10 velprøvde strategier for tidsstyring [med eksempler fra virkeligheten]
Hvis du er her, er du ikke bare fornøyd med hvordan du organiserer tiden din.
Tiden har en tendens til å løpe fra deg - men du må finne den hårfine balansen mellom å holde tritt med alle forespørsler og samtidig bevare fornuften.
Til dette har du strategier for tidsstyring. Men hvordan integrerer du disse strategiene i hverdagen? Jeg har utarbeidet en guide til deg med følgende:
Alt du trenger å vite om tidsstyringsstrategier
Konkrete eksempler på tidsstyringsstrategier brukt av vår CTO, Growth Manager og Senior Content Marketer
En illustrasjon av hvordan tidsstyringsstrategier kan brukes i det virkelige liv ved å se på eksempler fra Barack Obama, tidligere president Dwight D. Eisenhower eller Steve Jobs.
Hva er tidsstyringsstrategier?
Tidsstyringsstrategier er systematiske teknikker som er utviklet for å hjelpe deg med å planlegge og kontrollere hvordan du bruker tiden din. Strategier for tidsstyring er ryggraden i produktivitet, prosjektsuksess og karriereoppnåelse. Når du bruker effektive tidsstyringsstrategier, kan du redusere stressnivået og bevare balansen mellom jobb og fritid.
Strategier for tidsstyring gir deg muligheten til å:
Eie tiden din(tidsallokering vil bli en lek).
Prioriter oppgaver som haster, og ikke bare det.
Utfordre dine dårlige vaner når det gjelder tidsstyring.
➡️ Er du ikke klar til å starte din egen tidsstyringsstrategi ennå? Lær mer om hvorfor det er viktig å sette seg realistiske mål.
Hva gjør ferdigheter i tidsstyring verdifulle?
Hvert år jobber vi i omtrent 240 dager, noe som tilsvarer 1 920 timer. Jeg har utdypet dette temaet i artikkelen om hvor mange arbeidsdager det er i løpet av et år.
Arbeidskravene øker, og vi prøver å håndtere dem samtidig som vi er spredt tynt utover og i uerklært konkurranse med teknologien. Utbrenthet og depresjon er på fremmarsj, så det er viktig å ta i bruk strategier som ikke bare holder oss flytende, men som også hjelper oss til å trives i yrkeslivet og privatlivet.
Gode ferdigheter i tidsstyring bidrar til følgende
Større tilpasningsevne: Når du har god forståelse for tidsstyring, vet du hvordan du effektivt kan reagere på uventede utfordringer eller endrede prioriteringer. Kunnskap er makt i situasjoner som krever høy tilpasningsevne - tenk deg at du vet nøyaktig hvilken tidsstyringsteknikk du skal bruke i en krisesituasjon uten å føle deg overveldet.
Bærekraftige arbeidsvaner: Maratonløp er kule, men de sliter ut systemet ditt, så ettersom arbeidet må skje fra mandag til fredag, er det ikke bærekraftig for din fysiske og mentale helse å være på maraton. Helgen vil ikke redde deg, men bærekraftige teknikker vil bli brukt kontinuerlig i løpet av arbeidsuken.
Økt kreativitet: Et strukturert rammeverk for tidsstyring frigjør mentalt rom for innovativ tenkning og problemløsning. Når du slipper unna den vanlige arbeidshverdagen, styrker du de kreative musklene dine og frigjør rom for innovasjon og nyskapning.
Høy beslutningskvalitet: Et effektivt forhold til tidsstyring gir deg også mulighet til å tenke gjennom beslutningene dine og reflektere og analysere mer. Dermed blir beslutningene dine mer velinformerte, i stedet for å basere seg på forhastede vurderinger.
Ytterligere lesning: En samling statistikk over tidsstyring
Strategier for tidsstyring
1. Lag en gjøremålsliste (også kalt "knockout"-liste)
Start hver dag eller uke med å lage en "knockout"-liste. Finn ut hva du prioriterer høyest, hvilke oppgaver som må gjøres først.
Gjør denne listen til en prioritet og et løfte du må holde til deg selv om at du skal ha selvdisiplin nok til å få gjort disse tingene innen den tidsrammen du har satt for deg selv. Det er en rask planleggingsmetode uten risiko.
