Sobrecarga de trabajo: Consejos de expertos para afrontarla y prevenirla

Autor: Karolina Matyska

Sólo tienes 24 horas al día. ¿Cuánto puedes hacer? ¿Hay ya demasiadas cosas en tu lista de tareas pendientes? ¿Cómo afrontar la sobrecarga de trabajo en tu equipo? Discutámoslo juntos.

En este artículo exploraremos:

  • ¿Qué es la sobrecarga de trabajo?

  • Cómo reconocer la sobrecarga de trabajo

  • Cómo afecta la sobrecarga de trabajo a las personas y a las organizaciones

  • Cómo evitar la sobrecarga de trabajo personal y la sobrecarga de los empleados

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¿Qué es la sobrecarga de trabajo?

La sobrecarga de trabajo es una situación en la que el número de tareas necesarias para un trabajo supera su capacidad, lo que provoca estrés y ansiedad por el tiempo.

Según la Enciclopedia de Salud Pública, "la sobrecarga de trabajo se produce cuando las exigencias laborales superan la capacidad de un individuo para hacerles frente; es decir, exceden el tiempo y los recursos disponibles."

"La sobrecarga de trabajo representa el peso de las horas, el sacrificio del tiempo y la sensación de frustración por la incapacidad de completar las tareas en el tiempo previsto. Las largas jornadas laborales, especialmente a expensas de otras partes de la vida de los trabajadores, contribuyen a crear sobrecarga. A las largas jornadas se añade la sensación de que hay demasiado que hacer en muy poco tiempo".

Tipos de sobrecarga de trabajo

  • La sobrecarga cualitativa se produce cuando una persona carece de las capacidades necesarias para realizar su trabajo, por lo que trabaja por encima de sus posibilidades.

  • La sobrecarga cuantitativa está estrechamente relacionada con la forma en que las personas emplean el tiempo: una persona puede tener las aptitudes pero no las horas para hacer el trabajo.

¿Cuáles son los signos más comunes de sobrecarga de trabajo?

  • Altos niveles de estrés: La excesiva carga de trabajo es una de las principales causas de estrés en el lugar de trabajo. Las personas experimentan niveles crecientes de estrés en su vida diaria. Esto tiene un impacto extremadamente negativo en la salud física y mental.

  • Agotamiento persistente: Prevalece un estado persistente de disminución de la energía, que puede repercutir en los niveles generales de energía, la motivación y, en consecuencia, en la productividad.

  • Pérdida de productividad: Reducción significativa de la cantidad de trabajo producido y mala calidad del trabajo entregado.

  • Incumplimiento de plazos: El incumplimiento de los plazos suele deberse a que se asignan a los trabajadores más tareas de las que realmente pueden realizar en el plazo previsto, lo que provoca un exceso de compromiso y problemas de gestión del tiempo.

  • Sensación de sobrecarga: Los trabajadores tienen la sensación constante de estar abrumados con demasiadas tareas y no pueden mantener la concentración.

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¿Cuáles son las causas de la sobrecarga de trabajo?

  • Fijar plazos poco realistas: Fijar plazos demasiado ajustados y poco realistas crea una sensación constante de urgencia, lo que contribuye a sobrecargarse.

  • Carga de trabajo excesiva: Asignación de más tareas de las que una persona puede realizar razonablemente en un tiempo determinado.

    es un problema común.
  • Delegación inadecuada: Una mala gestión del reparto de responsabilidades dentro de un equipo provoca una distribución desigual de la carga de trabajo.

  • Falta de prioridades empresariales definidas: La sobrecarga de trabajo puede ser el resultado de una falta de definición de las prioridades empresariales, lo que subraya la importancia de establecer objetivos claros y estratégicos para una gestión eficaz de la carga de trabajo.

  • Temores de inseguridad laboral: Los empleados que temen perder su empleo pueden soportar en silencio cargas de trabajo excesivas sin reconocer la tensión.

  • Retos del trabajo a distancia: Aunque el nuevo mundo a distancia ofrece flexibilidad, puede que no reduzca la carga de trabajo real ni el estrés. Algunas organizaciones aumentan el control mediante programas de supervisión invasivos.

