La surcharge de travail : Conseils d'experts pour y remédier et la prévenir

Auteur : Karolina Matyska

Vous ne disposez que de 24 heures par jour. Que pouvez-vous en faire ? Votre liste de tâches est-elle déjà trop longue ? Comment gérer la surcharge de travail dans votre équipe ? Discutons-en ensemble.

Dans cet article, nous allons explorer :

  • Qu'est-ce que la surcharge de travail ?

  • Comment reconnaître une surcharge de travail

  • L'impact de la surcharge de travail sur les individus et les organisations

  • Comment éviter la surcharge de travail personnel et la surcharge de travail des employés ?

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Qu'est-ce que la surcharge de travail ?

La surcharge de travail est une situation dans laquelle le nombre de tâches requises pour un emploi dépasse votre capacité, ce qui entraîne du stress et de l'anxiété.

Selon l'Encyclopédie de la santé publique, "la surcharge de travail survient lorsque les exigences professionnelles dépassent la capacité d'un individu à y faire face, c'est-à-dire qu'elles dépassent le temps et les ressources disponibles".

"La surcharge de travail représente le poids des heures, le sacrifice du temps et le sentiment de frustration lié à l'incapacité d'accomplir les tâches dans le temps imparti. De longues heures de travail, en particulier au détriment d'autres aspects de la vie des travailleurs, contribuent à créer une surcharge. À ces longues heures de travail s'ajoute le sentiment qu'il y a trop à faire en trop peu de temps".

Types de surcharge de travail

  • On parle de surcharge qualitative lorsqu'une personne ne dispose pas des compétences nécessaires pour effectuer son travail et qu'elle travaille donc au-delà de ses capacités.

  • La surcharge quantitative est étroitement liée à la façon dont les gens passent leur temps - une personne peut avoir les compétences mais pas le nombre d'heures nécessaires pour faire son travail.

Quels sont les signes les plus courants de surcharge de travail ?

  • Des niveaux de stress élevés : Une charge de travail excessive est l'une des principales causes de stress sur le lieu de travail. Les gens subissent des niveaux croissants de stress dans leur vie quotidienne. Cela a un impact extrêmement négatif sur la santé physique et mentale.

  • Épuisement persistant : Un état persistant de baisse d'énergie devient prévalent, ce qui peut avoir un impact sur les niveaux d'énergie généraux, la motivation et, par conséquent, sur la productivité.

  • Perte de productivité : Une réduction significative de la quantité de travail produite et une mauvaise qualité du travail fourni.

  • Le non-respect des délais : Le non-respect des délais est souvent dû au fait que les personnes se voient confier plus de tâches qu'elles ne peuvent raisonnablement en accomplir dans les délais impartis, ce qui entraîne un surengagement et des problèmes de gestion du temps.

  • Sentiment de surcharge : Les travailleurs se sentent constamment submergés par un trop grand nombre de tâches et ne parviennent pas à rester concentrés.

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Quelles sont les causes de la surcharge de travail ?

  • Fixer des délais irréalistes : Fixer des délais trop courts et irréalistes crée un sentiment constant d'urgence, ce qui contribue à la surcharge de travail.

  • Charge de travail excessive : L'attribution de plus de tâches qu'une personne ne peut raisonnablement en accomplir dans un temps donné.

    est un problème courant.
  • Délégation inadéquate : Une mauvaise gestion de la répartition des responsabilités au sein d'une équipe entraîne une répartition inégale de la charge de travail.

  • Absence de définition des priorités de l'entreprise : La surcharge de travail peut résulter d'un manque de définition des priorités de l'entreprise, ce qui souligne l'importance de fixer des objectifs clairs et stratégiques pour une gestion efficace de la charge de travail.

  • Peur de l'insécurité de l'emploi : Les employés qui craignent de perdre leur emploi peuvent supporter en silence des charges de travail excessives sans en reconnaître la gravité.

  • Les défis du travail à distance: Si le nouveau monde du travail à distance offre une certaine flexibilité, il ne réduit pas nécessairement la charge de travail ou le stress. Certaines organisations renforcent le contrôle par le biais de programmes de surveillance invasifs.

