Zeitmanagement-Statistiken, die du kennen musst

Vielleicht bist du schockiert, wenn du dir einige Zeitmanagement-Statistiken ansiehst, die zeigen, wie du deine Zeit verschwendest, aber du erhältst auch wichtige Informationen, um deine Arbeitstage effizienter zu gestalten.

Wir alle wollen in unserer arbeitsreichen Woche Zeit für sinnvolle persönliche Aktivitäten einplanen und dabei jede Sekunde nutzen und natürlich unser Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben wahren. Das kann gelingen, wenn wir verstehen, wie wir unsere Zeit verbringen, was unsere Produktivität behindert und was uns hilft, super produktiv zu sein.

Die Zeitmanagement-Statistiken, die ich in diesem Artikel aufgeführt habe, können dir dabei helfen, diesen Ausgangspunkt zu definieren und weiter voranzukommen.

Statistiken zum Zeitmanagement: Intro

Das Hauptziel des Zeitmanagements besteht darin, die für Aufgaben aufgewendete Zeit zu erfassen, sie zu optimieren und Ziele schneller zu erreichen. Es ist schwer, ein guter Zeitmanager zu sein. Vielleicht ist es eines der schwierigsten Dinge, mit denen wir uns auseinandersetzen müssen, aber seine Auswirkungen auf die Lebenszufriedenheit und die Verringerung der Arbeitsstunden sind beträchtlich. Ich hätte diesen Artikel mit einem Schockfaktor beginnen können, etwa so:

Wusstest du, dass Arbeitnehmer 57 % ihrer Zeit mit Kommunikation verbringen? Das bedeutet Verwaltungstätigkeiten wie E-Mails, Teilnahme an Anrufen, Kommunikation mit Kollegen usw. Aber ich denke, dass du bereits einige der schlechten Zeitmanagementfähigkeiten vieler Angestellter kennst, vielleicht sogar deine eigenen.

Daher möchte ich dir zunächst zeigen, wohin ein gutes Zeitmanagement führt, nämlich zu den Vorteilen eines guten Verhältnisses zur Zeit.

Statistiken zum Zeitmanagement: Die gute Seite

Ein gutes Zeitmanagement kann einen großen Unterschied in deinem Leben ausmachen, sowohl privat als auch beruflich. Wir alle beklagen uns viel zu oft darüber, dass wir zu beschäftigt sind und nicht genug Zeit haben, um das zu tun, was uns gut tut.

Verstehen wir also die guten Seiten des Zeitmanagements und die Vorteile, die es mit sich bringt.

• Unternehmen, die ihre Mitarbeiter zu einer effektiveren Zeiterfassung ermutigen, können Umsatzsteigerungen von bis zu 61 % verzeichnen. (Accelo)

• Arbeitnehmer können durch das Management von Unterbrechungen bis zu 40 Stunden pro Monat einsparen. (Jobera)

• 83 % der Menschen glauben, dass Zeitmanagement ihre Entscheidungsfähigkeit verbessert. (TimeWatch)

• Wenn du 10-12 Minuten in die Planung deines Tages investierst, kannst du bis zu zwei Stunden deiner Zeit sparen. "Eat the Frog" von Brian Tracy.

• 86 % der Menschen glauben, dass sie Aufgaben besser erledigen könnten, wenn sie über ein besseres Zeitmanagement verfügen würden. (Zoomshift)

• Unternehmen verlieren etwa 65 Milliarden Dollar durch Schlafmangel ihrer Mitarbeiter, der durch ein besseres Zeitmanagement gemildert werden kann. (MarketSplash)

• 76 % der Teilnehmer an einer Umfrage im ersten Quartal 2022 gaben an, dass sie täglich 15-30 Minuten aufwenden würden, um 90 Minuten einzusparen und ihren Ruf am Arbeitsplatz zu verbessern. (VPN Alert)

Statistiken zum Zeitmanagement: Der aktuelle Stand

Doch wie ist der aktuelle Status quo am Arbeitsplatz? Verschwenden die Mitarbeiter Zeit? Verlassen sie sich auf ein gutes Zeitmanagement? Schaffen sie es, wichtige Aufgaben am Ende eines Arbeitstages abzuschließen?

Die heutige Realität sieht leider so aus, dass die meisten Berufstätigen kein effektives Zeitmanagement haben und anfälliger für Ablenkungen und Aufschieberitis sind. Gleichzeitig ist es keine erfolgreiche Zeitmanagementtechnik, Ereignisse und Dinge einfach so zu erledigen, wie sie passieren, was dazu führt, dass die Arbeitnehmer das Gefühl haben, die Arbeitstage nicht mehr unter Kontrolle zu haben.