  • Identidad cultural en el trabajo: La definición de la autoestima en términos de funciones profesionales dificulta el rechazo de responsabilidades adicionales.

  • Motivaciones individuales: Algunas personas trabajan en exceso por aspiraciones personales, como ascender en la escala social o superar a sus padres.

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Ejemplos de sobrecarga de trabajo

Antes de empezar a trabajar, es probable que la mayoría de nosotros nos hayamos sentido abrumados por el exceso de trabajo, como cuando teníamos montones de deberes y tareas en el colegio. Pero, ¿qué ocurre cuando estamos trabajando en un puesto a jornada completa? Examinemos algunas situaciones similares en el mundo profesional.

Ejemplo 1: El maratón de medianoche de David

David es conocido por trabajar siempre hasta altas horas de la noche para abordar proyectos mucho después de que otros hayan salido de la oficina. Esta dedicación le ha convertido en una cara conocida para el personal de seguridad nocturna y se ha convertido en una rutina que se extiende mucho más allá del horario laboral habitual, lo que supone un enorme coste para su vida personal y la de su familia.

Ejemplo 2: La interminable expedición de Sophie por correo electrónico

Sophie es uno de los muchos miembros del equipo que trabajan duro. Siempre está disponible a través de su bandeja de entrada. Incluso después de que termine su horario de trabajo oficial, sigue inmersa en contestar correos electrónicos y trabajar a distancia. Su dedicación a estar conectada difumina las líneas entre el trabajo y el tiempo personal.

Ejemplo 3: El rompecabezas de los desplazamientos de Michael

Michael tiene una carga de trabajo muy exigente. Convierte sus desplazamientos diarios en una oficina móvil. A menudo es el último en salir del aparcamiento. Aprovecha el tiempo en el coche para ponerse al día en varias tareas y prepararse para el día siguiente. Su compromiso con el trabajo se extiende más allá de los límites de la oficina, lo que afecta a su equilibrio vida-trabajo.

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El impacto de la sobrecarga de trabajo en el empleado

Las horas extraordinarias ocasionales pueden parecer inofensivas. Sin embargo, cuando tener empleados con exceso de trabajo se convierte en una norma diaria, los efectos son importantes en la vida personal del empleado. He aquí algunos de los problemas de salud física:

  • Insomnio: Según un estudio disponible en MedicalNewsToday, los niveles elevados de estrés provocan un aumento de la respuesta del cortisol, lo que altera los ciclos del sueño y afecta a la concentración al día siguiente.

  • Burnout y estrés: El exceso de trabajo contribuye al burnout, ahora reconocido por la Organización Mundial de la Salud como un "fenómeno ocupacional."

  • Ansiedad: Según un estudio de la Biblioteca Nacional de Medicina, el estrés relacionado con el trabajo induce sentimientos de culpa, vergüenza y dudas sobre uno mismo, lo que conduce a elevados niveles de ansiedad.

  • Riesgo de cardiopatías: Las investigaciones indican un aumento del 60% en el riesgo de enfermedad cardiaca con sólo 3 ó 4 horas extra de trabajo al día.

  • Riesgo de diabetes: Muchos estudios también demuestran que trabajar más de 55 horas a la semana está relacionado con una mayor incidencia de diabetes de tipo 2.

CONSEJO: Para calcular las horas extraordinarias, utilice nuestra calculadora gratuita de horas extraordinarias.

Una consultora utiliza Timeular para evitar el agotamiento de sus empleados.

"Esto es realmente útil para la planificación de recursos, ya que nos muestra quién tiene capacidad y quién tiene tiempo libre próximamente". - Justus Fischer, socio fundador de Via Tomorrow Consulting

El impacto de la sobrecarga de trabajo en el equipo

La sobrecarga de trabajo no sólo afecta a los individuos, sino que impregna a todo el equipo. He aquí algunos de los aspectos negativos:

  • Disminución de la calidad del trabajo: Los empleados con exceso de trabajo pueden recortar gastos, lo que afecta a la productividad general de los miembros del equipo.

