Wie man Zeitmanagement am Arbeitsplatz lehrt

Zeitmanagement lernt man selten, wenn man mit seinem Team in einem Workshopraum festsitzt.

Man lernt es oft durch Handeln. Daher sollte das Lehren und Lernen von Zeitmanagement praktisch und umsetzbar sein.

Auf der Grundlage dieser Hypothese, die sich in 8 Jahren mit unseren 100.000 Nutzern bestätigt hat, haben wir diesen Artikel verfasst , der als praktischer Leitfaden dienen soll.

Mache die Zeiterfassung zu einer so einfachen Aufgabe, dass dein Team sie sogar genießen wird.

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In dem Artikel finden Sie folgende Informationen:

• Die drei wichtigsten Zeitmanagementfähigkeiten, die Sie und Ihr Team besitzen sollten;
• Wie man sie auf zwei einfache Arten entwickelt;
• Welches sind die effektivsten Techniken für das Zeitmanagement?
• Ein praktisches Beispiel dafür, wie die Verwendung eines Zeiterfassungstools zum Erlernen des Zeitmanagements führt;
• Und andere.

Fertigkeiten für ein erfolgreiches Zeitmanagement

Laut Erich C. Dierdorff, Professor für Management und Unternehmertum, gibt es drei Fähigkeiten, die Erfolg und Misserfolg im Zeitmanagement unterscheiden:

• Bewusstsein: die Fähigkeit, die eigene Zeit realistisch einzuschätzen, indem man sich bewusst macht, dass die Zeit begrenzt ist;
• Organisation: die Fähigkeit, Aufgaben, Ziele und Arbeitspläne so zu gestalten und zu organisieren, dass die Zeit effektiv genutzt wird;
• Anpassung: die Fähigkeit, die eigene Zeitnutzung bei der Erledigung von Aufgaben zu überwachen, einschließlich aller Anpassungen und Unterbrechungen, die unterwegs auftreten.

Dierdorff weist auch darauf hin, dass das Arrangement zu den bekanntesten gehört, während Bewusstsein und Anpassung nicht so weit verbreitet und anerkannt sind.

Vor diesem Hintergrund wollen wir zwei einfache Instrumente erkunden, mit denen sich diese Zeitmanagement-Fähigkeiten praktisch angehen und entwickeln lassen: Zeitmanagement-Strategien und Instrumente zur Zeiterfassung und -verwaltung.

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Effiziente Zeitmanagementtechniken

Wenn Sie wichtige Aufgaben in die produktivste Zeit des Tages legen oder sich darauf konzentrieren, Zeit für die Planung der kommenden Woche aufzuwenden, dann managen Sie Ihre Zeit in gewisser Weise.

Diese Beispiele sind eine kurze Einführung in die Techniken des Zeitmanagements.

Zeitmanagement-Methoden sind vor allem für die Entwicklung der eigenen Ordnungs- und Bewusstseinsfähigkeiten nützlich, aber lassen Sie uns bewährte Methoden genauer untersuchen:

• Eisenhower Matrix: Ein Rahmen, der hilft, Aufgaben nach Dringlichkeit und Wichtigkeit zu ordnen. Sie wurde von Eisenhower selbst entwickelt, um die Prioritäten seiner Aufgaben in der US-Armee zu setzen.
• ABCDE-Methode: Ordnen Sie die Aufgaben anhand von fünf Kategorien von der wichtigsten zur unwichtigsten und erledigen Sie sie in dieser Reihenfolge.
• Zeitblockierung: Weisen Sie bestimmten Aufgaben bestimmte Zeitfenster am Tag zu, halten Sie dieses Zeitfenster ein und konzentrieren Sie sich nur auf diese Aufgabe. Diese Methode ist besonders bei projektbezogener Arbeit von Vorteil und verhindert Überlastung oder Energieverschwendung durch Multitasking.
• Timeboxing: Ähnlich wie beim Time-Blocking wird einer Aufgabe ein fester, unveränderlicher Zeitrahmen zugewiesen, der sicherstellt, dass die Aufgabe innerhalb dieses Zeitraums erledigt wird. Diese Methode ist besonders wirksam, wenn es darum geht, zu verhindern, dass Aufgaben länger als nötig dauern, und hilft, Fristen konsequenter einzuhalten.
• Die Pomodoro-Technik: Verwenden Sie einen kostenlosen Pomodoro-Timer und planen Sie Ihre intensive Arbeitszeit in 25-Minuten-Schüben, gefolgt von einer 5-Minuten-Pause. Wir wissen, dass der Name von dem italienischen Wort für "Tomate" stammt, aber die Auswirkungen auf die Konzentration und die Überwindung der Prokrastination sind durch Studien belegt.

