Gestion du temps 101 : 10 exemples pour maîtriser votre emploi du temps

Vous avez souvent l'impression de manquer des échéances, des opportunités personnelles ou la chance de progresser dans votre carrière, d'être promu en raison d'un manque de compétences en matière de gestion du temps ?

Il est difficile de savoir si vous faites bon usage de votre temps, je le sais. Vous avez probablement l'impression de travailler dur et d'être stressé. Ce que nous savons tous, c'est que si nous améliorons nos compétences en matière de gestion du temps, nous réduirons sans aucun doute le stress et l'accablement.

Nous allons donc nous pencher sur des exemples de compétences en matière de gestion du temps et apprendre à construire notre chemin vers la productivité.

Qu'est-ce que la gestion du temps ?

La recherche définit la gestion du temps comme "un processus de prise de décision qui structure, protège et ajuste le temps d'une personne aux conditions changeantes de l'environnement".

Sur la base de cette définition, nous pouvons conclure que les compétences en matière de gestion du temps doivent vous aider à organiser, à protéger et à vous adapter à des priorités changeantes, ce qui se traduit par une meilleure gestion du temps en général.

C'est pourquoi la liste suivante d'exemples de compétences en gestion du temps vous aidera à atteindre ces objectifs grâce à des tactiques fondées sur des preuves pour améliorer vos compétences en gestion du temps.

1. Prendre conscience de son temps

Être conscient de son temps est peut-être l'une des principales compétences en matière de gestion du temps. Cette conscience signifie avoir une compréhension objective du temps qui vous est alloué et de la manière dont vous l'utilisez.

Vous ne savez plus où vous en êtes ? Considérez le temps comme un budget que vous allouez et surveillez en permanence, car vous devez soit vous assurer qu'il vous en reste suffisamment, soit atteindre un objectif spécifique avec ce temps. En fait, le concept de budget temps est bien connu et vous pouvez l'appliquer pour maximiser votre productivité.

Vous identifiez ainsi les domaines dans lesquels vous perdez du temps, ce qui vous permet de mieux planifier et d'établir des priorités. En comprenant où va votre temps, vous pouvez prendre des décisions plus éclairées et rationaliser vos efforts pour atteindre vos objectifs.

Comment développer la conscience du temps :

• Utilisez des évaluations objectives telles qu'une application de suivi du temps: ces outils de gestion du temps révèlent automatiquement les habitudes et les activités qui entravent votre productivité.

• Demandez à d'autres personnes, comme vos pairs ou votre patron, de vous donner leur avis : Demandez des réponses à des questions telles que : comment vous gérez votre temps en général, comment vous avez géré les tâches urgentes, et s'ils considèrent que vous avez géré les tâches difficiles avec promptitude.

• Définissez un ensemble de comportements de base à partir desquels vous pourrez commencer à évaluer vos compétences en matière de gestion du temps.

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2. Planification des tâches sur votre liste de choses à faire

Une bonne gestion du temps implique une bonne planification. La planification est vitale car elle vous aide à structurer clairement la manière dont vous utilisez votre temps. Supposer que vous avez toute une journée de travail devant vous pour finaliser tout ce que vous avez à faire dans la journée est l'un des défis les plus courants en matière de gestion du temps.

Conseil : lors de l'élaboration de votre plan, soyez conscient de l'erreur de planification, qui vous pousse à surestimer votre capacité à accomplir les tâches qui vous incombent. L'erreur de planification conduit à avoir trop de tâches sur sa liste de choses à faire dans un délai de livraison trop optimiste.

Cette approche vous permet d'établir un calendrier réaliste et de vous assurer que votre programme de travail reste sur la bonne voie en réalisant les deux tâches essentielles et pas seulement.

Comment être un bon planificateur :

• Créez des calendriers réalistes : Tenez compte de toutes les tâches figurant sur votre liste (tâches urgentes ou importantes, tâches urgentes et non urgentes, tâches difficiles) et prévoyez des marges de manœuvre, car certaines tâches dépassent toujours le temps alloué.

• Créer un plan de gestion du temps: Cela vous permettra de découvrir une tâche à accomplir en une heure mais que vous aviez oubliée, ou une réunion avec une partie prenante du projet et une promenade avec le chien. Ai-je mentionné que vous avez oublié de prendre en compte les pauses sacrées qui maintiennent à flot l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée ?

• Créez des plans d'urgence : Préparez-vous aux scénarios les plus favorables et les plus défavorables afin de pouvoir gérer les changements inattendus et de rester concentré sur votre travail tout en réduisant votre niveau de stress.

Lecture recommandée : Calendrier Dupont

3. Fixation d'objectifs raisonnables

La fixation d'objectifs contribue autant à la réussite personnelle que professionnelle. Qu'il s'agisse d'objectifs professionnels ou personnels, la fixation d'objectifs réalistes vous met sur la voie de la réussite et alimente votre moteur de motivation. Apprendre à créer une feuille de route pour vos efforts ou pour une tâche ou un projet important est sans doute un excellent point de départ pour améliorer vos compétences en matière de gestion du temps.

