Sognate di cancellare le vostre liste di cose da fare?
10 strategie collaudate per la gestione del tempo [con esempi reali].
Se siete qui, non siete semplicemente soddisfatti di come state organizzando il vostro tempo.
Il tempo ha la tendenza a sfuggire, ma voi dovete trovare il delicato equilibrio tra l'impegno per stare al passo con tutte le richieste e il mantenimento della vostra sanità mentale.
Per questo esistono strategie di gestione del tempo. Ma come si fa a integrare queste strategie nella vita di tutti i giorni? Ho preparato per voi una guida con le seguenti indicazioni:
I vantaggi e gli svantaggi delle strategie di gestione del tempo
Esempi concreti di strategie di gestione del tempo applicate dal nostro CTO, dal Growth Manager e dal Senior Content Marketer.
Un'illustrazione di come le strategie di gestione del tempo possono essere utilizzate nella vita reale , guardando agli esempi di Barack Obama, dell'ex presidente Dwight D. Eisenhower o di Steve Jobs.
Quali sono le strategie di gestione del tempo?
Le strategie di gestione del tempo sono tecniche sistematiche che aiutano a pianificare e controllare il modo in cui si impiega il tempo. Le strategie di gestione del tempo sono la spina dorsale della produttività, del successo dei progetti e della realizzazione della carriera. Applicando strategie efficaci di gestione del tempo, è possibile ridurre i livelli di stress e mantenere l'equilibrio tra lavoro e vita privata.
Le strategie di gestione del tempo vi permettono di:
Possedere il proprio tempo(l'assegnazione del tempo diventerà un gioco da ragazzi).
Dare priorità ai compiti urgenti e non solo.
Sfidate le vostre cattive abitudini di gestione del tempo.
➡️ Non siete ancora pronti ad avviare la vostra strategia di gestione del tempo? Imparate a conoscere perché è importante fissare obiettivi realistici.
Cosa rende preziose le capacità di gestione del tempo?
Ogni anno lavoriamo per circa 240 giorni, che si traducono in 1.920 ore. Ho approfondito questo argomento nell'articolo su quanti giorni lavorativi ci sono in un anno.
Le esigenze lavorative aumentano e noi cerchiamo di gestirle mentre siamo sparpagliati e in competizione non dichiarata con la tecnologia. Il burnout e la depressione sono in aumento, quindi è necessario applicare qualsiasi strategia che non solo ci tenga a galla, ma che ci aiuti a prosperare nella nostra vita professionale e personale.
Le capacità di gestione del tempo contribuiscono a quanto segue:
Maggiore adattabilità: Una volta che si ha una buona padronanza della gestione del tempo, si sa come rispondere efficacemente a sfide inaspettate o a un cambiamento di priorità. La conoscenza è davvero un potere nelle situazioni che richiedono un'elevata capacità di adattamento: immaginatevi di sapere esattamente quale tecnica di gestione del tempo applicare in una situazione di crisi senza sentirvi sopraffatti.
Abitudini di lavoro sostenibili: Le maratone sono belle, ma esauriscono il vostro sistema: dato che il lavoro deve svolgersi dal lunedì al venerdì, essere impegnati in una maratona non è sostenibile per la vostra salute fisica e mentale. Il fine settimana non vi salverà, ma le tecniche sostenibili saranno applicate costantemente durante la settimana lavorativa.
Miglioramento della creatività: Una gestione strutturata del tempo libera spazio mentale per il pensiero innovativo e la risoluzione dei problemi. Quando si sfugge alla routine lavorativa, si potenziano i muscoli creativi e si sblocca l'innovazione e l'innovazione.
Elevata qualità delle decisioni: Un rapporto efficace di gestione del tempo vi permette anche di riflettere sulle vostre decisioni e di analizzare meglio. In questo modo la qualità delle decisioni è più informata, invece di affidarsi a giudizi affrettati.
Ulteriori letture: Una raccolta di statistiche sulla gestione del tempo
Strategie di gestione del tempo
1. Fare una lista di cose da fare (anche detta "a tappeto")
Iniziate ogni giorno o settimana creando un elenco "a tappeto". Individuate le vostre principali priorità, i compiti specifici che devono essere svolti per primi.
Fate di questo elenco una priorità e una promessa da mantenere a voi stessi che avrete l'autodisciplina di portare a termine queste cose entro i tempi che vi siete assegnati. È un metodo di pianificazione rapido e privo di rischi.