  • L'identité culturelle au travail : La définition de l'estime de soi en fonction des rôles professionnels fait qu'il est difficile de refuser des responsabilités supplémentaires.

  • Motivations individuelles : Certaines personnes sont surchargées de travail en raison d'aspirations personnelles, telles que gravir l'échelle sociale ou surpasser leurs parents.

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Exemples de surcharge de travail

Avant de commencer à travailler, la plupart d'entre nous ont probablement été submergés par le travail, comme lorsque nous avions une multitude de devoirs et de travaux à l'école. Mais que se passe-t-il lorsque nous occupons un poste à temps plein ? Examinons quelques situations similaires dans le monde professionnel.

Exemple 1 : Le marathon de minuit de David

David est connu pour travailler régulièrement tard dans la nuit et s'atteler à des projets bien après que d'autres ont quitté le bureau. Ce dévouement a fait de lui un visage familier pour le personnel de sécurité de nuit et est devenu une routine qui s'étend bien au-delà des heures normales de travail, ce qui pèse lourdement sur sa vie personnelle et celle de sa famille.

Exemple 2 : L'expédition sans fin de Sophie par courrier électronique

Sophie est l'un des nombreux membres de l'équipe qui travaillent dur. Elle est toujours disponible via sa boîte de réception. Même après la fin de ses heures de travail officielles, elle continue à répondre aux courriels et à travailler à distance. Son dévouement à rester connectée brouille les frontières entre le travail et le temps personnel.

Exemple 3 : Le casse-tête du trajet domicile-travail de Michael

Michael a une charge de travail très difficile. Il transforme son trajet quotidien en bureau mobile. Il est souvent le dernier à quitter le parking. Il utilise le temps qu'il passe dans la voiture pour rattraper son retard sur diverses tâches et se préparer pour la journée à venir. Son engagement dans son travail s'étend au-delà des limites du bureau, ce qui affecte son équilibre vie-travail.

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L'impact de la surcharge de travail sur l'employé

Les heures supplémentaires occasionnelles peuvent sembler inoffensives. Cependant, lorsque le surmenage des employés devient une norme quotidienne, les effets sont importants dans la vie personnelle de l'employé. Voici quelques-uns des problèmes de santé physique :

  • Insomnie : Selonune étude publiée sur MedicalNewsToday, des niveaux de stress élevés entraînent une augmentation du cortisol, ce qui perturbe les cycles de sommeil et affecte la concentration le lendemain.

  • L'épuisement professionnel et le stress : L'excès de travail contribue à l'épuisement professionnel, désormais reconnu par l'Organisation mondiale de la santé comme un "phénomène professionnel".

  • L'anxiété : Selon une étude de la National Library of Medicine, le stress lié au travail induit des sentiments de culpabilité, de honte et de doute de soi, ce qui entraîne des niveaux d'anxiété élevés.

  • Risque de maladie cardiaque : La recherche indique une augmentation de 60 % du risque de maladie cardiaque pour seulement 3 à 4 heures de travail supplémentaires par jour.

  • Risque de diabète : De nombreuses études montrent également que le fait de travailler plus de 55 heures par semaine est lié à une incidence plus élevée de diabète de type 2.

CONSEIL : Pour calculer les heures supplémentaires, utilisez notre calculateur d'heures supplémentaires gratuit.

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L'impact de la surcharge de travail sur l'équipe

La surcharge de travail n'affecte pas seulement les individus, elle s'étend à l'ensemble de l'équipe. Voici quelques-uns de ses aspects négatifs :

  • Diminution de la qualité du travail : Les employés surchargés de travail peuvent faire des économies, ce qui affecte la productivité globale des membres de l'équipe.

  • Conflit d'équipe : La fatigue et l'épuisement peuvent entraîner une irritabilité accrue. Cela peut provoquer des conflits et entraver la communication.

  • Pression temporelle : avec un arriéré croissant de tâches à accomplir, un employé surmené peut ressentir une forte pression temporelle. Les gens ont tendance à prendre des raccourcis, à sauter les dernières vérifications et à aller un peu plus vite qu'ils ne le devraient lorsqu'ils se sentent constamment sous pression.

