Qu'est-ce qu'un flux de travail ? [Workflows 101]

Les flux de travail sont au cœur de chaque entreprise - ils permettent aux équipes et aux individus de gagner du temps, de respecter les délais et d'effectuer leur travail de la manière la plus efficace possible. Mais qu'est-ce qu'un flux de travail ? Et comment le mettre en place pour rationaliser vos projets ? C'est ce que vous apprendrez dans cet article.

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Ce qu'il y a à l'intérieur :

• Définition du flux de travail
• Avantages du flux de travail
• Types de flux de travail
• Flux de travail manuels ou automatisés [+ exemples]
• Exemples de flux de travail
• Les 5 étapes d'un flux de travail
• Composants de base d'un flux de travail
• Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de flux de travail ?
• Comment introduire l'automatisation du flux de travail

Qu'est-ce qu'un flux de travail ?

Un flux de travail est une série de tâches individuelles organisées dans un ordre particulier, du début à la fin, comme les étapes d'une recette de gâteau. Les flux de travail décrivent ce qui doit être fait, qui est responsable des étapes concernées, quels sont les outils nécessaires et quel est le résultat attendu de chaque étape.

L'objectif principal des flux de travail ? Vous aider à accomplir des tâches de manière logique, efficace et systématique.

Ils sont appliqués dans de nombreuses disciplines, des affaires aux technologies de l'information et à la fabrication, et peuvent être manuels, automatisés ou une combinaison des deux.

Les flux de travail offrent de nombreux avantages

Les flux de travail des entreprises permettent d'améliorer la qualité du travail fourni par l'ensemble de l'équipe, d'automatiser les processus, de repérer les tâches redondantes, d'éliminer les erreurs humaines et de raccourcir le temps de traitement.

En suivant des règles de procédure et un cheminement structuré d'un flux de travail séquentiel, vous vous assurez également d'une meilleure productivité, d'une progression plus rapide du projet et d'une amélioration de la prise de décision.

• Amélioration de la qualité: Les outils tels que les modèles de flux de travail et les diagrammes de flux de travail fournissent un chemin structuré, garantissant que tous les membres de l'équipe respectent constamment les mêmes normes élevées lorsqu'ils travaillent sur des tâches ou des activités spécifiques.
• Réduction des coûts : Les flux de travail contribuent à la réduction des coûts en rationalisant les processus et en éliminant les inefficacités telles que les tâches redondantes, réduisant ainsi le temps et les ressources nécessaires à l'accomplissement des tâches.
• Amélioration de la productivité : Les flux de travail, en particulier lorsqu'ils sont associés à l'automatisation, rationalisent les tâches manuelles en séquences efficaces, ce qui a un impact positif sur la productivité en permettant une exécution plus rapide et une utilisation plus efficace des ressources.
• De meilleures expériences pour les clients : Les flux de travail garantissent une prestation de services cohérente et efficace, ce qui permet d'améliorer l'expérience des clients grâce à des temps de réponse plus courts et à des interactions de meilleure qualité.
• Une gestion de projet fluide : Dans le cadre de la gestion des processus d'entreprise, les flux de travail facilitent la gestion des projets en définissant clairement les responsabilités et les étapes du flux de travail, ce qui permet à chaque membre de l'équipe de gérer les tâches plus efficacement et de respecter les délais avec plus de facilité.
• Élimination des erreurs humaines : Les flux de travail réduisent les erreurs humaines en automatisant les tâches nécessaires et en normalisant les processus, ce qui garantit la cohérence et la précision de l'exécution des tâches.

Types de flux de travail

Il existe trois catégories principales de flux de travail que vous pouvez utiliser dans votre travail :

• Processus de travail
• Déroulement d'un cas
• Déroulement du projet

Processus de travail

Tout d'abord, le flux de travail par processus est le flux de travail le plus répandu dans les entreprises. Il se produit lorsque vous devez gérer un ensemble de tâches répétitives et prévisibles.

Comme il s'agit toujours de la même chose, vous savez toujours comment ce flux de travail commence et se terminera, avant même qu'il ne commence - c'est assez simple.

Ce type de flux de travail est conçu pour gérer un nombre infini d'éléments qui le traversent. Le processus de soumission des dépenses dont nous avons parlé précédemment est un excellent exemple de ce type de processus.

