Czym jest przepływ pracy? [Workflows 101]

Przepływy pracy są podstawą każdej firmy - pozwalają zespołom i osobom oszczędzać czas, dotrzymywać terminów i wykonywać swoją pracę w najbardziej efektywny sposób. Ale czym tak naprawdę jest workflow? I jak go skonfigurować, aby usprawnić swoje projekty? Tego właśnie dowiesz się z tego artykułu.

Zautomatyzuj proces śledzenia czasu i rejestruj czas poniżej 1 minuty dziennie.

Wypróbuj Timeular za darmo

Co jest w środku:

• Definicja przepływu pracy
• Korzyści z przepływu pracy
• Rodzaje przepływów pracy
• Ręczne a automatyczne przepływy pracy [+ przykłady]
• Przykłady przepływu pracy
• 5 kroków przepływu pracy
• Podstawowe składniki przepływu pracy
• Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy - co to jest?
• Jak wprowadzić automatyzację przepływu pracy

Czym jest przepływ pracy?

Przepływ pracy to seria indywidualnych zadań zorganizowanych w określonej kolejności od rozpoczęcia do zakończenia, podobnie jak kroki w przepisie na ciasto. Przepływy pracy opisują, co należy zrobić, kto jest odpowiedzialny za poszczególne kroki, jakie narzędzia są potrzebne i jaki jest oczekiwany wynik każdego etapu.

Główny cel przepływów pracy? Pomoc w wykonywaniu zadań w logiczny, wydajny i systematyczny sposób.

Są one stosowane w wielu dyscyplinach, od biznesu po IT i produkcję, i mogą być ręczne, zautomatyzowane lub stanowić połączenie obu.

Przepływy pracy zapewniają wiele korzyści

Biznesowe przepływy pracy pomagają poprawić jakość pracy całego zespołu, zautomatyzować procesy, wykryć zbędne zadania, wyeliminować błędy ludzkie i skrócić czas przetwarzania.

Przestrzeganie zasad proceduralnych i ustrukturyzowanej ścieżki sekwencyjnego przepływu pracy zapewnia również lepszą produktywność, szybszy postęp projektu i lepsze podejmowanie decyzji.

• Lepsza jakość: Narzędzia takie jak szablony przepływu pracy i diagramy przepływu pracy zapewniają ustrukturyzowaną ścieżkę, zapewniając, że wszyscy członkowie zespołu konsekwentnie przestrzegają tych samych wysokich standardów podczas pracy nad określonymi zadaniami lub działaniami.
• Oszczędność kosztów: Przepływy pracy przyczyniają się do oszczędności kosztów poprzez usprawnienie procesów i wyeliminowanie nieefektywności, takich jak zbędne zadania, skracając tym samym czas i zasoby wymagane do wykonania zadań.
• Zwiększona produktywność: Przepływy pracy, zwłaszcza w połączeniu z automatyzacją, usprawniają ręczne zadania w wydajne sekwencje, pozytywnie wpływając na produktywność, umożliwiając szybsze ukończenie i bardziej efektywne wykorzystanie zasobów.
• Lepsze doświadczenia klientów: Przepływy pracy zapewniają spójne i wydajne świadczenie usług, prowadząc do lepszych doświadczeń dzięki krótszym czasom reakcji i wyższej jakości interakcji.
• Płynne zarządzanie projektami: W zarządzaniu procesami biznesowymi przepływy pracy ułatwiają płynne zarządzanie projektami, jasno określając obowiązki i etapy przepływu pracy, zapewniając, że każdy członek zespołu może skuteczniej wykonywać zadania i z większą łatwością dotrzymywać terminów.
• Eliminacja błędów ludzkich: Przepływy pracy redukują błędy ludzkie poprzez automatyzację niezbędnych zadań i standaryzację procesów, zapewniając spójność i dokładność w wykonywaniu zadań.

