10 estratégias comprovadas de gerenciamento de tempo [com exemplos da vida real]
Se você está aqui, não está apenas satisfeito com a forma como está organizando seu tempo.
O tempo tem a tendência de fugir, mas você precisa encontrar o delicado equilíbrio entre se mobilizar para atender a todas as solicitações e, ao mesmo tempo, manter sua sanidade.
Para isso, você tem estratégias de gerenciamento de tempo. Mas como incorporar essas estratégias na vida cotidiana? Preparei um guia para você com o seguinte:
Os prós e contras das estratégias de gerenciamento de tempo
Exemplos concretos de estratégias de gerenciamento de tempo aplicadas por nosso CTO, Growth Manager e profissional sênior de marketing de conteúdo
Uma ilustração de como as estratégias de gerenciamento de tempo podem ser usadas na vida real , observando exemplos de Barack Obama, do ex-presidente Dwight D. Eisenhower ou de Steve Jobs
O que são estratégias de gerenciamento de tempo?
As estratégias de gerenciamento de tempo são técnicas sistemáticas criadas para ajudar no planejamento e no controle de como você gasta seu tempo. As estratégias de gerenciamento de tempo são a espinha dorsal da produtividade, do sucesso do projeto e da realização profissional. Ao aplicar estratégias eficazes de gerenciamento de tempo, é possível reduzir os níveis de estresse e manter o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.
As estratégias de gerenciamento de tempo lhe dão a capacidade de:
Controle seu tempo(a alocação de tempo se tornará muito fácil).
Priorize as tarefas urgentes e não só.
Desafie seus hábitos ruins de gerenciamento de tempo.
➡️ Ainda não está pronto para iniciar sua própria estratégia de gerenciamento de tempo? Saiba mais sobre por que é importante definir metas realistas.
O que torna as habilidades de gerenciamento de tempo valiosas?
A cada ano, trabalhamos aproximadamente 240 dias, o que se traduz em 1.920 horas. Falei mais sobre esse tópico no artigo sobre quantos dias de trabalho existem em um ano.
As demandas de trabalho estão aumentando, e estamos tentando lidar com elas enquanto estamos sobrecarregados e em competição não declarada com a tecnologia. O esgotamento e a depressão estão aumentando, portanto, é necessário aplicar qualquer estratégia que não apenas nos mantenha à tona, mas que nos ajude a prosperar em nossas vidas profissionais e pessoais.
Habilidades bem-sucedidas de gerenciamento de tempo contribuem para o seguinte:
Maior adaptabilidade: Quando você tem um bom domínio do gerenciamento do tempo, sabe como reagir de forma eficaz a desafios inesperados ou a uma mudança de prioridades. Conhecimento realmente é poder em situações que exigem habilidades de alta adaptabilidade - imagine-se sabendo exatamente qual técnica de gerenciamento de tempo aplicar em uma situação de crise sem se sentir sobrecarregado.
Hábitos de trabalho sustentáveis: As maratonas são legais, mas elas esgotam seu sistema, portanto, como o trabalho precisa acontecer de segunda a sexta-feira, estar em uma maratona não é sustentável para sua saúde física e mental. O fim de semana não o salvará, mas técnicas sustentáveis serão aplicadas constantemente durante a semana de trabalho.
Aumento da criatividade: Uma estrutura de gerenciamento de tempo estruturada libera espaço mental para o pensamento inovador e a solução de problemas. Quando você foge do estilo de vida de trabalho comum, estimula seus músculos criativos e libera a inovação e a ruptura.
Alta qualidade de decisão: Uma relação eficaz de gerenciamento de tempo também permite que você pense em suas decisões, reflita e analise mais. Assim, a qualidade de suas decisões é mais bem informada, em vez de depender de julgamentos apressados.
Leitura adicional: Uma coleção de estatísticas de gerenciamento de tempo
Estratégias de gerenciamento de tempo
1. Faça uma lista de tarefas (também conhecida como lista de "nocaute")
Comece cada dia ou semana criando uma lista de "nocaute". Identifique suas principais prioridades, tarefas específicas que precisam ser realizadas primeiro.
Faça dessa lista uma prioridade e uma promessa que você deve manter para si mesmo de que terá a autodisciplina para fazer essas coisas no prazo que estabeleceu para si mesmo. É um método de planejamento rápido, sem riscos envolvidos.
