per il monitoraggio del tempo

Le distrazioni e le attività di scarso o nullo valore sono molto dannose per la produttività e aumentano i costi aziendali. Cosa possono insegnarci queste statistiche?

La giornata lavorativa media è di 8 ore e più della metà di questo tempo viene sprecato ogni giorno. Solo 4 ore di ogni giorno sono produttive.

Come si fa a cambiare le cose senza far sentire i lavoratori sotto controllo? Si tratta di trovare un equilibrio tra l'esigenza di aumentare la produttività e il desiderio di ridurre le giornate lavorative caratterizzate da stress.

Come già detto, una persona media prova 13 diversi metodi di gestione del tempo, ma vale la pena di fare delle ricerche. Non tutte le tecniche di gestione del tempo sono uguali e alcuni settori possono addirittura svilupparne di proprie.

• Quasi il 90% dei lavoratori ammette di perdere tempo mentre è in servizio. Questo dato varia da soli 30 minuti ad alcuni che ammettono di perdere quasi 3 ore al giorno in conversazioni, pause o online(elearningindustry.com).

• I dati sulla rilevazione del tempo mostrano che l'economia L'economia statunitense perde ogni giorno 50 milioni di ore di produttività a causa di attività lavorative non registrate. Le sole e-mail non registrate possono costare fino a 50.000 dollari all'anno.

• Il 38% dei dipendenti statunitensi dichiara di utilizzare fogli di presenza cartacei e schede perforate, con conseguente perdita di tempo e calo della produttività.

• Deloitte riporta che il 50% dei professionisti che non utilizzano sistemi di time-tracking automatizzati afferma che l'inserimento manuale dei dati è una delle attività più dispendiose in termini di tempo che devono svolgere ogni giorno.

• 93% dei dipendenti statunitensi dichiara che le loro buste paga vengono consegnate in tempo grazie agli strumenti di gestione del tempo.

• Il 73% delle aziende esprime alti livelli di soddisfazione dell'impatto che ha avuto l'automazione dei processi e degli strumenti.

Voi e il vostro team trascorrete il 71,5% dell'anno al lavoro.

Assicuratevi che il vostro tempo sia ben speso tracciandolo e gestendolo con le applicazioni automatiche di time-tracking.

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I software per la produttività e il time-tracking automatizzato hanno un grande impatto nel modificare le statistiche sulla gestione del tempo di cui sopra, grazie a quanto segue:

• È un buon modo per superare la procrastinazione;

• Tracciare il tempo dedicato alle attività produttive e a quelle improduttive per raccogliere dati ed evitare che questa tendenza diventi un'abitudine;

• Generare statistiche su dove i reparti registrano le ore di lavoro;

• Misurare la produttività e confrontare i risultati del team nel tempo;

• Stabilire limiti orari per ridurre il burnout e i costi degli straordinari;

• Evitare di dedicare troppo tempo a compiti di scarso o nullo valore;

• Impostazione di budget per attività o progetti e avviso quando il team è vicino a sforare il budget;

• Generazione di report dettagliati che mostrano come i lavoratori trascorrono il tempo al lavoro.

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Conclusione

Le statistiche presentate nell'articolo aprono gli occhi sull'impatto della gestione del tempo sulla produttività.

La reazione istintiva di molti manager è quella di promuovere una maggiore disciplina per recuperare il tempo perso. Certo, tutti possono ammettere di poter fare meglio, ma il problema fondamentale non è la motivazione del lavoratore.

Utilizzare metodi di gestione del tempo obsoleti o non averne nemmeno uno non aiuta i lavoratori.

Il tempo è la risorsa più preziosa in assoluto e, promuovendo le abitudini di gestione del tempo, una persona può arrivare a risparmiare due ore al giorno. Inoltre, contribuisce a evitare risultati negativi come il mancato rispetto delle scadenze e lo stress sul lavoro. 

Quando il tempo è strutturato, le persone sono più consapevoli di come spendere questa risorsa limitata.

Riescono a portare a termine le cose e si sentono soddisfatti e soddisfatti dei loro livelli di produttività. Questo è il vantaggio finale di una buona ed efficace gestione del tempo.

Leggi anche: Come insegnare la gestione del tempo

Domande frequenti sulla gestione del tempo