Wussten Sie, dass selbst eine einfache Methode wie "Don't Break the Chain", die Produktivitätsmethode, die Seinfeld zu einer Legende machte, große Auswirkungen auf Ihre Produktivität haben kann?

Einmal angewandt, helfen Ihnen diese Techniken, Ihren Tagesablauf besser zu kontrollieren, Unterbrechungen zu minimieren und Ihre Zeit optimal zu nutzen. Gleichzeitig schulen sie Ihr Bewusstsein und Ihre Ordnungsfähigkeiten, indem sie Ihnen helfen, Ihre Zeit effizienter zu organisieren und Ihre Fähigkeit zu realistischen Schätzungen zu trainieren.

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Praktische Werkzeuge zur Zeiterfassung

Während es beim Zeitmanagement darum geht, zu planen, wie die Zeit am effektivsten genutzt werden kann, geht die Zeiterfassung bei der Planung noch weiter.

Bei der Zeiterfassung geht es um die konsequente Erfassung des tatsächlichen Zeitverbrauchs für verschiedene Tätigkeiten. Durch die Zeiterfassung werden Sie wiederum mit:

Genaue Daten sind erforderlich, um zu verstehen, wie realistisch Ihr Plan erstellt wurde, wie Sie das nächste Budget vorhersagen können oder ob Sie die Frist eines wichtigen Projekts proaktiv ändern müssen, da es gefährdet ist.

Wie eine Kommunikationsagentur die kollektive Zeit erfasst, um das richtige Maß an Kundenbetreuung zu gewährleisten

"Wir alle nutzen Timeular sehr gerne. Es ist wirklich einfach zu bedienen und unkompliziert, vor allem, wenn man noch nie eine Zeiterfassung gemacht hat. Es macht uns wirklich Spaß, und es ist sehr hilfreich." - Eva Lightfoot, Senior Account Executive, Harpswood

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Sie können auch traditionelle Erfassungsmethoden wie Papier oder digitale Rechner (z. B. Timesheet Calculator) oder das bekannte Google Sheets Zeiterfassung und Excel-Zeiterfassungverwenden, die jedoch Reibungsverluste verursachen und zeitaufwändig sind.

Wenn Sie Ihrem Team hingegen Zugang zu einer Zeiterfassungs-App gewähren, können Sie die Zeit effizient und in Echtzeit organisieren und verwalten.

Die folgende Tabelle zeigt, wie die Zeiterfassung zur Entwicklung aller drei genannten Fähigkeiten beiträgt:

• Es hilft bei der Bewusstseinsbildung, indem es die verfolgten Daten anzeigt und zeigt, wie realistisch die Schätzungen im Vergleich zur Umsatzzeit waren.

Hinweis: Dies ist das Dashboard für Produktivitätseinblicke vonTimeular - es hilft dabei, die App-Nutzung zu verstehen, die Zeiten, in denen Sie am produktivsten oder unproduktivsten sind, und welche Aufgaben Ihre Zeit ineffizient aufbrauchen.

• Es bietet eine einfache Schnittstelle mit mehreren Möglichkeiten, Projekte, Tags und Ziele zu erstellen, damit Sie und Ihr Team planen können;
• Erhöht die Anpassungsfähigkeit und gibt Ihnen und Ihrem Team in Echtzeit einen Überblick über die Fortschritte, einschließlich der erforderlichen Anpassungen des Plans.
• Einen umfassenden Überblick darüber, wie ein Zeiterfassungstool hilft, finden Sie im folgenden Abschnitt über Timeular.

Vielleicht interessiert Sie auch ein umfassender Artikel über manuelle Zeiterfassungsbögen und warum es an der Zeit ist, sie abzuschaffen.