Et godt eksempel på å gi seg selv slike harde løfter er seriegründer, investor og programleder for "The Profit" Marcus Lemonis. Lemonis har fysiske notatkort i skapet sitt. Han lager en liste over de fem tingene han ønsker å få gjort den dagen, og gjør dem uten unntak. Lemonis skriver disse kortene om morgenen, noe som øker motivasjonen hans og gir ham en følelse av å ha et mål.
Det mest interessante med Lemonis' strategi er at han til slutt lager papirfly av kortene sine for å gi seg selv et fysisk signal om at oppgaven er avkrysset.
Ved hjelp av en automatisert tidsstyringsapp får du oversikt over tidsbruken din og kan organisere tiden din bedre
2. Prioriter oppgaver som tidligere president Eisenhower
Å prioritere som USAs 34. president bør definitivt føre til gode resultater. Faktisk er tidsstyringsmatrisen (eller "det haster, det er viktig"-matrisen, som den ofte kalles) en av de mest ettertraktede strategiene for tidsstyring, og det med god grunn.
Eisenhower-matrisen er et helt nytt verktøy for oppgaveprioritering. Den hjelper deg med å rydde opp i alt presset du legger på alle oppgavene ved å kategorisere dem i oppgaver som haster og viktige oppgaver. På denne måten sparer du tid og maksimerer produktiviteten, ettersom du får oversikt over de viktigste oppgavene og kan fokusere på det som virkelig betyr noe.
Du kan prioritere oppgaver basert på følgende kategorier:
Gjør først = Hastende og viktige oppgaver
Tidsplan = viktige, ikke presserende oppgaver
Delegere = Hastende, ikke viktige oppgaver som kan gjøres av noen andre
Slett = Slett oppgaver som ikke er viktige og ikke haster (rutineoppgaver kan være en del av denne kategorien)
Disse effektive tipsene om tidsstyring vil tydeliggjøre prioriteringene dine og øke produktiviteten. Ved å ta deg av de viktigste oppgavene først, velger du en enkel, men effektiv teknikk for å mestre tidsstyringen din.
- Anbefalt lesning: Hva er en DuPont-plan?
3. Bruk tidsstyringsverktøy
A tidsregistreringsapp hjelper deg med å avdekke tidsbruken din, identifisere tidstyver og til slutt styre tiden din bedre basert på data. Tidsstyringsverktøy er sentraliserte plattformer der du kan spore fremdriften i arbeidet automatisk, slik at du kan fokusere på de viktigste oppgavene dine.
Se for deg et tidsstyringsverktøy som en objektiv rapport eller en tidsrevisjon. Timeular gjør for eksempel følgende:
Du får forslag til tidsregistrering basert på kalenderen og tidligere registreringer, slik at du ikke glemmer å fylle ut timelisten og får en realistisk oversikt over de daglige oppgavene dine;
Genererer lettfattelige rapporter som viser produktivitetstrender på , tid brukt på kundeprosjekter og ulike aktiviteter, slik at du kan identifisere effektivitetsmønstre;
Sporer arbeidet ditt i bakgrunnen og legger automatisk til alt arbeid du har utført , basert på bruk av apper, nettsteder og dokumenter. Du kan være trygg på at du har 100 % datakontroll på .
Dette er en forhåndsvisning av en rapport som gir innsikt i smart produktivitet:
4. Begynn dagen med de tyngste oppgavene dine
En effektiv teknikk for tidsstyring som du kan bruke i det daglige, er å starte med den vanskeligste oppgaven. Dette er Eat the Frog-metoden.
Metoden med å spise frosken, som stammer fra Mark Twain, går ut på å starte dagen eller uken med den mest utfordrende eller viktigste oppgaven. Dette er en av Karolinas favoritt- og mest produktive teknikker:
" Min favorittstrategi for tidsstyring? Å starte dagen eller uken med den oppgaven som er minst hyggelig. Denne teknikken, som kalles "spis frosken", sørger for at jeg fullfører alle oppgavene på gjøremålslisten, ikke bare de jeg synes er interessante." Karolina, senior innholdsmarkedsfører @Timeular.
5. Beskytt tiden din ved å blokkere den
En annen god strategi for å styre tiden din er å sette av verdifull tid til spesifikke oppgaver som krever oppmerksomhet og grundig arbeid.
