Statistik om tidshantering som du behöver känna till

Samtidigt som du kan bli helt chockad när du tittar på statistik som avslöjar hur du slösar bort din tid, får du också viktig information för att göra dina arbetsdagar mer effektiva.

Vi vill alla få tid över för meningsfulla personliga aktiviteter under vår hektiska arbetsvecka och samtidigt utnyttja varje sekund och, naturligtvis, behålla balansen mellan arbete och privatliv. Det kan ske om vi förstår vår utgångspunkt: hur vi tillbringar vår tid, vad som hindrar vår produktivitet och vad som hjälper oss att vara superproduktiva.

Den tidshanteringsstatistik som jag har inkluderat i den här artikeln kan hjälpa dig att definiera och börja utvecklas mycket längre från den här utgångspunkten.

Statistik om tidshantering: Intro

Huvudsyftet med tidshantering är att spåra den tid som läggs på uppgifter, optimera den och uppnå dina mål snabbare . Det är svårt att vara en bra tidshanterare. Kanske är det en av de svåraste sakerna vi har att hantera, men dess inverkan på din livstillfredsställelse och minskning av arbetstiden är betydande. Jag kunde ha börjat den här artikeln med en chockfaktor, som:

Visste du att anställda ägnar 57% av sin tid åt att kommunicera? Det innebär administrativa aktiviteter som e-post, deltagande i samtal, kommunikation med kollegor osv. Men jag tror att du kanske redan är medveten om att många anställda har dålig tidshantering, kanske till och med du själv.

Så jag börjar med att visa dig vart goda färdigheter i tidshantering leder, nämligen till fördelarna med ett bra förhållande till tid.

Statistik över tidshantering: Den goda sidan

Bra tidshantering kan göra stor skillnad i ditt liv, både privat och professionellt. Vi klagar alla alldeles för ofta på att vi är upptagna och inte har tillräckligt med tid för att göra det som fyller våra koppar.

Så låt oss förstå den goda sidan av tidshantering och de fördelar som den medför.

• Företag som uppmuntrar sina anställda att registrera sin tid på ett mer effektivt sätt kan öka sina intäkter med upp till 61%.(Accelo)

• Medarbetare kan spara upp till 40 timmar per månad genom att hantera avbrott. (Jobera)

• 83% av befolkningen tror att tidshantering kommer att förbättra deras förmåga att fatta beslut. (TimeWatch)

• Om du investerar 10-12 minuter i att planera din dag kan du spara upp till två timmar av din tid. "Ät grodan" av Brian Tracy.

• 86% av alla människor tror att de skulle ha lättare att koncentrera sig på en uppgift om de hade bättre kunskaper om tidshantering. (Zoomshift)

• Företag förlorar cirka 65 miljarder dollar på grund av anställdas sömnbrist, vilket kan mildras genom bättre tidshantering (MarketSplash)

• 76% av deltagarna i en undersökning under Q1 2022 uppgav att de skulle ägna 15-30 minuter dagligen för att spara 90 minuter och förbättra sitt rykte på jobbet (VPN Alert).

Statistik för tidshantering: Det aktuella läget

Men hur ser status quo ut på arbetsplatsen? Slösar de anställda bort tid? Förlitar de sig på ett korrekt tidshanteringssystem? Klarar de av att slutföra viktiga uppgifter i slutet av arbetsdagen?

Den nuvarande verkligheten är tyvärr att de flesta yrkesverksamma människor inte har ett effektivt tidshanteringssystem, och de är mer mottagliga för distraktioner och förhalning. Samtidigt är det inte en framgångsrik tidshanteringsteknik att bara hantera händelser och saker när de händer, vilket leder till att arbetstagarna känner att de inte har kontroll över sina arbetsdagar.

Låt oss kolla lite statistik om tidshantering i detta ämne:

• 20% av alla vuxna är kroniska prokrastinerare, något att vara medveten om när man försöker förbättra produktiviteten. (Den amerikanska psykologföreningen);

• Att ha ett ordentligt tidshanteringssystem är viktigt och kan motverka de kolossala 20% som nämns ovan, men enligt uppgifter från jobbsökarverktyget Zippia har 82% av människorna inget sådant.

• Den genomsnittliga medarbetaren ägnar cirka 51% av sin arbetsdag åt uppgifter med låg eller ingen värdepåverkan, utan att veta att man kan spara två timmar om man bara ägnar 10 minuter per dag åt att planera dagen.