Bewährte Verfahren für die Implementierung eines Zeiterfassungssystems

Die Zeiterfassung wird von den Mitarbeitern oft als Kontrolle oder Mikromanagement empfunden. Daher ist es wichtig, dass Sie diese Praxis bewusst in Ihrem Team einführen, um einen nahtlosen Übergang zu ermöglichen.

Für einen reibungslosen Übergang werden folgende bewährte Verfahren empfohlen:

• Wählen Sie ein benutzerfreundliches Tool: Ein intuitives, leicht zugängliches Zeiterfassungstool wird die Lernkurve für Ihr Team minimieren und die Akzeptanz erhöhen. Die Kompatibilität mit Ihren bestehenden Anwendungen und Arbeitsabläufen trägt ebenfalls zur Akzeptanz und Bequemlichkeit des Tools bei.
• Erklären Sie die Vorteile: Zeigen Sie Ihrem Team, dass die Zeiterfassung keine Überwachungsmaßnahme ist, sondern eine Möglichkeit, Überstunden abzubauen, produktiver zu werden und die Arbeit besser zu verwalten. Erläutern Sie auch die Vorteile für Ihr Unternehmen, z. B. bessere Projektplanung, Ressourcenzuweisung und Verbesserung der Arbeitsvoranschläge.
• Bieten Sie Schulungen und Unterstützung an: Ihr Team jongliert bereits mit unzähligen Aufgaben und Tools; machen Sie ihm den Einstieg in ein anderes Tool leicht. Eine anfängliche Schulung für das neue Tool und kontinuierliche Unterstützung, während sich alle damit vertraut machen, sind hilfreich.

TIPP: Bitten Sie idealerweise die Berater, die die Tool-Demo mit Ihnen durchgeführt haben, einen Workshop für das Team zu planen. Timeularbietet z. B. einen kostenlosen ersten Workshop an, um bei der Einrichtung zu helfen und bewährte Verfahren vorzustellen, um die Akzeptanz zu fördern.

"Die Leute beschweren sich jetzt viel weniger über die Zeiterfassung, weil Timeular so einfach zu bedienen ist."

Kaitlin Snow Seamons, leitende Kreativdirektorin bei Harmon Brothers

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Regelmäßige Kontrollen: Die Verbesserung der Zeitmanagementfähigkeiten erfordert Zeit, daher wäre es am besten, die erfassten Daten zu überprüfen, die Aufschluss darüber geben können, was funktioniert und was nicht.

Hinweis: Am besten fügen Sie Ihren Aufgabenlisten hinzu, dass Sie die Schüler (bzw. Ihr Team) daran erinnern, ihre Zeit zu erfassen, damit sie sich die Zeiterfassung angewöhnen können. Nicht jeder hat sofort Spaß an der Zeiterfassung.

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Warum fördert Timeular die Akzeptanz im Team?

Timeular ist ein Tool zur Zeiterfassung, das sich durch Benutzerfreundlichkeit und Automatisierung auszeichnet und dazu beiträgt, das Rauschen zu beseitigen, damit die Benutzer lernen, die Zeit als Ressource zu nutzen. Hier sind einige der beliebtesten Funktionen:

• KI-Funktionen, die es Ihrem Team ermöglichen, die Zeit automatisch zu erfassen, während es Aufgaben im Hintergrund ausführt

• Seine Maßnahmen gegen Überwachung und Datenschutz - damit können Sie Ihr Team überzeugen - In Timeular, werden die getrackten Daten nur auf dem lokalen Computer gespeichert, nicht in der Cloud, und Manager können das Team nicht bei der Arbeit ausspionieren, da sie erst nach 24 Stunden Zugriff auf die getrackten Daten haben

• Mehrere Möglichkeiten der Verfolgung - Ihr Team kann die Verfolgung in der Kalenderansicht, mit Tastaturkürzelnoder mit dem physischen Tracker verfolgen - sie müssen nur wählen, was für sie am besten funktioniert.

• Das physische Zeiterfassungs-Gadget - ermöglicht die Erfassung von bis zu 1.000 Aufgaben durch einfaches Umdrehen auf eine andere Seite, die einer Aufgabe zugeordnet ist

Was macht Timeular zu einem großartigen Instrument für Manager?

