Statystyki zarządzania czasem, które musisz znać

Podczas gdy możesz być w całkowitym szoku, gdy sprawdzasz statystyki zarządzania czasem, które ujawniają, jak marnujesz swój czas, otrzymujesz również niezbędne informacje, które sprawią, że twoje dni pracy będą bardziej wydajne.

Wszyscy chcemy znaleźć czas na znaczące działania osobiste podczas naszego pracowitego tygodnia pracy, jednocześnie wykorzystując każdą sekundę, oczywiście zachowując równowagę między życiem zawodowym a prywatnym. Może się tak stać, jeśli zrozumiemy nasz punkt zerowy: jak spędzamy czas, co ogranicza naszą produktywność i co pomaga nam być super produktywnymi.

Statystyki zarządzania czasem, które zawarłem w tym artykule, mogą pomóc ci zdefiniować i zacząć robić postępy znacznie dalej od tego punktu wyjścia.

Statystyki zarządzania czasem: Intro

Głównym celem zarządzania czasem jest śledzenie czasu spędzonego na zadaniach, optymalizowanie go i szybsze osiąganie celów. Trudno jest być dobrym menedżerem czasu. Być może jest to jedna z najtrudniejszych rzeczy, z jakimi mamy do czynienia, ale jej wpływ na zadowolenie z życia i zmniejszenie liczby godzin pracy jest znaczący. Mógłbym zacząć ten artykuł od szokującego stwierdzenia, jak np:

Czy wiesz, że pracownicy spędzają 57% swojego czasu na komunikacji? Oznacza to czynności administracyjne, takie jak e-maile, uczestniczenie w rozmowach telefonicznych, komunikowanie się ze współpracownikami itp. Ale myślę, że możesz być już świadomy niektórych słabych umiejętności zarządzania czasem, które posiada wielu pracowników, może nawet ty.

Zacznę więc od pokazania, dokąd prowadzą dobre umiejętności zarządzania czasem, a mianowicie od korzyści płynących z dobrej relacji z czasem.

Statystyki zarządzania czasem: Dobra strona

Dobre zarządzanie czasem może wiele zmienić w naszym życiu, zarówno osobistym, jak i zawodowym. Wszyscy zbyt często narzekamy na to, że jesteśmy zajęci i nie mamy wystarczająco dużo czasu na to, co wypełnia nasze kubki.

Przyjrzyjmy się zatem dobrym stronom zarządzania czasem i korzyściom z niego płynącym.

• Firmy, które zachęcają pracowników do bardziej efektywnego śledzenia swojego czasu, mogą odnotować wzrost przychodów nawet o 61%. (Accelo)

• Pracownicy mogą zaoszczędzić do 40 godzin miesięcznie dzięki zarządzaniu przerwami. (Jobera)

• 83% osób uważa, że zarządzanie czasem poprawi ich zdolność podejmowania decyzji. (TimeWatch)

• Zainwestowanie 10-12 minut w planowanie dnia może zaoszczędzić nawet dwie godziny czasu. "Zjedz żabę" Briana Tracy.

• 86% osób uważa, że lepiej koncentrowaliby się na zadaniach, gdyby mieli lepsze umiejętności zarządzania czasem. (Zoomshift)

• Firmy tracą około 65 miliardów dolarów z powodu braku snu pracowników, co można złagodzić poprzez lepsze zarządzanie czasem (MarketSplash)

• 76% uczestników ankiety przeprowadzonej w pierwszym kwartale 2022 r. stwierdziło, że poświęciłoby 15-30 minut dziennie, aby zaoszczędzić 90 minut i poprawić swoją reputację w pracy (VPN Alert).

Statystyki zarządzania czasem: Bieżący stan

Jaki jest jednak obecny status quo w pracy? Czy pracownicy marnują czas? Czy polegają na odpowiednim systemie zarządzania czasem? Czy udaje im się sfinalizować ważne zadania pod koniec dnia pracy?