Rodzaje przepływów pracy

Istnieją trzy podstawowe kategorie przepływów pracy, które można wykorzystać w swojej pracy:

• Proces przepływu pracy
• Przepływ pracy
• Przepływ pracy w projekcie

Proces przepływu pracy

Po pierwsze, przepływ pracy w procesie jest najpopularniejszym przepływem pracy w biznesie. Dzieje się tak, gdy masz do wykonania zestaw powtarzalnych i przewidywalnych zadań.

Ponieważ zawsze jest taki sam, zawsze wiesz, jak ten przepływ pracy zaczyna się i kończy, nawet przed jego rozpoczęciem - jest to dość proste.

Ten typ przepływu pracy został zaprojektowany do zarządzania nieskończoną liczbą elementów, które przez niego przechodzą. Doskonałym przykładem tego typu przepływu pracy jest obieg przesyłania wydatków, o którym mówiliśmy wcześniej.

Po zainicjowaniu, konfiguracja procesu workflow pozostaje stała z minimalnymi odchyleniami, umożliwiając również obsługę wielu elementów w ramach jednej instancji workflow.

Przepływ pracy

Po drugie, przepływ pracy służy jako rozwiązanie do zarządzania przepływem pracy, które ustanawia punkt początkowy, ale nie ma wstępnie zdefiniowanego punktu końcowego na początku. Ścieżka rozwija się w miarę pojawiania się danych.

Przypadki, takie jak roszczenia ubezpieczeniowe dotyczące biletów wsparcia, są dobrymi przykładami nieprzewidywalnego charakteru ich ścieżek przetwarzania. Ścieżka rozwija się dopiero po dokładnym zbadaniu. 

W przeciwieństwie do przepływów pracy procesów, przepływy pracy spraw wymagają interwencji człowieka lub inteligentnego bota w celu określenia prawidłowego sposobu działania. Mimo to, przepływy te mogą obsługiwać nieokreśloną liczbę elementów.

Przepływ pracy w projekcie

Wreszcie, przepływ pracy w projekcie jest podobny do przepływu pracy w procesie, ponieważ jest dobrze dopasowany do konkretnych zadań. Można dokładnie przewidzieć sekwencję zadań niezbędną do osiągnięcia pożądanego rezultatu. 

Niemniej jednak jest on ograniczony do pojedynczego elementu, ponieważ projekty nie są ciągłe. Inną różnicą jest to, że przepływy pracy w projektach pozwalają na większą elastyczność w trakcie realizacji, ponieważ każdy projekt jest wyjątkowy na swój sposób. Weźmy na przykład uruchomienie nowej aplikacji.

WSKAZÓWKA: Dobrym pomysłem może być utworzenie przepływu pracy, który zostanie uwzględniony w planie komunikacji zarządzania projektem

Ręczne a zautomatyzowane przepływy pracy

W erze, w której technologia, a zwłaszcza sztuczna inteligencja, odgrywa coraz większą rolę, zrozumienie różnicy między ręcznymi i zautomatyzowanymi przepływami pracy staje się kluczowe.

Kluczową różnicą między tymi dwoma procesami jest ilość interwencji człowieka w każdym z nich.

Ręczny przepływ pracy

Ręczny przepływ pracy zależy w znacznym stopniu od ludzkiego wysiłku, w którym osoby aktywnie zarządzają zadaniami i przechodzą przez każdy etap, poprzez fizyczne działania lub cyfrowe dane wejściowe.

Rozważmy przykład śledzenia czasu w projekcie.

W ręcznym przepływie pracy pracownicy rejestrowaliby swoje godziny spędzone na różnych zadaniach przy użyciu metod takich jak papierowe arkusze czasu pracy lub arkusze kalkulacyjne

Zapisy te są następnie ręcznie gromadzone, przeglądane i przetwarzane przez kierownika lub lidera zespołu, który weryfikuje ich dokładność i kompletność przed ich wykorzystaniem do celów zarządzania projektami lub fakturowania.

Takie podejście wymaga stałej interakcji i nadzoru ze strony człowieka w trakcie całego procesu.