Une fois lancée, la configuration du flux de travail reste fixe avec un minimum d'écarts, ce qui permet également de traiter plusieurs éléments au sein d'une même instance de flux de travail.

Déroulement d'un cas

Deuxièmement, le flux de travail sert de solution de gestion du flux de travail qui établit un point de départ mais n'a pas de point d'arrivée prédéfini au départ. Le chemin se dévoile au fur et à mesure que les données apparaissent.

Les cas, tels que les tickets de soutien, les demandes d'assurance, sont de bons exemples de la nature imprévisible de leurs voies de traitement. Le chemin ne se dévoile qu'après un examen approfondi. 

Contrairement aux workflows de processus, les workflows de cas nécessitent l'intervention d'un humain ou d'un robot intelligent pour déterminer la marche à suivre. Malgré cela, les flux de cas peuvent traiter un nombre indéfini d'éléments.

Déroulement du projet

Enfin, le flux de travail d'un projet est similaire au flux de travail d'un processus en ce sens qu'il est bien adapté à des tâches particulières. L'enchaînement des tâches nécessaires pour atteindre le résultat souhaité peut être prédit avec précision. 

Néanmoins, il est limité à un seul élément puisque les projets ne sont pas continus. Une autre différence réside dans le fait que les flux de travail des projets permettent une plus grande flexibilité au cours de l'exécution, car chaque projet est unique en son genre. Prenons l'exemple du lancement d'une nouvelle application.

CONSEIL : Il peut être judicieux de créer un flux de travail à inclure dans votre plan de communication en matière de gestion de projet. plan de communication pour la gestion de projet

Flux de travail manuels ou automatisés

À une époque où la technologie, en particulier l'intelligence artificielle, joue un rôle de plus en plus important, il devient crucial de comprendre la distinction entre les flux de travail manuels et automatisés.

La principale différence entre ces deux processus est le degré d'intervention humaine qu'ils impliquent.

Flux de travail manuel

Un flux de travail manuel dépend fortement de l'effort humain, avec des personnes qui gèrent et font progresser activement les tâches à chaque étape, soit par des actions physiques, soit par des entrées numériques.

Prenons l'exemple du suivi du temps dans le cadre d'un projet.

Dans un flux de travail manuel, les employés enregistrent les heures qu'ils consacrent aux différentes tâches en utilisant des méthodes telles que des feuilles de temps papier ou des tableurs

Ces enregistrements sont ensuite collectés manuellement, examinés et traités par un responsable ou un chef d'équipe, qui en vérifie l'exactitude et l'exhaustivité avant qu'ils puissent être utilisés à des fins de gestion de projet ou de facturation.

Cette approche nécessite une interaction humaine constante et une supervision tout au long du processus.

Flux de travail automatisé

Un flux de travail automatisé, en particulier dans le contexte du suivi du temps, implique l'utilisation d'un logiciel de suivi du temps dédié pour réduire de manière significative l'implication humaine dans les tâches de routine. Lorsqu'un employé enregistre ses heures de travail, le système traite automatiquement ces données et les intègre à d'autres fonctions de l'entreprise, telles que la gestion des salaires ou des projets.

L'automatisation du flux de travail s'étend également à la génération de rapports, à l'envoi de notifications pour les heures non enregistrées et à l'alerte des responsables en cas de dépassement du temps alloué à un projet.

En prenant en charge ces tâches répétitives, les flux de travail automatisés libèrent des ressources humaines pour des activités plus complexes, ce qui permet d'accroître la productivité et de améliorer l'efficacité de l'entreprise

CONSEIL : Augmentez votre productivité et votre efficacité grâce aux meilleurs outils d'automatisation des tâches

Flux de travail manuels ou automatisés - un exemple parfait

Examinons un scénario pratique : le processus de facturation des clients dans une agence de marketing.

Cet exemple permettra de comprendre comment les flux de travail peuvent être structurés et quelles sont les différences en termes d'efficacité et d'efficience. d'efficacité et d'efficience lors de l'utilisation de diverses méthodes. L'accent sera mis sur le contraste entre les approches manuelles et automatisées afin de mettre en évidence l'impact des flux de travail sur les opérations commerciales quotidiennes.

