10 sprawdzonych strategii zarządzania czasem [z przykładami z życia]
Jeśli tu jesteś, nie jesteś jedynie zadowolony z tego, jak organizujesz swój czas.
Czas ma tendencję do uciekania - ale trzeba znaleźć delikatną równowagę między nadążaniem za wszystkimi prośbami a zachowaniem zdrowego rozsądku.
Do tego służą strategie zarządzania czasem. Ale jak włączyć te strategie do codziennego życia? Przygotowałem dla ciebie przewodnik z poniższymi wskazówkami:
Tajniki strategii zarządzania czasem
Konkretne przykłady strategii zarządzania czasem stosowanych przez naszego CTO, Growth Managera i Senior Content Marketera.
Ilustracja tego, jak strategie zarządzania czasem mogą być wykorzystywane w prawdziwym życiu , na przykładzie Baracka Obamy, byłego prezydenta Dwighta D. Eisenhowera lub Steve'a Jobsa.
Czym są strategie zarządzania czasem?
Strategie zarządzania czasem to systematyczne techniki mające na celu pomoc w planowaniu i kontrolowaniu sposobu spędzania czasu. Strategie zarządzania czasem są podstawą produktywności, sukcesu projektu i spełnienia zawodowego. Stosując skuteczne strategie zarządzania czasem, można zmniejszyć poziom stresu i zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym.
Strategie zarządzania czasem dają ci możliwość
Kontroluj swój czas(alokacja czasu stanie się dziecinnie prosta).
Priorytetyzuj nie tylko pilne zadania.
Rzuć wyzwanie swoim złym nawykom zarządzania czasem.
➡️ Nie jesteś jeszcze gotowy , aby rozpocząć własną strategię zarządzania czasem? Dowiedz się dlaczego ważne jest wyznaczanie realistycznych celów.
Co sprawia, że umiejętności zarządzania czasem są cenne?
Każdego roku pracujemy przez około 240 dni, co przekłada się na 1 920 godzin. Rozwinąłem ten temat w artykule na temat liczby dni roboczych w roku.
Wymagania w pracy rosną, a my próbujemy sobie z nimi poradzić, będąc rozproszonymi i w niezgłoszonej konkurencji z technologią. Wypalenie zawodowe i depresja są coraz powszechniejsze, dlatego należy stosować wszelkie strategie, które nie tylko utrzymują nas na powierzchni, ale także pomagają nam rozwijać się w życiu zawodowym i osobistym.
Skuteczne umiejętności zarządzania czasem przyczyniają się do następujących rzeczy:
Większa zdolność adaptacji: Gdy dobrze opanujesz zarządzanie czasem, będziesz wiedział, jak skutecznie reagować na nieoczekiwane wyzwania lub zmiany priorytetów. Wiedza naprawdę jest potęgą w sytuacjach, które wymagają wysokich umiejętności adaptacyjnych - wyobraź sobie, że wiesz dokładnie, jaką technikę zarządzania czasem zastosować w sytuacji kryzysowej, nie czując się przytłoczonym.
Zrównoważone nawyki pracy: Maratony są fajne, ale wyczerpują twój system, więc ponieważ praca musi odbywać się od poniedziałku do piątku, bycie na maratonie nie jest zrównoważone dla twojego zdrowia fizycznego i psychicznego. Weekend cię nie uratuje, ale zrównoważone techniki będą stale stosowane w ciągu tygodnia pracy.
Zwiększona kreatywność: Ustrukturyzowane ramy zarządzania czasem uwalniają przestrzeń mentalną na innowacyjne myślenie i rozwiązywanie problemów. Kiedy uciekasz od standardowego stylu pracy, rozwijasz swoje kreatywne mięśnie i odblokowujesz innowacje i zakłócenia.
Wysoka jakość decyzji: Efektywne zarządzanie czasem pozwala również na przemyślenie swoich decyzji, refleksję i analizę. Dzięki temu jakość podejmowanych decyzji jest bardziej świadoma, a nie oparta na pochopnych osądach.
