Leitfaden zum Workload Management: So meisterst du die Arbeitsplanung
Eines der ersten Module in jedem Projektmanagementkurs befasst sich mit dem Management der Arbeitsbelastung. Warum? Weil es sich stark auf die Leistung und den Erfolg eines jeden Projekts und Teams auswirkt.
Wir alle kennen das Szenario, dass wir umso weniger produktiv sind, je größer unsere Arbeitsbelastung wird, und dass wir in einem Schneeballsystem der Negativität versinken, dem wir nur schwer entkommen können.
Daher ist es nur verantwortungsvoll, wenn Unternehmer oder Manager die Arbeitsbelastung ihrer Mitarbeiter so planen, verteilen und überwachen, dass die Teammitglieder erfolgreich arbeiten können.
Deshalb werde ich Ihnen in diesem Artikel einen Leitfaden an die Hand geben:
- Die Vor- und Nachteile von Strategien zur Verwaltung der Arbeitsbelastung
- Die wichtigsten Schritte beim Aufbau eines Workload-Management-Prozesses
- Möglichkeiten zur Messung der Arbeitsbelastung Ihres Teams
Lesen Sie weiter, um praktische Tipps für ein effektives Workload-Management zu erhalten. Das Wichtigste zuerst: Lassen Sie uns herausfinden, worum es beim Workload-Management geht und wie es sich auf Ihr gesamtes im Voraus geplantes Projektmanagement auswirken kann.
Was ist Workload Management?
Einfach ausgedrückt ist die Arbeitsbelastung die Gesamtzahl der Aufgaben, die jemand in einem bestimmten Zeitraum zu erledigen hat. Sie kann quantitativ, anhand der Anzahl der Aufgaben, oder qualitativ, anhand der Komplexität dieser Aufgaben, gemessen werden.
Jede Person und jeder Arbeitsplatz mag eine andere Vorstellung von einer höheren oder ausgewogenen Arbeitsbelastung haben. Das ist auch gut so. Bei bestimmten Arbeitsplätzen kann eine hohe Arbeitsbelastung aus einer einzigen Aufgabe bestehen, die komplex und für die Teammitglieder anspruchsvoll ist. Andererseits kann jemand mehrere Aufgaben bewältigen, die im Vergleich zum obigen Beispiel recht einfach zu erledigen sind, die Arbeitsbelastung aber dennoch als anspruchsvoll einstufen.
In jedem Fall gibt es eine Grenze für das, was jeder Einzelne innerhalb eines bestimmten Zeitraums realistischerweise tun kann.
Wenn wir uns also vor Augen halten, was Arbeitsbelastung bedeutet, sollten wir uns mit dem Zweck des Arbeitsbelastungsmanagements (Workload Management) befassen.
Das Workload Management zielt darauf ab, die Aufgaben gerecht auf alle Teammitglieder zu verteilen. Ihr Ziel ist es, sicherzustellen, dass jedes Teammitglied genug zu tun hat, um produktiv zu bleiben, aber nicht so viel, dass es unmöglich ist, alles zu erledigen.
Erfasse gemeinsam mit deinem Team die Zeit, um einen klaren Überblick über die Arbeitsbelastung der Teams zu erhalten und einen fairen Kapazitätsplan zu erstellen.
Dazu müssen Sie die Leistung der Mitarbeiter, die Anzahl der komplexen Aufgaben, die sie in einer bestimmten Zeit bewältigen können, sowie die Fristen berücksichtigen. Sie müssen auch die Verfügbarkeit von Ressourcen berücksichtigen und die Aufgaben auf der Grundlage der Eignung des Teams für die Erledigung der Aufgaben schätzen.
Generell gilt, dass ein gute Führungskraft viel Zeit damit, darüber nachzudenken, wie er eine Strategie zur Steuerung der Arbeitsbelastung entwickeln kann, die der Kapazität des Teams und der Arbeitsbelastung der Mitarbeiter gerecht wird. In erster Linie haben Projektmanager die Aufgabe, die allgemeinen Leistungserwartungen des Unternehmens mit der Arbeitsbelastung des Teams in Einklang zu bringen.
