Estatísticas de gerenciamento de tempo que você precisa conhecer

Embora você possa ficar totalmente chocado ao verificar algumas estatísticas de gerenciamento de tempo que revelam como você está desperdiçando seu tempo, você também obtém informações essenciais para tornar seus dias de trabalho mais eficientes.

Todos nós queremos reservar tempo para atividades pessoais significativas durante nossa semana de trabalho agitada, aproveitando cada segundo e, é claro, mantendo o equilíbrio entre vida pessoal e profissional. Isso pode acontecer se entendermos nosso ponto de partida: como gastamos nosso tempo, o que está prejudicando nossa produtividade e o que nos ajuda a ser superprodutivos.

As estatísticas de gerenciamento de tempo que incluí neste artigo podem ajudá-lo a definir e começar a progredir muito mais a partir desse ponto de partida.

Estatísticas de gerenciamento de tempo: Introdução

O principal objetivo do gerenciamento de tempo é controlar o tempo gasto em tarefas, otimizá-lo e atingir suas metas mais rapidamente. É difícil ser um bom gestor de tempo. Talvez seja uma das coisas mais difíceis com que temos de lidar, mas seu impacto na satisfação com a vida e na redução das horas de trabalho é considerável. Eu poderia ter começado este artigo com um fator chocante, como:

Você sabia que os funcionários passam 57% do seu tempo se comunicando? Isso significa atividades administrativas, como e-mails, participação em chamadas, comunicação com colegas etc. Mas acho que você já deve estar ciente de algumas das habilidades ruins de gerenciamento de tempo que muitos funcionários têm, talvez até você mesmo.

Portanto, começarei mostrando a você aonde levam as boas habilidades de gerenciamento de tempo, ou seja, os benefícios de um bom relacionamento com o tempo.

Estatísticas de gerenciamento de tempo: O lado bom

O bom gerenciamento do tempo pode fazer uma grande diferença em sua vida, tanto pessoal quanto profissional. Todos nós nos queixamos com muita frequência de estarmos ocupados e não termos tempo suficiente para fazer o que nos enche as medidas.

Portanto, vamos entender o lado bom da administração do tempo e os benefícios que ela traz.

• As empresas que incentivam os funcionários a controlar seu tempo de forma mais eficaz podem observar aumentos de receita de até 61%. (Accelo)

• Os funcionários podem economizar até 40 horas por mês gerenciando as interrupções. (Jobera)

• 83% das pessoas acreditam que o gerenciamento do tempo melhorará sua capacidade de tomar decisões. (TimeWatch)

• Investir de 10 a 12 minutos no planejamento do seu dia pode economizar até duas horas do seu tempo. "Eat the Frog" (Coma o sapo), de Brian Tracy.

• 86% das pessoas acreditam que teriam melhor atenção nas tarefas se tivessem melhores habilidades de gerenciamento de tempo. (Zoomshift)

• As empresas perdem cerca de US$ 65 bilhões devido à privação de sono dos funcionários, que pode ser atenuada com um melhor gerenciamento do tempo (MarketSplash)

• 76% dos participantes de uma pesquisa do primeiro trimestre de 2022 disseram que dedicariam de 15 a 30 minutos diários para economizar 90 minutos e melhorar sua reputação no trabalho (VPN Alert).

Estatísticas de gerenciamento de tempo: O estado atual

Ainda assim, qual é o status quo atual no trabalho? Os funcionários perdem tempo? Eles contam com um sistema adequado de gerenciamento de tempo? Eles conseguem finalizar tarefas importantes no final de um dia de trabalho?

A realidade atual, infelizmente, é que a maioria das pessoas que trabalham não tem um sistema eficaz de gerenciamento de tempo e são mais suscetíveis a distrações e procrastinação. Ao mesmo tempo, lidar apenas com os eventos e as coisas à medida que acontecem não é uma técnica de gerenciamento de tempo bem-sucedida, fazendo com que os trabalhadores se sintam fora de controle em relação aos dias de trabalho.

Vamos verificar algumas estatísticas de gerenciamento de tempo sobre esse tópico:

• 20% dos adultos são procrastinadores crônicos, algo que deve ser levado em conta ao tentar aumentar a produtividade. (Associação Americana de Psicologia);

• Ter um sistema de gerenciamento de tempo adequado é fundamental e pode contrabalançar os colossais 20% mencionados acima, mas, de acordo com dados da ferramenta de busca de emprego Zippia, 82% das pessoas não têm um.