Zautomatyzowany przepływ pracy

Zautomatyzowany przepływ pracy, szczególnie w kontekście śledzenia czasu pracy, polega na wykorzystaniu dedykowanego oprogramowania do śledzenia czasu pracy w celu znacznego zmniejszenia zaangażowania człowieka w rutynowe zadania. Gdy pracownik zarejestruje swój czas, system automatycznie przetwarza te dane, integrując je z innymi funkcjami biznesowymi, takimi jak lista płac czy zarządzanie projektami.

Ta automatyzacja przepływu pracy obejmuje również generowanie raportów, wysyłanie powiadomień o niezarejestrowanych godzinach i ostrzeganie menedżerów o przekroczeniu czasu projektu.

Obsługując te powtarzalne zadania, zautomatyzowane przepływy pracy uwalniają zasoby ludzkie do bardziej złożonych działań, zwiększając w ten sposób produktywność i poprawiając efektywność biznesową

WSKAZÓWKA: Zwiększ swoją produktywność i wydajność dzięki najlepszych narzędzi do automatyzacji zadań

Ręczne vs. zautomatyzowane przepływy pracy - doskonały przykład

Przeanalizujmy praktyczny scenariusz: proces fakturowania klientów w agencji marketingowej

Ten przykład zapewni wgląd w to, jak można zorganizować przepływy pracy i różnice w wydajności i skuteczności przy wykorzystaniu różnych metod. Nacisk zostanie położony na porównanie podejścia ręcznego i zautomatyzowanego, aby podkreślić wpływ przepływów pracy na codzienne operacje biznesowe.

Ręczne śledzenie czasu w obiegu fakturowania klienta:

• Ręczny wprowadzanie czasu: Pracownicy rejestrują swoje godziny pracy nad projektami lub zadaniami za pomocą arkuszy kalkulacyjnych lub papierowych kart czasu pracy.
• Przypomnienia o terminowym składaniu dokumentów: Menedżerowie wysyłają pracownikom regularne przypomnienia o terminowym składaniu kart czasu pracy.
• Zbieranie kart czasu pracy: Pracownicy przesyłają swoje karty czasu pracy pocztą elektroniczną lub fizycznie, co często prowadzi do wąskiego gardła w gromadzeniu danych.
• Szczegółowa weryfikacja: Każda karta czasu pracy przechodzi szczegółowy proces weryfikacji w celu zapewnienia dokładności zarejestrowanych godzin.
• Proces zatwierdzania: Zweryfikowane karty czasu pracy są następnie wysyłane do ostatecznego zatwierdzenia przez przełożonych lub kierowników projektów.
• Kompilacja danych: Zespół finansowy zestawia zatwierdzone karty czasu pracy i oblicza godziny podlegające rozliczeniu.
• Korekta błędów: Potencjalne błędy zidentyfikowane podczas kompilacji są odsyłane do korekty, co dodatkowo wydłuża czas.
• Przygotowywanie faktur: Wreszcie, faktury są przygotowywane na podstawie skorygowanych i skompilowanych godzin podlegających rozliczeniu, podatnych na opóźnienia ze względu na rozbudowany proces ręczny.

Zautomatyzowane śledzenie czasu w obiegu fakturowania klienta:

• Automatyczne śledzenie czasu: Pracownicy rejestrują swoje godziny bezpośrednio w oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy, które automatycznie zapisuje i kompiluje dane dotyczące czasu.
• Efektywny przegląd ewidencji czasu pracy: Przełożeni szybko sprawdzają i zatwierdzają zautomatyzowaną ewidencję czasu pracy w oprogramowaniu, eliminując potrzebę wielokrotnego sprawdzania i sprawdzania ewidencji czasu pracy.
• Szybkie generowanie faktur: Zespół finansowy uzyskuje dostęp do zweryfikowanych rejestrów czasu pracy, które są automatycznie wysyłane do oprogramowania rozliczeniowego i generują faktury, znacznie przyspieszając proces i zmniejszając margines błędu.

