Estadísticas sobre gestión del tiempo que debe conocer

Aunque puedes quedarte de piedra al comprobar algunas estadísticas de gestión del tiempo que revelan cómo estás malgastando tu tiempo, también obtienes información esencial para que tus días de trabajo sean más eficientes.

Todos queremos incluir tiempo para actividades personales significativas durante nuestra ajetreada semana laboral, aprovechando cada segundo y, por supuesto, manteniendo nuestro equilibrio entre trabajo y vida privada. Eso puede ocurrir si comprendemos nuestro punto cero: cómo empleamos nuestro tiempo, qué obstaculiza nuestra productividad y qué nos ayuda a ser superproductivos.

Las estadísticas de gestión del tiempo que he incluido en este artículo podrían ayudarte a definir y empezar a progresar mucho más desde este punto de partida.

Estadísticas de gestión del tiempo: Introducción

El principal objetivo de la gestión del tiempo es controlar el tiempo dedicado a las tareas, optimizarlo y alcanzar tus objetivos más rápidamente. Es difícil ser un buen gestor del tiempo. Quizá sea una de las cosas más difíciles con las que tenemos que lidiar, pero su impacto en la satisfacción de tu vida y en la disminución de las horas de trabajo es considerable. Podría haber empezado este artículo con un factor de sorpresa, como:

¿Sabía que los empleados dedican el 57% de su tiempo a comunicarse? Eso significa actividades administrativas como correos electrónicos, participación en llamadas, comunicaciones con compañeros, etc. Pero creo que ya eres consciente de algunas de las escasas habilidades de gestión del tiempo que tienen muchos empleados, incluso tú.

Así que empezaré por mostrarle adónde conducen unas buenas habilidades de gestión del tiempo, es decir, los beneficios de una buena relación con el tiempo.

Estadísticas de gestión del tiempo: El lado bueno

Una buena gestión del tiempo puede marcar un mundo de diferencia en tu vida, tanto personal como profesional. Todos nos quejamos con demasiada frecuencia de estar ocupados y no tener tiempo suficiente para hacer lo que nos llena.

Así pues, entendamos el lado bueno de la gestión del tiempo y los beneficios que aporta.

• Las empresas que animan a sus empleados a realizar un seguimiento más eficaz de su tiempo pueden ver incrementados sus ingresos hasta en un 61%. (Accelo)

• Los empleados pueden ahorrar hasta 40 horas al mes gestionando las interrupciones. (Jobera)

• El 83% de las personas cree que la gestión del tiempo mejorará su capacidad para tomar decisiones. (TimeWatch)

• Invertir entre 10 y 12 minutos en planificar tu día puede ahorrarte hasta dos horas de tu tiempo. "Cómete la rana", de Brian Tracy.

• El 86% de las personas creen que prestarían más atención a las tareas si tuvieran mejores habilidades de gestión del tiempo. (Zoomshift)

• Las empresas pierden unos 65.000 millones de dólares por la falta de sueño de sus empleados, que puede paliarse con una mejor gestión del tiempo (MarketSplash)

• El 76% de los participantes en una encuesta realizada en el primer trimestre de 2022 afirmaron que dedicarían entre 15 y 30 minutos diarios para ahorrar 90 minutos y mejorar su reputación laboral (VPN Alert).

Estadísticas de gestión del tiempo: Estado actual

Sin embargo, ¿cuál es la situación actual en el trabajo? ¿Pierden el tiempo los empleados? ¿Confían en un sistema adecuado de gestión del tiempo? ¿Consiguen finalizar las tareas importantes al final de la jornada laboral?

La realidad actual, por desgracia, es que la mayoría de las personas que trabajan no tienen un sistema eficaz de gestión del tiempo, y son más susceptibles a las distracciones y la procrastinación. Al mismo tiempo, limitarse a afrontar los acontecimientos y las cosas a medida que suceden no es una técnica de gestión del tiempo eficaz, lo que lleva a los trabajadores a sentirse fuera de control en lo que respecta a las jornadas laborales.

Veamos algunas estadísticas de gestión del tiempo sobre este tema:

• El 20% de los adultos son procrastinadores crónicos, algo a tener en cuenta cuando se intenta mejorar la productividad. (Asociación Americana de Psicología);

• Contar con un sistema de gestión del tiempo adecuado es clave y podría contrarrestar el colosal 20% antes mencionado, pero según datos de la herramienta de búsqueda de empleo Zippia, el 82% de las personas no cuenta con uno.