  • Augmentation de la rotation des employés : L'épuisement professionnel contribue à des taux de rotation élevés, laissant les membres de l'équipe restants surchargés de travail et perpétuant un cycle de sous-effectif.

  • Atteinte à la réputation : La surcharge de travail donne une mauvaise image de la culture du lieu de travail. Elle nuit à l'image de marque de l'employeur et abaisse les normes pour les clients.

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Lire : Comment créer une équipe performante

Comment vérifier si un membre de l'équipe est surchargé ?

Il peut sembler facile de repérer les signes de surcharge des employés. Cependant, la difficulté réside dans la réticence des employés à se montrer vulnérables.

Soucieux de faire bonne impression et craignant des répercussions potentielles, telles que des promotions manquées ou des évaluations de performances défavorables, beaucoup cachent l'étendue réelle de leur charge de travail.

Comment évaluer efficacement s'ils ont du mal à faire face à une surcharge de travail ?

1. Encourager un dialogue ouvert

Favoriser un environnement psychologiquement sûr où les gens se sentent à l'aise pour parler de ce qu'ils ressentent.

Encouragez les contrôles réguliers et faites bien comprendre qu'une communication honnête est plus importante qu'une façade de capacité perpétuelle.

2. Utiliser des enquêtes anonymes sur le pouls

Pour recueillir des informations franches sur la satisfaction des employés et la charge de travail, organisez des enquêtes anonymes sur le pouls.

Cela permet aux employés de partager leurs expériences sans crainte de répercussions et fournit des informations précieuses sur l'environnement de travail en vigueur.

3. Surveiller les paramètres de la charge de travail

Surveillez de près les indicateurs clés de performance (ICP) liés à la charge de travail, tels que le taux d'achèvement des tâches, les heures supplémentaires par employé et la capacité individuelle.

Le suivi de ces paramètres permet d'obtenir des informations quantitatives sur la répartition et l'impact du travail au sein de l'équipe.

4. Observer les changements de comportement

Si vous avez remarqué que des employés autrefois heureux et motivés commencent à paraître léthargiques et désengagés, vous devriez peut-être mener une enquête. De même, si un employé qui avait l'habitude de travailler correctement et à temps commence progressivement à ralentir et à ne pas accomplir ses tâches, la surcharge pourrait en être la cause.

Une attention particulière aux changements d'humeur et d'énergie peut fournir des indices précieux. 

5. Assiduité et ponctualité

Contrôlez régulièrement l'assiduité et la ponctualité. La surcharge de travail empêche souvent de trouver un équilibre. Cela peut entraîner une augmentation de l'absentéisme ou des retards.

Un changement notable dans ces schémas peut être le signe d'une main-d'œuvre débordée. Pour vous aider, vous pouvez utiliser un logiciel de gestion des effectifs.

6. Action sur le retour d'information

Agir sur le retour d'information. Prenez des mesures proactives pour résoudre les problèmes lorsque les employés expriment des inquiétudes ou se sentent dépassés.

En leur montrant que leurs commentaires seront non seulement écoutés, mais aussi pris en compte, vous instaurerez la confiance et encouragerez l'ouverture d'esprit à l'avenir.

Lire : Comment améliorer la performance d'une équipe

Comment éviter la surcharge des employés et promouvoir le bien-être de l'équipe ?

Pour relever les défis de la surcharge de travail, il faut des interventions stratégiques afin de garantir le bien-être et la productivité de votre équipe. Si vous êtes un manager, cela peut vous sembler décourageant, mais il existe des stratégies concrètes qui peuvent avoir un impact significatif, telles que :

1. Reconnaître les compétences individuelles

Reconnaître les compétences individuelles pour adapter la charge de travail. Utiliser une carte détaillée des tâches et des outils d'évaluation objectifs pour une gestion efficace de la charge de travail.

  • Effectuez une analyse de la charge de travail et créez une carte détaillée des tâches quotidiennes pour une compréhension globale.

  • Utilisez des outils de suivi du temps tels que Timeular pour évaluer la charge de travail. Notez que les feuilles de temps manuelles peuvent provoquer des frictions et créer un sentiment d'accablement.