Dodatkowa lektura: Zbiór statystyk dotyczących zarządzania czasem
Strategie zarządzania czasem
1. Sporządź listę rzeczy do zrobienia (zwaną też listą "knockout")
Rozpocznij każdy dzień lub tydzień od stworzenia listy zadań do wykonania. Wskaż swoje najważniejsze priorytety, konkretne zadania, które muszą zostać wykonane w pierwszej kolejności.
Uczyń tę listę priorytetem i obietnicą, której musisz dotrzymać, że będziesz mieć samodyscyplinę, aby wykonać te rzeczy w wyznaczonym terminie. Jest to metoda szybkiego planowania bez żadnego ryzyka.
Świetnym przykładem składania sobie takich trudnych obietnic jest seryjny przedsiębiorca, inwestor i gospodarz "The Profit" Marcus Lemonis. Lemonis ma w swojej szafie fizyczne karteczki z notatkami. Tworzy listę pięciu rzeczy, które chce zrobić tego dnia i robi je bez wyjątku. Lemonis zapisuje te karteczki rano, co zwiększa jego motywację i daje mu poczucie celu.
Najciekawszą częścią strategii Lemonisa jest to, że na koniec robi papierowe samoloty ze swoich kart, aby dać sobie fizyczny sygnał, że zadanie zostało wykonane.
Korzystanie z aplikacji do automatycznego zarządzania czasem ujawnia nawyki związane z jego spędzaniem i pomaga w lepszej organizacji czasu.
2. Ustal priorytety zadań, tak jak były prezydent Eisenhower
Ustalanie priorytetów w stylu 34. prezydenta USA zdecydowanie powinno prowadzić do dobrych rezultatów. W rzeczywistości matryca zarządzania czasem (lub matryca pilne, ważne), jak jest często nazywana, jest jedną z najbardziej poszukiwanych strategii zarządzania czasem i nie bez powodu.
Matryca Eisenhowera to przełom w ustalaniu priorytetów zadań. Pomoże ci ona odciążyć się od wszystkich zadań, kategoryzując je na pilne i ważne. W ten sposób oszczędzasz czas i maksymalizujesz produktywność, ponieważ Twoje najważniejsze zadania są jasne, a Ty skupiasz się na tym, co naprawdę ważne.
Zadania można priorytetyzować w oparciu o następujące kategorie:
Rób najpierw = pilne i ważne zadania
Harmonogram = ważne, a nie pilne zadania
Delegowanie = pilne, mało ważne zadania, które mogą być wykonane przez kogoś innego.
Usuń = usuń nieistotne, niepilne zadania (rutynowe zadania mogą być częścią tej kategorii).
Te skuteczne wskazówki dotyczące zarządzania czasem powinny wyjaśnić twoje priorytety i zwiększyć produktywność. Zajmując się w pierwszej kolejności zadaniami o dużym znaczeniu, wybierasz prostą, ale skuteczną technikę zarządzania czasem.
- Zalecana lektura: Czym jest harmonogram DuPont?
3. Korzystanie z narzędzi do zarządzania czasem
A aplikacja do śledzenia czasu pomaga ujawnić nawyki związane z poświęcaniem czasu, zidentyfikować jego marnotrawców, a ostatecznie lepiej zarządzać czasem w oparciu o dane. Narzędzia do zarządzania czasem to scentralizowane platformy, na których można automatycznie śledzić postępy w pracy, dzięki czemu można skupić się na najważniejszych zadaniach.