  • Conflictos de equipo: La fatiga y el agotamiento pueden provocar una mayor irritabilidad. Esto puede provocar conflictos y dificultar la comunicación.

  • Presión del tiempo: con una creciente acumulación de tareas pendientes, un empleado con exceso de trabajo puede sentir una importante presión del tiempo. La gente tiende a tomar atajos, saltarse las comprobaciones finales y avanzar un poco más rápido de lo que debería cuando se siente bajo una presión constante.

  • Mayor rotación de empleados: El agotamiento contribuye a elevar las tasas de rotación, dejando a los miembros restantes del equipo con exceso de trabajo y perpetuando un ciclo de falta de personal.

  • Daño a la reputación: La sobrecarga de trabajo refleja mal la cultura del lugar de trabajo. Daña la marca del empleador y rebaja el nivel de exigencia para los clientes.

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Cómo comprobar si un miembro del equipo está sobrecargado

Puede parecer fácil detectar los signos de sobrecarga de los empleados. Sin embargo, el reto reside en la reticencia de los empleados a mostrarse vulnerables.

Al querer causar una impresión positiva y temer posibles repercusiones, como la pérdida de ascensos o evaluaciones de rendimiento desfavorables, muchos ocultan la verdadera magnitud de su carga de trabajo.

Entonces, ¿cómo puede evaluar eficazmente si están luchando para hacer frente a trabajar demasiado?

1. Fomentar el diálogo abierto

Fomentar un entorno psicológicamente seguro en el que las personas se sientan cómodas hablando de cómo se sienten.

Fomente los controles periódicos y deje claro que se valora más la comunicación sincera que una fachada de capacidad perpetua.

2. Utilizar encuestas anónimas

Para recabar información sincera sobre la satisfacción y la carga de trabajo de los empleados, realice encuestas anónimas.

Esto permite a los empleados compartir sus experiencias sin temor a repercusiones y proporciona una valiosa información sobre el entorno laboral imperante.

3. Supervisar las métricas de carga de trabajo

Vigile de cerca los indicadores clave de rendimiento (KPI) relacionados con la carga de trabajo, como los índices de finalización de tareas, las horas extraordinarias por empleado y la capacidad individual.

Puede obtener información cuantitativa sobre la distribución y el impacto del trabajo en todo el equipo mediante el seguimiento de estas métricas.

4. Observar los cambios de comportamiento

Si ha notado que empleados que antes estaban contentos y motivados empiezan a parecer letárgicos y desmotivados, quizá quiera investigar. Además, si un empleado que solía trabajar bien y a tiempo empieza gradualmente a ralentizarse y a no completar las tareas, la sobrecarga podría ser la causa.

Prestar mucha atención a los cambios de humor y energía puede proporcionar pistas valiosas. 

5. Asistencia y puntualidad

Controla regularmente la asistencia y la puntualidad. La sobrecarga de trabajo impide a menudo alcanzar el equilibrio. Esto puede dar lugar a un aumento del absentismo o la impuntualidad.

Un cambio notable en estos patrones puede ser señal de una plantilla desbordada. Para ayudarle con esto, puede utilizar un software de gestión de la plantilla.

6. Acción sobre los comentarios

Actúe en función de los comentarios. Adopte medidas proactivas cuando los empleados expresen su preocupación o digan sentirse abrumados.

Demostrar que no sólo se escucha su opinión, sino que se actúa en consecuencia, generará confianza y fomentará la apertura en el futuro.

Leer: Cómo mejorar el rendimiento de los equipos

Cómo evitar la sobrecarga de trabajo de los empleados y fomentar el bienestar del equipo

Afrontar los retos de la sobrecarga de trabajo requiere intervenciones estratégicas para garantizar el bienestar y la productividad de su equipo. Si eres directivo, esto puede parecer desalentador, pero hay estrategias prácticas que pueden tener un impacto significativo, como:

1. Reconocer las capacidades individuales

Reconocer las capacidades individuales para adaptar las cargas de trabajo. Utilice un mapa de tareas detallado y herramientas de evaluación objetivas para gestionar eficazmente la carga de trabajo.