Czy wiesz, że tworzenie i organizowanie przepływów pracy jest jednym z obowiązków kierownika projektu? obowiązków kierownika projektu?

Szukasz inteligentnego, przyjaznego dla użytkownika i bezpiecznego sposobu na automatyzację śledzenia czasu pracy?

Wypróbuj Timeular za darmo

Więcej przypadków użycia przepływu pracy

Każda firma wykorzystuje różne rodzaje przepływów pracy. Przyjrzyjmy się przykładom typowych przepływów pracy stosowanych w różnych działach i firmach:

• Administracyjne przepływy pracy, tj. zarządzanie urlopami, planowanie spotkań, zarządzanie dokumentami.
• Przepływy pracy HR, tj. zatrudnianie, onboarding, offboarding, oceny wyników.
• Operacyjne przepływy pracy, tj. rozwój oprogramowania, zarządzanie zmianami, zarządzanie błędami.
• Finansowe przepływy pracy, tj. przetwarzanie faktur, zatwierdzanie kosztów, zarządzanie listami płac, przepływ pracy zamówień.

Podstawowe składniki przepływu pracy

Jak tworzyć przepływy pracy? Przyjrzyjmy się podstawowym komponentom i wielu krokom typowego przepływu pracy:

1. Co go uruchamia: Jest to zdarzenie lub moment, który uruchamia przepływ pracy. Może to być cokolwiek, od ustalonego czasu do określonego działania, które wprawia rzeczy w ruch.
2. Poszczególne kroki: Są to różne działania lub zadania, które tworzą przepływ pracy. Każdy z nich jest małą częścią większego procesu.
3. Punkty decyzyjne: W tych punktach dokonywane są wybory w oparciu o określone warunki lub informacje, które mogą wpływać na kierunek przepływu pracy.
4. Dane wejściowe i wyjściowe: Dane wejściowe to zasoby lub dane potrzebne do każdego zadania, natomiast dane wyjściowe to wyniki lub produkty każdego zadania.
5. Kto jest odpowiedzialny: Określa, kto jest odpowiedzialny za każde zadanie, niezależnie od tego, czy są to pojedyncze osoby, zespoły czy działy.
6. Kolejność i powiązania: Określa kolejność zadań i sposób ich powiązania, w tym zależności między zadaniami.
7. Zasady przewodnie: Są to wytyczne lub standardy, które określają, jak powinien przebiegać przepływ pracy, zapewniając spójność i przestrzeganie niezbędnych standardów.
8. Używane narzędzia: Obejmują one wszelkie systemy, oprogramowanie lub narzędzia, które pomagają ułatwić przepływ pracy, od podstawowych narzędzi po bardziej złożone aplikacje.
9. Monitorowanie i ulepszanie: Obejmuje to śledzenie przepływu pracy, zbieranie informacji zwrotnych i dostosowywanie w celu zwiększenia wydajności i skuteczności.
10. Dokumentacja i raporty: Obejmuje to prowadzenie rejestrów i dokumentacji procesu przepływu pracy, śledzenie postępów i generowanie raportów dotyczących wyników.

WSKAZÓWKA: Przeczytaj wszystko na temat cyklu życia projektu i jak go dokumentować w naszym poście.

Czytaj także: Znajdź najlepsze sposoby na zwiększenie produktywności

5 kroków przepływu pracy

Oto bezpośredni podział 5 kroków, które należy wykonać w typowym przepływie pracy:

