20 gode tips for å spare tid og få ting gjort
Har du noen gang følt at du ikke har nok tid til å få gjort alt i løpet av dagen? Mellom jobb, familie, husarbeid og fritidsaktiviteter tenker du kanskje ofte: "Jeg skulle ønske at dagen min hadde 48 timer!".
Hvis du kjenner deg igjen i dette scenariet, kan du fortsette å lese og oppdage de beste tipsene for å spare tid og få alt gjort med tid til overs!
Å spore tiden din er en av de beste måtene å spare den på
Identifiser og eliminer de oppgavene som sløser bort tiden din. Begynn i dag!
Hvordan spare tid i et nøtteskall
- Spor tiden din
- Bruk teknikker for tidsstyring
- Planlegg arbeidet ditt rundt dine beste arbeidstider
- Slå sammen lignende oppgaver
- Planlegg pausene dine
- Bruk ferdige maler
- Kom deg vekk fra distraksjoner
- Forbered dagen, uken eller måneden i forveien
- Bestem deg for når du bør multitaske (og når du ikke bør gjøre det)
- Lær deg å si "nei"
- Delegere arbeidet
- Løs problemer med en gang
- Begrens antallet beslutninger du tar
- Reduser forbruket av sosiale medier
- Skap et personlig arbeidsområde
- Ansett noen til å hjelpe deg
- Lag et system for å håndtere e-postene dine
- Jobb med utsettelsesvanene dine
- Velg fjernarbeid når det er mulig
- Digitaliser livet ditt
1. Følg med på tiden din
Du vet hvor kaotisk en dag kan bli. "Overraskende" møter og telefoner, mer tid enn vanlig i trafikken, og så videre.
Alle disse uforutsette hendelsene kan gjøre at du mister oversikten over tiden du bruker på bestemte oppgaver. Og hvordan kan du forhindre at det skjer? Ved hjelp av tidsregistrering, selvfølgelig.
Når du organiserer timeplanen din rundt tid, eliminerer du nesten enhver sjanse for å kaste bort tid, øker produktivitetsnivået og optimaliserer arbeidet ditt.
Det finnes to måter du kan registrere tiden din på: manuelt, ved hjelp av manuelle timelister, eller digitalt, for eksempel ved hjelp av en tidsregistreringsapp.
Selv om den manuelle teknikken er enkel, er den ikke like effektiv som den digitale. Ved å bruke tidsregistreringsapper kan du identifisere hull i timeplanen, se hvor mye tid du bruker på hver oppgave, og bruke denne informasjonen til å utnytte tiden bedre i fremtiden.
Å spore tiden din er en av de beste måtene å spare tid på, fordi du vet hva du bruker og hva du sløser bort.
Verdifulle ressurser:
Å spore tiden din er en av de beste måtene å spare den på
Identifiser og eliminer de oppgavene som sløser bort tiden din. Begynn i dag!
2. Bruk teknikker for tidsstyring
Med riktig kunnskap om tidsstyringsteknikker kan du oppnå mer med mindre tidsbruk. Noen av teknikkene du kan bruke, er
- sette realistiske mål;
- dele opp arbeidet i mindre oppgaver;
- tidsblokkering eller tidsboksing;
- prioritere oppgaver for å jobbe mer effektivt. Du kan bruke kvadrantene i tidsstyringsmatrisen til å gjøre det;
- Sett tidsfrister for hver oppgave du må utføre.
Tidsstyring er avgjørende og en av de viktigste soft skills du kan ha. Så sørg for at du bruker tiden din fornuftig. Hvordan gjør du det? Ved å bruke riktig metode for å styre tiden din.
Det finnes flere metoder der ute, og du kan lese om de beste teknikkene for tidsstyring i bloggen vår.
- Sjekk ut: Sitater om tidsstyring
Få en gratis kopi av e-boken og lær hvordan du kan utnytte kraften i tidsregistrering.
3. Planlegg arbeidet ditt rundt dine beste arbeidstider
Dette er et av de beste tipsene for å spare tid. Vi har alle den tiden på dagen da vi vet at vi er mest produktive. For noen kan det være rett når de våkner. For andre er det rett før de legger seg.
Uansett hvilken tid du identifiserer deg mest med, bør du forsøke å legge arbeidet eller de vanskeligste oppgavene dine til denne tiden. På denne måten sikrer du at produktivitetsnivået ditt blir høyere, slik at du kan bruke mindre tid på den samme mengden arbeid.
4. Samle lignende oppgaver i grupper
I stedet for å reise deg for å skrive ut ett dokument, kan du samle alle dokumentene du trenger å skrive ut, og skrive dem ut på én gang.