2. Encourager l'affirmation de soi, la transparence et les limites de la communication

Même si chaque emploi est différent, presque tous les emplois doivent avoir des limites. Créez un environnement dans lequel les membres de l'équipe se sentent autorisés à communiquer leurs limites et fixez des heures précises pour l'envoi et la réponse aux courriels ou aux appels téléphoniques.

  • Encouragez les membres de l'équipe à s'affirmer et à fixer des limites. Si nécessaire, apprenez-leur à dire non au travail. L'une des façons les plus simples de le faire est de créer un budget temps hebdomadaire et de le montrer à ceux qui vous demandent plus de temps.

  • Favoriser une culture de l'honnêteté et du respect des contraintes liées à la charge de travail.

  • Établir des politiques de communication pour éviter le surmenage en dehors des heures de travail et promouvoir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

  • Changer la culture de l'entreprise afin de définir clairement quand et comment les membres de l'équipe seront contactés.

Lire aussi : Comment améliorer ses compétences en matière de communication au travail

3. Fixer des objectifs et des plans clairs

Définir les succès pour une collaboration efficace. Hiérarchiser les tâches et créer des plans détaillés pour réduire le risque de surcharge de travail.

  • Définir clairement la réussite de chaque projet ou tâche.

  • Travailler ensemble pour hiérarchiser les tâches en fonction de leur importance.

  • Élaborer des plans détaillés avec des étapes réalisables, des échéances, et prévoir des périodes de réévaluation.

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4. Mettre en œuvre la budgétisation du temps

En traitant le temps comme une ressource précieuse, on met l'accent sur son utilisation efficace. Les outils de blocage du temps et de suivi en temps réel permettent de gérer efficacement le temps et d'éviter l'accumulation d'une charge de travail inutile.

  • Insister sur le fait que le temps est une ressource précieuse, à l'instar de la budgétisation financière.

  • Utilisez le blocage du temps pour allouer des blocs de temps spécifiques à chaque projet.(CONSEIL : Lisez notre guide "Comment budgétiser le temps")

  • Utilisez un logiciel de suivi du temps, tel que Timeular, pour un suivi en temps réel.

Lire aussi : Suivi du temps pour la gestion de projet

5. Rationaliser les réunions inutiles pour accroître la productivité

Optimisez l'efficacité des réunions pour éviter la fatigue du zoom. Les outils asynchrones offrent la souplesse nécessaire pour partager des informations sans contrainte de temps, réduisant ainsi la fatigue cognitive.

  • Remédier à la fatigue de Zoom en présentant aux membres de l'équipe des outils asynchrones tels que Slack ou Loom.

  • Réduire la dépendance à l'égard des réunions en temps réel pour éviter la fatigue cognitive.

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6. Encourager l'exécution d'une seule tâche pour plus d'efficacité

Augmenter l'efficacité individuelle en hiérarchisant les tâches et en minimisant les changements de contexte. Tout ce que vous pouvez faire pour vous concentrer sur une tâche à la fois contribuera à réduire la panique et l'anxiété associées à la surcharge. La productivité souffre du temps perdu à passer d'une tâche à l'autre ou à vérifier constamment ce qui brûle le plus.

7. Promouvoir les soins de santé mentale

Selon un rapport de recherche sur la santé mentale publié par l'American Psychological Association, les entreprises qui prennent en compte les problèmes de santé mentale font état d'une plus grande satisfaction de leurs employés et d'une meilleure fidélisation.

  • Se faire le champion du soutien à la santé mentale.

  • Montrez l'exemple en donnant la priorité au soin de soi.

  • Promouvoir un environnement de travail favorable afin d'encourager les discussions ouvertes sur les soins auto-administrés.

8. Techniques de gestion du stress en cas de surcharge de travail

Techniques de pleine conscience et de méditation

  • Techniques de pleine conscience : Incorporez des pratiques de pleine conscience dans votre routine quotidienne, telles que la respiration attentive ou des exercices de balayage corporel.
  • Méditez régulièrement : Réservez du temps pour des séances de méditation. Cela favorise un esprit calme et centré. Des applications ou des cours de méditation guidée peuvent apporter un soutien structuré aux personnes qui débutent dans la méditation.
  • Pauses de travail en pleine conscience : Intégrez de courtes pauses de pleine conscience dans votre journée de travail afin de vous accorder des moments de détente et de réinitialisation mentale.