  • Realice un análisis de la carga de trabajo y cree un mapa detallado de las tareas diarias para obtener una comprensión holística.

  • Utiliza herramientas de control del tiempo como Timeular para evaluar la carga de trabajo. Ten en cuenta que los partes de horas manuales pueden crear fricción y agobio.

2. Fomentar la asertividad, la transparencia y los límites de comunicación

Aunque cada trabajo es diferente, casi todos tienen que tener límites. Crea un entorno en el que los miembros del equipo se sientan autorizados a comunicar limitaciones y establece horarios concretos para enviar y responder correos electrónicos o llamadas telefónicas.

  • Anime a los miembros del equipo a ser asertivos sobre las limitaciones y a establecer límites. Si es necesario, enséñeles a decir que no en el trabajo. Una de las formas más sencillas de hacerlo es crear un presupuesto semanal de tiempo y luego enseñárselo a quienes te pidan más tiempo.

  • Fomentar una cultura de honradez y respeto de las limitaciones de la carga de trabajo.

  • Establezca políticas de comunicación para evitar el exceso de trabajo fuera del horario laboral y promover el equilibrio entre la vida laboral y personal.

  • Cambiar la cultura de la empresa para tener expectativas claras sobre cuándo y cómo se contactará con los miembros del equipo.

Lea también: Cómo mejorar las habilidades de comunicación en el trabajo

3. Establecer objetivos y planes claros

Defina el éxito para una colaboración eficaz. Priorice las tareas y cree planes detallados para reducir el riesgo de sobrecarga de trabajo.

  • Defina claramente el éxito de cada proyecto o tarea.

  • Trabajar juntos para priorizar las tareas en función de su importancia.

  • Elabore planes detallados con medidas procesables, plazos y tiempo incorporado para la reevaluación.

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4. Aplicar la presupuestación del tiempo

Tratar el tiempo como un recurso valioso enfatiza su uso eficiente. Las herramientas de bloqueo temporal y seguimiento en tiempo real ayudan a gestionar el tiempo con eficacia y evitan la acumulación innecesaria de trabajo.

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5. Racionalizar las reuniones innecesarias para aumentar la productividad

Optimice la eficacia de las reuniones para evitar la fatiga del zoom. Las herramientas asíncronas ofrecen la flexibilidad necesaria para compartir información sin limitaciones de tiempo, lo que reduce la fatiga cognitiva.

  • Aborde la fatiga de Zoom presentando a los miembros del equipo herramientas asíncronas como Slack o Loom.

  • Reducir la dependencia de las reuniones en tiempo real para evitar la fatiga cognitiva.

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6. Fomentar la realización de una sola tarea en aras de la eficacia

Aumente la eficiencia individual priorizando las tareas y minimizando el cambio de contexto. Todo lo que pueda hacer para centrarse en una tarea a la vez le ayudará a reducir el pánico y la ansiedad asociados a la sobrecarga. La productividad se resiente por el tiempo que se pierde cambiando entre demasiadas tareas o comprobando constantemente qué es lo que más brilla.

7. Promover la atención a la salud mental

Según un informe de investigación sobre salud mental publicado en la American Psychological Association, las empresas que abordan los problemas de salud mental manifiestan una mayor satisfacción y retención de los empleados.

  • Sea un defensor del apoyo a la salud mental.

  • Predique con el ejemplo dando prioridad al autocuidado.

  • Promueva un entorno de trabajo propicio para fomentar debates abiertos sobre el autocuidado.

8. Técnicas de gestión del estrés por sobrecarga de trabajo

Técnicas de atención plena y meditación

  • Técnicas de atención plena: Incorpora prácticas de atención plena a tu rutina diaria, como la respiración consciente o ejercicios de escaneo corporal.
  • Medite con regularidad: Reserva tiempo para sesiones de meditación. Esto promueve una mente tranquila y centrada. Las aplicaciones de meditación guiada o las clases pueden proporcionar un apoyo estructurado a quienes se inician en la meditación.
  • Pausas de trabajo conscientes: Integre breves pausas de atención plena en la jornada laboral para disfrutar de momentos de relajación y restablecimiento mental.

