10 beprövade strategier för tidshantering [med exempel från verkliga livet]
Om du är här är du inte bara nöjd med hur du organiserar din tid.
Tiden har en tendens att springa iväg - men du måste hitta den känsliga balansen mellan att samla dig för att hålla jämna steg med alla förfrågningar och samtidigt behålla ditt förstånd.
För detta har du strategier för tidshantering. Men hur införlivar du dessa strategier i vardagen? Jag har förberett en guide för dig med följande:
Strategier för att hantera tid
Konkreta exempel på strategier för tidshantering som tillämpas av vår CTO, Growth Manager och Senior Content Marketer
En illustration av hur tidshanteringsstrategier kan användas i verkliga livet genom att titta på exempel från Barack Obama, tidigare president Dwight D. Eisenhower eller Steve Jobs
Vad är strategier för tidshantering?
Strategier för tidshantering är systematiska tekniker som är utformade för att hjälpa till att planera och kontrollera hur du använder din tid. Strategier för tidshantering är ryggraden i produktivitet, projektframgång och karriäruppfyllelse. Genom att tillämpa effektiva strategier för tidshantering kan du minska dina stressnivåer och behålla balansen mellan arbete och privatliv.
Strategier för tidshantering ger dig möjlighet att:
Äg din tid(tidsallokering kommer att bli en barnlek).
Prioritera brådskande uppgifter och inte bara.
Utmana dina dåliga vanor när det gäller tidshantering.
➡️ Är du inte redo att starta din egen tidshanteringsstrategi ännu? Lär dig mer om varför det är viktigt att sätta upp realistiska mål.
Vad gör färdigheter i tidshantering värdefulla?
Varje år arbetar vi i cirka 240 dagar, vilket motsvarar 1 920 timmar. Jag har utvecklat detta ämne i artikeln om hur många arbetsdagar det finns på ett år.
Arbetskraven ökar, och vi försöker hantera dem samtidigt som vi är utspridda och i odeklarerad konkurrens med tekniken. Utbrändhet och depression ökar, så du måste tillämpa alla strategier som inte bara håller oss flytande, utan som hjälper oss att trivas i våra professionella och personliga liv.
Framgångsrika färdigheter i tidshantering bidrar till följande:
Högre anpassningsförmåga: När du har bra koll på tidshantering vet du hur du effektivt ska hantera oväntade utmaningar eller ändrade prioriteringar. Kunskap är verkligen makt i situationer som kräver hög anpassningsförmåga - tänk dig att du vet exakt vilken tidshanteringsteknik du ska använda i en krissituation utan att känna dig överväldigad.
Hållbara arbetsvanor: Maratonlopp är häftiga, men de utmattar ditt system, så eftersom arbetet måste ske från måndag till fredag är det inte hållbart för din fysiska och psykiska hälsa att vara på ett maratonlopp. Helgen kommer inte att rädda dig, men hållbara tekniker kommer att tillämpas konstant under arbetsveckan.
Förbättrad kreativitet: En strukturerad tidshantering frigör mentalt utrymme för innovativt tänkande och problemlösning. När du kommer bort från den vanliga arbetslivsstilen stimulerar du dina kreativa muskler och frigör innovation och omvälvning.
Hög beslutskvalitet: En effektiv tidshantering gör också att du kan tänka igenom dina beslut och reflektera och analysera mer. På så sätt blir dina beslut bättre underbyggda, snarare än att du förlitar dig på förhastade bedömningar.
Ytterligare läsning: En samling statistik om tidshantering
Strategier för tidshantering
1. Gör en att-göra-lista (även kallad "knockout"-lista)
Börja varje dag eller vecka med att skapa en "knockout"-lista. Peka ut dina högsta prioriteringar, specifika uppgifter som måste göras först.
Gör listan till en prioritet och ett löfte du måste hålla till dig själv om att du ska ha självdisciplin nog att få sakerna gjorda inom den tidsram du har satt upp för dig själv. Det är en snabb planeringsmetod som inte innebär några risker.