Suivi manuel du temps dans le flux de facturation des clients :

• Manuel saisie de l'heure: Les employés enregistrent leurs heures de travail sur des projets ou des tâches à l'aide de feuilles de calcul ou de feuilles de temps papier.
• Rappels de soumission en temps utile : Les responsables envoient régulièrement des rappels aux employés pour qu'ils soumettent leurs feuilles de temps dans les délais impartis.
• Collecte des feuilles de temps : Les employés soumettent leurs feuilles de temps par courrier électronique ou par remise physique, ce qui entraîne souvent un goulot d'étranglement au niveau de la collecte.
• Vérification détaillée : Chaque feuille de temps fait l'objet d'une vérification détaillée afin de s'assurer de l'exactitude des heures enregistrées.
• Processus d'approbation : Les feuilles de temps vérifiées sont ensuite envoyées pour approbation finale par les superviseurs ou les chefs de projet.
• Compilation des données : L'équipe financière compile les feuilles de temps approuvées et calcule les heures facturables.
• Correction des erreurs : Les erreurs potentielles identifiées lors de la compilation sont renvoyées pour correction, ce qui augmente le temps nécessaire.
• Préparation des factures : Enfin, les factures sont préparées sur la base des heures facturables corrigées et compilées, ce qui est susceptible d'entraîner des retards en raison de l'ampleur du processus manuel.

Suivi automatisé du temps de travail dans le flux de facturation des clients :

• Suivi automatisé du temps: Les employés enregistrent leurs heures directement dans un logiciel de suivi du temps, qui enregistre et compile automatiquement les données relatives au temps.
• Examen efficace des feuilles de temps : Les superviseurs examinent et approuvent rapidement les relevés de temps automatisés dans le logiciel, ce qui élimine la nécessité de procéder à de multiples vérifications et à la poursuite des relevés de temps.
• Génération rapide de factures : L'équipe financière accède aux relevés de temps vérifiés qui sont automatiquement envoyés au logiciel de facturation et génèrent des factures, ce qui accélère considérablement le processus et réduit les marges d'erreur.

Saviez-vous que la création et l'organisation de flux de travail est l'une des responsabilités du chef de projet ? responsabilités du chef de projet?

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Plus de cas d'utilisation du flux de travail

Chaque entreprise utilise différents types de flux de travail. Examinons des exemples de flux de travail typiques utilisés dans différents départements et entreprises :

• Flux de travail administratif, c'est-à-dire gestion des congés, flux de travail pour la planification des réunions, flux de travail pour la gestion des documents.
• Les flux de travail des RH, c'est-à-dire l'embauche, l'intégration, l'abandon, l'évaluation des performances.
• Flux de travail opérationnels, c'est-à-dire développement de logiciels, gestion des changements, gestion des bogues.
• Flux financiers, c'est-à-dire traitement des factures, approbation des coûts, gestion des salaires, flux d'approvisionnement.

Composants de base d'un flux de travail

Comment créer des flux de travail ? Nous allons nous plonger dans les composants de base et les différentes étapes d'un flux de travail typique :

1. Ce qui le déclenche: Il s'agit de l'événement ou du moment qui déclenche le flux de travail. Il peut s'agir d'un moment précis ou d'une action spécifique qui met les choses en mouvement.
2. Les étapes individuelles: Il s'agit des différentes actions ou tâches qui constituent le flux de travail. Chacune d'entre elles est une petite partie du processus global.
3. Points de décision: À ces points de décision, des choix sont faits sur la base de certaines conditions ou informations, qui peuvent influencer l'orientation du flux de travail.
4. Entrées et sorties: Les intrants sont les ressources ou les données nécessaires à chaque tâche, tandis que les extrants sont les résultats ou les produits de chaque tâche.
5. Responsable: Cette rubrique indique qui est responsable de chaque tâche, qu'il s'agisse d'individus, d'équipes ou de départements.
6. Séquence et connexions: L'ordre des tâches et la manière dont elles sont liées, y compris les dépendances entre les tâches.
7. Règles directrices: Il s'agit des lignes directrices ou des normes qui déterminent la manière dont le flux de travail doit se dérouler, en garantissant la cohérence et le respect des normes nécessaires.
8. Outils utilisés: Il s'agit de tous les systèmes, logiciels ou outils qui facilitent le déroulement du travail, des outils de base aux applications plus complexes.
9. Suivi et amélioration: Il s'agit de suivre le déroulement des opérations, de recueillir des informations en retour et de procéder à des ajustements pour améliorer l'efficacité et l'efficience.
10. Documentation et rapports: Il s'agit d'enregistrer et de documenter le processus de travail, de suivre les progrès et de produire des rapports sur les résultats.