Niestety, obecna rzeczywistość jest taka, że większość pracujących osób nie ma skutecznego systemu zarządzania czasem i są one bardziej podatne na rozpraszanie uwagi i zwlekanie. Jednocześnie radzenie sobie z wydarzeniami i sprawami na bieżąco nie jest skuteczną techniką zarządzania czasem, co prowadzi do tego, że pracownicy czują się pozbawieni kontroli nad dniem pracy.

Sprawdźmy kilka statystyk dotyczących zarządzania czasem w tym temacie:

• 20% dorosłych to chroniczni prokrastynatorzy, czego należy być świadomym, próbując poprawić produktywność. (Amerykańskie Stowarzyszenie Psychologiczne);

• Posiadanie odpowiedniego systemu zarządzania czasem jest kluczowe i może zrównoważyć kolosalne 20% wspomniane powyżej, ale według danych z narzędzia do poszukiwania pracy Zippia, 82% osób nie ma takiego systemu.

• Przeciętny pracownik spędza około 51% każdego dnia pracy na zadaniach o niskiej lub zerowej wartości, nie wiedząc, że poświęcenie zaledwie 10 minut dziennie na planowanie dnia może zaoszczędzić dwie godziny.

Dobre zarządzanie czasem zaczyna się od dobrego rozwiązania do jego śledzenia

"Staliśmy się o 20% bardziej rentowni, ponieważ wszyscy mają nawyk śledzenia czasu". - Richard Wingfield, Head Geek w Envision Design

Wypróbuj Timeular za darmo

• Tylko 20% pracowników radzi sobie z codziennym stresem, czując się z tym dobrze i mając poczucie, że codziennie kontrolują swoje obciążenie pracą.

• Według badań przedstawionych przez Zippia , w Stanach Zjednoczonych rozpraszanie uwagi w pracy kosztuje firmy około 588 miliardów dolarów rocznie.

Statystyki zarządzania czasem: Spotkania, które mogły być e-mailem

Spotkania, choć czasami mają kluczowe znaczenie dla współpracy i komunikacji, znacząco wpływają na zarządzanie czasem, jeśli nie są odpowiednio obsługiwane. Częste lub źle zorganizowane spotkania pochłaniają cenne godziny pracy i zakłócają przepływ pracy i produktywność pracowników.

Możesz być zaskoczony negatywnym wpływem źle zorganizowanych spotkań na rentowność i efektywność pracowników. Tworzenie systemów zarządzania czasem spotkań może mieć znaczące konsekwencje dla Twojej firmy.

• Badania nad zarządzaniem czasem przeprowadzone przez MIT wykazały, że przeciętna osoba spędza około 16% całego życia pracy na bezużytecznych spotkaniach. Stanowi to około 22 lat z 45-letniej kariery. To dużo czasu spędzonego na "spotkaniach, które mogłyby być e-mailem", jak określa to popkultura, bez żadnej wartości dodanej do pracy, którą muszą wykonać.

• Specjaliści spędzają około 5 godzin i 6 minut tygodniowo na spotkaniach i prawie 4 godziny przygotowując się do nich, co daje łącznie prawie 10 godzin tygodniowo poświęconych wyłącznie na spotkania (Flowtrace).

• 10,6% osób utożsamia spotkania z odwracaniem uwagi od ich "prawdziwej pracy" ,co powoduje marnowanie dużej ilości czasu w ich przeciętnym dniu pracy (Udemy).

• Nieefektywnespotkania powodują straty szacowane na 37 miliardów dolarów rocznie w Stanach Zjednoczonych (Discoveryaba).

Statystyki zarządzania czasem: E-maile też nie są nieszkodliwe

• E-maile nie są jednak niewinne, jeśli chodzi o złe zarządzanie czasem. Według analizy przeprowadzonej przez McKinsey Global Institute, średnio 28% czasu pracy poświęcamy na czytanie lub odpowiadanie na wiadomości e-mail.

• Przeciętny pracownik sprawdza pocztę elektroniczną średnio 11 razy na godzinę.

• 84% pracowników korzysta z poczty e-mail w tle podczas pracy.