• El trabajador medio dedica alrededor del 51% de cada jornada laboral a tareas con un impacto de escaso o nulo valor, sin saber que dedicar sólo 10 minutos al día a planificar la jornada puede ahorrarle dos horas.

Una buena gestión del tiempo comienza con una buena solución de seguimiento del tiempo

"Somos un 20% más rentables porque todo el mundo tiene el hábito de controlar el tiempo". - Richard Wingfield, Geek jefe de Envision Design

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• Sólo el 20% de los trabajadores gestiona el estrés diario sintiéndose bien al respecto, y siente que tiene su carga de trabajo bajo control a diario.

• En Estados Unidos, las distracciones en el trabajo cuestan a las empresas unos 588.000 millones de dólares anuales, según la investigación presentada por Zippia.

Estadísticas de gestión del tiempo: Reuniones que podrían haber sido un correo electrónico

Las reuniones, aunque a veces son fundamentales para la colaboración y la comunicación, afectan significativamente a la gestión del tiempo si no se gestionan adecuadamente. Las reuniones frecuentes o mal organizadas consumen valiosas horas de trabajo y perturban el flujo de trabajo y la productividad de los empleados.

Puede que le sorprendan los efectos negativos que tienen unas reuniones mal organizadas sobre la rentabilidad y la eficacia de los empleados. Crear sistemas de gestión del tiempo para las reuniones puede tener consecuencias sustanciales en tu empresa.

• Una investigación sobre gestión del tiempo realizada en un estudio del MIT afirmaba que una persona media dedica aproximadamente el 16% de su vida laboral a reuniones inútiles. Esto representa aproximadamente 22 años de una carrera de 45 años. Es mucho tiempo invertido en "reuniones que podrían haber sido un correo electrónico", como se refiere a ellas la cultura pop, sin ningún valor añadido al trabajo que tienen que realizar.

• Los profesionales dedican aproximadamente 5 horas y 6 minutos a la semana a reuniones y casi 4 horas a prepararlas, lo que supone un total de casi 10 horas semanales dedicadas exclusivamente a reuniones (Flowtrace)

• El 10,6% de las personas equiparan las reuniones con distracciones a su "trabajo real", lo que provoca una gran pérdida de tiempo en su jornada laboral media. (Udemy)

• Las reuniones ineficacescausan unas pérdidas estimadas en 37.000 millones de dólares anuales en EE.UU. (Discoveryaba)

Estadísticas de gestión del tiempo: Los correos electrónicos tampoco son inofensivos

• Sin embargo, los correos electrónicos no son precisamente inocentes en la mala gestión del tiempo. Según un análisis del McKinsey Global Institute, por término medio, el 28% del tiempo de trabajo se dedica a leer o responder correos electrónicos.

• El trabajador medio consulta el correo electrónico una media de 11 veces por hora.

• El 84% de los empleados mantiene su correo electrónico en segundo plano mientras trabaja.

• El 90% del trabajador medio consulta herramientas de mensajería de trabajo como Slack o Teams hasta 5 horas diarias. (Zapier)

• El 31% de las personas abren sus correos electrónicos cuando aparece la notificación. (TimeWatch)

• La gente consulta su correo electrónico cada hora y 40 minutos de media. Sin embargo, esto depende de la importancia que tengan los correos electrónicos en su trabajo. (Academia de Desarrollo)

• Forbes afirma que un oficinista dedica 2,5 horas diarias a cosas relacionadas con el correo electrónico, y alrededor de 1,8 horas a comunicaciones irrelevantes. Esta distracción constante impide que el trabajador se dedique a pensar con sentido. 

• Todas las empresas que facturan tiempo dejan de facturar 700 horas al año debido a que los empleados registran erróneamente (o no registran en absoluto) el tiempo dedicado al correo electrónico o a reuniones. (Affinity Live)

La gestión del tiempo bien hecha: Métodos y técnicas

Aunque la gestión del tiempo contribuye enormemente a reducir el estrés y el agotamiento, el 70% de los trabajadores que no disponen de ningún método de gestión del tiempo no sienten que controlen su carga de trabajo (Jobera). Sin un sistema adecuado para gestionar el tiempo, tal y como demuestran las estadísticas anteriores, desde el empleado medio hasta los estudiantes universitarios procrastinan y llenan su tiempo con despilfarros o distracciones.

Veamos algunas estadísticas sobre la gestión del tiempo:

• Al encuestar a 500 trabajadores de distintos sectores, Acuity Training, una empresa británica de educación y formación en tecnologías de la información, reveló que del 18% de las personas que utilizan métodos de gestión del tiempo, la media prueba 13 métodos de gestión del tiempo distintos.

Acuity Training llegó a las siguientes conclusiones:

• El sitio Matriz Eisenhower es la estrategia con más éxito: el 50% de las personas que participaron en la encuesta y que utilizan la Matriz de Eisenhower sienten que su trabajo está bajo control todos los días. Este método te ayuda a priorizar las tareas en función de los niveles de urgencia e importancia. Algo puede ser urgente e importante, no urgente pero importante, no importante pero urgente, o no urgente y no necesario. 

• La Técnica Pomodoro es la segunda estrategia de gestión del tiempo con más éxito: el 60% de las personas que utilizan la técnica del temporizador Pomodoro sienten que su trabajo está bajo control de cuatro a cinco días a la semana. La técnica Pomodoro se utiliza habitualmente para evitar distracciones.

Cada persona es diferente, y el método de gestión del tiempo que funciona para alguien puede no funcionar para otra persona. Lleva algún tiempo encontrar el método perfecto, y es bueno que la mayoría de la gente pruebe varios métodos antes de encontrar el adecuado.

Aumente su productividad con uno de los mejores métodos de gestión del tiempo.

Estadísticas de gestión del tiempo: Perdedores de tiempo

Las pérdidas de tiempo son formas en las que procrastinamos y realizamos tareas sin valor. Volviendo al estudio de Zippia, el empleado medio de una empresa dedica el 51 % de su jornada laboral a tareas de escaso o nulo valor.

¿Qué son las tareas sin valor? Algunos ejemplos son los desplazamientos al trabajo, las reuniones innecesarias, los correos electrónicos innecesarios y el tiempo excesivo dedicado a las redes sociales. Veamos algunas estadísticas relacionadas con el tiempo perdido.

• Según la Oficina del Censo de Estados Unidos, en 2018, el trayecto medio al trabajo (solo ida) le llevó a un trabajador 27 minutos.

• El escenario anterior ha cambiado con los efectos de la pandemia y el auge del trabajo a distancia, pero cabe señalar que justo antes de 2020, el trabajador estadounidense medio pasaba nueve días laborables al año desplazándose.

• El empleado medio dedica diariamente el 12% de su jornada laboral a utilizar los medios sociales de forma productiva. (Zippia)

• También pasan una media de 2 horas y 11 minutos procrastinando diariamente. (Zippia)

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Jenny Blackett, trabaja a distancia como ingeniera de software

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Tras los cierres impuestos por COVID-19, muchas empresas decidieron mantener los puestos remotos o híbridos en la medida de lo posible, ya que los desplazamientos a un trabajo de oficina son una pérdida de tiempo. Los desplazamientos más largos pueden ser perjudiciales para los trabajadores, sus familias, sus empleadores y la economía en su conjunto.

También se pierde tiempo en las redes sociales. La investigación de Zippia nos dice que el empleado medio pasa el 12% de sus horas de trabajo diarias utilizando las redes sociales de forma productiva. En una semana, esto significa que se pierden más de 10 horas (de las 40 horas semanales de trabajo). Esto supone una cuarta parte del tiempo total que un empleado está "de guardia".

Según una encuesta de NetQuote, los trabajadores pierden la mayor parte de su tiempo en estas redes sociales:

• YouTube ( media de 16,98 días al año)

• Facebook (media de 14,70 días al año)

• Instagram (media de 8,72 días al año)

• Twitter (media de 5,91 días al año)

Sin embargo, aunque es fácil echarle la culpa, Internet y las redes sociales no son los únicos culpables de la pérdida de tiempo en el trabajo.

• Los empleados no son conscientes de este factor, pero se pierden unos 45 minutos al día por culpa de espacios de trabajo desorganizados. Esto se traduce en más de 4 horas a la semana. Se trata del tiempo dedicado a buscar papeles y archivos perdidos. Un espacio desordenado distrae mucho y contribuye al estrés laboral, lo que contribuye a una mala gestión del tiempo.

• Si a esto añadimos lo que ya hemos expuesto, las distracciones en el lugar de trabajo cuestan a cada empleado una media de 3 horas al día. Esto significa que cada mes se pierden 60 horas de este modo.