Schauen wir uns einige Zeitmanagement-Statistiken zu diesem Thema an:

• 20 % der Erwachsenen sind chronische Zauderer - ein Umstand, den man berücksichtigen sollte, wenn man seine Produktivität verbessern will. (American Psychological Association);

• Ein gutes Zeitmanagement ist wichtig und könnte die oben erwähnten kolossalen 20 % ausgleichen, aber nach Angaben des Jobsuch-Tools Zippia haben 82 % der Menschen kein solches System.

• Der durchschnittliche Arbeitnehmer verbringt etwa 51 % seines Arbeitstages mit Aufgaben, die wenig oder gar keinen Wert haben, ohne zu wissen, dass er mit nur 10 Minuten Planung des Tages zwei Stunden sparen kann.

Gutes Zeitmanagement beginnt mit einer guten Zeiterfassungslösung

"Wir sind um 20 % rentabler geworden, weil sich jeder an die Zeiterfassung gewöhnt hat". - Richard Wingfield, leitender Geek bei Envision Design

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• Nur 20 % der Arbeitnehmer bewältigen den täglichen Stress mit einem guten Gefühl und haben das Gefühl, ihre tägliche Arbeitsbelastung unter Kontrolle zu haben.

• In den Vereinigten Staaten kosten Ablenkungen bei der Arbeit die Unternehmen jährlich rund 588 Milliarden Dollar, so die von Zippia vorgelegte Studie.

Statistiken zum Zeitmanagement: Besprechungen, die eine E-Mail hätten sein können

Besprechungen sind zwar manchmal entscheidend für die Zusammenarbeit und die Kommunikation, beeinträchtigen aber das Zeitmanagement erheblich, wenn sie nicht ordnungsgemäß durchgeführt werden. Häufige oder schlecht organisierte Besprechungen verschlingen wertvolle Arbeitszeit und stören den Arbeitsablauf und die Produktivität der Mitarbeiter.

Du wirst erstaunt sein, welche negativen Auswirkungen schlecht organisierte Besprechungen auf die Rentabilität und Effektivität der Mitarbeiter haben. Der Aufbau von Zeitmanagementsystemen für Besprechungen kann erhebliche Auswirkungen auf dein Unternehmen haben.

• In einer MIT-Studie zum Zeitmanagement wurde festgestellt, dass der Durchschnittsmensch etwa 16 % seiner Lebenszeit in nutzlosen Sitzungen verbringt. Das entspricht etwa 22 Jahren einer 45-jährigen Karriere. Das ist eine Menge Zeit, die mit "Meetings, die auch eine E-Mail hätten sein können", wie es in der Popkultur heißt, verbracht wird, ohne dass die Arbeit, die man zu erledigen hat, einen Mehrwert hat.

• Fachkräfte verbringen etwa 5 Stunden und 6 Minuten pro Woche mit Besprechungen und fast 4 Stunden mit deren Vorbereitung, insgesamt also fast 10 Stunden pro Woche allein für Besprechungen (Flowtrace).

• 10,6 % der Menschen setzen Meetings mit Ablenkung von ihrer "eigentlichen Arbeit" gleich, was zu einer großen Zeitverschwendung an ihrem durchschnittlichen Arbeitstag führt (Udemy).

• Ineffiziente Sitzungen verursachen in den USA jährlich einen geschätzten Verlust von 37 Milliarden Dollar (Discoveryaba).

Statistiken zum Zeitmanagement: Auch E-Mails sind nicht harmlos

• E-Mails sind jedoch nicht gerade unschuldig an einem schlechten Zeitmanagement. Nach einer Analyse des McKinsey Global Institute werden im Durchschnitt 28 % der Arbeitszeit mit dem Lesen oder Beantworten von E-Mails verbracht.

• Der durchschnittliche Arbeitnehmer checkt seine E-Mails im Schnitt 11 Mal pro Stunde.

• 84 % der Arbeitnehmer lassen ihre E-Mails während der Arbeit im Hintergrund laufen.