Ett bra exempel på att ge sig själv så hårda löften är serieentreprenören, investeraren och programledaren för "The Profit" Marcus Lemonis. Lemonis har fysiska anteckningskort i sin garderob. Han gör en lista på de fem saker han vill få gjorda den dagen och gör dem utan undantag. Lemonis skriver dessa kort på morgonen, vilket ökar hans motivation och ger honom en känsla av målmedvetenhet.
Det mest intressanta med Lemonis strategi är att han i slutändan gör pappersflygplan av sina kort för att ge sig själv en fysisk signal om att uppgiften är avklarad.
Med hjälp av en automatiserad tidshanteringsapp får du koll på dina tidsanvändningsvanor och kan organisera din tid bättre
2. Prioritera uppgifter som tidigare president Eisenhower
Att prioritera som USA:s 34:e president borde definitivt leda till goda resultat. Faktum är att tidshanteringsmatrisen (eller den brådskande, viktiga matrisen), som den ofta kallas, är en av de mest eftertraktade tidshanteringsstrategierna, och det av goda skäl.
Eisenhower-matrisen förändrar förutsättningarna för uppgiftsprioritering. Den hjälper dig att rensa bort all press som du lägger på alla uppgifter genom att kategorisera dem i brådskande och viktiga uppgifter. På så sätt sparar du tid och maximerar produktiviteten eftersom dina viktigaste uppgifter är tydliga och du kan fokusera på det som verkligen betyder något.
Du kan prioritera uppgifter utifrån följande kategorier:
Gör först = Brådskande och viktiga uppgifter
Schema = Viktiga, inte brådskande uppgifter
Delegera = Brådskande, men inte viktiga uppgifter som kan utföras av någon annan
Delete = Ta bort uppgifter som inte är viktiga eller brådskande (rutinuppgifter kan ingå i denna kategori)
Dessa effektiva tips för tidshantering bör tydliggöra dina prioriteringar och öka produktiviteten. Genom att ta itu med uppgifter med stor inverkan först väljer du en enkel men kraftfull teknik för att bemästra din tidshantering.
- Rekommenderad läsning: Vad är ett DuPont-schema?
3. Använd verktyg för tidshantering
A app för tidsregistrering hjälper dig att kartlägga dina tidsanvändningsvanor, identifiera tidstjuvar och i slutändan hantera din tid bättre baserat på data. Tidshanteringsverktyg är centraliserade plattformar där du automatiskt följer upp hur arbetet fortskrider så att du kan fokusera på dina viktigaste uppgifter.
Föreställ dig ett tidshanteringsverktyg som en objektiv rapport eller en tidsrevision. Timeular, till exempel, gör följande:
Du får AI-genererade förslag på tidsregistreringar baserat på dina kalenderhändelser och tidigare registreringar, så att du inte glömmer att fylla i din tidrapport och får en realistisk överblick över dina dagliga uppgifter;
Skapar lättförståeliga rapporter som visar dina produktivitetstrender, tid som spenderas på kundprojekt och olika aktiviteter så att du kan identifiera mönster för effektivitet;
Spårar ditt arbete i bakgrunden och lägger automatiskt till allt arbete du har utfört i din tidrapport baserat på användning av appar, webbplatser och dokument. Du kan vara säker på att du har 100% datakontroll på .
Detta är en förhandsvisning av en rapport som innehåller smarta insikter om produktivitet:
4. Börja dagen med dina tunga arbetsuppgifter
En effektiv teknik för tidshantering som du kan tillämpa i ditt dagliga schema är att börja med den svåraste uppgiften. Detta är Eat the Frog-metoden.
Metoden att äta grodan, som har sitt ursprung i Mark Twain, går ut på att börja dagen eller veckan med den mest utmanande eller viktiga uppgiften. Det här är en av Karolinas favoritmetoder och mest produktiva tekniker:
" Min favoritstrategi för tidshantering? Börja dagen eller veckan med den minst trevliga uppgiften. Den här tekniken, som kallas "ät grodan", säkerställer att jag slutför alla uppgifter på min att-göra-lista, inte bara de som jag tycker är intressanta." Karolina, Senior Content Marketer @Timeular.
5. Skydda din tid genom att blockera den
En annan bra strategi för att hantera din tid är att schemalägga värdefull tid för specifika uppgifter som kräver din uppmärksamhet och djupgående arbete.