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Actividad física y técnicas de relajación

  • Ejercicio: La actividad física regular, como el footing, el yoga o un paseo a paso ligero durante los descansos, libera endorfinas, reduce las hormonas del estrés y mejora la salud física y el estado de ánimo en general.
  • Practica la relajación muscular progresiva (PMR): Para liberar la tensión de estar constantemente estresado, practica la PMR. Tensa sistemáticamente y luego relaja distintos grupos musculares, favoreciendo la relajación física.
  • Ejercicios de respiración profunda: Incorpore técnicas, como la respiración diafragmática o en caja, para calmar el sistema nervioso y reducir los efectos fisiológicos del estrés. 

Buscar apoyo

  • Mantenga una línea de comunicación abierta con sus compañeros y su jefe: Comparta sus preocupaciones sobre la carga de trabajo con colegas de confianza para obtener una perspectiva y un posible apoyo, y fomente un entorno de trabajo propicio para la colaboración en la resolución de problemas. Además, si crees que tu jefe te ha dado demasiado trabajo y los plazos no parecen razonables, explícale amablemente que te sientes desbordado.
  • Apoyo de amigos y familiares: Fuera del trabajo, comparta los sentimientos de agobio con amigos y familiares para obtener apoyo emocional, lo que proporciona una perspectiva más amplia y alivia el estrés mediante la comprensión y la empatía.
  • Busque apoyo profesional: Considere la posibilidad de hablar sobre el estrés laboral con un profesional, como un consejero o terapeuta, que pueda proporcionarle estrategias de afrontamiento, técnicas de gestión del estrés y un espacio confidencial para abordar problemas emocionales más profundos.

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9. Gestión del tiempo y establecimiento de prioridades

  • Gestión eficaz del tiempo: Utilice técnicas de bloqueo temporal para organizar y priorizar las tareas. Asigna bloques específicos de tiempo para concentrarte y dividir los grandes proyectos en tareas más pequeñas y manejables, para evitar la sobrecarga de trabajo.
  • Priorización de tareas: Identifique y priorice las tareas en función de su urgencia e importancia. Esto ayuda a concentrar la energía en los elementos de alta prioridad, reduciendo la sensación de estar abrumado por una extensa lista de tareas.
  • Establece objetivos realistas: Es importante fijar objetivos real istas para gestionar las expectativas. Los objetivos poco realistas pueden contribuir al estrés, mientras que los hitos alcanzables proporcionan una sensación de logro.

10. Establecer límites

  • Establezca límites entre el trabajo y la vida personal: Defina claramente los límites entre el trabajo y la vida personal. Evite extender las horas de trabajo al tiempo personal y viceversa. Dé prioridad a un equilibrio entre la vida laboral y personal que favorezca el bienestar general.
  • Desintoxicación digital: Programe descansos regulares de los dispositivos digitales para desconectar de la comunicación relacionada con el trabajo. Esta pausa permite el rejuvenecimiento mental. También reduce la afluencia constante de información relacionada con el trabajo.

11. Utilizar una estrategia eficaz de comunicación y colaboración

  • Comunicación clara: Asegúrese de que la comunicación dentro de su equipo es clara, concisa y fácil de entender. La falta de comunicación puede provocar trabajo innecesario y retrasos.
  • Reúnase con regularidad: Programa reuniones periódicas del equipo para hablar de los progresos, los retos y las próximas tareas. De este modo, todo el mundo se mantiene en el buen camino y se resuelven los problemas con prontitud.
  • Utiliza herramientas de colaboración: Utiliza apps de comunicación en equipo como Slack o Microsoft Teams, y plataformas de gestión de proyectos como Jira o Asana para una cooperación en equipo más ágil.

CONSEJO: Aprenda a mejorar la comunicación en equipo

12. Utilizar herramientas tecnológicas y de productividad

  • Control del tiempo: Utilice herramientas de control del tiempo como Timeular para controlar y analizar cómo empleas tus horas de trabajo. Ayuda a identificar las pérdidas de tiempo, minimiza las distracciones y te permite distribuir el tiempo de forma más eficiente. Si buscas formas de ser eficiente, consulta nuestro artículo sobre cómo ser más eficiente.
  • Herramientas de automatización: Identifica las tareas repetitivas que pueden automatizarse mediante herramientas como Zapier. La automatización libera tiempo para los aspectos más críticos y creativos de tu trabajo.(CONSEJO: Lee nuestro post y descubre algunos de los mejores software de automatización de tareas).