• Utiliser la méthode SMART pour fixer les objectifs :

  • Spécifiques : Rédigez des objectifs spécifiques et sans ambiguïté. Répétez ce processus de rédaction jusqu'à ce qu'ils deviennent des objectifs très spécifiques et concrets.

  • Mesurable : Établissez des critères pour mesurer le succès et suivre les progrès. Sachez précisément quand vous atteindrez cet objectif grâce à des indices spécifiques.

  • Réalisables : Même si vos aspirations professionnelles sont élevées, fixez-vous des objectifs réalisables qui stimulent votre motivation. Si vous vous fixez des objectifs ingérables et que vous ne tenez pas compte des ressources ou des contraintes, votre début de gestion du temps est démoralisant.

  • Pertinent : Assurez-vous que les objectifs que vous fixez sont alignés et pertinents par rapport à vos objectifs généraux et à vos valeurs.

  • Limité dans le temps : Préparez-vous à travailler plus dur et plus intelligemment grâce au Saint-Graal de la structure en matière de temps : Les échéances. Les échéances créeront un sentiment d'urgence et vous motiveront à gérer efficacement votre temps. Elles vous permettront également de développer des compétences en matière de résolution de problèmes lorsque vous devrez recalibrer les échéances.

Si vous vous demandez pourquoi il est important de se fixer des objectifs au travail, voici un rappel de la manière dont ils contribuent à votre réussite professionnelle :

4. Hiérarchisation des tâches

L'établissement d'un ordre de priorité entre les différentes tâches détermine presque tous vos résultats. Elle est souvent considérée non seulement comme une compétence de gestion du temps appréciée par les employeurs, mais aussi comme une tâche en soi.

Pour hiérarchiser les tâches, vous pouvez essayer plusieurs méthodes :

• La matrice de gestion du temps: Cette matrice de priorité vous apprend à hiérarchiser les tâches en fonction de leur urgence et de leur importance. La hiérarchisation du travail et des tâches quotidiennes se fait en fonction des éléments suivants :

  • Faites-le maintenant : Tâches urgentes et importantes (tâches prioritaires)

  • Programmer pour plus tard : Important mais pas urgent

  • Déléguez des tâches : Tâches urgentes mais non importantes

  • Supprimer : Tâches non importantes et non urgentes (tâches de faible priorité)

Si vous avez des difficultés à déléguer des tâches, plongez-vous dans notre guide pour apprendre à déléguer des tâches de manière efficace

• Utiliser le blocage du temps: Cette technique vous aide à protéger votre temps en planifiant simplement des blocs de temps spécifiques (heures ou minutes) pour une tâche précise. Vous protégez ainsi votre temps et l'utilisez de manière productive pour atteindre un objectif précis. Par ailleurs, saviez-vous que si vous utilisiez le blocage du temps, vous bloqueriez votre temps comme Elon Musk? Oui, Elon Musk utilise également cette méthode. Cal Newport, créateur du concept de travail en profondeur et professeur d'informatique à l'université de Georgetown, utilise une méthode de blocage du temps qu'il appelle "Fixed schedule productivity" (productivité à horaire fixe). Découvrez la façon dont Newport l'applique dans cette courte interview.

5. Savoir quand arrêter de travailler sur certaines tâches

L'une des compétences les plus importantes en matière de gestion du temps consiste à s'assurer que l'on évalue les résultats futurs d'un projet et que l'on continue à investir dans celui-ci uniquement s'il donne des résultats. Nous sommes souvent victimes de l'erreur des coûts irrécupérables et continuons à investir dans des projets en raison de nos efforts passés. Même si cela n'a aucun sens d'un point de vue rationnel, nous sommes attachés à ces efforts. Vous devez évaluer rationnellement les résultats de certains projets pour décider s'ils valent la peine que vous y consacriez du temps. Cela peut ne pas sembler pertinent, mais savoir quand arrêter d'investir dans certaines choses est un signe de bonnes compétences en matière de gestion du temps.

6. Gestion de l'énergie

Trouvez le moment où vous êtes le plus performant et tirez-en parti. Si vous apprenez à gérer votre énergie au cours d'une semaine et d'une journée en fonction de votre productivité ou de votre manque de productivité, vous maîtriserez mieux votre productivité. Voici quelques stratégies de gestion de l'énergie :

• Identifiez vos pics d'énergie : Suivez vos niveaux d'énergie tout au long de la journée et de la semaine pour déterminer les moments où vous êtes le plus alerte et le plus productif. Programmez vos tâches prioritaires uniquement à ces moments-là.