• 90% przeciętnych pracowników sprawdza narzędzia do przesyłania wiadomości służbowych, takie jak Slack lub Teams, nawet przez 5 godzin dziennie. (Zapier)

• 31% osób otwiera wiadomości e-mail po wyświetleniu powiadomienia. (TimeWatch)

• Ludzie sprawdzają pocztę elektroniczną średnio co godzinę i 40 minut . Zależy to jednak od tego, jak ważne są e-maile w ich pracy. (Akademia Rozwoju)

• Forbes podaje, że pracownik biurowy spędza 2,5 godziny dziennie na czynnościach związanych z pocztą elektroniczną, z czego około 1,8 godziny na nieistotną komunikację. To ciągłe rozproszenie uwagi uniemożliwia pracownikowi zaangażowanie się w sensowne myślenie. 

• Każda firma, która rozlicza czas pracy , nie rozlicza 700 godzin rocznie z powodu tego, że pracownicy błędnie (lub wcale) śledzą czas spędzony na e-mailach lub spotkaniach. (Affinity Live)

Właściwe zarządzanie czasem: Metody i techniki

Podczas gdy zarządzanie czasem w znacznym stopniu przyczynia się do zmniejszenia stresu i wypalenia zawodowego, 70% pracowników bez żadnej metody zarządzania czasem nie czuje kontroli nad swoim obciążeniem pracą (Jobera). Bez odpowiedniego systemu zarządzania czasem, jak dowodzą powyższe statystyki, każdy, od przeciętnego pracownika po studentów, zwleka i wypełnia swój czas marnotrawstwem lub rozpraszaniem uwagi.

Przyjrzyjmy się niektórym statystykom dotyczącym zarządzania czasem:

• Podczas badania 500 pracowników z różnych branż, Acuity Training, brytyjska firma zajmująca się edukacją i szkoleniami IT, ujawniła, że spośród 18% osób , które stosują metody zarządzania czasem, przeciętna osoba wypróbowuje 13 różnych metod zarządzania czasem.

Acuity Training doszła do następujących wniosków:

• Matryca Matryca Eisenhowera jest najskuteczniejszą strategią: 50% osób, które wzięły udział w ankiecie i które stosują Matrycę Eisenhowera, czuje, że ich praca jest pod kontrolą każdego dnia. Metoda ta pomaga ustalić priorytety zadań w oparciu o poziomy pilności i ważności. Coś może być pilne i ważne, niepilne, ale nadal ważne, nieważne, ale pilne lub niepilne i niepotrzebne. 

• Technika Technika Pomodoro jest drugą najskuteczniejszą strategią zarządzania czasem: 60% osób korzystających z techniki Pomodoro czuje, że ich praca jest pod kontrolą od czterech do pięciu dni w tygodniu. Technika Pomodoro jest powszechnie stosowana w celu zapobiegania rozpraszaniu uwagi.

Każda osoba jest inna, a metoda zarządzania czasem, która sprawdza się w przypadku jednej osoby, może nie działać w przypadku innej. Znalezienie idealnego rozwiązania zajmuje trochę czasu i dobrze, że większość ludzi wypróbowuje kilka metod, zanim znajdzie tę właściwą.

Zwiększ swoją produktywność dzięki jednej z najlepszych metod zarządzania czasem.

Statystyki zarządzania czasem: Marnowanie czasu

Marnowanie czasu to sposób, w jaki zwlekamy i wykonujemy bezwartościowe zadania. Wracając do badań Zippia, przeciętny pracownik korporacyjny spędza 51% każdego dnia pracy na zadaniach o niskiej lub zerowej wartości.

Czym są zadania bezwartościowe? Niektóre z nich to dojazdy do pracy, niepotrzebne spotkania, niepotrzebne e-maile i zbyt dużo czasu spędzonego w mediach społecznościowych. Zobaczmy kilka statystyk związanych ze zmarnowanym czasem.

• Według United States Census Bureau, w 2018 r. przeciętny dojazd do pracy (w jedną stronę) zajmował pracownikowi 27 minut.

• Powyższy scenariusz zmienił się wraz ze skutkami pandemii i wzrostem popularności pracy zdalnej, ale warto zauważyć, że tuż przed 2020 r. przeciętny amerykański pracownik spędzał dziewięć dni roboczych w roku na dojazdach do pracy.

