Wie du deine Produktivität steigerst: 16 praktische Tipps
Die Steigerung der Produktivität ist heutzutage das oberste Ziel für jedes Unternehmen und jeden Berufstätigen.
Da die Produktivität ein allgemeiner Maßstab für das Wachstum und die Entwicklung eines Unternehmens (und eines Arbeitnehmers) ist, ist sie ein Faktor, der stark beachtet wird. Eine individuelle Verbesserung der Produktivität führt auch zu einer Verbesserung des Teams.
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Manchmal kann das Streben nach Produktivität nicht nachhaltig sein. Menschen werden in den Burnout getrieben, wenn sie nicht auf einen guten Weg zur Produktivität geführt werden.
Die hier vorgestellten Strategien und Tipps zielen alle darauf ab, ein Gleichgewicht zwischen effektiven Möglichkeiten zur Produktivitätssteigerung und intelligenterem Arbeiten zu finden. Wissen, wie Sie Ihre Produktivität steigern können.
Wie man die Produktivität steigern kann
1. Nutzen Sie Produktivitäts-Tracker
Dies ist eine der besten Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern, denn Sie werden messen, wie Sie Ihre Zeit verbringen!
Nutzen Sie alle Ihnen zur Verfügung stehenden Hilfsmittel, aber verwenden Sie vor allem Anwendungen zur Produktivitätsverfolgung, wie z. B. Timeular.
Diese Werkzeuge sind sehr hilfreich, um die Situation zu beurteilen: Sie helfen Ihnen, Ihren Arbeitsrhythmus und Ihre Bedürfnisse zu erkennen, indem Sie verfolgen, wie lange eine bestimmte Aufgabe dauert, und sie helfen Ihnen, sicherzustellen, dass Sie Ihre Ziele einhalten. Die Zeitmessung ist eine Gewohnheit, die Sie entwickeln können, um in Zukunft immer produktiver zu sein.
Entwickle eine Gewohnheit mit Hilfe des Muskelgedächtnisses und einer starken physischen Erinnerung. Alle neuen Benutzer erhalten 2 Monate kostenloses Abonnement, wenn sie einen neuen Tracker anschließen.
2. Seien Sie sich darüber im Klaren, was Sie zu tun haben
Es gibt viele Möglichkeiten, die Produktivität zu steigern. Lassen Sie uns mit den Grundlagen beginnen.
Die Produktivität am Arbeitsplatz oder während der Arbeitszeit hängt von vielen Elementen Ihres täglichen Lebens ab. Je besser Sie sich vorbereiten und sich darüber im Klaren sind, was Sie tun wollen, brauchen oder sollen, desto leichter und schneller werden Sie vorankommen, wenn Sie anfangen.
Menschen, denen es schwer fällt, produktiv zu sein und zu bleiben, überspringen oft diese Vorbereitungsphase.
Es kann hilfreich sein, eine Aufgabenliste zu erstellen, einen (analogen oder digitalen) Planer zu verwenden, um Sitzungen und Aufgaben zu planen, und Techniken wie Time Boxing anzuwenden.
Organisieren Sie Ihren Zeitplan und verwenden Sie eine Zeiterfassung, um sicherzustellen, dass Sie die Aufgaben in der richtigen Zeit erledigen. Achten Sie in Ihrem Privatleben darauf, dass die Dinge so organisiert sind, dass Sie Ablenkungen vermeiden können.
3. Multitasking beenden
Wahrscheinlich haben Sie das schon einmal gehört, und hoffentlich glauben Sie es inzwischen auch: Multitasking schadet Ihrer Produktivität.
Mit vielen Aufgaben gleichzeitig zu jonglieren ist nicht so produktiv, wie es scheinen mag. Wenn Sie sich jeweils auf eine Aufgabe konzentrieren, wird diese Aufgabe in kürzerer Zeit und auf einem höheren Niveau erledigt, so dass Sie nahtlos zur nächsten Aufgabe übergehen können. Durch Multitasking vergeuden Sie Energie und Zeit.