• 90 % der durchschnittlichen Arbeitnehmer überprüfen täglich bis zu 5 Stunden lang Arbeitsnachrichten-Tools wie Slack oder Teams. (Zapier)

• 31 % der Menschen öffnen ihre E-Mails, wenn die E-Mail-Benachrichtigung erscheint. (TimeWatch)

• Die Menschen überprüfen ihre E-Mails im Durchschnitt alle 40 Minuten. Dies hängt jedoch davon ab, wie wichtig E-Mails für ihre Arbeit sind. (Entwicklungsakademie)

• Forbes gibt an, dass ein Büroangestellter täglich 2,5 Stunden mit E-Mail-bezogenen Dingen verbringt , davon etwa 1,8 Stunden mit irrelevanter Kommunikation. Diese ständige Ablenkung hindert den Arbeitnehmer daran, sich mit sinnvollen Überlegungen zu befassen. 

• In jedem Unternehmen, das Zeit abrechnet, werden jährlich 700 Stunden nicht abgerechnet, weil die Mitarbeiter die Zeit, die sie mit E-Mails oder in Besprechungen verbringen, falsch (oder gar nicht) erfassen. (Affinity Live)

Zeitmanagement richtig gemacht: Methoden und Techniken

Zeitmanagement trägt zwar erheblich zur Verringerung von Stress und Burnout bei, aber 70% der Arbeitnehmer, die kein Zeitmanagement betreiben, haben das Gefühl, ihre Arbeitsbelastung nicht im Griff zu haben (Jobera). Wie die obigen Statistiken beweisen, schiebt jeder der kein angemessenes Zeitmanagementsystem verwendet, seine Zeit auf und füllt sie mit Zeitfressern oder Ablenkungen - dies trifft sowohl auf durchschnittliche Angestellte als auch auf Studenten zu.

Werfen wir einen Blick auf einige Statistiken zum Thema Zeitmanagement:

• Bei einer Befragung von 500 Arbeitnehmern aus verschiedenen Branchen hat Acuity Training, ein im Vereinigten Königreich ansässiges IT-Aus- und Weiterbildungsunternehmen, herausgefunden, dass von den 18 % der Personen , die Zeitmanagementmethoden anwenden, die durchschnittliche Person 13 verschiedene Zeitmanagementmethoden ausprobiert.

Acuity Training kam zu den folgenden Schlussfolgerungen:

• Die Eisenhower-Matrix ist die erfolgreichste Strategie: 50 % der Teilnehmer an der Umfrage, die die Eisenhower-Matrix verwenden, haben das Gefühl, ihre Arbeit jeden Tag im Griff zu haben. Diese Methode hilft Ihnen, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu priorisieren. Etwas kann dringend und wichtig sein, nicht dringend, aber dennoch wichtig, nicht wichtig, aber dringend, oder nicht dringend und nicht notwendig. 

• Die Pomodoro-Technik ist die zweit erfolgreichste Zeitmanagement-Strategie: 60 % der Personen, die die Pomodoro-Technik anwenden, haben das Gefühl, ihre Arbeit an vier bis fünf Tagen pro Woche im Griff zu haben. Die Pomodoro-Technik wird häufig eingesetzt, um Ablenkungen zu vermeiden.

Jeder Mensch ist anders, und die Zeitmanagement-Methode, die für den einen funktioniert, funktioniert vielleicht nicht für den anderen. Es dauert eine Weile, bis man die perfekte Methode gefunden hat, und es ist gut, dass die meisten Menschen mehrere Methoden ausprobieren, bevor sie die richtige finden.

Steigere deine Produktivität mit einer der besten Methoden des Zeitmanagements.

Statistiken zum Zeitmanagement: Zeitverschwender

Zeitfresser sind die Art und Weise, wie wir prokrastinieren und Aufgaben von geringem Wert erledigen. Wie Zippia herausgefunden hat, verbringt der durchschnittliche Angestellte eines Unternehmens 51 % seines Arbeitstages mit Aufgaben von geringem oder gar keinem Wert.

Was sind Aufgaben, die keinen Wert haben? Einige Beispiele dafür sind Pendeln, unnötige Besprechungen, unnötige E-Mails und zu viel Zeit, die in sozialen Medien verbracht wird. Sehen wir uns einige Statistiken über verschwendete Zeit an.

• Nach Angaben des United States Census Bureau benötigte ein Arbeitnehmer im Jahr 2018 für den Weg zur Arbeit (einfache Strecke) durchschnittlich 27 Minuten.

• Das oben beschriebene Szenario hat sich durch die Auswirkungen der Pandemie und die Zunahme der Telearbeit verändert, aber es ist erwähnenswert, dass der durchschnittliche amerikanische Arbeitnehmer kurz vor 2020 neun Arbeitstage im Jahr mit Pendeln verbrachte.