Wyobraź sobie narzędzie do zarządzania czasem jako obiektywny raport lub audyt czasu. Timeular Na przykład, robi następujące rzeczy:
Wysyła generowane przez sztuczną inteligencję sugestie dotyczące wpisów czasu na podstawie wydarzeń w kalendarzu i wcześniejszych wpisów, dzięki czemu nie zapomnisz wypełnić karty czasu pracy i będziesz mieć realistyczny przegląd swoich codziennych zadań;
Generuje łatwe do zrozumienia raporty pokazujące trendy produktywności , czas spędzony na projektach klientów i różnych działań, dzięki czemu można zidentyfikować wzorce wydajności;
Śledzi Twoją pracę w tle i automatycznie dodaje do Twojego modułu śledzenia czasu całą pracę, którą wykonałeś w oparciu o aplikacje, strony internetowe i dokumenty. Zapewniamy, że zapewnia 100% kontrolę nad danymi.
Jest to zapowiedź raportu, który zawiera inteligentne informacje na temat produktywności:
4. Rozpocznij dzień od uciążliwych zadań
Skuteczną techniką zarządzania czasem, którą można zastosować w codziennym harmonogramie, jest rozpoczęcie od najtrudniejszego zadania. Jest to metoda "zjedz żabę".
Zapoczątkowana przez Marka Twaina metoda jedzenia żaby polega na rozpoczęciu dnia lub tygodnia od najtrudniejszego lub najważniejszego zadania. Jest to jedna z ulubionych i najbardziej produktywnych technik Karoliny:
" Moja ulubiona strategia zarządzania czasem? Zaczynam dzień lub tydzień od najmniej przyjemnego zadania. Ta technika, zwana "zjedz żabę", zapewnia mi wykonanie wszystkich zadań z listy rzeczy do zrobienia, a nie tylko tych, które uważam za interesujące". Karolina, Senior Content Marketer @Timeular.
5. Chroń swój czas, blokując go
Inną świetną strategią zarządzania czasem jest planowanie cennego czasu na konkretne zadania, które wymagają uwagi i głębokiej pracy.
Blok czasowy to wyznaczony okres, w którym przydzielasz określone zadania lub czynności, na których chcesz się skupić. Przydzielając dedykowane bloki czasowe dla każdej czynności, niezależnie od tego, czy są to zadania związane z pracą, czy czynności osobiste, tworzysz ustrukturyzowane ramy, które zwiększają koncentrację. Dzięki tej technice zapobiegasz również rozpraszaniu uwagi i wielozadaniowości, dzięki czemu możesz w pełni skoncentrować się na jednym zadaniu w danym momencie.
Nasz Growth Manager, Matilde, stosuje blokowanie czasu jako główną technikę zarządzania czasem, ponieważ żongluje wieloma obowiązkami:
"Moja rola w Timeular wymaga ode mnie noszenia wielu kapeluszy: czasami jestem copywriterem, innym razem specjalistą ds. danych lub strategiem kampanii. Chcę też być świetnym kolegą z zespołu dla moich kolegów. Poza tym jestem również mamą po raz pierwszy, więc muszę być obecna również dla mojej nowej małej rodziny. Mnogość obowiązków wymaga ode mnie dobrej organizacji i trzeźwości umysłu. Rano ustalam priorytety najważniejszych zadań i blokuję czas w kalendarzu na ich wykonanie. W ten sposób upewniam się, że z łatwością radzę sobie z moją listą rzeczy do zrobienia".
6. Zarządzanie koncentracją i energią zamiast czasem
Czasami najlepszą strategią zarządzania czasem nie jest zarządzanie czasem w ogóle, ale innymi rzeczami, takimi jak energia i skupienie.
Łatwo jest odpowiednio zarezerwować swój czas i skorzystać ze wszystkich rad mówcy motywacyjnego Tony'ego Robbinsa lub innych guru, ale znacznie trudniej jest przewidzieć okoliczności, w których twoja koncentracja i energia są na najwyższym poziomie. Zamiast więc zarządzać swoim czasem, zarządzaj swoim skupieniem i energią.
Bycie świadomym i realistycznym w odniesieniu do swoich okoliczności to o wiele lepsza droga niż niekończące się dążenie do celu aż do wyczerpania energii. Zadawaj sobie pytania takie jak:
Kiedy jestem najbardziej kreatywny lub energiczny?