En tidsblokk er en avgrenset periode der du setter av bestemte oppgaver eller aktiviteter som du skal fokusere på. Ved å sette av dedikerte tidsblokker til hver aktivitet, enten det er arbeidsrelaterte oppgaver eller personlige aktiviteter, skaper du et strukturert rammeverk som gjør det lettere å holde fokus. Med denne teknikken forhindrer du også distraksjoner og multitasking, slik at du kan konsentrere deg fullt og helt om én oppgave om gangen.
Vår Growth Manager, Matilde, bruker tidsblokkering som den viktigste teknikken for tidsstyring, ettersom hun sjonglerer med mange ansvarsområder:
"Min rolle i Timeular krever at jeg har flere hatter: Noen ganger er jeg tekstforfatter, andre ganger dataspesialist eller kampanjestrateg. Jeg ønsker også å være en god teamkompis for kollegene mine. I tillegg er jeg også førstegangsmamma, så jeg må også være til stede for den lille familien min. De mange ansvarsområdene krever at jeg holder meg organisert og klar. Jeg prioriterer de viktigste oppgavene om morgenen og setter av tid i kalenderen til å utføre dem. På denne måten sørger jeg for at jeg kommer meg gjennom gjøremålslisten med letthet."
6. Styr fokus og energi i stedet for tid
Noen ganger er den beste tidsstyringsstrategien ikke å styre tiden i det hele tatt, men andre ting som energi og fokus.
Det er lett å planlegge tiden din og bruke alle rådene fra motivasjonstaleren Tony Robbins eller andre guruer, men det er mye vanskeligere å forutse omstendighetene når fokuset og energien din er på topp. Så i stedet for å styre tiden din, bør du styre fokuset og energien din.
Å være bevisst og realistisk om omstendighetene dine er langt bedre enn å presse på i det uendelige til du er tappet for energi. Still deg selv spørsmål som for eksempel
Når er jeg mest kreativ eller energisk?
Når kan jeg sette av tid til å ta pauser for tankeløse administrative aktiviteter?
Hvordan kan jeg tilpasse de mest krevende oppgavene mine til de tidene jeg har mest energi?
Finnes det spesielle miljøer eller forhold som øker konsentrasjonen og produktiviteten min?
Hvordan kan jeg strukturere pauser i løpet av dagen for å opprettholde energinivået mitt?
Sett av tidspunkter der du er mest energisk og har størst evne til å fokusere på å fordype deg i vanskelige oppgaver og prosjekter eller brainstorme ideer. En plan for tidsstyring gjør det lettere å holde fokus på oppgaven og ignorere distraksjoner.
7. Angi en tidsbegrensning for en bestemt oppgave
Ved å sette tidsbegrensninger for ulike oppgaver kan du sette hjernen i en mental tilstand av produktivitet og fokus. Metoden du kan bruke her, er Pomodoro-teknikken. Denne metoden innebærer at man jobber intenst i 25 minutter, etterfulgt av en pause på 5 minutter. Du kan takle de daglige oppgavene dine på denne måten, ved å legge inn innslag av fokus, etterfulgt av en kort pause.
Dette er min favorittmetode, fordi den hjelper meg å se små prestasjoner og fullføring av oppgaver i løpet av en hel dag. Jeg føler også at det hjelper meg med å redusere stress og oppgaveskifting (sjekke Slack, telefonen eller e-poster), noe som ofte forstyrrer fokuset mitt.
Det kan øke motivasjonen og forhindre utbrenthet, samtidig som du hele tiden ser at arbeidet utvides til avkryssede oppgaver.
8. Gruppeavbrudd
Å mestre tidsstyring kan innebære å unngå møter for enhver pris eller å gruppere alle avbrudd mellom bestemte tidsrammer, slik at du kan fokusere på andre oppgaver som krever oppmerksomhet. Visste du forresten at ansatte bruker 16 % av tiden sin på unyttige møter? En MIT-studie har bevist det.
Et interessant konsept fra informatikken som kalles "interrupt coalescing", innebærer at datamaskinen grupperer avbrudd basert på prioriteringer. Med andre ord, hvis du gir datamaskinen en kommando, vil den vurdere dens prioritet og gruppere den i ulike prioriterte grupper. Hvis datamaskinen har ressursene og identifiserer dem som viktigst å håndtere, håndterer den kommandoen; hvis ikke, legger den den i kø.