Un ottimo esempio di come fare promesse difficili a se stessi è l'imprenditore seriale, investitore e conduttore di "The Profit" Marcus Lemonis. Lemonis ha dei biglietti da visita fisici nel suo armadio. Fa un elenco delle cinque cose che vuole fare quel giorno e le fa senza eccezioni. Lemonis scrive questi biglietti al mattino, accendendo così la sua motivazione e dandogli un senso di scopo.
La parte più interessante della strategia di Lemonis è che, alla fine, crea degli aeroplani di carta con le sue carte per darsi un segnale fisico che il compito è stato completato.
L'utilizzo di un'applicazione automatica per la gestione del tempo consente di scoprire le abitudini di impiego del tempo e di organizzarlo meglio.
2. Dare priorità ai compiti come l'ex presidente Eisenhower
Stabilire le priorità come il 34° Presidente degli Stati Uniti dovrebbe sicuramente portare a buoni risultati. In effetti, la matrice di gestione del tempo (o matrice urgente e importante), come viene spesso chiamata, è una delle strategie di gestione del tempo più ricercate, e per una buona ragione.
La Matrice di Eisenhower è una soluzione innovativa per la definizione delle priorità delle attività. Vi guida a ridurre la pressione che assegnate a tutti i compiti, classificandoli in urgenti e importanti. In questo modo, si risparmia tempo e si massimizza la produttività, poiché i compiti più importanti sono chiari e ci si concentra su ciò che conta davvero.
È possibile assegnare le priorità alle attività in base alle seguenti categorie:
Fare prima = compiti urgenti e importanti
Programma = Attività importanti, non urgenti
Delegare = Compiti urgenti e non importanti che possono essere svolti da altri.
Elimina = Elimina le attività non importanti e non urgenti (le attività di routine possono rientrare in questa categoria).
Questi efficaci consigli per la gestione del tempo dovrebbero chiarire le vostre priorità e aumentare la produttività. Affrontando per primi i compiti ad alto impatto, sceglierete una tecnica semplice e potente per gestire al meglio il vostro tempo.
- Lettura consigliata: Che cos'è un programma DuPont?
3. Utilizzare strumenti di gestione del tempo
A app per il monitoraggio del tempo vi aiuta a scoprire le vostre abitudini di impiego del tempo, a identificare le perdite di tempo e, infine, a gestire meglio il vostro tempo sulla base dei dati. Gli strumenti di gestione del tempo sono piattaforme centralizzate che consentono di monitorare automaticamente i progressi del lavoro, in modo da potersi concentrare sulle attività più importanti.
Immaginate uno strumento di gestione del tempo come un report oggettivo o un audit del tempo. Timeular, ad esempio, fa quanto segue:
Invia suggerimenti per la registrazione del tempo generati dall'intelligenza artificiale in base agli eventi del calendario e alle registrazioni passate, in modo da non dimenticare di compilare il foglio presenze e avere una visione realistica delle attività quotidiane;
Genera rapporti di facile lettura che mostrano le tendenze di produttività di , il tempo trascorso sui progetti dei clienti e le diverse attività in modo da poter identificare i modelli di efficienza;
Traccia il vostro lavoro in background e aggiunge automaticamente al vostro time tracker tutto il lavoro svolto in base all'utilizzo di app, siti web e documenti. State tranquilli: su avete il 100% del controllo dei dati.
Questa è un'anteprima di un rapporto che rivela intuizioni intelligenti sulla produttività:
4. Iniziare la giornata con i compiti più gravosi
Una tecnica efficace di gestione del tempo che potete applicare alla vostra agenda quotidiana consiste nel cominciare con il compito più difficile. Si tratta del metodo" Mangia la rana".
Nato da Mark Twain, il metodo "mangiare la rana" consiste nell'iniziare la giornata o la settimana con il compito più impegnativo o importante. Questa è una delle tecniche preferite e più produttive di Karolina:
" La mia strategia preferita per la gestione del tempo? Iniziare la giornata o la settimana con il compito meno piacevole. Questa tecnica, chiamata "mangiare la rana", mi assicura di portare a termine tutti i compiti della mia lista di cose da fare, non solo quelli che trovo interessanti". Karolina, Senior Content Marketer @Timeular.
5. Proteggete il vostro tempo bloccandolo
Un'altra grande strategia per la gestione del tempo è quella di programmare il tempo prezioso per compiti specifici che richiedono la vostra attenzione e un lavoro approfondito.