Hvis du må ut av huset for å gå til supermarkedet, postkontoret og frisøren, hvorfor ikke planlegge alle disse aktivitetene til samme morgen og ettermiddag og gjøre dem på én gang?
Ved å samle lignende oppgaver i grupper vil du ende opp med å bruke mindre tid på hver enkelt av dem. Enkelt, ikke sant?
5. Planlegg pausene dine
Dette er et av de beste tipsene til hvordan du kan jobbe smartere, ikke hardere.
Pauser er avgjørende for å holde produktivitetsnivået høyt. Men noen ganger blir disse øyeblikkene undervurdert. For hvis du bare fortsetter å jobbe, mister du vel ikke tid? Dette er kanskje ikke helt sant.
Ifølge noen studier og undersøkelser kan pauser bidra til å forebygge beslutningstretthet, gjenopprette motivasjonen for langsiktige mål, øke produktiviteten og forbedre kreativiteten. Alle disse fordelene vil helt sikkert føre til at du sparer tid i løpet av en arbeidsdag.
Og hvilken er den beste teknikken for å planlegge pauser? Om dette emnet er meningene forskjellige:
- en studie fra University of Illinois sier at du bør ta en pause en gang i timen;
- Pomodoro-teknikken anbefaler at man jobber i 25 minutter, etterfulgt av en pause på 3-5 minutter;
- en artikkel i Inc. Magazine anbefaler pauser hvert 60. til 90. minutt.
Så hvilken er den beste teknikken? Det kommer helt an på hva som fungerer best for deg. Prøv dem ut og finn ut av det selv.
Les også: Alternativene til Pomodoro-teknikken.
6. Bruk ferdige maler
Å bruke maler kan være svært tidsbesparende. Tenk deg at du snart skal holde en stor presentasjon der du skal vise resultatene fra siste trimester.
Du må selvfølgelig lage en PowerPoint-presentasjon. Hva tror du vil gå raskest: å lage en presentasjon fra bunnen av eller å bruke en mal som er laget på forhånd, og som kan tilpasses til flere anledninger? Vi tror du vet svaret på dette.
Ikke bare PowerPoint-presentasjoner, men også e-poster, Word-dokumenter og Excel-filer: disse kan alle være tidsoptimaliserere hvis du har riktig mal å bruke. Verktøy som skapere av e-postmaler kan være spesielt nyttige for å designe profesjonelle, gjenbrukbare e-postformater som sparer tid og opprettholder konsistens på tvers av kommunikasjonen.
Bruk litt av tiden din på å lage maler for de daglige oppgavene, og se hvordan du kan spare tid.
- Last ned gratis
Maler for tidsblokkeringsplaner
Mal for fakturerbare timer i Excel
Spor tiden med noen få sekunder om dagen
Bruk en enkel løsning for tidsregistrering til å identifisere og eliminere de oppgavene som sløser bort tiden din. Begynn i dag!
7. Kom deg vekk fra distraksjoner
Dette er et av de beste tipsene du kan følge for å spare tid: Kom deg vekk fra distraksjoner.
En Instagram-melding. En telefon fra moren din. En e-post fra den irriterende selgeren som prøver å få deg til å oppgradere mobilabonnementet ditt. Disse små tingene kan forstyrre arbeidsflyten din og gjøre at du mister arbeidstid.
Ifølge en studie utført av University of California tar det nesten 30 minutter å fokusere på nytt etter at du har blitt distrahert. Disse 30 minuttene, multiplisert med flere distraksjoner i løpet av dagen, kan kulminere i flere tapte timer.
For å unngå denne situasjonen bør du unngå alle typer distraksjoner rundt deg. Ta med telefonen til et annet rom og sett den i lydløs modus, ikke slå på TV-en og deaktiver alle varsler på datamaskinen. Dette vil hjelpe deg med å spare tid og være mer produktiv.
8. Forbered dagen, uken eller måneden i forveien
Et av de viktigste tipsene for å spare tid er å forberede ting på forhånd. Og det er åpenbart hvorfor.
Ved å forberede dagene, ukene eller månedene i forveien sparer du dyrebar tid i beslutningsøyeblikkene fordi beslutningene er tatt på forhånd.
Noen av de tingene du kan forberede og planlegge er:
- møter: Å forberede et møte er et av de beste tipsene for å unngå å lede bortkastede møter;
- arbeidsoppgaver for dagen og uken;
måltider; - treningsdager;
- antrekk;
- vesker;
- ferie reiseruter;
- osv.
Gratis e-bok: Lær de beste teknikkene for tidsstyring
Få en gratis kopi av e-boken og lær hvordan du kan utnytte kraften i tidsregistrering.