• Der durchschnittliche Arbeitnehmer verbringt täglich 12 % seiner Arbeitszeit damit, soziale Medien produktiv zu nutzen. (Zippia)

• Außerdem verbringen sie durchschnittlich 2 Stunden und 11 Minuten pro Tag mit dem Aufschieben . (Zippia)

"Timeular hat mein Leben grundlegend verändert. Es hat mir geholfen, eine Disziplin zu entwickeln, um auf meine Zeit zu achten und den Wert dieser Zeit wirklich zu verstehen, sodass ich mehr erledigen kann."

Jenny Blackett, arbeitet als Software-Ingenieurin aus der Ferne

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Nach den verhängten COVID-19-Sperren haben viele Unternehmen beschlossen, Remote- oder Hybrid-Arbeitsplätze so konsequent wie möglich beizubehalten, da das Pendeln zu einem Büroarbeitsplatz umsonst ist. Längere Pendelzeiten können für Arbeitnehmer, ihre Familien, ihre Arbeitgeber und die Wirtschaft insgesamt schlecht sein.

Auch in den sozialen Medien wird Zeit vergeudet. Die Untersuchungen von Zippia zeigen, dass ein durchschnittlicher Arbeitnehmer 12 % seiner täglichen Arbeitszeit damit verbringt, soziale Medien produktiv zu nutzen. In einer Woche bedeutet dies, dass über 10 Stunden (der durchschnittlichen 40-Stunden-Woche) verloren gehen. Das ist ein Viertel der Gesamtzeit, die ein Arbeitnehmer "auf der Uhr" hat.

Laut einer Umfrage von NetQuote verschwenden Arbeitnehmer die meiste Zeit auf diesen Social-Media-Websites:

• YouTube (durchschnittlich 16,98 Tage pro Jahr)

• Facebook (durchschnittlich 14,70 Tage pro Jahr)

• Instagram (durchschnittlich 8,72 Tage pro Jahr)

• Twitter (durchschnittlich 5,91 Tage pro Jahr)

Das Internet und die sozialen Medien sind zwar leicht zu beschuldigen, aber sie sind nicht die einzigen Schuldigen für die Zeitverschwendung bei der Arbeit.

• Die Mitarbeiter sind sich dieses Faktors nicht bewusst, aber rund 45 Minuten pro Tag werden durch unorganisierte Arbeitsplätze verschwendet. Das entspricht mehr als 4 Stunden pro Woche. Dabei geht es vor allem um die Zeit, die mit der Suche nach verlorenen Papieren und Akten verbracht wird. Ein unordentlicher Arbeitsplatz ist sehr ablenkend und trägt zu Arbeitsstress und damit zu einem schlechten Zeitmanagement bei.

• Hinzu kommt, dass Ablenkungen am Arbeitsplatz jeden Arbeitnehmer im Durchschnitt 3 Stunden pro Tag kosten, wie wir oben dargelegt haben. Das bedeutet, dass jeden Monat 60 Stunden auf diese Weise vergeudet werden.

TIPP: Lies unseren Blog, um alle Vorteile des Zeitmanagements zu entdecken.

Einige Beispiele für Ablenkungen am Arbeitsplatz sind zu lange Gespräche mit Kollegen, Kaffee trinken, Feiern am Arbeitsplatz oder verlängerte Mittagspausen. Nicht, dass diese Ereignisse nicht gelegentlich nützlich wären, aber sie können den Arbeitstag so belasten, dass es schwer ist, sich davon zu erholen. 

Zeitmanagement-Statistiken: Zeiterfassungs-Apps

Ablenkungen und Aufgaben von geringem oder gar keinem Wert sind sehr produktivitätsschädigend und erhöhen die Unternehmenskosten. Was können wir aus diesen Statistiken lernen?

Der durchschnittliche Arbeitstag dauert 8 Stunden, und davon wird jeden Tag mehr als die Hälfte verschwendet. Nur 4 Stunden eines jeden Tages sind produktiv.

Wie kann man das ändern, ohne dass die Arbeitnehmer das Gefühl haben, kontrolliert zu werden? Es geht darum, ein Gleichgewicht zu finden zwischen der Notwendigkeit, die Produktivität zu steigern, und dem Wunsch, stressbedingte Arbeitstage zu reduzieren.