• Faites des pauses régulières : Ne vous épuisez pas à terminer un travail si vous vous sentez fatigué. Il est préférable d'effectuer des tâches plus petites en y incorporant des pauses afin de se ressourcer.

7. Automatisation des tâches répétitives

Parfois, vous découvrirez que ce ne sont pas vos compétences en matière de gestion de projet ou de gestion du temps qui posent problème, mais les questions ou les outils eux-mêmes. Nous vivons dans un monde où tout va très vite, et huit heures pour respecter les délais et traiter des tâches importantes ne suffisent pas. Voici donc une stratégie efficace pour automatiser vos tâches manuelles :

• Commencez à utiliser des outils de productivité alimentés par l'IA: Il existe une large gamme d'outils de productivité conçus pour automatiser toutes les tâches manuelles et moins urgentes.

• Mettre en œuvre des macros ou des scripts : Il suffit d'utiliser des macros ou des scripts qui automatisent les tâches répétitives dans les applications logicielles que vous utilisez. Il peut s'agir par exemple de feuilles de calcul ou de bases de données.

• Utilisez des intégrations : Utilisez des plateformes comme Zapier pour connecter vos outils entre eux, et de cette façon, vous automatiserez les flux de travail à travers vos outils.

Conseil : Consultez notre guide sur l'automatisation du lieu de travail pour comprendre comment mener à bien ce processus.

8. Fixer des limites et dire non

Dire non aux tâches non essentielles est vital, car cela vous permet de préserver votre temps et votre énergie pour les tâches qui requièrent votre attention et qui comptent pour vous. Pour dire non, il est important de suivre les étapes suivantes :

• Évaluez la demande : Lorsque vous recevez une demande de tâches supplémentaires, prenez le temps de l'évaluer. Aura-t-elle un impact significatif sur votre charge de travail actuelle ? Avez-vous des tâches connexes qui peuvent être gérées en même temps que la nouvelle tâche ? Cela vous fera-t-il perdre complètement de vue votre travail actuel ?

• Refusez clairement et expliquez pourquoi : Une fois que vous avez rassemblé toutes les données relatives à votre charge de travail et que vous vous rendez compte que vous n'avez pas la largeur de bande nécessaire pour assumer cette nouvelle tâche, dites non. Expliquez également pourquoi vous n'êtes pas en mesure d'accomplir cette tâche. Voici un exemple potentiel :

9. Minimiser les distractions

Le changement de contexte nuit à votre productivité. Nous fonctionnons toujours sur la base d'un compromis fondamental entre la productivité et la réactivité (celle du cerveau). Si vous étudiez l'informatique, vous apprendrez que même les ordinateurs ont besoin d'un temps d'adaptation. Nous ne sommes pas des ordinateurs et nous avons donc besoin d'encore plus de temps pour nous adapter à une nouvelle tâche, à un nouveau contexte mental. Voici quelques moyens de trouver un équilibre entre productivité et réactivité :

• La solution la plus évidente est de minimiser les distractions : Créez un espace de travail sans distraction, utilisez un casque anti-bruit ou mettez de la musique de fond pour bloquer les sons perturbateurs.

• La moins évidente est celle des interruptions groupées. En informatique, ce concept est connu sous le nom de "coalescence des interruptions". Cela signifie qu'au lieu de traiter les choses au fur et à mesure qu'elles se présentent, avec une attention immédiate, le système regroupe ces interruptions en fonction du temps qu'elles peuvent se permettre d'attendre. C'est exactement ce que vous pourriez faire.

10. l'auto-motivation

Vous vous retrouverez naturellement dans des impasses, et toute l'autodiscipline ou les différentes techniques de gestion efficace du temps ne fonctionneront pas. Il vous suffit donc de travailler sur votre motivation, sur la façon dont vous envisagez votre travail et, surtout, sur le temps que vous y consacrez. Moyens d'améliorer les compétences en matière de gestion du temps :

• Fixez des récompenses pour les tâches accomplies dans un certain délai et rappelez-vous vos objectifs à long terme pour rester motivé.

• Évitez la procrastination : Dans les moments où vous n'êtes pas motivé, la procrastination nuit à votre productivité générale. La tâche peut s'avérer difficile, et s'adonner à des activités personnelles avec les membres de sa famille peut sembler bien plus amusant, mais vous vous remercierez plus tard si vous vous concentrez sur votre travail.

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Conclusion

Donnez-vous les moyens de développer une meilleure relation avec le temps et d'améliorer vos compétences en matière de gestion du temps. Tous les exemples et les différentes techniques mentionnés dans cet article devraient vous aider à mieux concilier vie professionnelle et vie privée, à déléguer des tâches, à donner la priorité à ce qui est important et à mieux gérer votre liste de tâches.

N'oubliez pas qu'un outil de gestion du temps est toujours le moyen le plus simple et le moins chronophage d'améliorer vos compétences en la matière.

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