Priorytetyzacja MoSCoW: Ramy krok po kroku

Zbyt wiele sprzecznych wymagań i wszystkie o wysokim względnym znaczeniu? Nie wiesz od czego zacząć?

Jeśli odpowiedziałeś "tak", to Moskiewska Metoda Ustalania Priorytetów jest tym, czego potrzebujesz. Nauczę cię wszystkiego o tej metodzie ustalania priorytetów, która jest moim ulubionym sposobem ustalania priorytetów zadań.

TL;DR - Kluczowe wnioski

• MoSCoW pomaga kategoryzować zadania na " muszę mieć", " powinienem mieć", " mógłbym mieć" i " nie chcę mieć";
• Dzięki MoSCoW nauczysz się przydzielać 60% zasobów na rzeczy, które musisz mieć, 20% na rzeczy, które powinieneś mieć, 20% na rzeczy, które możesz mieć i 0% na rzeczy, których nie chcesz mieć.
• MoSCoW można wdrożyć w 3 krokach: Wymień wszystkie wymagania, zastosuj kryteria MoSCoW ze wszystkimi zaangażowanymi interesariuszami i postępuj zgodnie z zasadą alokacji zasobów 60-20-20;
• Prostym testem pozwalającym zrozumieć, czy dane zadanie jest niezbędne, jest zadanie pytania: "Czy gdybyśmy wystartowali bez tego, ponieślibyśmy porażkę?". Jeśli nie jest to natychmiastowe "tak", prawdopodobnie nie jest to konieczność.
• Kluczowymi zaletami MoSCoW jest to, że wymusza jasne decyzje, zapobiega pełzaniu zakresu i zapewnia konsensus zespołu;
• Wskazówka: Zacznij od narzędzi do śledzenia czasu, aby zrozumieć rzeczywisty czas poświęcony na każdą kategorię, a następnie możesz dodać więcej narzędzi w razie potrzeby.

Na czym polega metoda ustalania priorytetów MoSCow?

Metoda MoSCoW to struktura ustalania priorytetów, która pomaga kategoryzować zadania i wymagania w czterech grupach: Must-have, Should-have, Could-have i Won't-have. Jest ona szczególnie skuteczna, ponieważ eliminuje niejednoznaczność systemów priorytetów "wysoki, średni, niski" i zmusza do podejmowania solidnych decyzji dotyczących tego, co naprawdę ma znaczenie.

A co najlepsze? Przestajesz marnować energię na pracę o niskim wpływie i koncentrujesz swoje zasoby tam, gdzie zrobią największą różnicę.

Jaka jest historia metody MoSCoW?

Opracowana przez Dai Clegga w 1994 roku metoda priorytetyzacji MoSCoW została stworzona jako część projektów w zwinnej metodzie zarządzania projektami DSDM. DSDM to skrót od Dynamic Systems Development Method, pierwotnie stworzony dla zespołów programistycznych. Jej prostota sprawiła, że stała się ulubioną metodą wśród programistów, kierowników projektów i innych zespołów.

Jako pisarz odkryłem tę technikę, próbując pogodzić terminy pisania, projekty osobiste i edycje dla klientów. Przyjęcie jej pomogło mi dostrzec różnicę między pilną, krytyczną dla klienta pracą, a przyjemnymi dla oka częściami procesu, które były niepotrzebne do dostarczenia pracy.

Kategorie MoSCoW

Zanim zagłębimy się w to, jak wdrożyć tę technikę zarządzania projektami, najpierw zrozumiemy jej kategorie priorytetów:

• Niezbędne: Są to wymagania niepodlegające negocjacjom. Bez nich Twój projekt lub rozwiązanie jest po prostu nieopłacalne. Pomyśl o nich jak o Minimalnych Użytecznych Cechach (MUST) Twojego nowego produktu lub strategii, na której opierasz marketing swojej firmy w następnym kwartale - nie możesz ich pominąć.
• Powinien mieć: Ważne, ale nie kluczowe funkcje lub zadania. Dodają one znaczącą wartość, ale nie są krytyczne dla uruchomienia. Na przykład, w oprogramowaniu do śledzenia czasu pracy ważne jest, aby menedżerowie mieli takie funkcje, jak analiza produktywności zespołu i konfigurowalne raporty, aby zrozumieć wzorce pracy, ale podstawowa funkcja rejestrowania czasu pracy może nadal spełniać swoje zadanie bez nich.
• Mógłby mieć: Przyjemne do posiadania funkcje, które mają niewielki wpływ na ogólne rozwiązanie. Są to elementy "listy życzeń". Pomyśl o niestandardowym motywie pulpitu nawigacyjnego w narzędziu do zarządzania projektami lub zaawansowanych opcjach filtrowania na platformie analitycznej. Poprawiają one doświadczenie, ale nie są niezbędne do osiągnięcia głównych celów biznesowych.
• Nie będzie: Elementy, które nie są priorytetem w bieżących ramach czasowych, ale mogą zostać ponownie przeanalizowane później. Na przykład, w przypadku uruchamiania aplikacji mobilnej, funkcje takie jak integracja z mediami społecznościowymi lub tryb ciemny mogą być uważane za przyszłe możliwości, ale są wyraźnie komunikowane jako poza zakresem początkowej wersji.