Consejo: La productividad en equipo puede lograrse con las mejores herramientas de productividad en equipo.

13. Racionalizar los procesos y optimizar los flujos de trabajo

  • Evaluación de procesos: Evalúe periódicamente sus procesos, identificando los cuellos de botella y las áreas de mejora en el trabajo, ya que esta evaluación objetiva ayuda a identificar las fuentes de estrés y permite reordenar las prioridades.
  • Fíjate objetivos realistas: Divida su trabajo en objetivos alcanzables y fije plazos realistas. Así evitarás sentirte abrumado. (Quizá te interese el artículo: Cómo fijar objetivos realistas).
  • Mejora continua: Fomente una cultura de mejora continua en su equipo. Pida opiniones con regularidad, analice las métricas de rendimiento y aplique cambios para optimizar los flujos de trabajo.

Cómo gestionar la sobrecarga de trabajo de los empleados con Timeular

La sobrecarga de trabajo de los empleados es un reto común para los directivos, y abordarlo requiere un enfoque proactivo de las técnicas de gestión del tiempo.

Aprovechar el poder de herramientas como Timeular puede ser la clave para comprender la capacidad de los empleados y crear cargas de trabajo equilibradas que potencien a su plantilla en lugar de abrumarla.

Al adoptar la tecnología, puede apoyar eficazmente el rendimiento y el bienestar de los empleados, agilizar los procesos y optimizar la productividad.

Con Timeular, su equipo puede beneficiarse de un seguimiento automatizado del tiempo que le proporciona información valiosa y datos concretos sobre cómo su equipo asigna su tiempo. También proporcionan métricas valiosas que permiten a los empleados identificar áreas de mejora y recuperar un tiempo valioso.

La belleza de esta solución reside en su sencillez. Al no requerir un seguimiento manual del tiempo, su equipo puede centrarse en crear un trabajo de mayor valor tanto para su crecimiento personal como para el éxito de su empresa. Es un acuerdo mutuamente beneficioso que fomenta una cultura de productividad y satisfacción.

Conclusión

En conclusión, reconocer y abordar la sobrecarga de trabajo es esencial tanto para el bienestar individual como para la productividad general del equipo.

Al hacer del bienestar una prioridad, las personas pueden adoptar un enfoque proactivo para gestionar el estrés, aumentar la resiliencia y fomentar una experiencia laboral más sostenible y satisfactoria.

Para crear un entorno de trabajo más sano y equilibrado, dé pequeños pasos hacia él, como sugerimos en nuestro post.

PREGUNTAS FRECUENTES

¿Cómo gestionar eficazmente la sobrecarga de trabajo de los empleados?

Para gestionar el trabajo y evitar la sobrecarga de los empleados de forma más eficaz, priorice y delegue tareas cuando sea posible, utilice herramientas de gestión del tiempo y comuníquese con su equipo.

¿Es acoso la sobrecarga de trabajo?

La sobrecarga de trabajo no es en sí misma una forma de acoso, pero una sobrecarga excesiva y prolongada sin apoyo ni consideración puede contribuir a crear un entorno de trabajo estresante y poco saludable.

¿Cuáles son los síntomas de la sobrecarga de trabajo?

Los signos más comunes de sobrecarga de trabajo pueden incluir fatiga continua, incumplimiento de plazos, disminución de la productividad, errores más frecuentes y aumento de los niveles de estrés. Si quieres profundizar en este tema, hemos redactado una guía completa sobre cómo afecta el estrés a la productividad.

¿Cómo afecta la sobrecarga de trabajo a la salud mental?

La sobrecarga de trabajo puede provocar ansiedad, agotamiento y otros problemas de salud mental debido al estrés prolongado, la falta de conciliación de la vida laboral y familiar y la sensación de agobio por tener demasiadas tareas.

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