Ett tidsblock är en bestämd period under vilken du fördelar specifika uppgifter eller aktiviteter att fokusera på. Genom att avsätta särskilda tidsblock för varje aktivitet, oavsett om det är arbetsrelaterade uppgifter eller personliga aktiviteter, skapar du ett strukturerat ramverk som förbättrar fokus. Med den här tekniken förhindrar du också distraktioner och multitasking så att du kan koncentrera dig helt på en uppgift i taget.
Vår Growth Manager, Matilde, använder tidsblockering som den viktigaste tekniken för tidshantering, eftersom hon jonglerar med många ansvarsområden:
"Min roll på Timeular kräver att jag har flera hattar på mig: ibland är jag copywriter, ibland dataspecialist eller kampanjstrateg. Jag vill också vara en bra teamkompis för mina kollegor. Dessutom är jag förstagångsmamma, så jag måste vara närvarande även för min nya lilla familj. De många ansvarsområdena kräver att jag håller mig organiserad och klar i huvudet. Jag prioriterar de viktigaste uppgifterna på morgonen och bokar tid i min kalender för att utföra dem. På så sätt ser jag till att jag lätt kan ta itu med min att-göra-lista."
6. Hantera fokus och energi i stället för tid
Ibland är den bästa tidshanteringsstrategin inte att hantera tiden alls, utan andra saker som energi och fokus.
Det är lätt att planera sin tid och använda sig av alla råd från motivationstalaren Tony Robbins eller andra gurus, men det är mycket svårare att förutse under vilka omständigheter ditt fokus och din energi är på topp. Så istället för att hantera din tid, hantera ditt fokus och din energi.
Att vara medveten och realistisk om sina förutsättningar är mycket bättre än att köra på i det oändliga tills energin tar slut. Ställ dig själv frågor som t.ex:
När är jag som mest kreativ eller energisk?
När kan jag schemalägga pauser för meningslösa administrativa aktiviteter?
Hur kan jag anpassa mina mest krävande uppgifter till de tider då jag har mest energi?
Finns det särskilda miljöer eller förhållanden som förbättrar min koncentration och produktivitet?
Hur kan jag strukturera pauser under dagen för att upprätthålla mina energinivåer?
Bestäm tidsperioder när du är som mest energisk och har störst förmåga att fokusera på att djupdyka i svåra uppgifter och projekt eller brainstorma idéer. Att ha en plan för tidshantering gör det lättare att hålla sig till uppgiften och ignorera distraktioner.
7. Sätt en tidsgräns för en specifik uppgift
Genom att sätta tidsgränser för olika arbetsuppgifter får du en mental inställning som präglas av produktivitet och fokus. Den metod som du kan tillämpa här är Pomodoro-tekniken. Metoden innebär att man arbetar intensivt i 25 minuter, följt av 5 minuters rast. Du kan ta itu med dina dagliga uppgifter på det här sättet, genom att lägga till fokuserade stunder, följt av en kort paus.
Det här är min favoritmetod, eftersom den hjälper mig att se små prestationer och slutförda uppgifter i hanterbara uppgifter under en hel dag. Jag känner också att det hjälper mig att minska stress och uppgiftsväxling (kolla Slack, min telefon eller e-post), vilket stör mitt fokus på regelbunden basis.
Det kan öka din motivation och förhindra utbrändhet när du ständigt ser att arbetet expanderar till avcheckade uppgifter.
8. Avbrott i grupp
Att hantera sin tid kan innebära att man undviker möten till varje pris eller att man grupperar alla avbrott mellan vissa tidsramar så att man kan fokusera på andra uppgifter som kräver uppmärksamhet. Visste du förresten att anställda tillbringar 16% av sin tid i meningslösa möten? En studie från MIT visade det.
Ett intressant koncept från datavetenskapen som kallas "interrupt coalescing" innebär att datorer, i backend, grupperar avbrott baserat på prioriteringar. Med andra ord, om du ger din dator ett kommando kommer den att bedöma dess prioritet och gruppera det i olika prioritetssatser. Om datorn har resurserna och identifierar dem som ytterst viktiga att hantera, hanterar den det; om inte, lägger den till det i en kö.