CONSEIL : Lisez tout ce qu'il faut savoir sur le cycle de vie d'un projet et comment le documenter dans notre article.

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Les 5 étapes d'un flux de travail

Voici une décomposition directe des 5 étapes à suivre dans un flux de travail typique :

1. Capture: Commencez par obtenir l'entrée ou la demande initiale qui déclenche le flux de travail. Il peut s'agir d'une tâche, d'une demande d'un client, d'une commande ou de toute autre chose qui déclenche une action.
2. Clarifier: Une fois que vous avez reçu les informations, clarifiez exactement ce qui doit être fait. Rassemblez tous les détails nécessaires, définissez le champ d'application et comprenez ce qui est attendu.
3. Attribuer: Après avoir clarifié la situation, confiez la tâche à la personne ou à l'équipe qui peut s'en charger. Assurez-vous qu'elle dispose des compétences et des ressources nécessaires pour accomplir le travail.
4. Agir: La personne ou l'équipe désignée passe à l'action. Elle suit les exigences définies et exécute la tâche efficacement, en utilisant les ressources à bon escient et en respectant les procédures.
5. Révision: Une fois la tâche terminée, examinez le résultat pour vous assurer qu'il respecte les normes de qualité et qu'il répond à la demande initiale. Recueillez les commentaires afin d'améliorer les flux de travail futurs si nécessaire.

Qu'est-ce qui constitue un bon flux de travail ?

La création de flux de travail semble assez simple une fois que l'on sait quels sont les éléments nécessaires. Cependant, il existe quelques règles supplémentaires qui méritent d'être mentionnées et qui rendront vos flux de travail extrêmement efficaces :

Règle 1 : Commencer par des objectifs clairs

Avant d'entrer dans les détails, définissez ce qu'est la réussite. Définissez vos objectifs à court et à long terme et les résultats spécifiques que vous souhaitez obtenir. Cette clarté guidera chaque étape de votre travail et évitera les détours inutiles.

Lire la suite :

• Comment fixer des objectifs de travail
• Comment fixer des objectifs réalistes

Règle 2 : Rationaliser les canaux de communication

La communication est essentielle, mais un trop grand nombre de canaux peut être source de confusion. Choisissez les outils les plus efficaces pour votre équipe et respectez-les. Qu'il s'agisse de Slack pour les mises à jour rapides ou du courrier électronique pour les communications formelles, la cohérence réduit les risques que les messages se perdent dans le flot.

Règle 3 : Réviser et optimiser régulièrement

Les flux de travail ne sont pas figés. Planifiez des examens réguliers pour évaluer l'efficacité et identifier les domaines à améliorer. Tenez compte des commentaires de votre équipe et ajustez les flux de travail en conséquence. L'optimisation continue garantit que vos processus évoluent avec les besoins de votre équipe.

Qu'est-ce qu'un logiciel de gestion de flux de travail ?

Pour gérer efficacement vos flux de travail, vous avez besoin d'un logiciel de gestion des flux de travail. Ce type d'outil est appelé système de gestion des flux de travail et permet de rationaliser les processus d'entreprise en automatisant et en organisant les tâches.

Ils offrent des fonctionnalités telles que l'attribution de tâches, le suivi de la progression et les notifications automatisées, garantissant ainsi la synchronisation de tous les membres de l'équipe. Ce type de logiciel est essentiel pour maintenir l'efficacité, réduire les erreurs et fournir une visibilité claire des différentes étapes d'un flux de travail.

Par exemple, un logiciel de suivi du temps au sein d'un système de gestion du flux de travail offre une illustration pratique de ces avantages.