Timeular ermöglicht es Managern,:

• Rationalisieren Sie die Zeitberichterstattung automatisch , um App-Nutzungs- und Produktivitätsmuster zu erkennen, die innerhalb des Teams geändert werden müssen; sie können auch umsatzfördernde Aufgaben und Aktivitäten erkennen, die priorisiert werden sollten.

• Mit einem Klick einen Überblick über abrechenbare und nicht abrechenbare Stunden erhalten

• Kapazitätsplanung und -genehmigung auf der Grundlage von Urlaubs- und Überstundenerfassung, einschließlich bezahlter und krankheitsbedingter Abwesenheit, die sich automatisch in der monatlichen Zeiterfassung niederschlägt. Hinweis: Viele Tools dieser Art beinhalten keine Urlaubs- und Überstundenerfassung.

"Seit wir Timeular verwenden und unsere Zeit erfassen, haben wir nie wieder einen Fehler bei der Planung, der Erstellung genauer Angebote oder der Budgetierung für Kunden gemacht. Es ist so einfach zu bedienen. Jeder nutzt es, und das merkt man." – AC Coppens, Gründer von THE CATALYSTS

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• Verschaffen Sie sich einen Echtzeit-Überblick über Ihre Budgets und verhindern Sie mühelos die Überschreitung von Budgets , indem Sie Benachrichtigungen erhalten, sobald bestimmte Grenzen erreicht sind;
• Aufgaben-Visualisierung: Sie können in Echtzeit visualisieren, wie Sie die Zeit des Teams auf die verschiedenen Aufgaben aufteilen. Eine weitere Einsicht kann darin bestehen, Aufgaben je nach Fortschritt des Zeitplans anders zu priorisieren.

All diese Funktionen von Timeular ermöglichen es Ihnen, die erwähnten Zeitmanagementfähigkeiten freizuschalten.

Faktoren, die zu einem guten Zeitmanagement beitragen

Eine wirksame Methode zur Vermittlung von Zeitmanagement-Fähigkeiten besteht darin, eine Kultur zu schaffen, die Zeitmanagement unterstützt und stärkt. Dazu sollten Sie die folgenden Tipps beachten:

Klare Erwartungen formulieren

Lassen Sie Ihre Teammitglieder durch transparente Kommunikation wissen, wie ein gutes Zeitmanagement aussieht und was von ihnen erwartet wird. Stellen Sie sicher, dass diese Erwartungen mit den übergreifenden Unternehmenszielen übereinstimmen.

Darüber hinaus verhindert Klarheit in Bezug auf Fristen, Projektziele und tägliche Aufgaben Verwirrung und Ineffizienzen. Als Führungskraft sollten Sie diese Erwartungen klar formulieren und einen Standard für das Zeitmanagement im Team setzen.

Empfohlene Lektüre:

• Wie viele Arbeitstage hat ein Jahr?
• Wie viele Arbeitsstunden pro Jahr?

Ermutigung zur Verantwortlichkeit

Zunächst einmal sollte die Rechenschaftspflicht in ein positives Licht gerückt werden, um das Verantwortungsgefühl und den Stolz auf die eigene Arbeit zu fördern.

Machen Sie den Einzelnen dafür verantwortlich, wie er seine Zeit für Aufgaben verbringt, und ermutigen Sie ihn, sich die Zeit zu eigen zu machen und sie zu seinem Vorteil zu nutzen.

Wenn Teammitglieder ihre Aufgaben und Termine selbst in die Hand nehmen, steigert dies nicht nur ihre persönliche Produktivität, sondern trägt auch zur Effizienz des gesamten Teams bei.

• Individuelle Verantwortung: Betonen Sie die Bedeutung der Eigenverantwortung bei der Verwaltung der eigenen Zeit. Dies kann durch regelmäßige Kontrollbesuche und Fortschrittsberichte gefördert werden.

• Verantwortlichkeit des Teams: Fördern Sie ein Teamumfeld, in dem sich die Mitglieder gegenseitig zur Verantwortung ziehen. Dies kann durch kollaborative Tools erreicht werden, wie z. B. Zeitmanagement-Toolsdie einen Überblick über die Beiträge der einzelnen Mitglieder ermöglichen.

  Vergewissern Sie sich vor der Auswahl Ihrer Werkzeuge, dass Sie die Schattenseiten der elektronischen Überwachung.

