10 avantages du suivi du temps qui sont importants pour votre entreprise
"Le suivi du temps est fastidieux. Le temps n'a pas d'importance, ce sont les résultats qui comptent. Le suivi du temps est réservé aux maniaques du contrôle". Ce ne sont là que quelques objections que nous entendons souvent à Timeular . Bien que le suivi du temps ne soit pas nécessairement la chose la plus amusante à faire (bien qu'avec Timeular il s'en rapproche beaucoup), il présente de nombreux avantages s'il est bien fait.
1. Facturation précise des clients
Le suivi du temps est essentiel si vous facturez vos clients à l'heure ou à des honoraires fixes. Il vous permet de facturer avec précision le temps passé sur un projet, évitant ainsi une sous-facturation, qui pourrait nuire au chiffre d'affaires de votre entreprise, ou une surfacturation, qui pourrait vous faire perdre la confiance de vos clients. Les clients remettent souvent les factures en question. Ne serait-il pas bon d'avoir quelque chose à l'appui ?
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2. Assurer la rentabilité du projet
Le suivi du temps vous permet de savoir si vos projets sont rentables. En suivant les heures passées sur un projet, vous pouvez calculer le coût du projet sur la base des taux horaires de votre équipe. Cela vous permet de vous assurer que vous facturez suffisamment pour couvrir tous les coûts du projet et que vous mettez de côté suffisamment d'argent pour vous offrir des extras que vous et votre équipe attendez depuis longtemps.
3. Affiner votre stratégie de tarification
Quand avez-vous réfléchi pour la dernière fois à votre stratégie de tarification ? Surtout si vous facturez des honoraires fixes. Quelle a été votre marge sur les trois derniers honoraires fixes du projet ? Le suivi du temps vous permet de savoir combien de temps a duré chaque phase du projet, ce qui vous permet de repenser et d'établir votre stratégie de tarification avec plus de confiance et pas seulement sur la base d'estimations.
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4. Améliorer les estimations des projets
En parlant d'estimations approximatives, avez-vous déjà entendu parler de l'effet Time Monkey? En bref : vos émotions modifient votre perception du temps, ce qui fait que toutes vos estimations sont fausses, à moins que vous n'entraîniez votre muscle de l'estimation. Des données précises sur le suivi du temps des projets antérieurs peuvent vous aider à faire des estimations plus précises pour les projets futurs. Cela permet non seulement de fixer des attentes réalistes avec vos clients, mais aussi de planifier efficacement le temps et les étapes de votre équipe.
5. Promouvoir l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée
Le suivi du temps permet de maintenir un bon équilibre entre le travail et la vie privée ou, comme nous aimons l'appeler, entre le travail et les loisirs, car le travail fait partie de la vie. En identifiant les membres de l'équipe qui doivent consacrer trop d'heures à leur travail, les tâches peuvent être redistribuées pour éviter le désengagement et l'épuisement professionnel. Ce n'est qu'en suivant le temps et en visualisant les heures excédentaires que l'on s'en apercevra suffisamment tôt pour pouvoir agir.
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6. Création d'un dossier de travail
Il existe des situations où vous avez besoin d'une ventilation détaillée du temps passé qui sont moins avantageuses mais obligatoires : les fournisseurs de subventions, les clients méfiants, les réglementations de l'UE en matière de suivi du temps, les audits d'entreprise et bien d'autres encore. Toutes ces situations exigent que vous disposiez d'une ventilation détaillée de l'emploi du temps de votre équipe. "Je n'ai qu'à en créer une lorsqu'on me la demandera. Oui, c'est possible, mais pourquoi ne pas en créer un bon tout de suite afin de profiter de tous les autres avantages mentionnés ici ?
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7. Améliorer l'efficacité de l'équipe
Le suivi du temps peut révéler des informations surprenantes sur les flux de travail et les modes de communication. Vous savez que votre équipe organise trop de réunions, mais en avez-vous déjà quantifié le coût ? Il en va de même pour les courriels, le travail non planifié, les interruptions et les "petites choses". En chiffrant ces inefficacités, vous pouvez donner la priorité aux changements visant à améliorer la productivité de l'ensemble de l'équipe.
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8. Encourager la responsabilisation des salariés
Le suivi du temps est souvent perçu comme l'outil diabolique que les managers utilisent pour contrôler les gens. Il est vrai qu'il peut être utilisé à cette fin, mais nous le déconseillons. Le suivi du temps peut permettre aux employés de prendre conscience de la manière dont ils passent leur temps et d'améliorer leurs habitudes de travail. Chacun obtiendra des informations surprenantes, voire gênantes, sur ses habitudes de travail. L'avantage, c'est que ce n'est pas le manager qui vous dit comment travailler différemment, c'est l'outil qui vous dit comment travailler différemment. C'est l'outil qui vous dit comment vous travaillez et vous laisse le choix d'y remédier ou non.
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9. Éclairer les décisions stratégiques des entreprises
Le suivi du temps fournit des données spécifiques pour guider les décisions clés. Par exemple, il peut indiquer quand éliminer, optimiser ou automatiser des processus, des flux de travail ou des sources de revenus, afin d'améliorer les performances de l'entreprise. Comme d'habitude, moins c'est mieux, mais comment savoir ce qu'il faut faire en moins ?
10. Faciliter l'amélioration continue
Le suivi du temps n'est pas seulement une question de contrôle, c'est aussi une question d'amélioration en tant qu'individu, en tant qu'équipe et en tant qu'entreprise. L'amélioration n'est pas une chose ponctuelle, c'est un processus continu. En suivant le temps de manière cohérente, vous pouvez identifier les tendances, repérer rapidement les écarts et disposer des informations nécessaires pour apporter des améliorations continues à votre entreprise.
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La récolte de tous ces avantages dépend d'une chose essentielle : le suivi précis du temps. Cela n'est possible que si vous obtenez l'adhésion de votre équipe et si vous choisissez un outil de suivi du temps facile à utiliser. Nous avons des solutions pour les deux : un guide pour obtenir l'adhésion de votre équipe et la solution la plus simple. Toutes les solutions de suivi du temps vous diront qu'elles sont faciles à utiliser, mais attendez d'essayer Timeular. Plus de 30 000 clients ne peuvent pas se tromper quand ils disent : Timeular IS easy. Essayez-le vous-même, nous avons un essai gratuit de 30 jours et une équipe d'assistance humaine exceptionnelle qui vous aidera à chaque étape.
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