Kiedy mógłbym zaplanować przerwę na bezmyślne czynności administracyjne?
Jak mogę dopasować moje najbardziej wymagające zadania do czasu, w którym mam najwięcej energii?
Czy istnieją określone środowiska lub warunki, które zwiększają moją koncentrację i produktywność?
Jak mogę zorganizować przerwy w ciągu dnia, aby utrzymać swój poziom energii?
Wyznacz bloki czasu, w których jesteś najbardziej energiczny i masz największą zdolność do skupienia się na trudnych zadaniach i projektach lub burzy mózgów. Posiadanie planu zarządzania czasem ułatwia wykonywanie zadań i ignorowanie czynników rozpraszających.
WSKAZÓWKA: Rozważ wdrożenie harmonogramu 2 2 3, aby zarządzać czasem zespołu.
7. Ustaw limit czasu dla określonego zadania
Wyznaczanie limitów czasowych dla różnych zadań wprowadza umysł w stan produktywności i skupienia. Metodą, którą można tu zastosować, jest technika Pomodoro. Metoda ta polega na intensywnej pracy przez 25 minut, po której następuje 5-minutowa przerwa. Możesz w ten sposób radzić sobie z codziennymi zadaniami, dodając okresy skupienia, po których następuje krótka przerwa.
Jest to moja ulubiona metoda, ponieważ pomaga mi dostrzec małe osiągnięcia i ukończenie zadań w zarządzalnych zadaniach w ciągu całego dnia. Czuję również, że pomaga mi to zmniejszyć stres i przełączanie zadań (sprawdzanie Slacka, telefonu lub e-maili), co regularnie zakłóca moje skupienie.
Może to zwiększyć motywację i zapobiec wypaleniu zawodowemu, podczas gdy praca nieustannie przekształca się w odhaczone zadania.
8. Przerwy grupowe
Opanowanie zarządzania czasem może oznaczać unikanie spotkań za wszelką cenę lub grupowanie wszelkich przerw między określonymi ramami czasowymi, abyś mógł skupić się na innych zadaniach, które wymagają uwagi. Czy wiesz, że pracownicy spędzają 16% swojego czasu na bezużytecznych spotkaniach? Udowodniło to badanie MIT.
Interesująca koncepcja z informatyki zwana "koalescencją przerwań" zakłada, że komputery na zapleczu grupują przerwania w oparciu o priorytety. Innymi słowy, jeśli wydajesz komputerowi polecenie, oceni on jego priorytet i pogrupuje je w partie o różnych priorytetach. Jeśli komputer ma zasoby i identyfikuje je jako najważniejsze do obsłużenia, obsługuje je; jeśli nie, dodaje je do kolejki.
Można powiedzieć, że nasz CTO też ma podobne podejście, prawda?
"Jako CTO i szef produktu, zarządzanie szerokim spektrum zadań ma kluczowe znaczenie. Aby utrzymać produktywność, układam swój dzień według spójnej rutyny: Poświęcam poranki na dogłębną, skoncentrowaną pracę nad projektami o wysokim priorytecie, a popołudnia rezerwuję na komunikację i rozwiązywanie pilnych spraw, gdy się pojawią". Manuel Zoderer.
To jest dokładnie to, co możesz zrobić. Gdy pojawi się przerwa, jeśli nie wymaga natychmiastowej uwagi, odłóż ją na później i zgrupuj z innymi mniejszymi zadaniami, którymi zajmiesz się później. Ten film może wyjaśnić tę koncepcję lepiej niż ja:
9. Zmniejszenie zmęczenia decyzjami
W ciągu dnia pogarsza się zdolność podejmowania decyzji, a także ich jakość. Dlatego też należy ograniczyć liczbę decyzji podejmowanych w ciągu dnia. W ten sposób zaoszczędzisz trochę czasu na bezproduktywne zadania i zyskasz więcej przestrzeni mentalnej w ciągu dnia.