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Warum ist Workload Management wichtig?
Ein effektives Workload-Management führt zu höherer Produktivität und besseres Projektmanagement. Im Falle von Hindernissen oder unvorhergesehenen Ereignissen ist es viel einfacher, einen Plan zur Verwaltung des Arbeitsaufkommens zu erstellen, der Leitlinien für die Aufgaben enthält, die wann und von wem erledigt werden müssen.
Ein kontinuierliches Workload-Management hilft Ihnen auch festzustellen, ob Sie mehr Ressourcen benötigen, um Ihre Ziele zu erreichen, Aufgaben zu priorisieren und eine ungleiche Verteilung der Arbeitslast zu vermeiden. Darüber hinaus trägt es zur Motivation und zum Wohlbefinden der Teammitglieder bei, was sich stark auf die Ergebnisse auswirkt. Laut einer jüngsten Asana-Studie die 10.000 Arbeitnehmer in sieben Ländern untersuchte, waren im vergangenen Jahr etwa 70 % von Burnout betroffen.
Effizientes Workload-Management verhindert Arbeitsüberlastung, trägt zum Projekterfolg bei und erhöht die Teamleistung. Wussten Sie, dass eine übermäßige Arbeitsbelastung eine der 10 Hauptursachen für Stress am Arbeitsplatz ist?
Welches sind die 5 Schritte eines angemessenen Workload-Managements?
1. Schreibe alle deine Aufgaben auf
Für fast jedes Problem im Leben ist das Erstellen einer Aufgabenliste Teil der Lösung.
Dies ist eine der besten Techniken zur Verwaltung des Arbeitspensums, die dir eine Makroübersicht über deine Arbeit ermöglicht und dich in die Lage versetzt, die zugewiesenen Aufgaben nach Prioritäten zu ordnen. Liste alle Aufgaben für die Woche, den Monat oder das Jahr auf, je nach deinem Plan.
Dazu gehören sich wiederholende Aufgaben, Aufgaben mit höchster Priorität, Verwaltungsaufgaben, Herausforderungen usw. Stellen Sie sicher, dass diese Aufgaben den SMART-Zielen entsprechen: Spezifisch, messbar, erreichbar, realistisch und zeitorientiert. Sie können Ihre Ziele auch in einer Workload-Management-Software definieren und aufschreiben.
Entdecke, wie wichtig es ist, sich realistische Ziele zu setzen, um erfolgreich zu sein.
Die Zeiterfassung hilft dir, die Arbeitsbelastung und Überstunden im Auge zu behalten
2. Setze Prioritäten für deine Arbeit auf der Grundlage von Wirkung und Aufwand
Sobald du deine Liste erstellt hast, solltest du dir die verschiedenen Aufgaben ansehen und sie nach der so genannten "Impact-vs.-Effort-Matrix" kategorisieren.
Wissen Sie, dass schnelle Entscheidungsfindung eine der gefragtesten Fähigkeiten im Beruf ist? Die Auswirkungs-/Aufwandsmatrix ist eine Entscheidungsfindungsmethode, die allen, nicht nur Managern, helfen kann, ihren Entscheidungsprozess zu beschleunigen. Nach dieser Technik sollte jede Aufgabe nach dem erforderlichen Aufwand und den potenziellen Auswirkungen kategorisiert werden, die sie haben wird. Dies sollte die Grundlage für die spätere Zuweisung von Ressourcen sein.
Bei der Bestimmung des Aufwands für eine bestimmte Maßnahme sollten Sie Faktoren wie die Zeit, die für die Durchführung der Maßnahme benötigt wird, und ihre Komplexität berücksichtigen.