Wskazówka dla profesjonalistów: Identyfikując must-have, użyj testu "Czy gdybyśmy wystartowali bez tego, ponieślibyśmy porażkę?". Jeśli odpowiedź nie jest natychmiastowa "tak", prawdopodobnie nie jest to must-have. Doskonale łączy się to z kategorią "Do" w metodzie 4 D zarządzania czasem.

Dlaczego warto stosować metodę ustalania priorytetów MoSCoW? 

Poza trudnościami z ustaleniem priorytetów w całym projekcie, przeprowadzenie analizy MoSCow może przynieść wiele innych korzyści. Oto kilka powodów, dla których możesz przekonać każdego w swoim zespole, czy to menedżerów produktu, czy zespół zarządzający projektem, do ustalenia priorytetów zadań za pomocą tej zwinnej techniki zarządzania projektami:

• Wymusza jasne decyzje: W przeciwieństwie do niejasnych poziomów priorytetów i niekończących się sesji burzy mózgów, MoSCoW wymaga ostatecznej kategoryzacji. W ten sposób zapewniasz jasność, ponieważ nie możesz oznaczyć wszystkiego jako "wysokiego priorytetu", ale musisz wybrać to, co naprawdę wpływa na Twoje projekty.
• Przynosi konsensus w zespołach: Posiadanie jasnych i uzgodnionych kategorii ułatwia wyjaśnianie i uzasadnianie decyzji dotyczących ustalania priorytetów członkom zespołu, klientom i odpowiednim interesariuszom.
• Zapobiega pełzaniu zakresu: Wyraźnie definiując, co jest w zakresie, a co poza nim (Won't-have), chronisz swój projekt przed niekończącymi się dodatkami funkcji i zmianami wymagań. Znacznie łatwiej jest zarządzać oczekiwaniami.

Jak wdrożyć MoSCoW w swojej firmie workflow

Ta zwinna struktura realizacji projektów wymaga tylko trzech kroków do wdrożenia, ale przynosi wiele korzyści i wartości biznesowej. Sprawdźmy wszystkie kroki techniki MoSCow:

1. Najpierw zbierz wszystkie wymagania projektu. Wymień wszystkie potencjalne wymagania, funkcje lub zadania bez filtrowania. Uwzględnij wszystko, o co prosili interesariusze lub co zidentyfikował Twój zespół. Nie martw się jeszcze o ustalanie priorytetów. Po prostu stwórz kompleksowy spis, więc skup się wyłącznie na zanotowaniu wszystkiego.
2. Zastosuj priorytety MoSCoW. Teraz oceń każdą pozycję na liście, stosując priorytety MoSCow w oparciu o kryteria przedstawione w poniższej tabeli. Należy jednak pamiętać, że ważne jest, aby zainicjować dyskusje ze wszystkimi kluczowymi interesariuszami i wspólnie zdecydować o priorytecie wymagań. Staraj się inicjować debaty w zespołach wielofunkcyjnych i włączać do grupy jak najwięcej zawodów. Weź pod uwagę analityka biznesowego, a także członków zespołów projektowych i zespołu produktowego.

Pro tip: Czy wiesz, dlaczego szybkie podejmowanie decyzji ma kluczowe znaczenie dla Twojej wydajności i biznesu? Najlepiej zrozumieć to przed ustaleniem priorytetów - może to przyspieszyć cały proces 😉

Wskazówka dla profesjonalistów: Połącz MoSCoW z blokadą czasową, przydzielając określone przedziały czasowe w pierwszej kolejności na swoje niezbędne zadania. W ten sposób najbardziej krytyczne zadania otrzymają godziny największej energii. Innymi słowy, zjedz żabę tak wcześnie, jak to możliwe.