Um ótimo exemplo de como fazer promessas difíceis a si mesmo é o empreendedor em série, investidor e apresentador do programa "The Profit", Marcus Lemonis. Lemonis tem cartões físicos de anotações em seu armário. Ele faz uma lista das cinco coisas que quer fazer naquele dia e as faz sem exceção. Lemonis escreve esses cartões pela manhã, o que desperta sua motivação e lhe dá um senso de propósito.
A parte mais interessante da estratégia de Lemonis é que, no final, ele faz aviões de papel com seus cartões para dar a si mesmo um sinal físico de que a tarefa foi concluída.
O uso de um aplicativo automatizado de gerenciamento de tempo revela seus hábitos de gasto de tempo e o ajuda a organizar melhor seu tempo
2. Priorizar tarefas como o ex-presidente Eisenhower
Priorizar como o 34º presidente dos EUA deve, sem dúvida, levar a bons resultados. De fato, a matriz de gerenciamento de tempo (ou a matriz urgente e importante), como costuma ser chamada, é uma das estratégias de gerenciamento de tempo mais procuradas, e por um bom motivo.
A Matriz Eisenhower é um divisor de águas para a priorização de tarefas. Ela o orienta a eliminar toda a pressão que você está atribuindo a todas as tarefas, categorizando-as em tarefas urgentes e importantes. Dessa forma, você economiza tempo e maximiza a produtividade, pois suas tarefas mais importantes ficam claras e você se concentra no que realmente importa.
Você pode priorizar tarefas com base nas seguintes categorias:
Do First = Tarefas urgentes e importantes
Agenda = Tarefas importantes, não urgentes
Delegar = Tarefas urgentes, não importantes, que podem ser realizadas por outra pessoa
Excluir = Excluir tarefas não importantes e não urgentes (tarefas de rotina podem fazer parte dessa categoria)
Essas dicas eficazes de gerenciamento de tempo devem esclarecer suas prioridades e aumentar a produtividade. Ao lidar primeiro com as tarefas de alto impacto, você está escolhendo uma técnica simples, porém poderosa, para dominar o gerenciamento do tempo.
- Leitura recomendada: O que é uma programação da DuPont?
3. Usar ferramentas de gerenciamento de tempo
A aplicativo de controle de tempo ajuda a revelar seus hábitos de gasto de tempo, identificar desperdícios de tempo e, no final, gerenciar melhor seu tempo com base em dados. As ferramentas de gerenciamento de tempo são plataformas centralizadas nas quais você acompanha o progresso do trabalho automaticamente para poder se concentrar nas tarefas mais importantes.
Imagine uma ferramenta de gerenciamento de tempo como um relatório objetivo ou uma auditoria de tempo. Timeular Uma ferramenta de gerenciamento de tempo, por exemplo, faz o seguinte:
Envia sugestões de registro de horas geradas por IA com base em seus eventos de calendário e registros anteriores, para que você não se esqueça de preencher sua planilha de horas e tenha uma visão realista de suas tarefas diárias;
Gera relatórios fáceis de digerir que mostram suas tendências de produtividade , o tempo gasto em projetos de clientes e diferentes atividades para que você possa identificar padrões de eficiência;
Rastreia seu trabalho em segundo plano e adiciona automaticamente ao seu rastreador de tempo todo o trabalho que você realizou com base no uso de aplicativos, sites e documentos. Fique tranquilo, você tem 100% de controle dos dados.
Esta é uma prévia de um relatório que apresenta insights inteligentes sobre produtividade:
4. Comece o dia com suas tarefas onerosas
Uma técnica eficaz de gerenciamento de tempo que pode ser aplicada em sua agenda diária é começar pela tarefa mais difícil. Esse é o método Eat the Frog (coma o sapo).
Criado por Mark Twain, o método de comer o sapo envolve começar o dia ou a semana com a tarefa mais desafiadora ou importante. Essa é uma das técnicas favoritas e mais produtivas de Karolina:
" Minha estratégia de gerenciamento de tempo favorita? Começar o dia ou a semana com a tarefa menos agradável. Essa técnica, chamada de "comer o sapo", garante que eu conclua todas as tarefas da minha lista de afazeres, não apenas as que acho interessantes." Karolina, profissional de marketing de conteúdo sênior @Timeular.
5. Proteja seu tempo bloqueando-o
Outra ótima estratégia para gerenciar seu tempo é programar um tempo valioso para tarefas específicas que exijam sua atenção e trabalho profundo.