9. Bestem deg for når du bør multitaske (og når du ikke bør gjøre det)
Multitasking er ofte en produktivitetsfiende. Når du prøver å fokusere på flere viktige oppgaver samtidig, kan du ende opp med å ta dårlige beslutninger, overanstrenge deg eller til og med gjøre alvorlige feil.
Alt dette vil føre til at du bruker ekstra tid på de samme oppgavene. Multitasking er imidlertid ikke alltid dårlig. Du må bare velge de riktige oppgavene for å unngå å ha for mye å gjøre samtidig.
Du kan for eksempel lytte til en produktivitetspodkast, en prosjektledelsespodkast eller en hvilken som helst annen type podkast mens du svarer på e-post. Eller til og med lytte til en lydbok mens du rydder opp på datamaskinen.
Disse kombinasjonene vil ikke gå på bekostning av kvaliteten på arbeidet ditt, og du vil kunne drive med to produktive aktiviteter samtidig.
Les også: Hva er kontekstveksling?
10. Lær deg å si "nei"
Det kan være vanskelig å "fordøye", men å si "nei" er en av de beste måtene å spare tid på.
Å si ja til alt kan virke enkelt for å opprettholde gode sosiale og jobbmessige relasjoner. Men det kan også føre til utbrenthet og at du bruker tid på ting du ikke har lyst til å gjøre.
Vi kan alle være enige om at det å bruke tid på unødvendige ting er dårlig anvendt tid. Tiden din er verdifull, og du bør behandle den på samme måte.
Du kan selvfølgelig ikke si nei i alle situasjoner, spesielt ikke på jobben. Men det er flere tilfeller der du kan - og bør! Prøv å forstå hva som er viktig for deg, og hva som er verdt tiden din.
Når du har funnet ut av dette, blir det lettere å si nei til mindre viktige oppgaver og spare tid på det som er viktig.
11. Delegere arbeid
Dette tipset er gull verdt for alle ledere, prosjektledere eller teamledere som leter etter et svar på hvordan de kan spare tid!
Hvis du har problemer med å håndtere arbeidsmengden din og har mulighet til å delegere noen oppgaver, er det bare å gjøre det!
Trenger du hjelp med denne prosessen? Da bør du lese vår guide om hvordan du delegerer oppgaver.
Du må stole på teamet ditt og gi dem mer ansvar. Hva er ellers fordelen med å lede et team? Du trenger bare å gi dem myndighet. Ellers kommer du til å ende opp medåspørre deg selv: "Hvorfor er jeg så uproduktiv?".
12. Løser problemer med en gang
En av de mest effektive teknikkene for å spare tid er å ta tak i problemer så snart du står overfor dem. Et problem forsvinner ikke ved å vente med å løse det - snarere tvert imot.
Å utsette løsningen kan ha en snøballeffekt, der problemet blir større og tar enda mer tid å løse.
Så nå vet du det: Når du står overfor et problem, prøv å løse det med en gang. Det sparer deg for tid og gjør deg mindre stresset.
13. Begrens antallet beslutninger du tar
Å ta beslutninger tar tid (og, la oss være ærlige, energi). Og vi må ta dem hver dag, flere ganger om dagen.
En enkel måte å spare tid på er rett og slett å minimere antallet beslutninger vi trenger å ta.
Lag rutiner, slik at du vet hva du skal gjøre til enhver tid. Lag deg go-to antrekk på forhånd, slik at du ikke mister for mye tid på å bestemme deg for hva du skal ha på deg hver morgen.
Lag lister når du skal handle, slik at du vet hva du skal kjøpe og slipper å kaste bort tid på å vandre rundt i supermarkedets hyller.
Dette er enkle teknikker som kan spare flere timer hver dag eller uke. På denne måten sparer du tid og energi til å ta raske beslutninger i de viktigste øyeblikkene.
14. Reduser forbruket av sosiale medier
Dette er en selvfølge: endeløs scrolling på sosiale medier er en stor tidssluker. Sosiale medier er skapt for å være avhengighetsskapende, og vi faller alle lett i den fellen.
Enten det er på grunn av FOMO (Fear Of Missing Out), ønsket om å finne ut hva vennene våre driver med, eller bare fordi vi ikke har noe annet å gjøre. Men det er viktig å minimere denne atferden.
Her er noen tips du kan følge for å oppnå dette:
- slå av varslene: Når vi ser et varsel, skaper det et rush i hjernen vår, der vi bare må vite hvem som har sendt hva og hvorfor. Hvis du slår av varslene, "deaktiveres" dette rushet, og behovet for å gå inn på sosiale medier reduseres;
- legg telefonen i et annet rom: Som ordtaket sier - ute av syne, ute av sinn. Når du ikke har visuell kontakt med telefonen din, ender du nesten opp med å glemme den. Dette vil hjelpe deg med å begrense tiden du bruker på sosiale medier;
- Sett regler og mål for deg selv: Dette er en god teknikk for å oppnå større produktivitet. Du må inngå en personlig avtale med deg selv, der du lover at du ikke skal gå inn på sosiale medier før du er ferdig med en bestemt oppgave. Gjør dette i løpet av dagen, og bli overrasket over hvor mye du kan få gjort!