CONSEJO: Lee nuestro blog para descubrir todos los beneficios de la gestión del tiempo.

Algunos ejemplos de distracciones en el lugar de trabajo son pasar demasiado tiempo charlando con los compañeros, tomando café, asistiendo a celebraciones en el lugar de trabajo o prolongando las horas de comida. No es que estos acontecimientos no sean beneficiosos en ocasiones, pero pueden pasar una factura a la jornada laboral de la que es difícil recuperarse. 

Estadísticas de gestión del tiempo: Aplicaciones de control del tiempo

Las distracciones y las tareas de escaso o nulo valor son muy perjudiciales para la productividad y elevan los costes empresariales. ¿Qué pueden enseñarnos estas estadísticas?

La jornada laboral media es de 8 horas, de las cuales más de la mitad se pierden cada día. Sólo 4 horas de cada día son productivas.

¿Cómo dar la vuelta a esta situación sin que los trabajadores se sientan controlados? Se trata de encontrar un equilibrio entre la necesidad de aumentar la productividad y el deseo de reducir las jornadas laborales marcadas por el estrés.

Como ya se ha dicho, la persona media prueba 13 métodos distintos de gestión del tiempo, pero merece la pena investigar. No todas las técnicas de gestión del tiempo son iguales, y algunos sectores pueden incluso desarrollar las suyas propias.

• Casi el 90% de los trabajadores admite perder el tiempo mientras trabaja. Desde apenas 30 minutos hasta más de 3 horas diarias en conversaciones, descansos u online(elearningindustry.com).

• Los datos de seguimiento del tiempo muestran que la economía estadounidense pierde 50 millones de horas de productividad al día debido a tareas laborales no registradas. Solo los correos electrónicos no registrados pueden costar hasta 50.000 dólares anuales.

• El 38% de los empleados de EE.UU. afirman que utilizan hojas de horas en papel y tarjetas perforadas, lo que conlleva una pérdida de tiempo y una merma de la productividad.

• Según Deloitte, el 50% de los profesionales que no utilizan sistemas automatizados de control del tiempo afirman que la introducción manual de datos es una de las actividades que más tiempo les consume cada día.

• 93% de los empleados estadounidenses afirman que sus nóminas llegan a tiempo gracias a las herramientas de gestión del tiempo.

• El 73% de las empresas expresan un alto grado de satisfacción con el impacto que ha tenido la automatización de sus procesos y herramientas.

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La productividad y el software automatizado de seguimiento del tiempo tienen un gran impacto en el ajuste de las estadísticas de gestión del tiempo anteriores debido a lo siguiente:

• Es una buena forma de superar la procrastinación;

• Realizar un seguimiento del tiempo dedicado a las tareas productivas, así como a las improductivas, para recopilar datos y evitar que esta tendencia se convierta en un hábito;

• Generar estadísticas sobre dónde registran los departamentos sus horas de trabajo;

• Medir la productividad y comparar los resultados de su equipo a lo largo del tiempo;

• Establecer límites horarios para reducir el agotamiento y los costes de las horas extraordinarias;

• Evitar dedicar demasiado tiempo a tareas de escaso o nulo valor;

• Establecer presupuestos para tareas o proyectos y recibir alertas cuando el equipo esté a punto de salirse del presupuesto;

• Generar informes detallados que muestren cómo pasan el tiempo los trabajadores en el trabajo.

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Conclusión

Las estadísticas presentadas a lo largo del artículo abren los ojos en cuanto al impacto de la gestión del tiempo en la productividad.

La reacción instintiva de muchos directivos es promover más disciplina para captar el tiempo perdido. Sí, todo el mundo puede admitir que podría hacerlo mejor, pero el problema fundamental no es la motivación del trabajador.

Utilizar métodos anticuados de gestión del tiempo o ni siquiera disponer de uno no ayuda a los trabajadores.

El tiempo es el recurso más preciado de todos, y fomentando hábitos de gestión del tiempo, una persona puede acabar ahorrando dos horas diarias. También contribuye a evitar resultados adversos como incumplir plazos y estresarse en el trabajo. 

Cuando el tiempo está estructurado, las personas son más deliberadas a la hora de gastar este recurso finito.

Consiguen hacer las cosas y se sienten satisfechos y bien con sus niveles de productividad. Este es el beneficio final de una buena y eficaz gestión del tiempo.

Lea también: Cómo enseñar a gestionar el tiempo

Preguntas frecuentes sobre la gestión del tiempo