4. Sich in die Arbeit vertiefen
Deep Work ist das Gegenteil von Multitasking oder ständigem Kontextwechsel. Im Deep-Work-Modus widmen Sie sich bewusst nur einer Aufgabe, was zahlreiche Vorteile mit sich bringt, z. B. schnellere Aufgabenerledigung, sorgfältigeres Arbeiten oder verbesserte Kreativität.
Planen Sie jeden Tag eine intensive Arbeitssitzung ein, um sicherzustellen, dass Sie mindestens zwei oder drei Stunden pro Tag zu 100 % produktiv arbeiten. Um Ihre Zeit während einer intensiven Arbeitssitzung zu verwalten, verwenden Sie unseren kostenlosen Pomodoro-Timer, der automatisch die Zeit Ihrer Arbeits- und Pausensitzungen erfasst.
5. Realistische Ziele setzen
Sabotieren Sie sich nicht von Anfang an. Produktivität existiert nicht auf einem statischen Spielfeld.
Große Projekte können leicht einschüchternd wirken, auch wenn sie anfangs nicht so aussehen. Die Ziele müssen verständlich und erreichbar sein, aber vor allem sollten sie klar definiert sein.
Fragen Sie sich, ob Sie über die nötigen Ressourcen verfügen, um die anstehenden Aufgaben zu bewältigen, und unterteilen Sie Ihre Aufgaben in überschaubare Teilaufgaben. So werden Sie Aufgaben erledigen, Ziele erreichen und sich insgesamt produktiver fühlen.
TIPP: Lernen Sie verschiedene Techniken zur Prioritätensetzung kennen, mit denen Sie Ihre Produktivität steigern können.
6. Lernen, Aufgaben zu priorisieren
Eine weitere Möglichkeit, Ihre Produktivität zu steigern, besteht darin , Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen. Sie müssen nur die dringendsten Arbeiten identifizieren, die erledigt werden müssen. Das ist ein sehr kluger strategischer Schachzug, der die Produktivität steigert.
Sie können Ihre Prioritäten auf verschiedene Weise setzen. Sie müssen nur die Methode anwenden, die für Sie am besten funktioniert. Zum Beispiel:
- Setzen Sie Prioritäten nach Fälligkeit.
- Setzen Sie Prioritäten nach Dringlichkeit.
- Setzen Sie Prioritäten nach Wichtigkeit.
Es gibt verschiedene Methoden, um Ihr Arbeitspensum zu organisieren. Wussten Sie, dass eine unzureichende Prioritätensetzung für die Arbeitsüberlastung verantwortlich ist? Suchen Sie sich also eine aus und probieren Sie sie aus!
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7. Erledige die schwierigsten Dinge zuerst
Es ist verlockend, schwierige, anstrengende und zeitraubende Aufgaben zu vermeiden, aber die Wahrheit ist, dass Sie Ihre Motivation und Konzentration für den Rest des Tages steigern, wenn Sie die schwierigsten Projekte zuerst angehen.
Wir werden auf diesen Punkt zurückkommen, aber versuchen Sie, diese größeren und aufwendigeren Aufgaben zu der Tageszeit zu erledigen, zu der Sie am produktivsten sind. Für die meisten Menschen ist das der erste Schritt am Morgen.
Haben Sie schon einmal von der "Eat the Frog"-Technik gehört? Benannt nach einem Zitat von Mark Twain: "Iss morgens als Erstes einen lebenden Frosch, dann wird dir den Rest des Tages nichts Schlimmeres passieren". Das "Schlimmste" wird eher früher als später erledigt sein, und der Rest des Tages wird leichter zu bewältigen sein.
8. Delegieren, wenn nötig
Wenn Sie ein Teamleiter sind, ist dieser Punkt sogar noch wichtiger, aber auch wenn Sie allein arbeiten, müssen Sie möglicherweise eine Auslagerung in Betracht ziehen.