3. Zastosuj zasadę 60-20-20 MoSCoW. Teraz priorytetyzacja MoSCoW uczy, jak rozdzielać wysiłek pomiędzy wymaganiami. Dlatego przegląd priorytetów opiera się na prostej zasadzie:

• Niezbędne: zajmują ~60% dostępnych zasobów
• Powinno: zająć ~20% dostępnych zasobów
• Mógłby: zajmuje ~20% dostępnych zasobów
• Won't-haves: 0% (udokumentowane do rozważenia w przyszłości)

Przykład priorytetyzacji MoSCoW 

Aby zilustrować, jak wymagania z techniką priorytetyzacji MoSCow, wezmę konkretny i prosty przykład: Projekt uruchomienia strony internetowej przez pryzmat priorytetyzacji MoSCoW:

Niezbędne:

• Strona główna z jasną propozycją wartości: Kluczowe dla pierwszego wrażenia i przekazania podstawowej oferty biznesowej.
• Responsywność mobilna: Według Soax ponad 60% ruchu w sieci pochodzi z urządzeń mobilnych, więc nieresponsywna witryna natychmiast straciłaby większość potencjalnych klientów.
• Formularz kontaktowy: Ponieważ jest to główny sposób, w jaki potencjalni klienci mogą skontaktować się z Tobą bezpośrednio, ma to wpływ na generowanie potencjalnych klientów i obsługę klienta, dlatego należy to zrobić.
• Podstawowe elementy SEO (meta tytuły, opisy, właściwa struktura nagłówków): Krytyczne dla widoczności w wyszukiwarkach i ruchu organicznego od pierwszego dnia.
• Główne strony produktów/usług: Niezbędne informacje o tym, co sprzedajesz. Bez nich nie ma możliwości konwersji odwiedzających.

Niezbędne:

• Sekcja bloga: Ważna dla SEO i budowania autorytetu, ale może być dodana po uruchomieniu bez zakłócania podstawowej funkcjonalności witryny.
• Opinie klientów: Budują zaufanie i wiarygodność, ale początkowo strona może funkcjonować bez nich, podczas gdy Ty zbierzesz więcej opinii.
• Rejestracja do newslettera: Cenne dla pozyskiwania leadów i sprzedaży przychodzącej, ale nie krytyczne dla głównej funkcjonalności witryny.
• Integracja z mediami społecznościowymi: Zwiększa obecność marki i możliwości udostępniania, ale nie jest niezbędna dla podstawowych funkcji biznesowych.
• Funkcja wyszukiwania w witrynie: Poprawia wrażenia użytkownika w przypadku większych witryn, ale nie jest krytyczna przy początkowym uruchomieniu, zwłaszcza przy dobrej nawigacji.

Pro tip: Staraj się trzymać z dala od wielozadaniowości i trzymaj się musu i powinności, ponieważ wielozadaniowość jest jednym z głównych powodów, dla których ludzie czują się nieproduktywni i jednym z największych marnotrawców czasu w pracy.

Mógłby:

• Funkcja czatu na żywo: Przydatna do natychmiastowej obsługi klienta, ale na początek może wystarczyć e-mail/formularz kontaktowy.
• Interaktywne prezentacje produktów: Zwiększyłoby to zrozumienie produktu, ale statyczne obrazy / filmy mogą działać podczas uruchamiania.
• Zaawansowana analityka (poza podstawowym Google Analytics): Przydatne do głębokiego wglądu, ale podstawowe śledzenie jest wystarczająco dobre, aby zacząć.
• Obsługa wielu języków: Może to rozszerzyć zasięg rynkowy, ale może poczekać, aż uzyskasz znaczny ruch międzynarodowy.
• Tła wideo: Doda to atrakcyjności wizualnej, ale nie wpłynie na podstawową funkcjonalność.

Nie będę miał (tym razem):

• Chatbot oparty na sztucznej inteligencji: Drogie w prawidłowym wdrożeniu i wymaga danych szkoleniowych, których jeszcze nie masz.
• Wycieczki w wirtualnej rzeczywistości: Fajna funkcja, ale wymaga znacznych zasobów i nie jest niezbędna dla większości użytkowników.
• Forum społeczności użytkowników: Wymaga zasobów moderacyjnych i aktywnej bazy użytkowników, której nie ma w momencie premiery.
• Integracja ze starszymi systemami: Tą kwestią można zająć się później, gdy będziesz mieć więcej danych użytkowników i określone wymagania.
• Niestandardowa aplikacja mobilna: Na początek wystarczy responsywny projekt strony internetowej. Rozwój aplikacji może poczekać na udowodnione zapotrzebowanie.

