Statistikker om tidsstyring, du skal kende

Mens du kan blive helt chokeret, når du tjekker nogle tidsstyringsstatistikker, der afslører, hvordan du spilder din tid, får du også vigtig information til at gøre dine arbejdsdage mere effektive.

Vi vil alle gerne have tid til meningsfulde personlige aktiviteter i løbet af vores travle arbejdsuge, samtidig med at vi udnytter hvert sekund og selvfølgelig bevarer balancen mellem arbejde og privatliv. Det kan ske, hvis vi forstår vores udgangspunkt: hvordan vi bruger vores tid, hvad der hæmmer vores produktivitet, og hvad der hjælper os med at være superproduktive.

De tidsstyringsstatistikker, jeg har medtaget i denne artikel, kan hjælpe dig med at definere og komme meget længere fra dette udgangspunkt.

Statistik om tidsstyring: Intro

Hovedformålet med tidsstyring er at holde styr på den tid, man bruger på opgaver, optimere den og nå sine mål hurtigere. Det er svært at være en god time manager. Måske er det noget af det sværeste, vi har med at gøre, men det har stor indflydelse på din livstilfredshed og på din arbejdstid. Jeg kunne have startet denne artikel med en chokerende faktor, som f.eks:

Vidste du, at medarbejdere bruger 57% af deres tid på at kommunikere? Det betyder administrative aktiviteter som e-mails, deltagelse i opkald, kommunikation med kolleger osv. Men jeg tror, at du måske allerede er klar over nogle af de dårlige tidsstyringsevner, som mange medarbejdere har, måske endda dig selv.

Så jeg vil starte med at vise dig, hvor gode tidsstyringsfærdigheder fører hen, nemlig til fordelene ved et godt forhold til tid.

Statistik om tidsstyring: Den gode side

God tidsstyring kan gøre en verden til forskel i dit liv, både personligt og professionelt. Vi klager alle sammen alt for ofte over, at vi har travlt og ikke har tid nok til at gøre det, der fylder i kopperne.

Så lad os forstå den gode side af tidsstyring og de fordele, det giver.

• Virksomheder, der opfordrer medarbejderne til at registrere deres tid mere effektivt, kan opleve en stigning i omsætningen på op til 61 %.(Accelo)

• Medarbejdere kan spare op til 40 timer om måneden ved at håndtere afbrydelser. (Jobera)

• 83% af befolkningen mener, at tidsstyring vil forbedre deres evne til at træffe beslutninger. (TimeWatch)

• Hvis du investerer 10-12 minutter i at planlægge din dag , kan du spare op til to timer af din tid. "Spis frøen" af Brian Tracy.

• 86% af befolkningen mener, at de ville være bedre til at koncentrere sig om opgaverne, hvis de havde bedre evner til at styre tiden. (Zoomshift)

• Virksomheder mister omkring 65 milliarder dollars på grund af medarbejdernes søvnmangel, som kan afhjælpes med bedre tidsstyring (MarketSplash)

• 76 % af deltagerne i en undersøgelse fra 1. kvartal 2022 sagde, at de ville bruge 15-30 minutter dagligt på at spare 90 minutter og forbedre deres arbejdsomdømme (VPN Alert).

Statistik over tidsstyring: Den aktuelle tilstand

Men hvad er den nuværende status quo på arbejdspladsen? Spilder medarbejderne tid? Er de afhængige af et ordentligt tidsstyringssystem? Formår de at afslutte vigtige opgaver i slutningen af en arbejdsdag?

Den nuværende virkelighed er desværre, at de fleste arbejdende mennesker ikke har et effektivt tidsstyringssystem, og de er mere modtagelige for distraktioner og overspringshandlinger. Samtidig er det ikke en succesfuld tidsstyringsteknik bare at håndtere begivenheder og ting, når de sker, hvilket fører til, at medarbejderne føler sig ude af kontrol med deres arbejdsdag.

Lad os se på nogle tidsstyringsstatistikker om dette emne:

• 20 % af alle voksne er kroniske udskydere, og det er noget, man skal være opmærksom på, når man forsøger at forbedre produktiviteten. (Den amerikanske psykologforening);

• Det er vigtigt at have et ordentligt tidsstyringssystem, som kan opveje de kolossale 20 %, der er nævnt ovenfor, men ifølge data fra jobsøgningsværktøjet Zippia har 82 % af alle mennesker ikke et.

• Den gennemsnitlige medarbejder bruger omkring 51 % af sin arbejdsdag på opgaver med lav eller ingen værdi, uden at vide , at man kan spare to timer ved at bruge bare 10 minutter om dagen på at planlægge dagen.