Bra tidshantering börjar med en bra lösning för tidrapportering

"Vi har blivit 20 % mer lönsamma eftersom alla är vana vid att följa upp tiden." - Richard Wingfield, chefsnörd på Envision Design

Prova Timeular gratis

• Endast 20% av arbetstagarna hanterar den dagliga stressen och känner sig nöjda med det och upplever att de har kontroll över sin arbetsbelastning varje dag.

• I USA kostar distraktioner på jobbet företagen cirka 588 miljarder dollar per år, enligt den forskning som presenteras av Zippia.

Statistik över tidshantering: Möten som kunde ha varit ett e-postmeddelande

Möten kan vara avgörande för samarbete och kommunikation, men om de inte hanteras på rätt sätt påverkar de tidshanteringen avsevärt. Frekventa eller dåligt organiserade möten förbrukar värdefull arbetstid och stör medarbetarnas arbetsflöde och produktivitet.

Du kanske blir förvånad över de negativa effekter som dåligt organiserade möten har på medarbetarnas lönsamhet och effektivitet. Att bygga upp tidshanteringssystem för möten kan få betydande konsekvenser för ditt företag.

• Forskning om tidshantering vid en MIT-studie visade att en genomsnittlig person tillbringar cirka 16% av en livstids arbetstid i meningslösa möten. Detta motsvarar cirka 22 år av en 45-årig karriär. Det är mycket tid som läggs på "möten som kunde ha varit ett e-postmeddelande", som popkulturen kallar det, utan att något värde tillförs det arbete som ska utföras.

• Professionella medarbetare tillbringar cirka 5 timmar och 6 minuter per vecka i möten och nästan 4 timmar med att förbereda sig för dem, vilket innebär totalt nästan 10 timmar per vecka som enbart ägnas åt möten (Flowtrace)

• 10,6% av alla människor likställer möten med distraktioner med sitt "riktiga arbete", vilket orsakar mycket bortkastad tid under en genomsnittlig arbetsdag. (Udemy)

• Ineffektivamöten orsakar en förlust på uppskattningsvis 37 miljarder dollar årligen i USA (Discoveryaba)

Statistik över tidshantering: E-postmeddelanden är inte heller ofarliga

• E-postmeddelanden är dock inte helt oskyldiga när det gäller dålig tidshantering. Enligt en analys från McKinsey Global Institute går i genomsnitt 28% av arbetstiden åt till att läsa eller svara på e-postmeddelanden.

• Den genomsnittliga arbetstagaren kollar sin e-post 11 gånger per timme i genomsnitt.

• 84% av medarbetarna har sin e-post i bakgrunden när de arbetar.

• 90% av den genomsnittliga arbetstagaren kontrollerar arbetsmeddelandeverktyg som Slack eller Teams i upp till 5 timmar dagligen. (Zapier)

• 31% av alla öppnar sin e-post när e-postmeddelandet dyker upp. (TimeWatch)

• Människor kollar sin e-post varje timme och 40 minuter i genomsnitt. Detta beror dock på hur viktiga e-postmeddelandena är i deras jobb. (Utvecklingsakademin)

• Forbes uppger att en kontorsanställd dagligen ägnar 2,5 timmar åt e-postrelaterade saker och cirka 1,8 timmar åt irrelevant kommunikation. Denna ständiga distraktion hindrar medarbetaren från att ägna sig åt meningsfullt tänkande. 

• Varje företag som fakturerar tid missar att fakturera 700 timmar per år på grund av att anställda felaktigt (eller inte alls) registrerar tid som spenderas på e-post eller i möten. (Affinitet Live)

Tidshantering på rätt sätt: Metoder och tekniker

Samtidigt som tidshantering i hög grad bidrar till att minska stress och utbrändhet känner 70% av de anställda som inte har någon tidshanteringsmetod att de inte har kontroll över sin arbetsbelastning (Jobera). Utan ett ordentligt system för att hantera tiden, precis som statistiken ovan visar, prokrastinerar alla från den genomsnittliga medarbetaren till högskolestudenter och fyller sin tid med slöserier eller distraktioner.

Låt oss kolla in lite statistik om tidshantering:

• Acuity Training, ett brittiskt IT-utbildningsföretag, har i en undersökning bland 500 anställda i olika branscher visat att av de 18% som använder sig av tidshanteringsmetoder, försöker genomsnittspersonen använda sig av 13 olika tidshanteringsmetoder.