Du ser vel at CTO-en vår også har en lignende tilnærming?
"Som CTO og produktsjef er det avgjørende å håndtere et bredt spekter av oppgaver. For å opprettholde produktiviteten strukturerer jeg dagen min med en fast rutine: Jeg bruker formiddagen til å jobbe dypt og fokusert med høyt prioriterte prosjekter, mens ettermiddagen er forbeholdt kommunikasjon og håndtering av hastesaker etter hvert som de dukker opp." Manuel Zoderer.
Det er akkurat det du også kan gjøre. Når du blir avbrutt av noe som ikke krever umiddelbar oppmerksomhet, kan du utsette det og gruppere det sammen med andre mindre oppgaver som du kan ta deg av senere. Denne videoen forklarer kanskje dette konseptet bedre enn jeg gjør:
9. Reduser beslutningstretthet
I løpet av dagen blir både beslutningsevnen og beslutningskvaliteten din dårligere. Derfor bør du redusere antallet beslutninger du tar i løpet av en dag. På denne måten sparer du tid fra uproduktive oppgaver, og du får mer mentalt spillerom i løpet av dagen.
Et godt eksempel er tidligere president Barack Obama, som startet dagen med å begrense antrekksvalgene sine og kun gå i grå eller blå dresser. Et annet eksempel er at Obama ikke tok noen beslutninger om maten han spiste. På denne måten holdt Obama tankene klare og tok beslutninger som var avgrenset.
Det finnes en mengde andre lignende eksempler, som Mark Zuckerberg eller Nick Taranto.
10. Si nei og deleger mer
Å si nei til nye oppgaver som setter produktiviteten din i fare, er en av de beste strategiene du kan bruke for tids- og prosjektstyring. Det hjelper deg med å opprettholde en god kvalitet på det du leverer, og holde deg på sporet av prosjektdetaljene og leveransene som ligger foran deg.
Prøv å ikke si nei direkte for å spare tid, men følg noen få trinn før du avviser en ny forespørsel.
1. Vurder forespørselen
2. Gi klart uttrykk for ditt standpunkt (avslå)
3. Forklar årsaken til hvorfor
4. Kom med et motforslag
5. Forbered deg på tilbakeslag
6. Øv deg på å si nei
Hvis du ofte sliter med å si nei, er dette en måte å forklare hvorfor du sier nei:
Et av de beste eksemplene på profesjonelle som sier nei, er Apples grunnlegger og administrerende direktør Steve Jobs. Jobs sa ofte: "Innovasjon er å si nei til 1000 ting", og det handler ikke bare om innovasjon, men også om å ha et godt forhold til tid og trivsel. En av de viktigste beslutningene var å redde Apple fra konkurs i 1997. Hvordan? Ved å redusere antall produkter fra 300 til 10. Det er en tydelig måte å si nei til 290 andre produkter på.
11. Feire prestasjoner
Å feire prestasjoner kan ha større innvirkning på hvordan du forvalter tiden din enn du skulle tro. Det er en viktig ting for en profesjonell, men det blir ofte oversett. Det styrker moralen og hjelper deg med å holde motivasjonen oppe for dine neste oppgaver.
Å ta seg tid til å anerkjenne og feire milepæler, uansett om de er små eller store, gir deg en psykologisk belønning for hardt arbeid og fremgang. Denne feiringen vil ikke bare forsterke positiv atferd, men også bidra til å opprettholde fremdriften mot dine neste arbeidsmål.
Bruk feiringen som en kort pause midt i det pågående høye leveringspresset til å lade opp og reflektere over hva du har oppnådd. Inkorporer feiringen i rutinen din, og inviter et teammedlem til å delta, eller bare feir alene.
Ved hjelp av en automatisert tidsstyringsapp får du oversikt over tidsbruken din og kan organisere tiden din bedre
Konklusjon
Oppsummert handler tidsstyring om mer enn bare å prioritere oppgaver - det handler om å optimalisere energi og fokus, feire prestasjoner og bruke de riktige verktøyene for å få fart på fremgangen.
Enten du velger å bruke tidsstyringsteknikker som Pomodoro-teknikken eller tidsblokkering, vil disse ha stor innvirkning på trivsel, produktivitet og til og med det sosiale livet ditt.