God tidsstyring starter med en god tidsregistreringsløsning

"Vi er blevet 20 % mere rentable, fordi alle er vant til at registrere tid." - Richard Wingfield, chefnørd hos Envision Design

Prøv Timeular gratis

• Kun 20 % af arbejdstagerne håndterer den daglige stress, mens de har det godt med det og føler, at de har styr på deres arbejdsbyrde hver dag.

• I USA koster distraktioner på arbejdspladsen virksomhederne omkring 588 milliarder dollars om året, ifølge den forskning, som Zippia har præsenteret.

Statistik over tidsstyring: Møder, der kunne have været en e-mail

Selv om møder nogle gange er afgørende for samarbejde og kommunikation, påvirker de tidsstyringen betydeligt, hvis de ikke håndteres korrekt. Hyppige eller dårligt organiserede møder optager værdifuld arbejdstid og forstyrrer medarbejdernes workflow og produktivitet.

Du vil måske blive overrasket over de negative effekter, som dårligt organiserede møder har på medarbejdernes rentabilitet og effektivitet. Opbygning af tidsstyringssystemer til møder kan have betydelige konsekvenser for din virksomhed.

• Forskning i tidsstyring i en MIT-undersøgelse viste, at den gennemsnitlige person bruger ca. 16 % af sit arbejdsliv på nytteløse møder. Det svarer til ca. 22 år af en 45-årig karriere. Det er meget tid brugt på "møder, der kunne have været en e-mail", som popkulturen kalder det, uden at det tilfører værdi til det arbejde, de skal udføre.

• Fagfolk bruger ca. 5 timer og 6 minutter om ugen på møder og næsten 4 timer på at forberede sig til dem, i alt næsten 10 timer om ugen udelukkende til møder (Flowtrace).

• 10,6 % af mennesker sidestiller møder med distraktion fra deres "rigtige arbejde", hvilket medfører en masse spildtid i deres gennemsnitlige arbejdsdag (Udemy).

• Ineffektivemøder forårsager et anslået tab på 37 milliarder dollars om året i USA (Discoveryaba).

Statistik over tidsstyring: E-mails er heller ikke ufarlige

• Men e-mails er ikke ligefrem uskyldige i dårlig tidsstyring. Ifølge en analyse fra McKinsey Global Institute bruges i gennemsnit 28% af arbejdstiden på at læse eller svare på e-mails.

• Den gennemsnitlige medarbejder tjekker e-mail 11 gange i timen i gennemsnit.

• 84% af medarbejderne har deres e-mail i baggrunden, mens de arbejder.

• 90% af den gennemsnitlige medarbejder tjekker arbejdsbeskedværktøjer som Slack eller Teams i op til 5 timer dagligt. (Zapier)

• 31% af folk åbner deres e-mails, når e-mailnotifikationen vises. (TimeWatch)

• Folk tjekker i gennemsnit deres e-mail hver time og 40 minutter . Det afhænger dog af, hvor vigtige e-mails er i deres job. (Udviklingsakademiet)

• Forbes skriver, at en kontormedarbejder bruger 2,5 timer dagligt på e-mail-relaterede ting og omkring 1,8 timer på irrelevant kommunikation. Denne konstante distraktion forhindrer medarbejderen i at engagere sig i meningsfuld tænkning. 

• Alle virksomheder, der fakturerer tid , undlader at fakturere 700 timer om året, fordi medarbejderne fejlagtigt (eller slet ikke) registrerer tid brugt på e-mail eller møder. (Affinity Live)

Tidsstyring gjort rigtigt: Metoder og teknikker

Mens tidsstyring bidrager massivt til at reducere stress og udbrændthed, føler 70 % af medarbejderne uden nogen tidsstyringsmetode ikke, at de har kontrol over deres arbejdsbyrde (Jobera). Uden et ordentligt system til at styre tiden, som ovenstående statistik viser, vil alle fra den gennemsnitlige medarbejder til universitetsstuderende udskyde og fylde deres tid med spildtid eller distraktioner.

Lad os se på nogle af statistikkerne om tidsstyring:

• Acuity Training, en britisk IT-uddannelsesvirksomhed, har i en undersøgelse blandt 500 medarbejdere fra forskellige brancher fundet ud af, at ud af de 18 % , der bruger tidsstyringsmetoder, prøver den gennemsnitlige person 13 forskellige tidsstyringsmetoder.

