Unproduktive Besprechungen: Wie viel sie kosten
Das ist fast unvermeidlich. Irgendwann in unserem Berufsleben waren wir in sinnlosen, eintönigen und unproduktiven Sitzungen.
Wir haben es alle schon erlebt. Leider kommt diese Art von Treffen immer noch häufiger vor, als uns lieb ist, nur um unseren Tag zu monopolisieren und uns zu demotivieren.
Wir alle wissen, dass Meetings nicht dazu da sind. Sie sollen Menschen zusammenbringen, um Probleme zu diskutieren und neue Ideen und Lösungen zu finden.
Meetings dienen auch dazu, tiefere Verbindungen zu schaffen. Sie können helfen, tiefere Verbindungen zu schaffen und die Beziehungen zu Kollegen zu verbessern.
Suchen Sie nach der einfachsten Möglichkeit, die für Besprechungen aufgewendete Zeit zu erfassen?
Im Allgemeinen liegt das größte Problem bei Sitzungen nicht in ihrer Länge oder in den Personen, die daran teilnehmen.
Das grundlegende Problem ist der mangelnde Respekt der Menschen vor der Zeit der anderen. Und das ist etwas, das wir leider nie wieder zurückbekommen werden. Zeit. Und ohne Zeit können wir uns nicht auf unsere Ziele konzentrieren.
Die Wertschätzung der Zeit der Mitarbeiter ist eines der wichtigsten Dinge, die ein Manager tun kann. Wenn er ihnen Zeit für ihre Aufgaben lässt, fühlen sie sich respektiert und geschätzt.
Dies wird sich stärker auf das Unternehmen auswirken und die Mitarbeiter in die Lage versetzen, intensiver an ihren Zielen zu arbeiten.
Unproduktive Sitzungen kosten: die Zahlen, die Sie kennen müssen
Besprechungen sind einer der größten Zeitfresser bei der Arbeit. Und sinnlose Besprechungen fordern einen hohen finanziellen Tribut von Ihrem Unternehmen. Hier ist ein Beispiel, damit Sie die Rechnung verstehen können.
Nach Angaben von Insider finden in Amerika jeden Tag etwa 11 Millionen Besprechungen statt, von denen ein Drittel unproduktiv ist.
Und wissen Sie was? Das hat seinen Preis: Jedes Jahr gehen schätzungsweise 37 Milliarden Dollar durch unproduktive Sitzungen verloren. Wie verrückt ist das denn?
Wenn Sie nicht erkennen können, dass Zeit Geld ist, lassen Sie uns einfach darüber nachdenken. Wenn Sie eine unproduktive Besprechung mit 7 Mitarbeitern haben und die Besprechung 1 Stunde dauert, verschwenden Sie nicht 1 Stunde. Sie vergeuden 7 Stunden Arbeit!
Aber warum nehmen wir dann noch teil, wenn die meisten von ihnen eine reine Zeit- und Geldverschwendung sind?
Lassen Sie uns herausfinden, was Sitzungen unproduktiv macht.
Was macht Sitzungen unproduktiv?
Es gibt viele Gründe, die dazu führen, dass Meetings unproduktiv und im Allgemeinen eine große Zeitverschwendung sind. Hier ist unsere Liste mit den Top 5:
1. Multitasking
Checken die Teilnehmer während Ihrer Besprechung ihre E-Mails oder erledigen andere, nicht mit der Besprechung zusammenhängende Aufgaben? Die Antwort lautet meistens: Ja.
Wenn Sie das Gefühl haben, dass diese Besprechung ein enormer Zeitfresser für Sie ist, werden Sie sich mit anderen Dingen beschäftigen, anstatt dem Geschehen in dieser Besprechung Ihre Aufmerksamkeit zu schenken.
Und lassen Sie sich etwas sagen: Multitasking könnte der Grund sein, warum Sie sich unproduktiv fühlen.
2. Zu viele Menschen
Wie oft haben Sie schon an einer Besprechung teilgenommen, die nicht für Sie bestimmt war und nichts mit Ihrer Arbeit zu tun hatte? Viele Teammitglieder melden sich in Besprechungen nicht einmal zu Wort, weil sie dort einfach nicht hingehören.