• Przeciętny pracownik spędza 12% czasu pracy dziennie na produktywnym korzystaniu z mediów społecznościowych. (Zippia)

• Spędzają oni również średnio 2 godziny i 11 minut dziennie na zwlekaniu . (Zippia)

"Timeular odmienił moje życie. Pomógł mi rozwinąć dyscyplinę uważności na mój czas i naprawdę zrozumieć jego wartość, dzięki czemu mogę zrobić więcej".

Jenny Blackett, pracująca zdalnie jako inżynier oprogramowania

Wypróbuj Timeular za darmo

Po wprowadzeniu ograniczeń związanych z pandemią COVID-19 wiele firm zdecydowało się na utrzymanie stanowisk zdalnych lub hybrydowych tak konsekwentnie, jak to tylko możliwe, ponieważ dojazdy do pracy biurowej są marnotrawstwem. Dłuższe dojazdy do pracy mogą być niekorzystne dla pracowników, ich rodzin, pracodawców i całej gospodarki.

W mediach społecznościowych marnuje się również czas. Z badań przeprowadzonych przez Zippia wynika, że przeciętny pracownik spędza 12% czasu pracy dziennie na produktywnym korzystaniu z mediów społecznościowych. W ciągu tygodnia oznacza to utratę ponad 10 godzin (z przeciętnego 40-godzinnego tygodnia pracy). Stanowi to jedną czwartą całkowitego czasu pracy pracownika.

Według ankiety przeprowadzonej przez NetQuote, pracownicy marnują większość swojego czasu na tych portalach społecznościowych:

• YouTube (średnio 16,98 dni w roku)

• Facebook (średnio 14,70 dni w roku)

• Instagram (średnio 8,72 dnia w roku)

• Twitter (średnio 5,91 dnia w roku)

Internet i media społecznościowe nie są jednak jedynymi winowajcami marnowania czasu w pracy.

• Pracownicy nie zdają sobie z tego sprawy, ale około 45 minut dziennie jest marnowanych z powodu niezorganizowanych miejsc pracy. Przekłada się to na ponad 4 godziny tygodniowo. Chodzi o czas spędzony na szukaniu zagubionych dokumentów i plików. Nieuporządkowana przestrzeń bardzo rozprasza i przyczynia się do stresu w pracy, co z kolei wpływa na złe zarządzanie czasem.

• Dodając do tego i nawiązując do tego, co przedstawiliśmy powyżej, rozpraszanie uwagi w miejscu pracy kosztuje każdego pracownika średnio 3 godziny dziennie. Oznacza to, że każdego miesiąca marnuje się w ten sposób 60 godzin.

WSKAZÓWKA: Przeczytaj nasz blog, aby odkryć wszystkie korzyści płynące z zarządzania czasem.

Niektóre przykłady rozpraszania uwagi w miejscu pracy to spędzanie zbyt dużej ilości czasu na rozmowach ze współpracownikami, piciu kawy, uczestniczeniu w uroczystościach w miejscu pracy lub wydłużonych godzinach lunchu. Nie chodzi o to, że te wydarzenia nie są korzystne, ale mogą mieć negatywny wpływ na dzień pracy, po którym trudno jest dojść do siebie. 

Statystyki zarządzania czasem: Aplikacje do śledzenia czasu

Rozproszenie uwagi i zadania o niskiej lub zerowej wartości są bardzo szkodliwe dla produktywności i podnoszą koszty biznesowe. Czego mogą nas nauczyć te statystyki?

Przeciętny dzień pracy trwa 8 godzin, z czego ponad połowa tego czasu jest marnowana każdego dnia. Tylko 4 godziny każdego dnia są produktywne.

Jak to zmienić, aby pracownicy nie czuli się kontrolowani? Chodzi o znalezienie równowagi między potrzebą zwiększenia produktywności a chęcią ograniczenia stresujących dni pracy.