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Activité physique et techniques de relaxation

  • L'exercice : Une activité physique régulière, comme le jogging, le yoga ou une marche rapide pendant les pauses, libère des endorphines, réduit les hormones de stress et améliore la santé physique et l'humeur en général.
  • Pratiquez la relaxation musculaire progressive (RMP) : Pour relâcher les tensions dues au stress permanent, pratiquez la RMP. Il s'agit de contracter puis de relâcher systématiquement différents groupes de muscles, ce qui favorise la relaxation physique.
  • Exercices de respiration profonde : Incorporez des techniques, telles que la respiration diaphragmatique ou en boîte, pour calmer le système nerveux et réduire les effets physiologiques du stress. 

Chercher du soutien

  • Maintenez une ligne de communication ouverte avec vos collègues et votre supérieur : Faites part de vos préoccupations concernant votre charge de travail à des collègues de confiance afin d'obtenir un point de vue et un soutien potentiel, et de favoriser un environnement de travail propice à la résolution de problèmes en collaboration. Par ailleurs, si vous estimez que votre supérieur vous a donné trop de travail et que les délais ne semblent pas raisonnables, expliquez-lui poliment que vous vous sentez débordé.
  • Soutien des amis et de la famille : En dehors du travail, partagez votre sentiment d'accablement avec vos amis et votre famille afin d'obtenir un soutien émotionnel, une perspective plus large et un soulagement du stress grâce à la compréhension et à l'empathie.
  • Recherchez un soutien professionnel : Envisagez de discuter du stress lié au travail avec un professionnel, comme un conseiller ou un thérapeute, qui peut vous proposer des stratégies d'adaptation, des techniques de gestion du stress et un espace confidentiel pour aborder des problèmes émotionnels plus profonds.

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9. Gestion du temps et définition des priorités

  • Gestion efficace du temps : Utiliser des techniques de blocage du temps pour organiser et hiérarchiser les tâches. Allouez des blocs de temps spécifiques pour vous concentrer et décomposer les grands projets en tâches plus petites et plus faciles à gérer, afin d'éviter la surcharge de travail.
  • Hiérarchiser les tâches : Identifier et hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. Cela permet de concentrer l'énergie sur les éléments prioritaires et de réduire le sentiment d'être submergé par une longue liste de tâches.
  • Fixer des objectifs réalistes : Il est important de fixer des objectifs réalistes pour gérer les attentes. Des objectifs irréalistes peuvent contribuer au stress, tandis que des étapes réalisables donnent un sentiment d'accomplissement.

10. Fixer des limites

  • Fixer des limites à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée : Définissez clairement les limites entre le travail et la vie privée. Évitez d'étendre les heures de travail au temps personnel et vice versa. Donnez la priorité à un équilibre entre vie professionnelle et vie privée qui favorise le bien-être général.
  • Désintoxication numérique : Prévoyez des pauses régulières avec les appareils numériques pour vous déconnecter des communications liées au travail. Cette pause permet de se ressourcer mentalement. Elle réduit également l'afflux constant d'informations liées au travail.

11. Utiliser une stratégie de communication et de collaboration efficace

  • Une communication claire : Veillez à ce que la communication au sein de votre équipe soit claire, concise et facile à comprendre. Une mauvaise communication peut entraîner des travaux inutiles et des retards.
  • Faites le point régulièrement : Planifiez des réunions d'équipe régulières pour discuter des progrès, des défis et des tâches à venir. Cela permet à chacun de rester sur la bonne voie et de résoudre rapidement les problèmes.
  • Utilisez des outils de collaboration : Utilisez des applications de communication d'équipe comme Slack ou Microsoft Teams, et des plateformes de gestion de projet comme Jira ou Asana pour une coopération d'équipe plus rationalisée.

CONSEIL : Comment améliorer la communication au sein d'une équipe?