Um bloco de tempo é um período designado durante o qual você aloca tarefas ou atividades específicas para se concentrar. Ao alocar blocos de tempo dedicados para cada atividade, sejam tarefas relacionadas ao trabalho ou atividades pessoais, você cria uma estrutura estruturada que aumenta o foco. Com essa técnica, você também evita distrações e multitarefas para que possa se concentrar totalmente em uma tarefa de cada vez.
Nossa Gerente de Crescimento, Matilde, usa o bloqueio de tempo como a principal técnica de gerenciamento de tempo, já que ela faz malabarismos com muitas responsabilidades:
"Minha função em Timeular exige que eu use vários papéis: às vezes sou redator, outras vezes sou especialista em dados ou estrategista de campanha. Além disso, quero ser uma ótima companheira de equipe para meus colegas. Além disso, também sou mãe de primeira viagem, portanto, preciso estar presente também para minha nova família. As múltiplas responsabilidades exigem que eu me mantenha organizada e lúcida. Priorizo as tarefas mais importantes pela manhã e reservo um tempo em minha agenda para executá-las. Dessa forma, tenho certeza de que estou cumprindo minha lista de tarefas com facilidade."
6. Gerenciar o foco e a energia em vez do tempo
Às vezes, a melhor estratégia de gerenciamento de tempo não é gerenciar o tempo, mas outros aspectos, como energia e foco.
É fácil reservar seu tempo adequadamente e usar todos os conselhos do palestrante motivacional Tony Robbins ou de outros gurus, mas é muito mais difícil prever as circunstâncias em que seu foco e sua energia estão no auge. Portanto, em vez de gerenciar seu tempo, gerencie seu foco e sua energia.
Estar ciente e ser realista sobre suas circunstâncias é muito mais importante do que se esforçar sem parar até ficar sem energia. Faça a si mesmo perguntas como:
Quando estou mais criativo ou com mais energia?
Quando eu poderia programar um intervalo para atividades administrativas sem sentido?
Como posso alinhar minhas tarefas mais exigentes com meus horários de pico de energia?
Existem ambientes ou condições específicas que aumentam minha concentração e produtividade?
Como posso estruturar intervalos ao longo do dia para manter meus níveis de energia?
Designe blocos de tempo em que você esteja com mais energia e tenha maior capacidade de se concentrar em tarefas e projetos difíceis ou em um brainstorming de ideias. Ter um plano de gerenciamento de tempo torna mais fácil manter-se na tarefa e ignorar as distrações.
DICA: considere a possibilidade de implementar o cronograma 2 2 3 para gerenciar o tempo da sua equipe.
7. Definir um limite de tempo para uma tarefa específica
Definir limites de tempo para diferentes tarefas prepara sua mente para um estado mental de produtividade e foco. O método que você pode aplicar aqui é a técnica Pomodoro. Esse método envolve trabalhar intensamente por 25 minutos, seguido de um intervalo de 5 minutos. Você pode lidar com suas tarefas diárias dessa forma, adicionando explosões de foco, seguidas de um breve intervalo.
Esse é o meu método favorito, pois me ajuda a ver pequenas conquistas e a conclusão de tarefas em tarefas gerenciáveis durante um dia inteiro. Também sinto que isso me ajuda a reduzir o estresse e a alternância de tarefas (verificar o Slack, meu telefone ou e-mails), o que atrapalha meu foco regularmente.
Isso pode aumentar a sua motivação e evitar o esgotamento, enquanto você vê constantemente o trabalho se expandir em tarefas que já foram concluídas.
8. Interrupções do grupo
Dominar o gerenciamento do tempo pode significar evitar reuniões a todo custo ou agrupar qualquer interrupção entre determinados períodos de tempo para que você possa se concentrar em outras tarefas que exigem atenção. A esse respeito, você sabia que... os funcionários passam 16% do tempo em reuniões inúteis? Um estudo do MIT comprovou isso.
Um conceito interessante da ciência da computação chamado "coalescência de interrupções" implica que os computadores, no back-end, estão agrupando as interrupções com base em prioridades. Em outras palavras, se você der um comando ao seu computador, ele avaliará a prioridade e a agrupará em lotes de prioridades diferentes. Se o computador tiver os recursos e identificá-los como primordiais, ele os atenderá; caso contrário, ele os adicionará a uma fila.