Acuity Training nåede frem til følgende konklusioner:

• Eisenhower-matrixen Eisenhower-matrixen er den mest succesfulde strategi: 50 % af de mennesker, der deltog i undersøgelsen, og som bruger Eisenhower-matrixen, føler, at de har styr på deres arbejde hver eneste dag. Denne metode hjælper dig med at prioritere opgaver ud fra, hvor meget det haster, og hvor vigtigt det er. Noget kan være presserende og vigtigt, ikke presserende, men stadig vigtigt, ikke vigtigt, men presserende, eller ikke presserende og ikke nødvendigt. 

• Pomodoro-teknikken Pomodoro-teknikken er den næstmest succesfulde tidsstyringsstrategi: 60 % af dem, der bruger en Pomodoro-timerteknik, føler, at de har styr på deres arbejde fire til fem dage om ugen. Pomodoro-teknikken bruges ofte til at forhindre distraktioner.

Alle mennesker er forskellige, og den tidsstyringsmetode, der virker for én, virker måske ikke for en anden. Det tager lidt tid at finde den perfekte metode, og det er godt, at de fleste prøver flere metoder, før de finder den rigtige.

Øg din produktivitet med en af de bedste metoder til tidsstyring.

Statistik om tidsstyring: Tidsrøvere

Tidsrøvere er måder, hvorpå vi udskyder og udfører opgaver uden værdi. For at vende tilbage til Zippias forskning bruger den gennemsnitlige medarbejder i en virksomhed 51 % af sin arbejdsdag på opgaver med lav eller ingen værdi.

Hvad er opgaver uden værdi? Nogle eksempler er pendling, unødvendige møder, unødvendige e-mails og for meget tid brugt på sociale medier. Lad os se på nogle statistikker om spildtid.

• Ifølge United States Census Bureau tog det i 2018 i gennemsnit 27 minutter for en arbejdstager at pendle til arbejde (en vej).

• Ovenstående scenarie har ændret sig med pandemiens virkninger og fremkomsten af fjernarbejde, men det er værd at bemærke, at lige før 2020 brugte den gennemsnitlige amerikanske arbejdstager ni arbejdsdage om året på at pendle .

• Den gennemsnitlige medarbejder bruger dagligt 12 % af sin arbejdstid på at bruge sociale medier produktivt. (Zippia)

• De bruger også i gennemsnit 2 timer og 11 minutter på at trække tiden ud hver dag. (Zippia)

"Timeular har været en game changer. Det har hjulpet mig med at udvikle en disciplin, hvor jeg er opmærksom på min tid og virkelig forstår værdien af den, så jeg får mere fra hånden."

Jenny Blackett, arbejder hjemmefra som softwareingeniør

Prøv Timeular gratis

Efter de pålagte COVID-19-lockdowns besluttede mange virksomheder at beholde fjern- eller hybridstillinger så konsekvent som muligt, da pendling til et kontorjob er spildt. Længere pendling kan være dårligt for arbejdstagere, deres familier, deres arbejdsgivere og økonomien som helhed.

Der spildes også tid på sociale medier. Zippias forskning viser, at den gennemsnitlige medarbejder bruger 12 % af sin arbejdstid dagligt på at bruge sociale medier produktivt. I løbet af en uge betyder det, at over 10 timer (af en gennemsnitlig 40-timers arbejdsuge) går tabt. Det er en fjerdedel af den samlede tid, en medarbejder er "på arbejde".

Ifølge en undersøgelse fra NetQuote spilder medarbejderne det meste af deres tid på de sociale medier:

• YouTube (gennemsnitligt 16,98 dage om året)

• Facebook (gennemsnitligt 14,70 dage om året)

• Instagram (gennemsnitligt 8,72 dage om året)

• Twitter (gennemsnitligt 5,91 dage om året)

Men selvom det er nemt at give internettet og de sociale medier skylden, er de ikke de eneste, der spilder tiden på arbejdet.

• Medarbejderne er ikke klar over det, men omkring 45 minutter om dagen går til spilde på grund af uorganiserede arbejdsområder. Det svarer til mere end 4 timer om ugen. Det handler om den tid, man bruger på at lede efter forsvundne papirer og mapper. Et rodet rum er meget distraherende og bidrager til arbejdsstress, hvilket igen bidrager til dårlig tidsstyring.

• Dertil kommer, at distraktioner på arbejdspladsen i gennemsnit koster hver medarbejder 3 timer om dagen. Det betyder, at der hver måned spildes 60 timer på denne måde.

TIP: Læs vores blog for at finde alle fordelene ved tidsstyring.