Il enregistre automatiquement le temps passé sur les tâches, ce qui facilite la gestion des projets et le suivi de la productivité des employés. Lorsqu'il est intégré aux systèmes de facturation, il garantit une facturation précise basée sur le travail réellement effectué.

Cette fonction est particulièrement précieuse dans des environnements tels que le travail à distance, où elle permet de contrôler les équipes distribuées et de maintenir une production cohérente.

Comment introduire l'automatisation du flux de travail

La transformation de vos processus d'entreprise en un flux de travail numérique implique de rationaliser la manière dont le travail passe d'une tâche à l'autre. Ce passage au numérique implique de remplacer les tâches manuelles par des systèmes automatisés, qui constituent les éléments fondamentaux de l'ensemble de votre flux de travail.

En adoptant cette approche, vous vous assurez que chaque tâche ultérieure est effectuée plus efficacement. L'adoption d'un flux de travail numérique est essentielle pour rester agile et réactif dans le monde des affaires d'aujourd'hui, qui évolue rapidement.

Évaluer le processus actuel

Commencez par évaluer vos flux de travail existants afin d'identifier les domaines qui pourraient bénéficier de l'automatisation. Recherchez les tâches routinières, les goulets d'étranglement et les tâches qui requièrent une grande quantité de données manuelles.

Fixer des objectifs clairs

Définissez les objectifs que vous souhaitez atteindre grâce à l'automatisation. Il peut s'agir de réduire les erreurs, de gagner du temps ou d'améliorer la transparence des processus. La définition d'objectifs spécifiques et mesurables guidera la mise en œuvre.

Choisir les bons outils

Recherchez et sélectionnez un système de gestion du flux de travail qui corresponde aux besoins de votre entreprise. Tenez compte de facteurs tels que l'évolutivité, les capacités d'intégration, la convivialité et le coût.

Planifier la mise en œuvre

Élaborer un plan détaillé pour le déploiement de l'automatisation. Ce plan devrait inclure des échéances, l'affectation des ressources, les besoins en formation et un processus de suivi et d'ajustement de la mise en œuvre, le cas échéant.

Former votre équipe

Veillez à ce que les membres de votre équipe soient bien formés aux nouveaux outils et à ce qu'ils comprennent les avantages de l'automatisation du flux de travail. Une formation adéquate réduit la résistance au changement et favorise l'adoption.

Tester et affiner

Commencez par une phase pilote, en testant le flux de travail automatisé dans un environnement contrôlé. Recueillez les réactions et procédez aux ajustements nécessaires avant de procéder à un déploiement à grande échelle.

Contrôler et évaluer

Contrôler en permanence les flux de travail automatisés pour s'assurer qu'ils atteignent les objectifs fixés. Utiliser les données et le retour d'information pour affiner les processus et apporter des améliorations au fil du temps.

Lire aussi : Comment créer un plan de suivi de projet

S'agrandir et s'étendre

Une fois la mise en œuvre initiale réussie, envisagez d'étendre l'automatisation à d'autres secteurs de l'entreprise. Élargissez progressivement le champ d'application afin de maximiser les avantages de l'automatisation du flux de travail.

Conclusion

À l'ère numérique, une gestion efficace des flux de travail est essentielle pour optimiser les processus d'entreprise. Qu'ils soient manuels ou automatisés, les flux de travail impliquent des étapes qui transfèrent le travail d'une tâche à l'autre, en suivant des règles spécifiques et en exigeant certaines données. Cette structure permet à tout le monde d'être sur la même longueur d'onde, d'améliorer l'efficacité et de résoudre les problèmes de flux de travail.

Le choix entre un processus manuel et un processus automatisé dépend de la nature des tâches requises et des ressources disponibles. Les processus automatisés, en particulier dans le domaine du suivi du temps, réduisent les tâches monotones, libèrent le personnel pour des travaux complexes et rationalisent les flux de travail pour une plus grande efficacité de l'entreprise.

Comprendre chaque aspect d'un processus de gestion de flux de travail complet, du début à la fin, est essentiel pour les entreprises qui souhaitent affiner leurs opérations et atteindre leurs objectifs de manière efficace dans le paysage numérique d'aujourd'hui.

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