12. Utiliser la technologie et les outils de productivité

  • Suivi du temps : Mettez en œuvre des outils de suivi du temps comme Timeular pour surveiller et analyser la façon dont vous passez vos heures de travail. Cela permet d'identifier les pertes de temps, de minimiser les distractions et de répartir le temps de manière plus efficace. Si vous cherchez des moyens d'être plus efficace, consultez notre article sur les moyens d'être plus efficace.
  • Outils d'automatisation : Identifiez les tâches répétitives qui peuvent être automatisées à l'aide d'outils tels que Zapier. L'automatisation permet de libérer du temps pour les aspects plus critiques et créatifs de votre travail.(CONSEIL : lisez notre article et découvrez quelques-uns des meilleurs logiciels d'automatisation des tâches).

Conseil : la productivité d'une équipe peut être atteinte grâce aux meilleurs outils de productivité d'équipe.

13. Rationaliser les processus et optimiser les flux de travail

  • Évaluation des processus : Évaluez régulièrement vos processus, en identifiant les goulets d'étranglement et les domaines à améliorer, car cette évaluation objective aide à identifier les sources de stress et permet de réorganiser les priorités.
  • Fixez des objectifs réalistes : Divisez votre travail en objectifs réalisables et fixez des délais réalistes. Cela vous évitera de vous sentir dépassé (vous pourriez être intéressé par l'article : Comment se fixer des objectifs réalistes).
  • Amélioration continue : Encouragez une culture d'amélioration continue au sein de votre équipe. Demandez régulièrement un retour d'information, analysez les mesures de performance et mettez en œuvre des changements pour optimiser les flux de travail.

Comment gérer la surcharge des employés avec Timeular

La surcharge de travail des employés est un défi courant pour les managers, et pour le relever, il faut adopter une approche proactive des techniques de gestion du temps.

L'exploitation de la puissance d'outils tels que Timeular peut être la clé pour comprendre la capacité des employés et créer des charges de travail équilibrées qui responsabilisent votre personnel au lieu de le submerger.

En adoptant la technologie, vous pouvez soutenir efficacement les performances et le bien-être des employés, rationaliser les processus et optimiser la productivité.

Avec Timeular, votre équipe peut bénéficier d'un suivi automatisé du temps qui vous fournit des informations précieuses et des données concrètes sur la façon dont votre équipe répartit son temps. Ils fournissent également des mesures précieuses qui permettent aux employés d'identifier les domaines à améliorer et de récupérer du temps précieux.

La beauté de cette solution réside dans sa simplicité. Sans suivi manuel du temps, votre équipe peut se concentrer sur la création d'un travail à plus forte valeur ajoutée, tant pour son développement personnel que pour le succès de votre entreprise. C'est un arrangement mutuellement bénéfique qui favorise une culture de productivité et de satisfaction !

Conclusion

En conclusion, il est essentiel de reconnaître et de traiter la surcharge de travail, tant pour le bien-être individuel que pour la productivité globale de l'équipe.

En faisant du bien-être une priorité, les individus peuvent adopter une approche proactive pour gérer le stress, développer leur résilience et favoriser une expérience professionnelle plus durable et plus épanouissante.

Pour créer un environnement de travail plus sain et plus équilibré, procédez par petites étapes, comme le suggère notre article.

FAQ

Comment gérer efficacement la surcharge de travail des employés ?

Pour mieux gérer le travail et éviter la surcharge de travail des employés, hiérarchisez et déléguez les tâches lorsque c'est possible, utilisez des outils de gestion du temps et communiquez avec votre équipe.

La surcharge de travail est-elle un harcèlement moral ?

La surcharge de travail n'est pas en soi une forme de harcèlement, mais une surcharge de travail excessive et prolongée sans soutien ni considération peut contribuer à un environnement de travail stressant et malsain.

Quels sont les signes d'une surcharge de travail ?

Les signes courants d'une surcharge de travail peuvent être une fatigue permanente, des délais non respectés, une baisse de productivité, des erreurs plus fréquentes et un niveau de stress plus élevé. Si vous souhaitez approfondir ce sujet, nous avons rédigé un guide complet sur la manière dont le stress affecte la productivité.

Comment la surcharge de travail affecte-t-elle la santé mentale ?

La surcharge de travail peut conduire à l'anxiété, à l'épuisement professionnel et à d'autres problèmes de santé mentale dus à un stress prolongé, à un manque d'équilibre entre la vie professionnelle et la vie privée et au sentiment d'être débordé par un trop grand nombre de tâches.

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