Habilidades de gerenciamento de tempo 101: 10 exemplos para dominar sua agenda

Muitas vezes sente que está perdendo prazos, oportunidades pessoais ou a chance de progredir na carreira, de ser promovido, devido à falta de habilidades de gerenciamento de tempo?

É difícil saber se você está realmente fazendo bom uso do seu tempo, eu sei. Provavelmente parece que você está trabalhando muito e está estressado. O que todos nós sabemos é que, se melhorarmos nossas habilidades de gerenciamento de tempo, com certeza reduziremos o estresse e a sobrecarga.

Portanto, vamos nos aprofundar em exemplos de habilidades de gerenciamento de tempo e aprender a construir nosso caminho para a produtividade.

O que é gerenciamento de tempo?

Pesquisas definem o gerenciamento do tempo como "um processo de tomada de decisão que estrutura, protege e ajusta o tempo de uma pessoa às condições ambientais em constante mudança".

Com base nessa definição, podemos concluir que as habilidades de gerenciamento de tempo precisam ajudá-lo a organizar, proteger e adaptar-se às mudanças de prioridades, o que resulta em um melhor gerenciamento de tempo em geral.

Por esse motivo, a lista a seguir de exemplos de habilidades de gerenciamento de tempo o ajudará a atingir essas metas com táticas baseadas em evidências para aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tempo.

1. Estar ciente do tempo

Ter consciência do tempo é talvez uma das principais habilidades de gerenciamento de tempo. Essa consciência significa ter uma compreensão objetiva de sua alocação de tempo e de como você o gasta.

Confuso? Pense no tempo como um orçamento que você aloca e monitora constantemente, pois precisa ter certeza de que ainda tem o suficiente ou atingir uma meta específica com ele. Na verdade, o conceito de orçamento de tempo é bem conhecido e você pode aplicá-lo para maximizar a produtividade.

Dessa forma, você identifica as áreas em que está desperdiçando tempo, o que lhe permite planejar e priorizar melhor. Ao entender para onde vai seu tempo, você pode tomar decisões mais informadas e otimizar seus esforços para atingir suas metas.

Como desenvolver a consciência do tempo:

• Use avaliações objetivas, como um aplicativo de controle de tempo: essas ferramentas de gerenciamento de tempo revelarão automaticamente os hábitos e as atividades que prejudicam sua produtividade.

• Peça feedback de outras pessoas, como colegas ou um chefe: Busque respostas para perguntas como: como você está administrando o tempo em geral, como tem lidado com tarefas urgentes e se eles consideram que você tem administrado tarefas desafiadoras com prontidão.

• Defina uma linha de base de comportamentos com base na qual você pode começar a avaliar suas habilidades de gerenciamento de tempo.

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2. Planejamento de tarefas em sua lista de afazeres

Boas habilidades de gerenciamento de tempo implicam em bom planejamento. O planejamento é vital, pois o ajuda a ter uma estrutura clara de como está gastando seu tempo. Presumir que você tem um dia inteiro de trabalho pela frente para finalizar tudo o que precisa fazer em um dia é um dos desafios mais comuns de gerenciamento de tempo.

Dica: ao fazer seu plano, esteja ciente da falácia do planejamento, que faz com que você superestime sua capacidade de realizar as coisas. A falácia do planejamento leva a ter muitas tarefas em sua lista de afazeres em um prazo de entrega excessivamente otimista.

Essa abordagem o ajuda a estabelecer um cronograma realista e garante que seu cronograma de trabalho permaneça no caminho certo, realizando as tarefas críticas e não apenas as tarefas críticas.

Como ser um bom planejador:

• Crie cronogramas realistas: Leve em conta todas as tarefas de sua lista de afazeres (tarefas urgentes ou importantes, tarefas urgentes e não urgentes, tarefas difíceis) e inclua intervalos de tempo, pois algumas tarefas sempre ultrapassam o tempo alocado.

• Criar um plano de gerenciamento de tempo: Isso revelará uma tarefa que precisa ser feita em uma hora, mas da qual você se esqueceu inicialmente, ou uma reunião com uma parte interessada do projeto e levar o cachorro para passear. Eu mencionei que você se esqueceu de levar em conta as pausas sagradas que mantêm o equilíbrio entre trabalho e vida pessoal?

• Crie planos de contingência: Prepare-se para os melhores e piores cenários para poder gerenciar mudanças inesperadas e manter o foco no trabalho com menos níveis de estresse.

Leitura recomendada:

• Programação da Dupont
• Metas de gerenciamento de tempo

3. Definição de metas razoáveis

O estabelecimento de metas contribui igualmente para o sucesso pessoal e profissional. Quer você esteja definindo metas de trabalho ou objetivos pessoais, a definição de metas realistas o prepara para o sucesso e alimenta seu motor de motivação. Aprender a criar um roteiro para seus esforços ou para uma tarefa ou projeto importante é, sem dúvida, um ótimo começo para melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo.