Acuity Training kom fram till följande slutsatser:

• Eisenhower-matrisen Eisenhower-matrisen är den mest framgångsrika strategin: 50% av de personer som deltog i undersökningen och som använder Eisenhower Matrix känner att de har kontroll över sitt arbete varje dag. Den här metoden hjälper dig att prioritera uppgifter utifrån hur brådskande och viktiga de är. Något kan vara brådskande och viktigt, inte brådskande men ändå viktigt, inte viktigt men brådskande eller inte brådskande och inte nödvändigt. 

• Pomodoro-tekniken Pomodoro-tekniken är den näst mest framgångsrika tidshanteringsstrategin: 60% av de personer som använder en Pomodoro-timerteknik känner att deras arbete är under kontroll från fyra till fem dagar i veckan. Pomodoro-tekniken används ofta för att förhindra distraktioner.

Alla människor är olika och den tidshanteringsmetod som fungerar för en person kanske inte fungerar för en annan. Det tar lite tid att hitta den som passar perfekt, och det är bra att de flesta provar flera metoder innan de hittar den rätta.

Öka din produktivitet med en av de bästa metoderna för tidshantering.

Statistik över tidshantering: Tidstjuvar

Tidstjuvar är sätt på vilka vi skjuter upp och utför uppgifter utan värde. För att återgå till Zippias forskning, så spenderar den genomsnittliga företagsanställda 51% av varje arbetsdag på uppgifter med lågt eller inget värde.

Vad är uppgifter som inte ger något värde? Några exempel på sådana är pendling, onödiga möten, onödiga e-postmeddelanden och för mycket tid på sociala medier. Låt oss se lite statistik som rör slöseri med tid.

• Enligt United States Census Bureau tog det 2018 i genomsnitt 27 minuter för en arbetstagare att pendla till jobbet (enkel väg).

• Scenariot ovan har förändrats i och med pandemin och framväxten av distansarbete, men det är värt att notera att strax före 2020 tillbringade den genomsnittliga amerikanska arbetstagaren nio arbetsdagar per år med att pendla .

• Den genomsnittliga medarbetaren ägnar dagligen 12% av sin arbetstid åt att använda sociala medier på ett produktivt sätt. (Zippia)

• De ägnar också i genomsnitt 2 timmar och 11 minuter åt att skjuta upp saker varje dag. (Zippia)

"Timeular har förändrat allt. Det har hjälpt mig att utveckla en disciplin för att vara uppmärksam på min tid och verkligen förstå värdet av den så att jag får mer gjort."

Jenny Blackett, arbetar på distans som mjukvaruingenjör

Prova Timeular gratis

Efter de införda COVID-19-lockdowns beslutade många företag att behålla fjärr- eller hybridpositioner så konsekvent som möjligt eftersom pendling till ett kontorsjobb är bortkastat. Längre pendling kan vara dåligt för arbetstagare, deras familjer, deras arbetsgivare och ekonomin som helhet.

Tid slösas också bort på sociala medier. Zippias forskning visar att den genomsnittliga medarbetaren lägger 12% av sin arbetstid dagligen på att använda sociala medier på ett produktivt sätt. Under en vecka innebär detta att över 10 timmar (av en genomsnittlig 40-timmars arbetsvecka) går förlorade. Det är en fjärdedel av den totala tid som en anställd är "på jobbet".

Enligt en undersökning från NetQuote slösar anställda bort den mesta av sin tid på dessa sociala medier:

• YouTube (i genomsnitt 16,98 dagar per år)

• Facebook (i genomsnitt 14,70 dagar per år)

• Instagram (i genomsnitt 8,72 dagar per år)

• Twitter (i genomsnitt 5,91 dagar per år)

Även om det är lätt att skylla på är internet och sociala medier inte de enda orsakerna till att vi slösar tid på jobbet.

• Medarbetarna är inte medvetna om detta, men cirka 45 minuter per dag går till spillo på grund av oorganiserade arbetsytor. Detta motsvarar mer än 4 timmar i veckan. Allt detta handlar om den tid som går åt till att leta efter borttappade papper och filer. Ett rörigt utrymme är mycket distraherande och bidrar till arbetsstress, vilket i sin tur bidrar till dålig tidshantering.

• Till detta kommer att distraktioner på arbetsplatsen kostar varje anställd i genomsnitt 3 timmar per dag. Det innebär att varje månad slösas 60 timmar bort på det här sättet.

TIPS: Läs vår blogg för att upptäcka alla fördelar med tidshantering.