Jak wspomniano powyżej, przeciętna osoba wypróbowuje 13 różnych metod zarządzania czasem, ale warto je zbadać. Nie każda technika zarządzania czasem jest taka sama, a niektóre branże mogą nawet opracować własne.

• Prawie 90% pracowników przyznaje się do marnowania czasu podczas pracy. Waha się to od zaledwie 30 minut do niektórych przyznających się do marnowania blisko 3 godzin dziennie na rozmowy, przerwy lub online(elearningindustry.com).

• Dane dotyczące śledzenia czasu pokazują, że amerykańska gospodarka traci 50 milionów godzin produktywności dziennie z powodu niezarejestrowanych zadań. Same tylko niezarejestrowane wiadomości e-mail mogą kosztować nawet 50 000 USD rocznie.

• 38% pracowników w USA twierdzi, że korzysta z papierowych kart czasu pracy i kart perforowanych, co prowadzi do marnowania czasu i spadku produktywności.

• Deloitte donosi, że 50% profesjonalistów, którzy nie korzystają z automatycznych systemów śledzenia czasu pracy, twierdzi, że ręczne wprowadzanie danych jest jedną z najbardziej czasochłonnych czynności, które muszą wykonywać każdego dnia

• 93% pracowników w USA twierdzi że ich wypłaty są dostarczane na czas dzięki narzędziom do zarządzania czasem.

• 73% firm wyraża wysoki poziom zadowolenia z wpływu, jaki wywarła na nie automatyzacja procesów i narzędzi.

Ty i Twój zespół spędzacie w pracy 71,5% naszego roku.

Upewnij się, że Twój czas jest dobrze wykorzystany, śledząc go i zarządzając nim za pomocą aplikacji do automatycznego śledzenia czasu.

Wypróbuj Timeular za darmo

Wydajność i zautomatyzowane oprogramowanie do śledzenia czasu mają duży wpływ na poprawę powyższych statystyk zarządzania czasem z następujących powodów:

• To dobry sposób na przezwyciężenie prokrastynacji;

• Śledzenie czasu spędzonego na produktywnych i nieproduktywnych zadaniach w celu zebrania danych i uniknięcia tego trendu staje się nawykiem;

• Generowanie statystyk dotyczących tego, gdzie działy rejestrują swoje godziny pracy;

• Mierzenie produktywności i porównywanie wyników zespołu w czasie;

• Ustalenie limitów godzinowych w celu ograniczenia wypalenia zawodowego i kosztów nadgodzin;

• Unikanie poświęcania zbyt dużej ilości czasu na zadania o niskiej wartości;

• Ustalanie budżetów na zadania lub projekty i otrzymywanie powiadomień, gdy zespół zbliża się do przekroczenia budżetu;

• Generowanie szczegółowych raportów pokazujących, jak pracownicy spędzają czas w pracy.

Dowiedz się, jak Timeular pomaga Twojej firmie lub zespołowi zwiększyć produktywność i rentowność.

Wnioski

Statystyki przedstawione w całym artykule otwierają oczy, jeśli chodzi o wpływ zarządzania czasem na produktywność.

Odruchową reakcją wielu menedżerów jest promowanie większej dyscypliny, aby odzyskać stracony czas. Tak, każdy może przyznać, że mógłby pracować lepiej, ale podstawowym problemem nie jest motywacja pracownika.

Stosowanie przestarzałych metod zarządzania czasem lub nawet ich brak nie pomaga pracownikom.

Czas jest najcenniejszym zasobem, a promując nawyki zarządzania czasem, można zaoszczędzić dwie godziny dziennie. Przyczynia się to również do uniknięcia negatywnych skutków, takich jak niedotrzymywanie terminów i stres w pracy. 

Kiedy czas jest ustrukturyzowany, ludzie bardziej świadomie podchodzą do tego, jak spędzają ten ograniczony zasób.

Wykonują swoje zadania i czują się usatysfakcjonowani i zadowoleni ze swojej produktywności. To ostateczna korzyść z dobrego i skutecznego zarządzania czasem.

Przeczytaj także: Jak uczyć zarządzania czasem?

Najczęściej zadawane pytania dotyczące zarządzania czasem