Nogle eksempler på distraktioner på arbejdspladsen er at bruge for meget tid på at chatte med kolleger, hente kaffe, deltage i fester på arbejdspladsen eller forlænge frokostpausen. Ikke at disse begivenheder ikke er gavnlige en gang imellem, men de kan være en belastning for arbejdsdagen, som det er svært at komme sig over. 

Statistik over tidsstyring: Apps til tidsregistrering

Distraktioner og opgaver med lav eller ingen værdi er meget skadelige for produktiviteten og øger virksomhedens omkostninger. Hvad kan disse statistikker lære os?

En gennemsnitlig arbejdsdag er på 8 timer, og mere end halvdelen af den tid går til spilde hver eneste dag. Kun 4 timer af hver dag er produktive.

Hvordan får man vendt udviklingen, uden at medarbejderne føler, at de bliver kontrolleret? Det handler om at finde en balance mellem behovet for at øge produktiviteten og ønsket om at reducere stressdrevne arbejdsdage.

Som nævnt ovenfor prøver den gennemsnitlige person 13 forskellige tidsstyringsmetoder, men det er værd at undersøge. Ikke alle tidsstyringsteknikker er lige gode, og visse brancher kan endda udvikle deres helt egen.

• Næsten 90 % af medarbejderne indrømmer, at de spilder tiden , mens de er på arbejde. Det spænder fra blot 30 minutter til nogle, der indrømmer at spilde op mod 3 timer dagligt i samtaler, pauser eller online(elearningindustry.com).

• Tidsregistreringsdata viser, at den amerikanske økonomi mister 50 millioner timers produktivitet om dagen på grund af uregistrerede arbejdsopgaver. Uregistrerede e-mails alene kan koste op til 50.000 dollars om året.

• 38% af de amerikanske medarbejdere rapporterer , at de bruger timesedler og hulkort på papir, hvilket fører til spildtid og produktivitetsnedgang .

• Deloitte rapporterer, at 50 % af de fagfolk , der ikke bruger automatiserede tidsregistreringssystemer, rapporterer, at manuel dataindtastning er en af de mest tidskrævende aktiviteter, de skal udføre hver dag.

• 93% af de amerikanske medarbejdere rapporterer at deres lønsedler kommer til tiden takket være tidsstyringsværktøjer.

• 73% af virksomhederne udtrykker stor tilfredshed med den effekt, de har haft af at automatisere deres processer og værktøjer.

Du og dit team bruger 71,5 % af året på arbejde

Sørg for, at din tid er godt brugt ved at spore og styre den med automatiske tidsregistreringsapps.

Prøv Timeular gratis

Produktivitet og automatiseret tidsregistreringssoftware har stor indflydelse på ovenstående tidsstyringsstatistikker på grund af følgende:

• Det er en god måde at overvinde overspringshandlinger på;

• At spore tid brugt på produktive og uproduktive opgaver for at indsamle data og undgå, at denne tendens bliver til en vane;

• Generere statistik over, hvor afdelingerne logger deres arbejdstid;

• Mål produktiviteten og sammenlign dit teams resultater over tid;

• Sæt timegrænser for at reducere udbrændthed og omkostninger til overarbejde;

• Undgå at bruge for meget tid på opgaver med lav eller ingen værdi;

• At sætte budgetter på opgaver eller projekter og blive advaret, når teamet er tæt på at overskride budgettet;

• Genererer detaljerede rapporter, der viser, hvordan medarbejderne bruger tid på arbejdet.

Find ud af, hvordan Timeular hjælper din virksomhed eller dit team med at øge produktiviteten og rentabiliteten.

Konklusion

De statistikker, der præsenteres i artiklen, er en øjenåbner med hensyn til tidsstyringens indvirkning på produktiviteten.

Mange lederes umiddelbare reaktion er at fremme mere disciplin for at indhente den tabte tid. Ja, alle kan indrømme, at de kunne gøre det bedre, men det grundlæggende problem er ikke medarbejderens motivation.

Det hjælper ikke medarbejderne at bruge forældede metoder til tidsstyring eller ikke engang at have en på plads.

Tid er den mest dyrebare ressource af alle, og ved at fremme tidsstyringsvaner kan en person ende med at spare to timer dagligt. Det bidrager også til at undgå negative resultater som at overskride deadlines og blive stresset på arbejdet. 

Når tiden er struktureret, er folk mere bevidste om, hvordan de bruger denne begrænsede ressource.

De får tingene gjort og føler sig tilfredse og tilfredse med deres produktivitetsniveau. Det er den ultimative fordel ved god og effektiv tidsstyring.

Læs også: Sådan underviser du i tidsstyring

Spørgsmål og svar om tidsstyring