Você pode dizer que nosso CTO também tem uma abordagem semelhante, certo?
"Como CTO e chefe de produto, é fundamental gerenciar um amplo espectro de tarefas. Para manter a produtividade, estruturo meu dia com uma rotina consistente: Dedico as manhãs ao trabalho profundo e focado em projetos de alta prioridade e reservo as tardes para a comunicação e para tratar de assuntos urgentes à medida que eles surgem." Manuel Zoderer.
Isso é exatamente o que você pode fazer também. Quando uma interrupção chegar até você, se ela não exigir atenção imediata, adie-a e agrupe-a com outras tarefas menores com as quais você lidará mais tarde. Este vídeo pode explicar esse conceito melhor do que eu:
9. Reduzir a fadiga das decisões
Durante o dia, sua capacidade de decisão, bem como sua qualidade de decisão, se deterioram. É por isso que você precisa reduzir o número de decisões que toma em um dia. Dessa forma, você está economizando tempo de tarefas improdutivas e ganhando mais espaço mental ao longo do dia.
Um ótimo exemplo é o ex-presidente Barack Obama, que começava o dia limitando suas decisões de vestuário e usando apenas ternos cinza ou azul. Outro exemplo é que Obama não tomava nenhuma decisão sobre a comida que estava comendo. Dessa forma, Obama mantinha a mente clara e tomava decisões mais simples. Há uma infinidade de outros exemplos semelhantes, como Mark Zuckerberg ou Nick Taranto.
Você sabia que até mesmo um método simples como o Don't Break the Chain (Não quebre a corrente), o método de produtividade que transformou Seinfeld em uma lenda, pode ter um grande impacto em sua produtividade?
10. Diga não e delegue mais
Dizer não a novas tarefas que comprometam sua produtividade é uma das melhores estratégias de gerenciamento de tempo e de projetos que você pode aplicar. Isso o ajuda a manter uma boa qualidade de produção e a não perder de vista os detalhes do projeto e as entregas que estão à sua frente.
Como prática recomendada, tente não dizer não diretamente para proteger seu tempo, mas siga algumas etapas antes de recusar uma nova solicitação.
1. Avalie a solicitação
2. Declarar claramente sua posição (declinar)
3. Explique o motivo pelo qual
4. Apresentar uma contraproposta
5. Prepare-se para a resistência
6. Praticar dizer não
Se você costuma ter dificuldade em dizer não, aqui está uma maneira de explicar os motivos de sua recusa:
Um dos melhores exemplos de grandes profissionais que dizem não é o fundador e CEO da Apple, Steve Jobs. Jobs costumava dizer: "Inovação é dizer não a 1.000 coisas", e não apenas inovação, mas um bom relacionamento com o tempo e o bem-estar. Uma de suas decisões mais importantes foi salvar a Apple da falência em 1997. Como? Reduzindo o número de produtos de 300 para 10. Essa é uma maneira clara de dizer não a 290 outros produtos.
11. Comemore as conquistas
Comemorar as conquistas pode ter um impacto maior do que se imagina sobre a maneira como você administra seu tempo. É algo vital para um profissional, mas muitas vezes é ignorado. Isso aumenta o moral e ajuda você a se manter motivado em seus próximos empreendimentos.
Reservar algum tempo para reconhecer e comemorar marcos, sejam eles grandes ou pequenos, proporciona uma recompensa psicológica pelo seu trabalho árduo e progresso. Por sua vez, essa comemoração não só reforçará os comportamentos positivos, mas também ajudará a manter o ímpeto em direção às suas próximas metas de trabalho.
Aproveite a comemoração como uma breve pausa em meio à alta pressão contínua de entrega para recarregar as baterias e refletir sobre suas realizações. Incorpore a comemoração à sua rotina e convide um membro da equipe para participar também, ou simplesmente comemore sozinho.
O uso de um aplicativo automatizado de gerenciamento de tempo revela seus hábitos de gasto de tempo e o ajuda a organizar melhor seu tempo
Conclusão
Em resumo, dominar o gerenciamento do tempo envolve mais do que apenas priorizar tarefas - trata-se de otimizar a energia e o foco, comemorar as conquistas e usar as ferramentas certas para acelerar seu progresso.
Se você optar por usar técnicas de gerenciamento de tempo, como a Técnica Pomodoro ou o bloqueio de tempo, elas terão um grande impacto em seu bem-estar, produtividade e até mesmo na vida social.