Narzędzia do opanowania priorytetyzacji MoSCoW

Aby skutecznie wdrożyć MoSCoW, potrzebne jest jedno narzędzie lub odpowiedni zestaw narzędzi do śledzenia, monitorowania i dostosowywania priorytetów. Oto kilka narzędzi, które mogą w tym pomóc:

• Timeular: Śledź czas spędzony na zadaniach w każdej kategorii MoSCoW, aby obiektywnie zrozumieć, ile czasu zajmuje każda kategoria. Śledząc czas spędzony na zadaniach, które trzeba wykonać, w porównaniu z tymi, które można wykonać, można podejmować lepsze decyzje dotyczące ustalania priorytetów i identyfikować miejsca, w których zasoby są niewłaściwie przydzielane. Funkcja automatycznego śledzenia czasu pomaga gromadzić wiarygodne dane na temat czasu trwania zadań, dzięki czemu można podejmować bardziej świadome decyzje w przyszłych wersjach.

Nie musisz już zgadywać, ile czasu zajmie Ci wykonanie niezbędnych czynności.

Pozwól Timeular automatycznie śledzić Twój czas, podczas gdy Ty skupisz się na tym, co ważne.

Wypróbuj Timeular za darmo

• Pojęcie: Zbuduj scentralizowane centrum dla swojej struktury MoSCoW, w którym możesz połączyć dokumentację, śledzenie i inne funkcje współpracy. Możesz przeglądać swoje priorytety na wiele sposobów w Notion, ponieważ ma elastyczną bazę danych, od tablic Kanban po listy lub tabele. Należy pamiętać, że śledzenie czasu w Notion jest uciążliwe.
• Trello lub Jira: Użyj tablic z kolumnami oznaczonymi MoSCoW, aby wizualizować i zarządzać priorytetowymi elementami. Narzędzia te umożliwiają łatwe przeciąganie i upuszczanie elementów między kategoriami w miarę zmiany priorytetów.
• Miro lub Mural: Idealne do wspólnych sesji MoSCoW z interesariuszami, te narzędzia do współpracy wizualnej pomagają zespołom wspólnie ustalać priorytety za pomocą wirtualnych karteczek samoprzylepnych i funkcji głosowania.
• Microsoft Excel lub Arkusze Google: Tworzenie szczegółowych matryc priorytetów z wbudowanymi formułami do punktowania i ważenia różnych wymagań. Narzędzia te są szczególnie przydatne do prowadzenia kompleksowego rejestru wszystkich elementów w różnych kategoriach.

Wskazówka dla profesjonalistów: Chociaż narzędzia są ważne, nie pozwól, aby ich wybór stał się czymś, co można mieć, a co opóźnia ustalanie priorytetów. Zacznij od śledzenia czasu projektu, a następnie dodaj bardziej zaawansowane narzędzia, jeśli zajdzie taka potrzeba.

Wspólne wyzwania dla MoSCoW

Choć prosta i skuteczna, metoda priorytetyzacji MoSCow może mieć wady, o ile nie zostanie prawidłowo wdrożona i kontrolowana:

• Masz zbyt wiele niezbędnych rzeczy: Często możesz znaleźć się w sytuacji, w której interesariusze nalegają, aby wszystko było krytyczne. W rzeczywistości dzięki MoSCow możesz udowodnić, że nie masz zbyt wielu opcji w napiętych ramach czasowych i ograniczonych zasobach. Rozwiązanie: Zastosuj test "Gdyby to była jedyna rzecz, którą dostarczyliśmy, czy projekt nadal by działał?" dla każdego niezbędnego elementu.
• Niejasne priorytety w ramach kategorii: Zmagasz się z szeregowaniem elementów w ramach tej samej kategorii. Rozwiązanie: Dodaj podpriorytety (M1, M2, M3) w każdej kategorii, aby uzyskać większą szczegółowość.
• Zmieniające się wymagania: Priorytety zmieniają się w trakcie realizacji projektu. Rozwiązanie: Zaplanuj regularne przeglądy priorytetów i prowadź dziennik zmian, aby śledzić i uzasadniać zmiany.

Twoja podróż MoSCoW zaczyna się teraz

Zasadniczo MoSCoW pozwala lepiej zorganizować obciążenie pracą i priorytety. To, co odróżnia go od wszystkich innych metod ustalania priorytetów, to jego prostota i skuteczność.

Wybierz jeden projekt, zastosuj ramy i zacznij śledzić swoje priorytety. Pamiętaj, że dążenie do perfekcji nie posunie Twojej pracy do przodu. Gotowy do zmiany sposobu ustalania priorytetów? Twoja podróż MoSCoW zaczyna się teraz!

FAQ

Źródła

https://soax.com/research/mobile-website-traffic

https://pmworldjournal.com/article/moscow-rules

https://publications.eai.eu/index.php/IoT/article/view/6515