Świetnym przykładem jest były prezydent Barack Obama, który rozpoczął swój dzień od ograniczenia decyzji dotyczących stroju i noszenia tylko szarych lub niebieskich garniturów. Innym przykładem jest to, że Obama nie podejmował żadnych decyzji dotyczących jedzenia, które spożywał. W ten sposób Obama zachował jasność umysłu i podejmował decyzje, które były ograniczone. Istnieje mnóstwo innych podobnych przykładów, takich jak Mark Zuckerberg czy Nick Taranto.
Czy wiesz, że nawet prosta metoda, taka jak Don't Break the Chain, metoda produktywności, która uczyniła Seinfelda legendą, może mieć duży wpływ na twoją produktywność?
10. Powiedz "nie" i deleguj więcej zadań
Mówienie "nie" nowym zadaniom, które zagrażają produktywności, jest jedną z najlepszych strategii zarządzania czasem i projektami, jakie można zastosować. Pomaga ona utrzymać dobrą jakość pracy i pozostać na bieżąco ze szczegółami projektu i jego rezultatami.
Najlepszą praktyką jest staranie się nie odmawiać bezpośrednio, aby chronić swój czas, ale wykonanie kilku kroków przed odrzuceniem nowej prośby.
1. Ocena wniosku
2. Wyraźne określenie swojego stanowiska (odrzucenie)
3. Wyjaśnij powód, dla którego
4. Przedstawienie kontrpropozycji
5. Przygotuj się na sprzeciw
6. Ćwiczenie mówienia "nie
Jeśli często zmagasz się z odmawianiem, oto sposób na wyjaśnienie powodów swojej odmowy:
Jednym z najlepszych przykładów wielkich profesjonalistów mówiących "nie" jest założyciel i dyrektor generalny Apple, Steve Jobs. Jobs często powtarzał: "Innowacja to mówienie "nie" 1000 rzeczom", a nie tylko innowacja, ale także dobre relacje z czasem i samopoczuciem. Jedną z jego najważniejszych decyzji było uratowanie Apple przed bankructwem w 1997 roku. Jak? Zmniejszając liczbę produktów z 300 do 10. To jasny sposób na powiedzenie "nie" 290 innym produktom.
11. Świętowanie osiągnięć
Świętowanie osiągnięć może mieć większy wpływ na sposób zarządzania czasem, niż mogłoby się wydawać. Jest to bardzo ważna rzecz dla profesjonalisty, ale często jest pomijana. Podnosi morale i pomaga zachować motywację w kolejnych przedsięwzięciach.
Poświęcenie czasu na uznanie i świętowanie kamieni milowych, zarówno dużych, jak i małych, zapewnia psychologiczną nagrodę za ciężką pracę i postępy. Z kolei świętowanie nie tylko wzmocni pozytywne zachowania, ale także pomoże utrzymać tempo realizacji kolejnych celów zawodowych.
Traktuj świętowanie jako krótką przerwę pośród ciągłej presji, aby dostarczyć, aby naładować baterie i zastanowić się nad swoimi osiągnięciami. Włącz świętowanie do swojej rutyny i zaproś członka zespołu do wzięcia w nim udziału lub po prostu świętuj sam.
Korzystanie z aplikacji do automatycznego zarządzania czasem ujawnia nawyki związane z jego spędzaniem i pomaga w lepszej organizacji czasu.
Wnioski
Podsumowując, opanowanie zarządzania czasem wymaga czegoś więcej niż tylko ustalania priorytetów zadań - chodzi o optymalizację energii i skupienia, świętowanie osiągnięć i korzystanie z odpowiednich narzędzi w celu przyspieszenia postępów.
Niezależnie od tego, czy wybierzesz techniki zarządzania czasem, takie jak Technika Pomodoro, czy blokowanie czasu, będą one miały duży wpływ na twoje samopoczucie, produktywność, a nawet życie towarzyskie.