Wie bereits erwähnt, probiert der Durchschnittsmensch 13 verschiedene Zeitmanagementmethoden aus, aber es lohnt sich, sie zu erforschen. Nicht jede Zeitmanagementtechnik ist gleich, und bestimmte Branchen können sogar ihre eigene entwickeln.

• Fast 90 % der Arbeitnehmer geben zu, während ihrer Arbeitszeit Zeit zu verschwenden. Die Spanne reicht von 30 Minuten bis hin zu 3 Stunden täglich, die sie mit Gesprächen, Pausen oder online verschwenden (elearningindustry.com).

• Zeiterfassungsdaten zeigen, dass die US-Wirtschaft täglich 50 Millionen Stunden an Produktivität verliert aufgrund nicht erfasster Arbeitsaufgaben. Allein nicht erfasste E-Mails können jährlich bis zu 50.000 Dollar kosten.

• 38 % der US-Beschäftigten geben an, dass sie Zeiterfassungsbögen und Stempelkarten auf Papier verwenden, was zu Zeitverschwendung und Produktivitätsverlust führt.

• Deloitte berichtet, dass 50 % der Fachkräfte, die keine automatisierten Zeiterfassungssysteme verwenden, angeben, dass die manuelle Dateneingabe eine der zeitaufwändigsten Tätigkeiten ist, die sie jeden Tag durchführen müssen.

• 93 % der US-Angestellten berichten, dass ihre Gehaltsschecks dank der Zeitmanagement-Tools pünktlich geliefert werden.

• 73 % der Unternehmen zeigen sich sehr zufrieden mit den Auswirkungen, die die Automatisierung ihrer Prozesse und Werkzeuge für sie hatte.

Du und dein Team verbringen 71,5 % des Jahres bei der Arbeit

Sorge dafür, dass deine Zeit gut genutzt wird, indem du sie mit automatischen Zeiterfassungs-Apps erfasst und verwaltest.

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Produktivitäts- und automatisierte Zeiterfassungssoftware haben einen großen Einfluss auf die Verbesserung der oben genannten Zeitmanagementstatistiken, und zwar aus folgenden Gründen:

• Das ist ein guter Weg, um die Prokrastination zu überwinden;

• Die Erfassung der Zeit, die für produktive und unproduktive Aufgaben aufgewendet wird, um Daten zu sammeln und diesen Trend zu vermeiden, wird zur Gewohnheit;

• Erstellung von Statistiken darüber, wo die Abteilungen ihre Arbeitszeiten erfassen;

• Messe die Produktivität und vergleiche die Ergebnisse deines Teams im Laufe der Zeit;

• Festlegung von Stundenlimits, um Burnout und Überstundenkosten zu reduzieren;

• Vermeidung eines zu hohen Zeitaufwands für Aufgaben mit geringem oder gar keinem Nutzen;

• Festlegen von Budgets für Aufgaben oder Projekte und Warnung, wenn das Team das Budget zu überschreiten droht;

• Erstellung detaillierter Berichte, aus denen hervorgeht, wie die Arbeitnehmer ihre Zeit bei der Arbeit verbringen.

Finde heraus, wie Timeular deinem Unternehmen oder Team hilft, die Produktivität und Rentabilität zu steigern.

Schlussfolgerung

Die Statistiken, die in diesem Artikel vorgestellt werden, sind ein Augenöffner, was die Auswirkungen des Zeitmanagements auf die Produktivität betrifft.

Die reflexartige Reaktion vieler Manager besteht darin, mehr Disziplin einzufordern, um die verlorene Zeit aufzuholen. Ja, jeder kann zugeben, dass er es besser machen könnte, aber das grundlegende Problem ist nicht die Motivation der Arbeitnehmer.

Die Anwendung veralteter Methoden des Zeitmanagements oder das Fehlen eines solchen hilft den Arbeitnehmern nicht.

Zeit ist die wertvollste Ressource überhaupt, und durch die Förderung von Zeitmanagement-Gewohnheiten können täglich zwei Stunden eingespart werden. Dies trägt auch dazu bei, negative Folgen wie das Versäumen von Terminen und Stress bei der Arbeit zu vermeiden. 

Wenn die Zeit strukturiert ist, gehen die Menschen bewusster mit dieser endlichen Ressource um.

Sie schaffen es, Dinge zu erledigen, und fühlen sich zufrieden und gut mit ihrer Produktivität. Dies ist der ultimative Vorteil eines guten und effektiven Zeitmanagements.

Lies auch: Wie man Zeitmanagement lehrt

FAQs zum Zeitmanagement