15. Opprett et personlig arbeidsområde
Vi kan alle være enige om at det er mye lettere å jobbe i et rom der vi føler oss komfortable. Og dette blir enda viktigere når du jobber hjemmefra.
Ved å skape et personlig arbeidsområde slipper du å bruke tid på å bestemme hvor du skal jobbe, og det kan øke produktiviteten og motivasjonen. I tillegg får du muligheten til å tilpasse det etter din egen smak - det er en vinn-vinn-situasjon!
16. Ansett noen til å hjelpe deg
Har du oppgaver på timeplanen som ikke krever din personlige innsats? Hvorfor ikke ansette noen til å utføre dem for deg?
Å ansette en assistent (eller en virtuell assistent) kan gi deg tid til å fokusere på viktigere oppgaver eller bare slappe av (noe som er like viktig). Gitt muligheten til å gjøre det, spør vi: hvorfor ikke?
Delegering er en av de fire D-ene i tidsstyring. Finn ut hvorfor de fire D-ene er viktige for produktiviteten din.
17. Lag et system for å håndtere e-postene dine
Hvis du lager en prosess for å sortere e-postene dine, kan du spare verdifull tid hver dag, for dette er en daglig oppgave som de fleste av oss må gjøre. Og hvordan kan du gjøre dette? Det finnes flere måter:
- sjekk innboksen hver dag, to eller tre ganger om dagen, til samme tid;
- definere en tidsbegrensning for denne oppgaven. For eksempel 20-30 minutter;
- Automatiser svar når du kan gjøre det;
- bruk en mal for å svare på e-postene dine;
- slett alltid unødvendige e-poster.
Ved å implementere disse teknikkene og skape en rutine ut av dem (ta færre beslutninger, husker du nummer 12?), vil du spare tid til viktigere oppgaver hver dag.
18. Jobb med utsettelsesvanene dine
Statistikken viser at 15-20 % av alle voksne utsetter viktige oppgaver regelmessig. Det betyr at 15-20 % av alle voksne regelmessig utsetter viktige oppgaver og kaster bort fritiden sin på å gjøre... ingenting.
Som vi tidligere har sagt, er tiden din dyrebar, og du bør alltid prøve å bruke den på best mulig måte. Hvis du kjenner deg igjen i dette problemet, får du her noen tips du kan bruke for å slutte å utsette ting:
- sørg for at arbeidsplassen din er fri for distraksjoner;
- Lag et belønningssystem for når du utfører en bestemt oppgave;
- bryte ned komplekse oppgaver i små trinn;
- ta pauser i løpet av dagen.
19. Velg fjernarbeid når det er mulig
Vi har et annet verdifullt tips som kan spare deg for tid: fjernarbeid.
Fjernarbeid ble en realitet for det meste av verden i 2020, og det har blitt et foretrukket arbeidsregime for mange arbeidstakere i dag.
En av de største fordelene med å jobbe hjemmefra er at du sparer tid på pendling. Ved å jobbe hjemme sparer du tid som du ellers ville ha brukt i trafikken, og kan bruke den til for eksempel husarbeid eller til å forberede arbeidsdagen i ro og mak.
Hvis bedriften din tillater deg å jobbe eksternt, er vårt eneste råd å gjøre det!
20. Digitaliser livet ditt
Vi lever i en digital verden. Og tendensen er at den blir stadig mer digital. Så hvorfor ikke dra nytte av det?
I dag er det flere ting du kan gjøre på mobiltelefonen eller datamaskinen din som gjør at du kan spare dyrebar tid i hverdagen.
Hvorfor ikke bestille dagligvarer på nett i stedet for å gå på butikken? Hvorfor ikke bruke nettbanken i stedet for å gå i banken og unngå en lang kø?
Alle disse valgene kan hjelpe deg med å spare tid, slik at du kan fokusere på viktigere oppgaver.
Oppdag de beste programvarene for automatisering av oppgaver som vil spare deg for tid.
Slik sparer du tid: 20 tidsbesparende tips
Nå vet du hvordan du kan spare tid, og det er viktig å gjøre det.
Å forbedre tidsstyringsvanene dine er avgjørende for å spare tid, og ved å følge tipsene våre vil du kunne nå disse målene på kort tid.
Ikke kast bort mer tid, og begynn å spare tid i dag.
Du er kanskje interessert i: