Matriz de los 4 cuadrantes de la gestión del tiempo [Guía]

Cuando tu lista de tareas pendientes parece interminable y desestructurada, ni siquiera sabes por dónde empezar, a menos que tengas una estrategia que determine cómo priorizar las tareas.

Por lo tanto, todo lo que necesita es una forma de desordenar su lista de tareas innecesarias, pero centrarse en las que necesitan su atención y enfoque inmediatos.

Eso es exactamente lo que la Matriz de Gestión del Tiempo (también llamada Matriz de Eisenhower) ayuda a conseguir: priorización eficaz, productividad y un flujo de trabajo cohesionado. Vamos a ello.

¿Qué es la Matriz de Gestión del Tiempo?

La Matriz de Gestión del Tiempo es una de las mejores técnicas de priorización, que le ayuda a organizar las tareas por urgencia e importancia. Aunque la popularizó y dio forma Stephen Covey en su libro sobre productividad "Los 7 hábitos de la gente altamente eficaz", fue introducida por primera vez por el presidente de Estados Unidos, Dwight Eisenhower, en 1954.

El 34º Presidente de los EE.UU., que también fue general de cinco estrellas durante la Segunda Guerra Mundial, citó las palabras de un rector de universidad no identificado: "Tengo dos tipos de problemas, los urgentes y los importantes. Los urgentes no son importantes, y los importantes nunca son urgentes". 

El Presidente utilizó la matriz de Eisenhower para priorizar y tratar los numerosos asuntos de alto riesgo a los que se enfrentó como general del ejército estadounidense y luego como Comandante Supremo Aliado de las Fuerzas de la OTAN. Hoy en día, esta herramienta de autogestión es ampliamente utilizada por empresas y particulares para priorizar tareas e identificar las pérdidas de tiempo.

Veamos ahora los cuatro cuadrantes de la gestión del tiempo, qué significan y cómo funcionan.

Los 4 cuadrantes de la Matriz de Gestión del Tiempo de Covey

Como puede ver arriba, la matriz de Eisenhower asigna las tareas urgentes e importantes a un cuadrante. Una vez clasificada la lista de tareas en las cuatro categorías, se puede asignar el tiempo para lograr los resultados deseados.

Los cuadrantes son los siguientes:

• Cuadrante 1 (Hacer) = Tareas urgentes e importantes

• Cuadrante 2 (Horario) = Tareas no urgentes, pero importantes

• Cuadrante 3 (Delegar) = Tareas importantes pero no urgentes

• Cuadrante 4 (Suprimir) = Tareas no urgentes y no importantes

El objetivo de utilizar esta matriz es mejorar tu vida personal y profesional y promover el crecimiento y los logros.

¿Cuál es la diferencia entre tareas urgentes e importantes?

Las tareas urgentes e importantes parecen bastante similares, pero según el principio de Eisenhower, no lo son. Pero empecemos por entender primero los fundamentos de la matriz de Eisenhower.

Las tareas urgentes requieren una acción inmediata, y el plazo para realizarlas es ahora o lo antes posible. Si no se completan antes de la fecha límite, pueden tener repercusiones importantes y causar altos niveles de estrés debido a su carácter urgente.

Ejemplos de tareas urgentes pueden ser:

• Gestión de un problema de relaciones públicas que afecte a la reputación de su marca.

• Hacer cambios en la campaña de marketing de un cliente cuando está dando resultados negativos inesperados.

Las tareas importantes contribuyen a los objetivos a largo plazo ("grandes rocas") y representan los cimientos de otros proyectos. En su ausencia, no serías capaz de gestionar tus otras tareas de finalización ni de tener un progreso sostenido. Aunque no sean urgentes, las tareas importantes tienen un impacto duradero tanto profesionalmente como en tu bienestar.

Ejemplos de tareas importantes pueden ser:

• Realizar un análisis de las campañas anteriores para identificar lo que funcionó bien y lo que puede mejorarse en la próxima campaña.

• Realizar estudios de mercado para comprender el público objetivo, los competidores o las tendencias del mercado.

Nota: las tareas anteriores se mencionan desde la perspectiva de un profesional del marketing, pero estoy convencido de que pueden aplicarse a tu caso o función particular.

1 - Realizar tareas urgentes e importantes

El primer cuadrante comprende tanto las tareas urgentes como las importantes y requiere una acción inmediata. No hay más remedio que hacer estas cosas urgentes. Si estas tareas importantes y urgentes no se finalizan lo antes posible, tienen claras consecuencias y afectan a los objetivos a largo plazo.

Mediante ingeniería inversa, puede tomar estos dos rasgos (consecuencias y objetivos) para decidir qué tareas deben ir en el primer cuadrante.

Una forma de imaginar una tarea que entre en esta categoría son los imprevistos que te obligan a dejar de lado tus responsabilidades y centrarte en resolver asuntos urgentes. Aunque sea súper estresante, muchas personas pueden pasarse toda la vida en este Cuadrante, dejando que los problemas de la vida tomen el control. Pasar demasiado tiempo en este Cuadrante no te permitirá crecer mucho.

2 - Programar tareas importantes, no urgentes

El segundo cuadrante no es tan urgente como el primero, pero las tareas son igual de importantes. Esencialmente, son importantes pero no urgentes. Por lo tanto, como no te enfrentas a problemas acuciantes, tienes libertad para tomarte un respiro antes de programar el tiempo para realizar estas tareas.

Recuerde que el hilo rojo de este cuadrante es programar el tiempo. Te permite realizar una tarea importante de forma más eficaz y productiva en el momento elegido. Así controlarás mejor la gestión de tus tareas y tu lista de pendientes.

• Lectura recomendada: ¿Qué es un horario DuPont?

3 - Delegue las tareas urgentes, no las importantes

En este tercer Cuadrante, encontrarás las tareas menos críticas. Son todas aquellas tareas urgentes que sólo vienen a quitarte tiempo de trabajo de calidad. Pueden ser reuniones, llamadas telefónicas, correos electrónicos o interrupciones que pueden perturbar tu trabajo. Por lo tanto, como es posible que no tengamos tiempo suficiente para centrarnos en estas tareas y no en un conjunto de habilidades específicas, aquí entra el concepto de delegar tareas.

En última instancia, querrás dedicar el menor tiempo posible a este cuadrante. El tiempo dedicado a estas tareas suele ser contraproducente y no contribuye mucho a tu trabajo, tus objetivos y tu productividad.

Es especialmente beneficioso delegar muchas tareas de esta categoría a su equipo como gestor de proyectos

4 - Borrar tareas no importantes, no urgentes

Este último cuadrante te deja con un puñado de tareas que no son urgentes ni importantes. A medida que pasas más y más tiempo aquí, toda tu energía es absorbida, y puedes terminar en actividades de procrastinación como revisar las redes sociales y ver la televisión.

Es fácil para nuestro cerebro pasar más tiempo aquí, ya que no requiere ninguna capacidad mental y sólo hará que evites tareas más importantes durante el día. Por lo tanto, eliminar estas tareas de tus listas de tareas pendientes es fundamental.

Cree su propia Matriz de gestión del tiempo

Supongamos que tienes una pequeña agencia de marketing. He ideado algunas tareas con las que podrías lidiar a diario. Explora cómo se aplica la matriz de Eisenhower a estas tareas.

Ejemplos de tareas en el cuadrante Hacer primero (tareas importantes, tareas urgentes):

• Un cliente importante te amenaza por correo electrónico con buscar otra agencia si no resuelves sus proyectos de mantenimiento lo antes posible;

• Aprobaciones finales para el lanzamiento de una gran campaña para su cliente más importante;

• Su equipo necesita aprobación para un gasto importante en un contexto de problemas de tesorería.