• O trabalhador médio gasta cerca de 51% de cada dia de trabalho em tarefas com impacto de baixo ou nenhum valor, sem saber que gastar apenas 10 minutos por dia planejando o dia pode economizar duas horas.

Um bom gerenciamento de tempo começa com uma boa solução de controle de tempo

"Nós nos tornamos 20% mais lucrativos porque todos têm o hábito de controlar o tempo." - Richard Wingfield, Geek Chefe da Envision Design

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• Apenas 20% dos trabalhadores gerenciam o estresse diário sentindo-se bem com isso, e sentem que têm sua carga de trabalho sob controle diariamente.

• Nos Estados Unidos, as distrações no trabalho custam às empresas cerca de 588 bilhões de dólares por ano, de acordo com a pesquisa apresentada pela Zippia.

Estatísticas de gerenciamento de tempo: Reuniões que poderiam ter sido um e-mail

As reuniões, embora às vezes sejam essenciais para a colaboração e a comunicação, afetam significativamente o gerenciamento do tempo se não forem realizadas adequadamente. Reuniões frequentes ou mal organizadas consomem horas de trabalho valiosas e atrapalham o fluxo de trabalho e a produtividade dos funcionários.

Você pode se surpreender com os efeitos negativos que reuniões mal organizadas têm sobre a lucratividade e a eficácia dos funcionários. A criação de sistemas de gerenciamento de tempo para reuniões pode ter consequências substanciais para sua empresa.

• Uma pesquisa de gerenciamento de tempo em um estudo do MIT afirmou que a pessoa média gasta cerca de 16% de uma vida inteira de trabalho em reuniões inúteis. Isso representa aproximadamente 22 anos de uma carreira de 45 anos. É muito tempo gasto em "reuniões que poderiam ter sido um e-mail", como a cultura pop se refere a elas, sem nenhum valor agregado ao trabalho que precisam realizar.

• Os profissionais passam aproximadamente 5 horas e 6 minutos por semana em reuniões e quase 4 horas se preparando para elas, totalizando quase 10 horas semanais dedicadas exclusivamente a reuniões (Flowtrace)

• 10,6% das pessoas consideram as reuniões uma distração para seu "trabalho real" ,o que causa muita perda de tempo em seu dia de trabalho médio. (Udemy)

• Reuniões ineficientescausam um prejuízo estimado em US$ 37 bilhões por ano nos EUA (Discoveryaba)

Estatísticas de gerenciamento de tempo: Os e-mails também não são inofensivos

• Entretanto, os e-mails não são exatamente inocentes no gerenciamento inadequado do tempo. De acordo com uma análise do McKinsey Global Institute, em média, 28% do tempo de trabalho é gasto lendo ou respondendo a e-mails.

• O trabalhador médio verifica o e-mail 11 vezes por hora, em média.

• 84% dos funcionários mantêm seus e-mails em segundo plano enquanto trabalham.

• 90% do trabalhador médio verifica as ferramentas de mensagens de trabalho, como o Slack ou o Teams, por até 5 horas diárias. (Zapier)

• 31% das pessoas abrem seus e-mails quando a notificação de e-mail aparece. (TimeWatch)

• As pessoas verificam seus e-mails a cada hora e 40 minutos , em média. No entanto, isso depende do grau de importância dos e-mails em seu trabalho. (Development Academy)

• A Forbes afirma que um funcionário de escritório passa 2,5 horas por dia fazendo coisas relacionadas a e-mails, com cerca de 1,8 horas em comunicações irrelevantes. Essa distração constante impede que o funcionário se envolva em pensamentos significativos. 

• Todas as empresas que faturam tempo deixam de faturar 700 horas por ano devido ao fato de os funcionários registrarem erroneamente (ou não registrarem) o tempo gasto em e-mails ou reuniões. (Affinity Live)

Gerenciamento de tempo bem feito: Métodos e técnicas

Embora o gerenciamento do tempo contribua enormemente para a redução do estresse e do esgotamento, 70% dos trabalhadores sem nenhum método de gerenciamento do tempo não se sentem no controle de sua carga de trabalho (Jobera). Sem um sistema adequado para gerenciar o tempo, como provam as estatísticas acima, qualquer pessoa, desde o funcionário comum até estudantes universitários, procrastina e preenche seu tempo com desperdícios ou distrações.

Vamos dar uma olhada em algumas das estatísticas sobre gerenciamento de tempo:

• Ao fazer uma pesquisa com 500 trabalhadores de diferentes setores, a Acuity Training, uma empresa de educação e treinamento em TI sediada no Reino Unido, revelou que de 18% das pessoas que usam métodos de gerenciamento de tempo, a pessoa média tenta 13 métodos diferentes de gerenciamento de tempo.

A Acuity Training chegou às seguintes conclusões:

• A Matriz de Eisenhower é a estratégia mais bem-sucedida: 50% das pessoas que participaram da pesquisa e que usam a Matriz de Eisenhower sentem que seu trabalho está sob controle todos os dias. Esse método ajuda você a priorizar as tarefas com base nos níveis de urgência e importância. Algo pode ser urgente e importante, não urgente, mas ainda assim importante, não importante, mas urgente, ou não urgente e desnecessário. 

• A Técnica Pomodoro é a segunda estratégia de gerenciamento de tempo mais bem-sucedida: 60% das pessoas que usam a técnica do timer Pomodoro sentem que seu trabalho está sob controle de quatro a cinco dias por semana. A técnica Pomodoro é comumente usada para evitar distrações.

Cada pessoa é diferente, e o método de gerenciamento de tempo que funciona para alguém pode não funcionar para outra pessoa. Leva algum tempo para encontrar o ajuste perfeito, e é bom que a maioria das pessoas tente vários métodos antes de encontrar o certo.

Aumente sua produtividade com um dos melhores métodos de gerenciamento de tempo.

Estatísticas de gerenciamento de tempo: Desperdiçadores de tempo

Os desperdiçadores de tempo são maneiras pelas quais procrastinamos e fazemos tarefas sem valor. Voltando à pesquisa da Zippia, o funcionário corporativo médio gasta 51% de cada dia de trabalho em tarefas de pouco ou nenhum valor.

O que são tarefas sem valor? Alguns exemplos são o deslocamento para o trabalho, reuniões desnecessárias, e-mails desnecessários e muito tempo gasto em mídias sociais. Vejamos algumas estatísticas relacionadas ao desperdício de tempo.

• De acordo com o United States Census Bureau, em 2018, o trajeto médio para o trabalho (só ida) levou 27 minutos para o trabalhador.

• O cenário acima mudou com os efeitos da pandemia e o aumento do trabalho remoto, mas vale a pena observar que, pouco antes de 2020, o trabalhador americano médio passava nove dias úteis do ano se deslocando.

• O funcionário médio gasta 12% de suas horas de trabalho diariamente usando a mídia social de forma produtiva. (Zippia)

• Eles também passam uma média de 2 horas e 11 minutos procrastinando diariamente. (Zippia)

"O Timeular foi um divisor de águas. Ele me ajudou a desenvolver uma disciplina para estar atento ao meu tempo e realmente entender o valor dele para que eu faça mais coisas."

Jenny Blackett, trabalhando remotamente como engenheira de software

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Após os bloqueios impostos pela COVID-19, muitas empresas decidiram manter posições remotas ou híbridas da forma mais consistente possível, pois o deslocamento para um trabalho de escritório é um desperdício. Trajetos mais longos podem ser ruins para os trabalhadores, suas famílias, seus empregadores e a economia como um todo.

O tempo também é desperdiçado nas mídias sociais. A pesquisa da Zippia nos diz que o funcionário médio gasta 12% de suas horas de trabalho diariamente usando a mídia social de forma produtiva. Em uma semana, isso significa que mais de 10 horas (de uma semana de trabalho média de 40 horas) são perdidas. Isso representa um quarto do tempo total em que um funcionário está "trabalhando".

De acordo com uma pesquisa da NetQuote, os funcionários perdem a maior parte do tempo nesses sites de mídia social:

• YouTube (média de 16,98 dias por ano)

• Facebook (média de 14,70 dias por ano)

• Instagram (média de 8,72 dias por ano)

• Twitter (média de 5,91 dias por ano)

No entanto, embora seja fácil culpar a Internet e as mídias sociais, elas não são as únicas culpadas pela perda de tempo no trabalho.

• Os funcionários não estão cientes desse fator, mas cerca de 45 minutos por dia são desperdiçados por causa de espaços de trabalho desorganizados. Isso se traduz em mais de 4 horas por semana. Isso se refere ao tempo gasto procurando papéis e arquivos perdidos. Um espaço bagunçado causa muita distração e contribui para o estresse no trabalho, contribuindo para o mau gerenciamento do tempo.

• Além disso, e pegando carona em algo que apresentamos acima, as distrações no local de trabalho custam a cada funcionário uma média de 3 horas por dia. Isso significa que, todo mês, 60 horas são desperdiçadas dessa forma.

DICA: Leia nosso blog para descobrir todos os benefícios do gerenciamento de tempo.