Det märks att vår CTO också har ett liknande synsätt, eller hur?
"Som CTO och produktchef är det avgörande att kunna hantera ett brett spektrum av uppgifter. För att upprätthålla produktiviteten strukturerar jag min dag med en konsekvent rutin: Jag ägnar förmiddagarna åt djupt och fokuserat arbete med högprioriterade projekt och eftermiddagarna åt kommunikation och att ta itu med brådskande frågor när de dyker upp." Manuel Zoderer.
Det är precis vad du också kan göra. När ett avbrott kommer till dig, om det inte kräver omedelbar uppmärksamhet, skjut upp det och gruppera det med andra mindre uppgifter som du kommer att ta itu med senare. Den här videon kanske förklarar det här konceptet bättre än jag gör:
9. Minska beslutströttheten
Under dagen försämras både din beslutsförmåga och din beslutskvalitet. Det är därför du måste minska antalet beslut du fattar under en dag. På så sätt tar du bort tid från improduktiva uppgifter och får mer mentalt utrymme under dagen.
Ett bra exempel är den tidigare presidenten Barack Obama, som började sin dag med att begränsa sina klädval och bara bära grå eller blå kostymer. Ett annat exempel är att Obama inte fattade några beslut om den mat han åt. På så sätt höll Obama sinnet klart och fattade beslut som var avskalade.
Det finns en uppsjö av andra liknande exempel, som Mark Zuckerberg eller Nick Taranto.
10. Säg nej och delegera mer
Att säga nej till nya uppgifter som äventyrar din produktivitet är en av de bästa strategierna för tids- och projekthantering som du kan tillämpa. Det hjälper dig att upprätthålla en god kvalitet på dina resultat och hålla dig på rätt spår med de projektdetaljer och leveranser som ligger framför dig.
Som bästa praxis bör du försöka att inte säga nej direkt för att skydda din tid, men följ några steg innan du avböjer en ny förfrågan.
1. Bedöm begäran
2. Tydligt ange din ståndpunkt (nedgång)
3. Förklara skälet till varför
4. Kom med ett motförslag
5. Förbered dig på motgångar
6. Öva på att säga nej
Om du ofta har svårt att säga nej kan du här förklara varför du inte gör det:
Ett av de bästa exemplen på att stora yrkesmän säger nej är Apples grundare och VD Steve Jobs. Jobs sa ofta: "Innovation är att säga nej till 1.000 saker", och inte bara innovation utan även en god relation till tid och välbefinnande. Ett av de viktigaste besluten var att rädda Apple från konkurs 1997. Hur gjorde de det? Genom att minska antalet produkter från 300 till 10. Det är ett tydligt sätt att säga nej till 290 andra produkter.
11. Fira prestationer
Att fira prestationer kan ha större inverkan på hur du hanterar din tid än du tror. Det är en viktig sak för en professionell person, men det förbises ofta. Det höjer moralen och hjälper dig att hålla motivationen uppe inför nästa uppdrag.
Att ta sig tid att uppmärksamma och fira milstolpar, oavsett om de är stora eller små, ger dig en psykologisk belöning för ditt hårda arbete och dina framsteg. I sin tur kommer detta firande inte bara att förstärka positiva beteenden utan också bidra till att upprätthålla momentum mot dina nästa arbetsmål.
Ta firandet som en kort paus mitt i den pågående höga pressen att leverera för att ladda om och reflektera över dina prestationer. Införliva firandet i din rutin och bjud in en teammedlem att också delta, eller fira bara på egen hand.
Med hjälp av en automatiserad tidshanteringsapp får du koll på dina tidsanvändningsvanor och kan organisera din tid bättre
Slutsats
Sammanfattningsvis handlar tidshantering om mer än att bara prioritera uppgifter - det handlar om att optimera energi och fokus, fira framgångar och använda rätt verktyg för att påskynda dina framsteg.
Oavsett om du väljer att använda tidshanteringstekniker som Pomodoro-tekniken eller tidsblockering kommer dessa att ha stor inverkan på ditt välbefinnande, din produktivitet och till och med ditt sociala liv.