Ejemplos de tareas en el cuadrante Calendario (tareas importantes pero no urgentes):

• Llamadas periódicas a sus principales clientes para hablar de sus objetivos a largo plazo;

• Llevar a cabo entrevistas para un Director de Operaciones;

• Crear y redactar la estrategia a largo plazo de la agencia;

Ejemplos de tareas en el cuadrante Delegar (tareas urgentes pero no importantes):

• Mantener las notas de la reunión en la llamada de un cliente;

• Actualizaciones en redes sociales o publicación rutinaria de contenidos en el sitio web.

Ejemplos de tareas en el cuadrante Delegar

• Correos electrónicos de bajo impacto enviados internamente;

• Negociaciones con proveedores menos críticos.

Gestione su propia matriz Eisenhower

Vale, la matriz urgente e importante está hecha, pero ¿cómo gestiono esta matriz y cómo empiezo siquiera? He aquí algunas formas de gestionar el proceso:

1. Empieza por escribir todas tus tareas

Empieza a hacer un brain dump de tareas en un cuaderno digital o físico. Esto te ayudará a sacarte las tareas de la cabeza, a eliminar la presión mental de y a identificar objetivamente la urgencia y la importancia.

Lo ideal es empezar primero con las tareas diarias, seguidas de las semanales y mensuales para tener delante las primeras que tendrías que llevar a cabo.

Anote todas las tareas sin ningún otro filtro. Añade los plazos importantes, las reuniones, las llamadas, los correos electrónicos y las quejas de los clientes que tengas que atender. Con suerte, al final de este ejercicio tendrás una idea clara de tu carga de trabajo y ya te sentirás menos abrumado.

2. Etiqueta por colores tus tareas en función de los plazos

Las listas de tareas pendientes parecen montones interminables, pero con sólo añadir color a cada elemento ya les estás dando cierta prioridad. Tus códigos de color podrían ser:

Rojo = Primer plazo que se cumple

Marrón = Segundo plazo en la cola

Azul = Tercer plazo

Amarillo = Último plazo

Como ya has asignado los colores y las prioridades de alguna manera, podrás integrar estas tareas directamente en la matriz de Eisenhower, puesto que ya tienes las urgentes.

3. Manténgalo manejable

Aunque todo parezca importante y urgente, te garantizo que no lo es. Lo mejor es identificar una serie de tareas que vas añadiendo a tu matriz de Eisenhower, ya que es más fácil navegar por ella y mantenerla despejada y procesable.

Un número entre 7-12 tareas podría ser razonable para mantener dentro de tu matrice, y una vez que hayas finalizado algunas de ellas, podrías crear otra.

4. Tener en cuenta la separación de las tareas personales y profesionales

Todos tenemos tendencia a mezclar la vida profesional con la personal, pero no es lo mejor. Sin embargo, tu lista personal de tareas diarias merece una matriz aparte. La matriz de Eisenhower te ayuda a librarte del exceso de televisión o de jugar demasiado, pero no es una separación clara entre trabajo y vida personal, lo que puede tener efectos dominó. En ese sentido, yo pondría esas dos actividades en el cuadrante de eliminar.

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5. Di no al trabajo innecesario

Utiliza la matriz de Eisenhower como una oportunidad para aprender a decir no en el trabajo: cuando te des cuenta de lo innecesario que te resulta, empieza a delegar tareas en otras personas. No te encierres en una rutina frenética para consumir energía en trabajos menos importantes. Prioriza el trabajo que tenga mayor impacto en tus objetivos a largo plazo.

Demuestre con informes objetivos por qué dice que no

Registra el tiempo de forma automática o manual, con un cronómetro físico o con atajos de teclado. Menos de 1 minuto al día.

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Estás listo para la práctica

A estas alturas, deberías estar equipado con un marco esencial para hacer las cosas. Los 4 Cuadrantes de la Matriz del Tiempo le serán de gran ayuda para mejorar su rendimiento, organizar sus tareas y priorizarlas, gestionar múltiples proyectos o dedicar menos tiempo a cosas inútiles y centrarte en lo importante. 

Si quieres ir un paso por delante, combinar los 4 cuadrantes con una herramienta de seguimiento del tiempo para gestionarlo mejor puede reportarte beneficios a largo plazo.

PREGUNTAS FRECUENTES