Auf diese Weise können Sie sich auf Ihre wichtigeren Projekte konzentrieren. Planen Sie die Aufgaben, die für Sie selbst wichtig und dringend sind, und die Aufgaben, die zwar nicht so wichtig sind, aber dennoch erledigt werden müssen, um sie zu delegieren.
Wenn Sie mit der Delegation von Aufgaben zu kämpfen haben, lesen Sie Ihren Beitrag und erfahren Sie , wie Sie die Delegation von Aufgaben meistern können.
9. Begrenzen Sie Ihre Ablenkungen
Es ist ganz normal, dass man sich bei der Arbeit ablenken oder aufschieben lässt, und es ist nicht immer selbstverständlich, sich zu konzentrieren. Aber ehrlich gesagt könnten wir uns alle ein bisschen mehr Mühe geben, um Ablenkungen zu bekämpfen. Schalten Sie Ihr Telefon aus, wählen Sie den Flugmodus und verwenden Sie Apps für den Fokusmodus oder Techniken wie Pomodoro.
Die Pomodoro-Technik wird häufig verwendet, um Ablenkungen zu vermeiden und Aufgaben zu erledigen. Verwenden Sie einen Pomodoro-Timer und legen Sie zeitlich begrenzte Sprints von 25 Minuten fest. Während dieses Zeitblocks konzentrieren Sie sich auf die Aufgabe. Das Wissen, dass Sie sich nur für einen kürzeren Zeitraum konzentrieren müssen, ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, Ihre Fähigkeit zu trainieren, sich für längere Zeitblöcke zu konzentrieren.
Lesen Sie auch: Die besten Alternativen zur Pomodoro-Methode
10. Mahnungen einstellen
Setzen Sie Erinnerungen auf Ihrem Telefon oder in Ihrer Produktivitäts-App. Eine Liste mit Erinnerungen ist sehr hilfreich, wenn Sie schnell die spezifischen Maßnahmen nennen, die Sie ergreifen müssen und warum sie wichtig sind.
Das bedeutet, dass es von grundlegender Bedeutung ist, Ihren Erinnerungen einen Kontext zu geben, damit Sie schneller erkennen können, was Sie tun müssen, um produktiver zu werden.
11. Achten Sie darauf, dass Sie Pausen machen
Produktiv" zu sein, bedeutet nicht unbedingt, acht Stunden am Stück still zu sitzen. Es ist möglich, dies ein oder zwei Tage lang zu tun, aber der Mensch ist kein Roboter und kann es auch nicht sein. Irgendwann ist man ausgebrannt.
Bei der Produktivität geht es um den Fluss. Es geht darum, seine Grenzen zu kennen und sich bewusst zu machen, wie man sich innerhalb seiner eigenen Grenzen bewegt.
Vielleicht müssen Sie alle 50 Minuten eine 10-minütige Pause einlegen, wenn Sie konzentriert arbeiten. Oder vielleicht können Sie problemlos vier Stunden arbeiten, müssen dann aber den Nachmittag nutzen, bevor Sie sich in eine weitere Arbeitssitzung stürzen.
Produktiv zu sein, kann nicht auf den Gewohnheiten oder der Art und Weise beruhen, wie jemand anderes Dinge tut. Es geht darum, sich selbst zu kennen und seine Gewohnheiten zum eigenen Vorteil zu nutzen. Eine Ausnahme, die aufrechterhalten werden kann, ist, dass man sich selbst am besten nicht unterbricht, wenn man sich in einem guten Flow befindet, einem Zustand müheloser und effektiver Produktivität.
Wussten Sie, dass Pausen zum Stressabbau beitragen? Informieren Sie sich über die häufigsten Ursachen für Stress am Arbeitsplatz.
Sie können auch die Fünf-Minuten-Regel ausprobieren. Sie funktioniert, indem Sie sich vornehmen, nur fünf Minuten für eine bestimmte Aufgabe zu verwenden. Auf diese Weise eliminieren Sie viele der Ausreden, die Sie davon abhalten, die manchmal schreckliche Aufgabe überhaupt zu beginnen. Fast jeder kann sich nur fünf Minuten Zeit nehmen, um eine E-Mail zu schreiben, eine Nachricht zu beantworten, eine Gliederung zu erstellen oder Notizen zu ordnen, um nur einige Beispiele zu nennen.
Diese Technik ist hilfreich, weil die Motivation, weiterzumachen, in der Regel erhalten bleibt, sobald die fünf Minuten vorbei sind. Selbst wenn Sie zu einer anderen produktiven Aufgabe übergehen, tragen die kleinen Aufgaben, die Sie in den fünf Minuten erledigt haben, wesentlich zu Ihrer Gesamtmotivation und Produktivitätseinstellung bei, denn die kleineren Aufgaben sind diejenigen, die wir am meisten aufschieben.
12. Teilen Sie mit, was Sie tun, um Feedback zu erhalten
Feedback ist extrem wichtig, und ein einziges Gespräch, in dem jemand sehr deutlich auf etwas hinweist, das nicht so funktioniert, wie es sollte, kann viel Zeit sparen. Es mag im Moment nicht leicht zu hören sein, aber Sie werden später dafür dankbar sein.
Feedback zu erhalten und es in die Tat umzusetzen, ist für jeden wichtig, um sich beruflich und persönlich weiterzuentwickeln. Konstruktive Kritik trägt zur Steigerung der Produktivität bei, da sie Ihnen hilft, Fehler und Zeitverschwendung in Zukunft zu vermeiden.
13. Planen Sie den Arbeitstag strategisch
Wir alle haben unterschiedliche Rhythmen. Manche Menschen sind sofort nach dem Aufwachen superproduktiv, andere sind Nachteulen. Was auch immer Sie bevorzugen, Sie müssen nur dafür sorgen, dass es zu Ihren Gunsten funktioniert. Notieren Sie sich, wann Sie bei der Arbeit am produktivsten sind, und planen Sie die schwierigsten Aufgaben für diesen Zeitraum.
Wenn Sie von der berühmten Energiepause nach dem Mittagessen betroffen sind, nutzen Sie diese Zeit, um Aufgaben wie das Abrufen von E-Mails, das Aufräumen Ihres Schreibtisches, administrative Aufgaben usw. zu erledigen. "Leichtere" Dinge, die nicht 100 % Ihrer Aufmerksamkeit erfordern.
Flexibles und hybrides Arbeiten hat das Konzept des Arbeitens gefördert und in der Tat die Flexibilität und Produktivität erhöht. Die Menschen sind für ihre eigene Zeit und ihren Zeitplan verantwortlich.
Manche Mitarbeiter arbeiten morgens am besten, während andere nach der Mittagspause am produktivsten sind. Jetzt gibt es mehr Spielraum, um darauf zu reagieren: Zu ermitteln, wann Sie am produktivsten sind, und Ihren Tagesplan so zu gestalten, dass Sie diese Spitzenzeiten optimal nutzen können, ist eine hervorragende Möglichkeit, die Produktivität zu steigern.
Lesen Sie auch: Wie wirkt sich die Fernarbeit auf die Produktivität aus?
14. Entdecken Sie die Produktivitäts-App, die zu Ihnen passt
Wir haben den Teil dieser Liste von Vorschlägen erreicht, der mit der Zeit in die Praxis umgesetzt werden muss, wenn Sie ein hohes Tempo auf dem Weg zu einem Zustand der Organisation erreichen.
Wenn Sie den besten Kalender, den besten kostenlosen digitalen Planer, das beste Marketing-Tool, die beste App für Notizen und den besten Time-Tracker gefunden haben, behalten Sie sie. Verwenden Sie sie gut, sie werden Ihre besten Freunde sein.