Die meisten Menschen wollen Dinge besprechen, die ihre Arbeit direkt betreffen. Wenn Sie also derjenige sind, der das Treffen einberuft, nehmen Sie sich die Zeit zu überlegen, ob das Thema die Leute betrifft, die Sie einladen.
3. Abgelegene Menschen fühlen sich ausgegrenzt
Bei hybrider Arbeit ist dies schnell zu einem Problem geworden. Wenn Sie in einer Sitzung sitzen, in der die Hälfte der Teilnehmer remote arbeitet, vergessen Sie bitte nicht, dass sie dabei sind. Einsamkeit ist eine der größten Herausforderungen für Telearbeiter.
Für Teammitglieder, die aus der Ferne teilnehmen, kann es sogar noch schwieriger sein, konzentriert und engagiert zu bleiben. Versuchen Sie daher, die Besprechung flüssig zu halten und alle in das Gespräch einzubeziehen.
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4. Mangel an Struktur, Planung und Zeitmanagement
Wir sind uns alle einig, dass es den meisten Sitzungen, an denen wir teilnehmen, an Struktur und Planung mangelt. Es kommt häufiger vor, dass wir zu Sitzungen gehen, von denen wir nichts wissen, als zu denen, die wir kennen.
Damit es schnell und direkt zur Sache geht, sollten Sie eine Tagesordnung für die Sitzung vorbereiten. Stellen Sie sicher, dass allen klar ist, was das Hauptziel der Sitzung ist, was Sie erreichen wollen, und halten Sie sich an den Plan.
Sorgen Sie außerdem dafür, dass jedes Diskussionsthema einen Platz auf der Tagesordnung erhält. Vergeuden Sie nicht zu viel Zeit auf bestimmte Themen und lassen Sie andere unbeachtet.
5. Status-Updates
"Was haben Sie seit unserem letzten Treffen getan? Mit wem haben Sie gesprochen? Was gibt es Neues?" Diese Art von Fragen sind in Sitzungen ein absolutes Tabu.
Wenn die meiste Zeit einer Sitzung damit verbracht wird, Dinge zu besprechen, die bereits geschehen sind, dann ist sie nicht produktiv.
Laut Forbes"verbringen Unternehmen zu viel Zeit damit, Meetings als eine Möglichkeit zu betrachten, historische Informationen auszutauschen. Das bedeutet, dass Unternehmen zu wenig Zeit damit verbringen, sich auf die Zukunft zu konzentrieren und darauf, wie andere dazu beitragen können, Ergebnisse zu erzielen. "
Konzentrieren Sie sich auf neue Lösungen und Ergebnisse und erstellen Sie Aktionspläne. Das ist es, worum es bei Sitzungen gehen sollte.
Wie Sie unproduktive Sitzungen in 7 Schritten korrigieren
Jetzt, da wir wissen, was ein Meeting unproduktiv macht, wie lautet das Rezept, um das zu ändern? Wie können wir dieses Narrativ ändern und Meetings in Aktionsmotoren verwandeln?
Erfahren Sie, wie Sie unproduktive Meetings in 7 einfachen und schnellen Schritten lösen können.
1. Andere Alternativen in Betracht ziehen
Denken Sie daran, wie oft Sie schon gedacht haben: "Das hätte man doch auch per E-Mail erledigen können"? Nicht alle Besprechungen können einfach so ersetzt werden, aber wir sind uns sicher, dass einige von ihnen das können.
Diese Option ermöglicht es den Mitarbeitern, nur die relevanten Details zu überprüfen und bei Bedarf Feedback zu geben.
2. Eine Tagesordnung erstellen
Überlegen Sie sich vor einer Besprechung den Zweck und legen Sie klare Ziele fest. Entscheiden Sie vor Beginn der Besprechung, was Sie erreichen wollen. Überlegen Sie sich die Ziele Ihrer Besprechung im Voraus und schreiben Sie sie auf.
Warten Sie nicht, bis sich die Leute versammeln, und werfen Sie nicht mit Ideen um sich, ohne ein Ziel vor Augen zu haben. Das wird Ihnen helfen, sich zu konzentrieren und auf Kurs zu bleiben.
3. Bereits Lösungen einbringen
Seien Sie proaktiv und bringen Sie bereits selbst Ideen und Lösungen ein!