1. Przechwytywanie: Zacznij od uzyskania początkowego wejścia lub żądania, które uruchamia przepływ pracy. Może to być zadanie, zapytanie klienta, zamówienie lub cokolwiek innego, co wyzwala działanie.
2. Wyjaśnij: Po uzyskaniu danych wejściowych wyjaśnij dokładnie, co należy zrobić. Zbierz wszystkie niezbędne szczegóły, zdefiniuj zakres i zrozum, czego się oczekuje.
3. Przypisywanie: Po wyjaśnieniu przydziel zadanie odpowiedniej osobie lub zespołowi, który może się nim zająć. Upewnij się, że mają umiejętności i zasoby potrzebne do wykonania zadania.
4. Działaj: Przydzielona osoba lub zespół podejmuje teraz działania. Postępują zgodnie ze zdefiniowanymi wymaganiami i skutecznie wykonują zadanie, mądrze wykorzystując zasoby i przestrzegając procedur.
5. Przegląd: Po zakończeniu zadania przejrzyj wynik, aby upewnić się, że spełnia on standardy jakości i spełnia początkowe żądanie. Zbierz informacje zwrotne, aby w razie potrzeby ulepszyć przyszłe przepływy pracy.

Co składa się na dobry workflow?

Tworzenie przepływów pracy wydaje się dość proste, gdy wiesz, które elementy są wymagane. Warto jednak wspomnieć o kilku dodatkowych zasadach, które sprawią, że przepływy pracy będą niezwykle wydajne:

Zasada 1: Zacznij od jasnych celów

Zanim zagłębisz się w szczegóły, zdefiniuj, jak wygląda sukces. Nakreśl swoje cele i konkretne wyniki, które chcesz osiągnąć. Ta jasność poprowadzi każdy krok przepływu pracy i zapobiegnie niepotrzebnym objazdom.

Czytaj więcej:

• Jak wyznaczać cele zawodowe
• Czym różnią się cele długoterminowe od krótkoterminowych?
• Jak wyznaczać realistyczne cele

Zasada 2: Usprawnienie kanałów komunikacji

Komunikacja jest kluczowa, ale zbyt wiele kanałów może prowadzić do nieporozumień. Wybierz najbardziej efektywne narzędzia dla swojego zespołu i trzymaj się ich. Niezależnie od tego, czy jest to Slack do szybkich aktualizacji, czy e-mail do formalnej komunikacji, spójność zmniejsza ryzyko zagubienia wiadomości w chaosie.

Zasada 3: Regularnie przeglądaj i optymalizuj

Przepływy pracy nie są niezmienne. Zaplanuj regularne przeglądy, aby ocenić wydajność i zidentyfikować obszary wymagające poprawy. Przyjmuj informacje zwrotne od zespołu i odpowiednio dostosowuj przepływy pracy. Ciągła optymalizacja zapewnia, że procesy ewoluują wraz z potrzebami zespołu.

Oprogramowanie do zarządzania przepływem pracy - co to jest?

Aby efektywnie zarządzać przepływem pracy, potrzebne jest oprogramowanie workflow. Tego rodzaju narzędzia nazywane są systemami zarządzania przepływem pracy, które usprawniają procesy biznesowe poprzez automatyzację i organizację zadań.

Oferują one takie funkcje jak przydzielanie zadań, śledzenie postępów i automatyczne powiadomienia, zapewniając synchronizację wszystkich członków zespołu. Ten rodzaj oprogramowania jest niezbędny do utrzymania wydajności, zmniejszenia liczby błędów i zapewnienia jasnego wglądu w różne etapy przepływu pracy.

Przykładowo, oprogramowanie do śledzenia czasu pracy w ramach systemu zarządzania przepływem pracy oferuje praktyczną ilustrację tych korzyści.

Automatycznie rejestruje czas spędzony na zadaniach, pomagając w zarządzaniu projektami i śledzeniu produktywności pracowników. Po zintegrowaniu z systemami rozliczeniowymi zapewnia dokładne fakturowanie w oparciu o faktycznie wykonaną pracę.

Jest to szczególnie cenne w środowiskach takich jak praca zdalna, gdzie pomaga w monitorowaniu rozproszonych zespołów i utrzymaniu spójnej wydajności pracy.

Jak wprowadzić automatyzację przepływu pracy

Przekształcenie procesów biznesowych w cyfrowy przepływ pracy polega na usprawnieniu sposobu, w jaki praca przechodzi od jednego zadania do następnego. Przejście na technologię cyfrową oznacza zastąpienie zadań wykonywanych ręcznie zautomatyzowanymi systemami, stanowiącymi podstawowe elementy składowe całego przepływu pracy.