Genießen Sie die kostenlosen Testversionen und experimentieren Sie so lange, bis Sie sie gefunden haben.
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15. Eine Routine erstellen
Es hat durchaus etwas für sich, eine Routine zu haben. Sobald die Stunde schlägt, trainieren Sie sich selbst, um in den Modus der Konzentration zu fallen, den Sie brauchen, um Ihre beste Arbeit zu leisten. Beständigkeit ist das, was Sie wollen, und ein Schlüsselfaktor für höhere Produktivität.
Der Versuch, produktiv zu sein, wenn man an einem Tag morgens, am nächsten Tag nachts und am nächsten Tag mitten am Tag arbeitet, ist anstrengend.
Eine Routine ist vorteilhaft und beseitigt die Ablenkung durch die Anpassung an etwas "Neues".
Denken Sie darüber nach, eine Routine zu schaffen, die Ihrem Tag Struktur und ein Gefühl der Vorhersehbarkeit verleiht. Es wird nicht jeden Tag perfekt klappen, da Dinge unerwartet passieren, und das war's.
Was Sie brauchen, ist eine Grundstruktur für das Aufwachen, Essen, Arbeiten, die Aktivitäten und den Schlaf, die Ihnen helfen kann, sich weniger gestresst und besser organisiert zu fühlen.
16. Halten Sie Ihren Arbeitsbereich sauber und organisiert
Ein guter Weg, um einen klaren Kopf und eine produktive Ader zu behalten, ist es, seinen Arbeitsplatz sauber zu halten. Räumen Sie alles an seinen Platz und lassen Sie nur das liegen, was Sie für Ihre Arbeit brauchen.
Wenn Sie von zu Hause aus arbeiten, dekorieren und organisieren Sie Ihren Raum strategisch, ganz nach Ihrem Geschmack. Es ist klug, minimalistisch zu sein und Unordnung zu vermeiden, probieren Sie es aus. Sauberer Raum, sauberer Geist! Und die gleiche Logik gilt für Ihren virtuellen Arbeitsplatz.
Wussten Sie, dass digitale Unordnung Wunder bewirken kann, wenn es darum geht, Ängste abzubauen und Ihr Arbeitsleben zu verbessern? Sie werden sich motiviert fühlen und dadurch produktiver sein und gleichzeitig Stress vermeiden. Nehmen Sie sich etwas Zeit, um Ihre Dateien zu ordnen, ausstehende Nachrichten in Ihrem Posteingang zu lesen, Benachrichtigungen in Ihrer Arbeitssoftware zu überprüfen usw.
Schlussfolgerung
Dies sind einige der besten Möglichkeiten zur Steigerung der Produktivität. Das heißt aber nicht, dass sie alle für Sie geeignet sind. Sie müssen ausprobieren und herausfinden, was für Sie besser funktioniert.
Niemand ist auf die gleiche Weise produktiv, und wenn Sie jemand sind, der versucht, produktiver zu sein, versuchen Sie nicht, von Anfang an zu viel zu kompensieren.
Konzentrieren Sie sich darauf, ein oder zwei dieser Produktivitätstipps auf einmal auszuprobieren. Wenn sie zur Gewohnheit werden, kann jeder seine Fähigkeiten in diesem Bereich verbessern, Stress abbauen und persönliche und berufliche Ziele erreichen.
Ein wichtiges Konzept, das man im Hinterkopf behalten und ernst nehmen sollte, ist das Setzen von Grenzen. Es ist gut, etwas Flexibilität zu zeigen, sich freiwillig für zusätzliche Arbeit zur Verfügung zu stellen und proaktiv zu sein, aber das Fehlen von Grenzen bei der Arbeit kann Ihre Produktivität beeinträchtigen. Das Setzen von Grenzen verhindert, dass Sie überfordert werden.
Ausgewogenheit und Beständigkeit sind die beiden Begriffe, die Ihre Arbeitstage bestimmen sollten.
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