Förderung der Zusammenarbeit im Team

Die Förderung eines kollaborativen Umfelds kann Teammitgliedern helfen, Aufgaben zu priorisieren, die sich auf die Ziele der Gruppe auswirken. Wenn Ihr Team gut zusammenarbeitet, kann es Prozesse rationalisieren und die Arbeitslast aufteilen, was zu einer effizienteren Zeitnutzung führt.

• Teambesprechungen: Regelmäßige Besprechungen können dazu beitragen, Ziele abzustimmen, Aufgaben gleichmäßig zu verteilen und sicherzustellen, dass alle Beteiligten auf derselben Seite stehen.

• Kollaborative Werkzeuge: Implementieren Sie Tools für die Zusammenarbeit, die den Austausch von Informationen und die Verfolgung des Fortschritts unter den Teammitgliedern erleichtern.

Empfohlene Lektüre: Wie man mit faulen Mitarbeitern umgeht

Wie man Herausforderungen bei der Einführung von Zeitmanagement bewältigt

Trotz der Vorteile kann die Einführung von Zeitmanagementverfahren auf Widerstand stoßen. Herausforderungen ergeben sich oft allein aus dem Veränderungsmanagement, das bei der Einführung einer neuen Strategie oder eines neuen Instruments berücksichtigt werden muss.

Gemeinsame Herausforderungen

Der Widerstand gegen das Zeitmanagement hat in der Regel folgende Ursachen:

• Wahrgenommenes Mikromanagement: Die Mitarbeiter können sich dagegen wehren, dass sie sich zu sehr "beobachtet" oder gemanagt fühlen.

• Lernkurve: Aufgrund des zusätzlichen Aufwands, den die Übernahme neuer Gewohnheiten mit sich bringt, kann es zu anfänglichen Widerständen kommen.

• Skepsis: Einige Teammitglieder sehen vielleicht nicht sofort den Wert von Zeitmanagement und Zeiterfassung.

Strategien zur Überwindung von Widerständen

Um diese Herausforderungen zu bewältigen, sollten Sie die folgenden Strategien in Betracht ziehen:

• Kommunizieren Sie offen: Sprechen Sie Bedenken offen und transparent an. Zeigen Sie die Vorteile des Zeitmanagements auf und wie diese Praktiken befähigen und nicht einschränken.

• Verknüpfung mit persönlichen Zielen: Helfen Sie den Menschen, den Zusammenhang zwischen effektivem Zeitmanagement und ihren persönlichen Karrierezielen zu erkennen. Zeigen Sie ihnen die Vorteile des Zeitmanagements auf.

• Setzen Sie Anreize für Fortschritte: Bieten Sie Anreize für Einzelpersonen und Teams, die sich in ihrem Zeitmanagement und ihrer Zeiterfassung verbessern.

• Kontinuierliche Verbesserung: Überprüfen und verfeinern Sie regelmäßig die Zeitmanagement-Prozesse, um sicherzustellen, dass sie mit den sich entwickelnden Bedürfnissen des Teams übereinstimmen.

Lesen: Wie füllt man einen Stundenzettel aus?

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Schlussfolgerung

Das Erlernen eines effektiven Zeitmanagements und einer effektiven Zeiterfassung erfordert die konsequente Anwendung und Umsetzung einer konsequenten Routine, die letztlich aus einer Mischung von Faktoren besteht.

Alles beginnt damit, dass man die Grundsätze der effektiven Zeitnutzung versteht , das richtige Werkzeug auswählt, Schulungen anbietet, eine unterstützende Kultur fördert und Widerstände mit strategischer Führung umgeht.

Wenn Sie diese Herausforderung mit Sorgfalt, Einfühlungsvermögen und einer klaren Vision angehen, können Sie einen Wandel herbeiführen, der nicht nur die Produktivität des Einzelnen, sondern auch die Leistung des gesamten Unternehmens steigert.

Denken Sie daran, dass die Beherrschung der Zeit keine einsame Reise ist. Egal, ob Sie ein einzelner Mitarbeiter, ein Teamleiter oder eine Führungskraft sind - Ihre Investition in die Vermittlung und das Vorleben guter Zeitpraktiken wird sich auf Ihr Unternehmen auswirken und zu einem effizienteren, zufriedeneren und letztlich erfolgreicheren Arbeitsplatz führen.

FAQ

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