Några exempel på distraktioner på arbetsplatsen är att tillbringa för mycket tid med att prata med kollegor, ta en fika, delta i firanden på arbetsplatsen eller förlänga lunchtiderna. Inte för att dessa händelser inte kan vara bra ibland, men de kan påverka arbetsdagen på ett sätt som är svårt att återhämta sig från. 

Statistik för tidshantering: Appar för tidrapportering

Distraktioner och uppgifter med lågt eller inget värde är mycket skadliga för produktiviteten och ökar företagets kostnader. Vad kan vi lära oss av den här statistiken?

En genomsnittlig arbetsdag är 8 timmar lång, och mer än hälften av den tiden slösas bort varje dag. Endast 4 timmar av varje dag är produktiva.

Hur vänder man på detta utan att medarbetarna känner att de blir kontrollerade? Det handlar om att hitta en balans mellan behovet av att öka produktiviteten och önskan att minska stressdrivna arbetsdagar.

Som nämnts ovan prövar en genomsnittlig person 13 olika tidshanteringsmetoder, men det är värt att undersöka. Alla tidshanteringstekniker är inte lika bra, och vissa branscher kan till och med utveckla sina helt egna.

• Nästan 90 % av de anställda erkänner att de slösar tid när de är på jobbet. Detta varierar från bara 30 minuter till att vissa medger att de slösar bort närmare 3 timmar dagligen i konversationer, raster eller online(elearningindustry.com)

• Data från tidsregistrering visar att den amerikanska ekonomin förlorar 50 miljoner timmars produktivitet per dag på grund av oregistrerade arbetsuppgifter. Enbart oregistrerade e-postmeddelanden kan kosta upp till 50 000 dollar per år.

• 38% av de anställda i USA uppger att de använder papperstidrapporter och stämpelkort, vilket leder till slöseri med tid och minskad produktivitet.

• Deloitte rapporterar att 50% av de yrkesverksamma som inte använder automatiserade tidrapporteringssystem anser att manuell datainmatning är en av de mest tidskrävande aktiviteterna de måste utföra varje dag

• 93% av USA:s anställda rapporterar att deras lönecheckar kommer i tid tack vare tidshanteringsverktyg.

• 73% av företagen uttrycker hög grad av tillfredsställelse med effekterna av att automatisera sina processer och verktyg.

Du och ditt team tillbringar 71,5% av året på jobbet

Se till att din tid används väl genom att spåra och hantera den med automatiska appar för tidsregistrering.

Prova Timeular gratis

Programvara för produktivitet och automatiserad tidsregistrering har stor inverkan på ovanstående statistik för tidshantering på grund av följande:

• Det är ett bra sätt att få bukt med förhalning;

• Spåra tid som spenderas på produktiva uppgifter, såväl som på improduktiva, för att samla in data och undvika att denna trend blir till en vana;

• Generera statistik över var avdelningarna registrerar sin arbetstid;

• Mät produktivitet och jämför teamets resultat över tid;

• Att sätta timgränser för att minska utbrändhet och övertidskostnader;

• Undviker att lägga för mycket tid på uppgifter med lågt eller inget värde;

• Lägga budgetar på uppgifter eller projekt och bli varnad när teamet är nära att överskrida budgeten;

• Generera detaljerade rapporter som visar hur medarbetarna tillbringar tid på jobbet.

Ta reda på hur Timeular hjälper ditt företag eller team att öka produktiviteten och lönsamheten.

Slutsats

Den statistik som presenteras i artikeln är en ögonöppnare när det gäller tidshanteringens inverkan på produktiviteten.

Många chefers reflexmässiga reaktion är att införa mer disciplin för att ta igen den förlorade tiden. Ja, alla kan erkänna att de kan göra bättre ifrån sig, men det grundläggande problemet är inte medarbetarens motivation.

Att använda föråldrade metoder för tidshantering eller inte ens ha en sådan på plats hjälper inte medarbetarna.

Tid är den mest värdefulla resursen som finns och genom att främja vanor för tidshantering kan en person spara två timmar varje dag. Det bidrar också till att undvika negativa konsekvenser som att missa deadlines och bli stressad på jobbet. 

När tiden är strukturerad är människor mer medvetna om hur de använder denna ändliga resurs.

De får saker gjorda och känner sig nöjda och tillfreds med sin produktivitetsnivå. Detta är den ultimata fördelen med bra och effektiv tidshantering.

Läs också: Hur man lär ut tidshantering

Frågor och svar om tidshantering