Przyjmując takie podejście, zapewniasz, że każde kolejne zadanie jest wykonywane bardziej efektywnie. Przyjęcie cyfrowego przepływu pracy jest niezbędne, aby pozostać zwinnym i elastycznym w dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie biznesu.

Ocena bieżącego procesu

Rozpocznij od oceny istniejących przepływów pracy, aby zidentyfikować obszary, które mogą skorzystać na automatyzacji. Poszukaj rutynowych obowiązków, wąskich gardeł i zadań, które wymagają znacznego wkładu ręcznego.

Wyznacz jasne cele

Zdefiniuj, co chcesz osiągnąć dzięki automatyzacji. Może to być redukcja błędów, oszczędność czasu lub poprawa przejrzystości procesów. Wyznaczenie konkretnych, mierzalnych celów pomoże w ich realizacji.

Wybierz odpowiednie narzędzia

Zbadaj i wybierz system zarządzania przepływem pracy, który odpowiada Twoim potrzebom biznesowym. Weź pod uwagę takie czynniki jak skalowalność, możliwości integracji, łatwość obsługi i koszty.

Zaplanuj wdrożenie

Opracowanie szczegółowego planu wdrożenia automatyzacji. Powinien on obejmować harmonogramy, alokację zasobów, potrzeby szkoleniowe oraz proces monitorowania i dostosowywania wdrożenia w razie potrzeby.

Szkolenie zespołu

Upewnij się, że członkowie zespołu są dobrze przeszkoleni w zakresie nowych narzędzi i rozumieją korzyści płynące z automatyzacji przepływu pracy. Odpowiednie szkolenie zmniejsza opór przed zmianami i zwiększa ich akceptację.

Testowanie i udoskonalanie

Rozpocznij od fazy pilotażowej, testując zautomatyzowany przepływ pracy w kontrolowanym środowisku. Zbierz informacje zwrotne i wprowadź niezbędne poprawki przed wdrożeniem na pełną skalę.

Monitorowanie i ocena

Ciągłe monitorowanie zautomatyzowanych przepływów pracy w celu zapewnienia, że spełniają one wyznaczone cele. Wykorzystywanie danych i informacji zwrotnych do udoskonalania procesów i wprowadzania ulepszeń w miarę upływu czasu.

Przeczytaj również: Jak stworzyć plan monitorowania projektu

Skalowanie i rozwój

Gdy początkowe wdrożenie zakończy się sukcesem, warto rozważyć skalowanie automatyzacji na inne obszary działalności. Stopniowo rozszerzaj zakres, aby zmaksymalizować korzyści płynące z automatyzacji przepływu pracy.

Wnioski

W erze cyfrowej skuteczne zarządzanie przepływem pracy ma kluczowe znaczenie dla optymalizacji procesów biznesowych. Niezależnie od tego, czy jest to proces ręczny, czy zautomatyzowany, przepływy pracy obejmują kroki, które przenoszą pracę z jednego zadania do drugiego, zgodnie z określonymi zasadami i wymagając określonych danych. Taka struktura sprawia, że wszyscy są na tej samej stronie, zwiększając wydajność i rozwiązując wszelkie problemy i kwestie związane z przepływem pracy.

Wybór między ręcznym a zautomatyzowanym procesem przepływu pracy zależy od charakteru wymaganych zadań i dostępnych zasobów. Zautomatyzowane procesy, w szczególności w zakresie śledzenia czasu pracy, ograniczają monotonne obowiązki, uwalniając pracowników do złożonej pracy i usprawniając przepływy pracy w celu zwiększenia wydajności biznesowej.

Zrozumienie każdego aspektu pełnego zarządzania procesami biznesowymi, od początku do końca, jest niezbędne dla firm dążących do udoskonalenia swoich operacji i skutecznego osiągania celów w dzisiejszym cyfrowym krajobrazie.

FAQ