• Use o método de definição de metas SMART:

  • Específicos: Escreva metas específicas e não ambíguas. Reitere esse processo de redação até que se tornem objetivos muito específicos e concretos.

  • Mensurável: Estabeleça critérios para medir o sucesso e acompanhar o progresso. Saiba exatamente quando você conseguirá atingir essa meta com dicas específicas.

  • Atingíveis: Mesmo que suas aspirações profissionais sejam altas, estabeleça metas atingíveis que aumentem sua motivação. Se você estiver definindo objetivos incontroláveis e desconsiderando recursos ou restrições, o início de suas habilidades de gerenciamento de tempo será desmoralizante.

  • Relevante: Certifique-se de que as metas que está definindo estejam alinhadas e sejam relevantes para seus objetivos e valores mais amplos.

  • Limitado pelo tempo: Prepare-se para trabalhar com mais afinco e inteligência com o santo graal da estrutura quando se trata de tempo: Prazos. Os prazos criarão um senso de urgência e o motivarão a gerenciar o tempo com eficiência, além de desenvolver habilidades de solução de problemas quando for necessário recalibrar os prazos.

Se você está se perguntando por que a definição de metas no trabalho é importante, aqui está um lembrete de como elas contribuem para o seu sucesso profissional:

4. Priorização de tarefas

A priorização de diferentes tarefas determina quase todos os seus resultados. Muitas vezes, ela é vista não apenas como uma habilidade de gerenciamento de tempo valorizada pelos empregadores, mas também como uma tarefa em si.

Ao priorizar tarefas, você pode tentar vários métodos:

• A matriz de gerenciamento de tempo: Essa matriz de prioridades o ensina a priorizar tarefas com base em sua urgência e importância. Priorize o trabalho e as tarefas diárias com base no seguinte:

  • Faça agora: Tarefas urgentes e importantes (tarefas de alta prioridade)

  • Agendar para mais tarde: Importante, mas não urgente

  • Delegar tarefas: Tarefas urgentes, mas não importantes

  • Excluir: Tarefas não importantes nem urgentes (tarefas de baixa prioridade)

Se você tiver dificuldades para delegar tarefas, mergulhe em nosso guia para aprender a delegar tarefas de forma eficaz

• Use o Bloqueio de tempo: Essa técnica o ajuda a proteger seu tempo simplesmente agendando blocos de tempo específicos (horas ou minutos) para uma tarefa específica. Dessa forma, você está protegendo e usando esse tempo de forma produtiva para atingir um objetivo claro. Aliás, você sabia que, se usasse o bloqueio de tempo, você bloquearia seu tempo como Elon Musk? Sim, Elon Musk também está usando esse método. Cal Newport, o criador do conceito de trabalho profundo e professor de ciência da computação da Universidade de Georgetown, usa um tipo de método de bloqueio de tempo que ele chama de "Produtividade de cronograma fixo". Veja mais sobre a forma como Newport o aplica nesta breve entrevista.

5. Saber quando parar de trabalhar em determinadas tarefas

Uma das mais importantes habilidades de gerenciamento de tempo é garantir que você esteja avaliando o resultado futuro de um projeto e continue investindo nele somente se ele produzir resultados. Muitas vezes somos pegos pela falácia dos custos irrecuperáveis e continuamos investindo em projetos por causa de nossos esforços anteriores. Mesmo que racionalmente isso não faça sentido, estamos apegados ao esforço. Você precisa avaliar racionalmente o resultado de determinados projetos para decidir se vale a pena investir seu tempo ou não. Pode não parecer relevante, mas saber quando parar de investir em determinadas coisas é um sinal de boas habilidades de gerenciamento de tempo.

6. Gerenciamento de energia

Encontre seu horário de pico de desempenho e aproveite-o. Se você aprender a gerenciar a energia ao longo de uma semana e ao longo de um dia com base em seu nível de produtividade ou de baixa produtividade, terá mais controle sobre sua produtividade. Aqui estão algumas estratégias para o gerenciamento de energia:

• Identifique seus picos de energia: Acompanhe seus níveis de energia ao longo do dia e da semana para descobrir quando você está mais alerta e produtivo. Programe suas tarefas de alta prioridade somente para esses horários.

• Faça intervalos regulares: Não se esgote para finalizar um trabalho se estiver se sentindo cansado. É melhor fazer tarefas menores com intervalos incorporados para que você possa recarregar as energias.