Alguns exemplos de distrações no local de trabalho são passar muito tempo conversando com colegas de trabalho, tomando café, participando de comemorações no local de trabalho ou prolongando o horário de almoço. Não que esses eventos não sejam benéficos ocasionalmente, mas eles podem prejudicar o dia de trabalho e ser difíceis de recuperar. 

Estatísticas de gerenciamento de tempo: Aplicativos de controle de tempo

Distrações e tarefas de baixo ou nenhum valor são muito prejudiciais à produtividade e aumentam os custos da empresa. O que essas estatísticas podem nos ensinar?

O dia de trabalho médio tem 8 horas de duração e, desse tempo, mais da metade é desperdiçada todos os dias. Apenas 4 horas de cada dia são produtivas.

Como reverter essa situação sem fazer com que os funcionários sintam que estão sendo controlados? Tudo se resume a encontrar um equilíbrio entre a necessidade de aumentar a produtividade e o desejo de reduzir os dias de trabalho estressantes.

Conforme mencionado acima, a pessoa média tenta 13 métodos diferentes de gerenciamento de tempo, mas vale a pena pesquisar. Nem toda técnica de gerenciamento de tempo é igual, e certos setores podem até desenvolver a sua própria.

• Cerca de 90% dos trabalhadores admitem que perdem tempo enquanto estão trabalhando. Isso varia de meros 30 minutos a alguns que admitem perder cerca de 3 horas por dia em conversas, intervalos ou on-line(elearningindustry.com)

• Os dados de controle de tempo mostram que a economia dos EUA perde 50 milhões de horas de produtividade por dia devido a tarefas de trabalho não registradas. Somente os e-mails não registrados podem custar até US$ 50.000 por ano.

• 38% dos funcionários dos EUA relatam que estão usando planilhas de horas e cartões perfurados em papel, o que leva à perda de tempo e à redução da produtividade.

• A Deloitte relata que 50% dos profissionais que não usam sistemas automatizados de controle de tempo afirmam que a entrada manual de dados é uma das atividades que mais consomem tempo no dia a dia

• 93% dos funcionários dos EUA relatam que seus contracheques são entregues no prazo graças às ferramentas de gerenciamento de tempo.

• 73% das empresas expressam altos níveis de satisfação com o impacto que tiveram com a automação de seus processos e ferramentas.

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Certifique-se de que seu tempo seja bem gasto, acompanhando e gerenciando-o com aplicativos automáticos de controle de tempo.

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Os softwares de produtividade e de controle automatizado do tempo têm um grande impacto no ajuste das estatísticas de gerenciamento de tempo acima, devido ao seguinte:

• É uma boa maneira de superar a procrastinação;

• Acompanhar o tempo gasto em tarefas produtivas e improdutivas para coletar dados e evitar que essa tendência se torne um hábito;

• Geração de estatísticas sobre onde os departamentos estão registrando suas horas de trabalho;

• Medir a produtividade e comparar os resultados da sua equipe ao longo do tempo;

• Estabelecer limites de horas para reduzir o esgotamento e os custos de horas extras;

• Evitar o excesso de tempo gasto em tarefas de baixo valor ou sem valor;

• Definir orçamentos para tarefas ou projetos e ser alertado quando a equipe estiver perto de ultrapassar o orçamento;

• Geração de relatórios detalhados que mostram como os funcionários passam o tempo no trabalho.

Descubra como o Timeular ajuda sua empresa ou equipe a aumentar a produtividade e a lucratividade.

Conclusão

As estatísticas apresentadas ao longo do artigo são reveladoras em termos do impacto do gerenciamento do tempo sobre a produtividade.

A reação instintiva de muitos gerentes é promover mais disciplina para capturar o tempo perdido. Sim, todos podem admitir que poderiam fazer melhor, mas o problema fundamental não é a motivação do funcionário.

O uso de métodos desatualizados de gerenciamento de tempo ou a falta de um método não ajuda os funcionários.

O tempo é o recurso mais precioso de todos os tempos e, ao promover hábitos de gerenciamento de tempo, uma pessoa pode acabar economizando duas horas por dia. Isso também contribui para evitar resultados adversos, como perder prazos e ficar estressado no trabalho. 

Quando o tempo é estruturado, as pessoas são mais conscientes de como gastam esse recurso finito.

Elas realizam suas tarefas e se sentem satisfeitas e bem com seus níveis de produtividade. Esse é o benefício final de um gerenciamento de tempo bom e eficaz.

Leia também: Como ensinar a gerenciar o tempo

Perguntas frequentes sobre gerenciamento de tempo