Wenn Sie und die anderen Teilnehmer sich im Vorfeld auf eine bestimmte Anzahl von Lösungen einigen, wird Ihre Sitzung viel produktiver sein, da die Teilnehmer wissen, was sie erwartet.
Auf diese Weise können Sie sich einen Überblick über alle Ihre Optionen verschaffen und die beste auswählen.
4. Nur die notwendigen Personen einladen
Wenn Sie Ihre Besprechungsliste erstellen, müssen Sie sich fragen, wer anwesend sein muss. Das heißt, wer ist notwendig, um Entscheidungen zu treffen und Teil des Prozesses zu sein. Wer hat wichtige Einblicke?
Am wichtigsten ist, dass Sie keine Personen einladen, die nicht teilnehmen müssen. So können Sie sicherstellen, dass Ihr Treffen keine Zeitverschwendung ist.
5. Ermutigung zu offenen Gesprächen
Ein Beitrag gibt den Menschen ein gutes Gefühl. Sorgen Sie also dafür, dass sich die Menschen an Gesprächen beteiligen und über verschiedene Themen diskutieren. Wenn jeder seinen Beitrag leisten kann, bleiben die Menschen beteiligt.
Um jedoch für Ordnung zu sorgen, sollten Sie in Ihrer Tagesordnung Zeit für eine offene Diskussionsphase vorsehen. Behalten Sie die Zeit im Auge und achten Sie darauf, dass ein Thema nicht mehr Aufmerksamkeit als nötig erhält.
Sie wollen nur sicherstellen, dass sich alle Teammitglieder frei fühlen, sich zu Wort zu melden, wenn sie etwas von Wert zu sagen haben.
6. Legen Sie eine bestimmte Zeit für das Ende fest
Gibt es etwas Schlimmeres, als in einer Besprechung zu sitzen, die offensichtlich kein Ziel hat? Seien Sie also nicht so eine Person!
Legen Sie bei der Erstellung der Tagesordnung und der Planung der Gesprächsthemen fest, wie lange Sie jedes Thema besprechen wollen, und teilen Sie Ihre Zeit entsprechend ein.
Sie können jederzeit eine Zeiterfassungs-App verwenden, wenn Sie zusätzliche Hilfe benötigen! Wenn Sie weitere Tipps für das Ende eines Meetings benötigen, lesen Sie unseren Blog und Sie werden alles finden, was Sie brauchen, um sich abzuheben.
7. Abschluss mit einem Aktionsplan
Nehmen Sie sich in den letzten Minuten etwas Zeit, um die nächsten Schritte zu besprechen. Schreiben Sie auf, wer für die Durchführung der einzelnen Aufgaben verantwortlich ist und legen Sie einen Zeitrahmen fest.
Auf diese Weise wird nichts vergessen, und jeder übernimmt einen Teil der Verantwortung.
Da Sie gerade über unproduktive Besprechungen lesen, könnte es Sie interessieren, wie man eine Besprechung leitet.
FAQs
Wie viel Prozent der Sitzungen sind unproduktiv?
Nach Angaben der Harvard Business Review sind 71 % der Sitzungen unproduktiv.
Sind zu viele Sitzungen unproduktiv?
Ineffektive und unproduktive Besprechungen können sich psychologisch und mental negativ auswirken. In der Harvard Business Review heißt es : "(...) 92 % der Mitarbeiter halten Meetings für kostspielig und unproduktiv. Unzählige Online-Interaktionen führen oft zu "Zoom-Müdigkeit" - ein Zustand, der nach Ansicht von Neuropsychologen einen großen Beitrag zu Technostress. Kurz gesagt, mehr Meetings helfen niemandem, seine Ziele zu erreichen".
Sind Sitzungen eine Zeitverschwendung?
Viele Studien haben bestätigt, dass Sitzungen in der Tat eine Zeitverschwendung sind.
Lebenslauf
Sitzungen müssen keine Falle sein; sie können ein Werkzeug für Veränderungen sein.
Befolgen Sie die genannten bewährten Verfahren und verbessern Sie die Produktivität, die Kommunikation und die Integration der Teamarbeit sowie die Arbeitszufriedenheit und die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben.
Sie müssen die Sitzungen nicht als Mittel nutzen, um den Überblick zu behalten.
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