Un blocco di tempo è un periodo designato durante il quale si assegnano compiti o attività specifiche su cui concentrarsi. Assegnando blocchi di tempo dedicati a ogni attività, che si tratti di attività lavorative o personali, si crea un quadro strutturato che favorisce la concentrazione. Con questa tecnica si evitano anche le distrazioni e il multitasking, in modo da potersi concentrare completamente su un compito alla volta.
La nostra Growth Manager, Matilde, utilizza il time blocking come principale tecnica di gestione del tempo, poiché si destreggia tra molte responsabilità:
"Il mio ruolo in Timeular mi richiede di indossare più cappelli: a volte sono un copywriter, altre volte uno specialista di dati o uno stratega di campagne. Inoltre, voglio essere un ottimo compagno di squadra per i miei colleghi. Inoltre, sono anche una mamma per la prima volta, quindi devo essere presente anche per la mia nuova famigliola. Le molteplici responsabilità mi impongono di rimanere organizzata e lucida. Al mattino do la priorità ai compiti più importanti e blocco il tempo nel mio calendario per eseguirli. In questo modo, mi assicuro di affrontare la mia lista di cose da fare con facilità".
6. Gestire la concentrazione e l'energia anziché il tempo
A volte, la migliore strategia di gestione del tempo non è affatto la gestione del tempo, ma di altri aspetti come l'energia e la concentrazione.
È facile prenotare il proprio tempo e utilizzare tutti i consigli del motivatore Tony Robbins o di altri guru, ma è molto più difficile prevedere le circostanze in cui la concentrazione e l'energia sono al massimo. Quindi, invece di gestire il vostro tempo, gestite la vostra concentrazione e la vostra energia.
Essere consapevoli e realistici delle proprie circostanze è molto più importante che spingere all'infinito fino a esaurire le proprie energie. Ponetevi domande come:
Quando sono più creativo o energico?
Quando potrei programmare delle pause per attività amministrative poco impegnative?
Come posso allineare i miei compiti più impegnativi con i miei picchi di energia?
Ci sono ambienti o condizioni specifiche che migliorano la mia concentrazione e la mia produttività?
Come posso strutturare le pause durante la giornata per sostenere i miei livelli di energia?
Designate dei blocchi di tempo in cui siete più energici e avete la massima capacità di concentrarvi su compiti e progetti difficili o di fare brainstorming di idee. Un piano di gestione del tempo rende più facile rimanere concentrati e ignorare le distrazioni.
7. Impostare un limite di tempo per un compito specifico
Stabilire dei limiti di tempo per i diversi compiti induce la mente a uno stato mentale di produttività e concentrazione. Il metodo che si può applicare in questo caso è la tecnica del Pomodoro. Questo metodo consiste nel lavorare intensamente per 25 minuti, seguiti da una pausa di 5 minuti. Potete affrontare i vostri compiti quotidiani in questo modo, aggiungendo raffiche di concentrazione, seguite da una breve pausa.
Questo è il mio metodo preferito, perché mi aiuta a vedere i piccoli risultati e il completamento dei compiti in attività gestibili durante l'intera giornata. Mi sembra anche che mi aiuti a ridurre lo stress e il cambio di attività (controllare Slack, il telefono o le e-mail), che interrompe regolarmente la mia concentrazione.
Può accendere la vostra motivazione e prevenire il burnout, mentre vedete costantemente che il lavoro si espande in compiti da completare.
8. Interruzioni di gruppo
Padroneggiare la gestione del tempo può significare evitare le riunioni a tutti i costi o raggruppare qualsiasi interruzione tra determinati orari in modo da potersi concentrare su altri compiti che richiedono attenzione. A questo proposito, sapevate che ... i dipendenti passano il 16% del loro tempo in riunioni inutili? Lo ha dimostrato uno studio del MIT.
Un concetto interessante dell'informatica, chiamato "interrupt coalescing", implica che i computer, nella parte posteriore, raggruppano le interruzioni in base alle priorità. In altre parole, se si impartisce un comando al computer, questo ne valuta la priorità e lo raggruppa in gruppi di priorità diverse. Se il computer dispone delle risorse e le identifica come prioritarie da gestire, lo gestisce; in caso contrario, lo aggiunge a una coda.
Si può dire che anche il nostro CTO ha un approccio simile, giusto?