Você sabia que até mesmo um método simples como o Don't Break the Chain (Não quebre a corrente), o método de produtividade que transformou Seinfeld em uma lenda, pode ter um grande impacto em sua produtividade?

7. Automação de tarefas repetitivas

Às vezes, você pode descobrir que suas habilidades de gerenciamento de projetos ou de gerenciamento de tempo não são o problema, mas sim as próprias perguntas ou ferramentas. Vivemos em um mundo de ritmo acelerado, portanto, oito horas para cumprir prazos e lidar com tarefas grandes é insuficiente. Portanto, aqui está uma estratégia eficaz para automatizar suas tarefas manuais:

• Comece a usar Ferramentas de produtividade baseadas em IA: Há uma grande variedade de ferramentas de produtividade projetadas para automatizar todas as suas tarefas manuais e menos urgentes.

• Implemente macros ou scripts: Basta usar macros ou scripts que automatizem tarefas repetitivas nos aplicativos de software que você está usando. Exemplos disso são planilhas ou bancos de dados.

• Use integrações: Use plataformas como o Zapier para conectar suas ferramentas entre si e, dessa forma, você automatizará os fluxos de trabalho em suas ferramentas.

Dica: Consulte nosso guia sobre automação do local de trabalho para entender como realizar esse processo.

8. Estabelecer limites e dizer não

Dizer não às tarefas não essenciais é vital, pois ajuda a proteger seu tempo e energia para as tarefas que precisam de sua atenção e são importantes. Para dizer não, é importante seguir estas etapas:

• Avalie a solicitação: Quando você receber uma solicitação para fazer mais algumas tarefas, reserve um tempo para avaliá-la. Ela terá um impacto significativo em sua carga de trabalho atual? Você tem tarefas relacionadas que podem ser gerenciadas junto com a nova tarefa? Isso fará com que você perca totalmente o foco em seu trabalho atual?

• Recuse claramente e explique o motivo: Depois de reunir todos os dados sobre sua carga de trabalho e perceber que não tem largura de banda para assumir essa nova tarefa, diga não. Além disso, explique por que você não pode realizar essa tarefa. Veja um exemplo em potencial:

9. Minimizar as distrações

A mudança de contexto prejudica sua produtividade. Estamos sempre funcionando com base em uma troca fundamental entre produtividade e capacidade de resposta (a capacidade de resposta do cérebro). Se você estiver estudando ciência da computação, aprenderá que até mesmo os computadores precisam de tempo de ajuste. Como não somos computadores, precisamos de ainda mais tempo para nos adaptarmos a uma nova tarefa, a um novo contexto mental. Aqui estão algumas maneiras de encontrar um equilíbrio entre produtividade e capacidade de resposta:

• A solução óbvia é minimizar as distrações: Crie um espaço de trabalho livre de distrações, use fones de ouvido com cancelamento de ruído ou reproduza música de fundo para bloquear sons perturbadores.

• O menos óbvio são as interrupções em grupo. Na ciência da computação, esse conceito é conhecido como "coalescência de interrupções". Isso significa basicamente que, em vez de lidar com as coisas à medida que elas surgem, com atenção imediata, o sistema agrupa essas interrupções com base no tempo que elas podem esperar. Isso é exatamente o que você poderia fazer também.

10. auto-motivação

Naturalmente, você chegará a alguns becos sem saída, e toda a autodisciplina ou diferentes técnicas de gerenciamento eficaz do tempo não funcionarão. Portanto, você só precisa trabalhar sua motivação, a maneira como vê seu trabalho e, o que é mais importante, o tempo gasto no trabalho. Maneiras de melhorar as habilidades de gerenciamento de tempo:

• Defina recompensas para a conclusão de tarefas em um determinado prazo e lembre-se de suas metas de longo prazo para manter-se motivado.

• Evite a procrastinação: Nos momentos em que você não está motivado, a procrastinação piora ainda mais sua produtividade geral. Pode ser uma tarefa difícil, e participar de atividades pessoais com seus familiares pode parecer muito mais divertido, mas você se agradecerá mais tarde se se concentrar apenas no trabalho.

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Conclusão

Capacite-se a desenvolver uma melhor relação com o tempo e aprimore suas habilidades de gerenciamento de tempo. Todos os exemplos e técnicas diferentes mencionados no artigo devem ajudá-lo a ter um melhor equilíbrio entre vida pessoal e profissional, delegar tarefas, priorizar o que é importante e navegar pela sua lista de tarefas com mais facilidade.

Lembre-se de que uma ferramenta de gerenciamento de tempo é sempre a maneira mais fácil e menos demorada de aprimorar suas habilidades de gerenciamento de tempo. Antes de escolher suas ferramentas, certifique-se de entender as desvantagens do monitoramento eletrônico.

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