"Come CTO e responsabile del prodotto, gestire un ampio spettro di attività è fondamentale. Per mantenere la produttività, strutturo la mia giornata con una routine coerente: Dedico la mattina a un lavoro approfondito e mirato su progetti ad alta priorità e riservo il pomeriggio alla comunicazione e ad affrontare le questioni urgenti che si presentano". Manuel Zoderer.
Questo è esattamente ciò che potete fare anche voi. Quando si presenta un'interruzione, se non richiede un'attenzione immediata, rimandatela e raggruppatela con altri compiti più piccoli che affronterete in seguito. Questo video potrebbe spiegare questo concetto meglio di me:
9. Ridurre l'affaticamento decisionale
Durante il giorno, la capacità decisionale e la qualità delle decisioni si deteriorano. Per questo motivo è necessario ridurre il numero di decisioni da prendere in un giorno. In questo modo, si sottrae tempo alle attività improduttive e si guadagna più spazio mentale nel corso della giornata.
Un grande esempio è l'ex presidente Barack Obama, che iniziava la sua giornata limitando le sue scelte di abbigliamento e indossando solo abiti grigi o blu. Un altro esempio è che Obama non prendeva decisioni sul cibo che mangiava. In questo modo, Obama ha mantenuto la mente sgombra e ha preso decisioni ridotte al minimo.
Esiste una pletora di altri esempi simili, come Mark Zuckerberg o Nick Taranto.
10. Dire no e delegare di più
Dire di no a nuovi compiti che mettono a rischio la vostra produttività è una delle migliori strategie di gestione del tempo e dei progetti che possiate applicare. Vi aiuta a mantenere una buona qualità dei risultati e a rimanere in linea con i dettagli del progetto e le consegne che vi aspettano.
Come pratica migliore, cercate di non dire di no direttamente per proteggere il vostro tempo, ma seguite alcuni passaggi prima di rifiutare una nuova richiesta.
1. Valutare la richiesta
2. Esprimere chiaramente la propria posizione (declino)
3. Spiegare il motivo per cui
4. Presentare una controproposta
5. Prepararsi a una reazione negativa
6. Esercitarsi a dire no
Se avete spesso difficoltà a dire di no, ecco un modo per spiegare le ragioni del vostro rifiuto:
Uno dei migliori esempi di grandi professionisti che dicono no è il fondatore e CEO di Apple Steve Jobs. Jobs diceva spesso: "L'innovazione è dire no a 1.000 cose", e non solo innovazione ma anche un buon rapporto con il tempo e il benessere. Una delle sue decisioni più importanti è stata quella di salvare Apple dalla bancarotta nel 1997. Come? Riducendo il numero di prodotti da 300 a 10. Un modo chiaro per dire no ad altri 290 prodotti.
11. Celebrare i risultati ottenuti
La celebrazione dei risultati può avere un impatto sul modo in cui gestite il vostro tempo più di quanto pensiate. È una cosa fondamentale per un professionista, ma spesso viene trascurata. Aumenta il morale e aiuta a rimanere motivati nelle prossime imprese.
Dedicare un po' di tempo al riconoscimento e alla celebrazione delle pietre miliari, piccole o grandi che siano, vi offre una ricompensa psicologica per il vostro duro lavoro e i vostri progressi. A sua volta, questa celebrazione non solo rafforzerà i comportamenti positivi, ma aiuterà a mantenere lo slancio verso i prossimi obiettivi lavorativi.
Prendete i festeggiamenti come una breve pausa in mezzo alla pressione costante per ottenere risultati, per ricaricarvi e riflettere sui vostri risultati. Incorporate i festeggiamenti nella vostra routine e invitate anche un membro del team a partecipare, oppure festeggiate da soli.
L'utilizzo di un'applicazione automatica per la gestione del tempo consente di scoprire le abitudini di impiego del tempo e di organizzarlo meglio.
Conclusione
In sintesi, la padronanza della gestione del tempo non si limita alla definizione delle priorità, ma consiste nell'ottimizzare l'energia e la concentrazione, nel celebrare i risultati ottenuti e nell'utilizzare gli strumenti giusti per accelerare i progressi.
Sia che si scelga di utilizzare tecniche di gestione del tempo come la Tecnica del Pomodoro o il blocco del tempo, queste avranno un forte impatto sul benessere, sulla produttività e persino sulla vita sociale.