Daher solltest du deine Aufgaben aufteilen:
- Geringer Aufwand und geringe Wirkung
- Geringer Aufwand und hohe Wirkung
- Hoher Aufwand und geringe Wirkung
- Hoher Aufwand und hohe Belastung
Sobald Sie sich darüber im Klaren sind, was die einzelnen Aufgaben bedeuten, sollten Sie mit der Projektplanung beginnen. Wie sollten Sie die Aufgaben für Ihr Team und Ihr Projekt zuweisen? Beginnen Sie mit den einfacheren, aber wichtigeren Aufgaben oder mit den Aufgaben, die Sie als dringend eingestuft haben? Die Entscheidung liegt bei Ihnen!
Denke daran, dass eine solche Lösung große Auswirkungen auf den Zeitplan und die Lieferung von Projekten haben wird.
Kano oder RICE sind einige Beispiele für Aufgabenmanagementmethoden, die Ihre Produktivität steigern können. Erfahren Sie alles über die besten Priorisierungstechniken.
3. Setze erreichbare und realistische Fristen
Jedes Ziel braucht eine realistische Frist. Gut definierte Fristen machen den Weg viel geradliniger, da alle Beteiligten wissen, welche Fristen für ein erfolgreiches Projekt eingehalten werden müssen. Die Festlegung von Fristen hilft den Projektleitern, Prioritäten zu setzen und den Plan im Falle von Herausforderungen oder vorübergehenden Produktivitätsunterbrechungen anzupassen, ebenso wie allen Teammitgliedern. Dies führt zu einer gesunden Work-Life-Balance.
Um beruflich zu wachsen, musst du lernen, Aufgaben zu priorisieren und den Arbeitsplan bei Bedarf anzupassen, was nur mit erreichbaren und realistischen Fristen möglich ist.
4. Delegiere Aufgaben gerecht
Eine ordnungsgemäße Verwaltung des Arbeitsaufkommens erfordert ausgezeichnete Delegationsfähigkeiten und Kapazitätsplanung.
An Aufgaben gerecht zu delegierenmüssen Projektmanager mehrere Faktoren berücksichtigen: die Stärken und Grenzen der einzelnen Teammitglieder, ihre Fähigkeiten, den Zeitplan des Teams, die Leistung und sogar die bereits bestehende Arbeitsbelastung. Wer seine Teammitglieder genau kennt, kann die Arbeitsbelastung besser steuern und die Produktivität optimieren.
Wusstest du, dass Delegieren eines der vier D's des Zeitmanagements ist? Lerne die anderen drei in unserem Leitfaden kennen.
- Empfohlene Lektüre: Was ist ein DuPont-Zeitplan?
5. Plane für Herausforderungen
Erwarte das Beste, aber bereite dich auf das Schlimmste vor. Dieses Sprichwort lehrt uns, dass wir nicht nur in der Hoffnung leben sollten, dass alles gut geht, denn das wird es nicht.
Im Leben und bei der Arbeit solltest du immer einen Plan B haben. Stelle daher sicher, dass du Lösungen für die häufigsten Probleme parat hast: Ein Kollege wird krank und muss bei einem der wichtigsten Projekte ersetzt werden, während andere Teammitglieder diese Lücke nicht füllen können; ein Vorschlag wird nicht genehmigt; eine Frist wird nicht eingehalten, usw.
Bleibe vorbereitet, und du musst dich nie vorbereiten!
Wenn du ein Projektmanager bist, könnte dich unser Leitfaden zum Risikomanagement von Projekten interessieren.
Die besten Tipps für eine effektive Planung der Arbeitsbelastung
1. To-Do-Listen schreiben
Wir haben diesen Tipp bereits erwähnt, als es darum ging, wie wichtig es ist, alle deine Aufgaben aufzuschreiben.
Die Verwendung einer Aufgabenliste ist eine der effektivsten Methoden, um eine Idee in einen umsetzbaren Plan zu verwandeln, bevor man eine komplexe Projektmanagementtechnik in Betracht zieht.
Bevor du ein Projekt in Angriff nimmst, solltest du alle Projektaufgaben auflisten, auch die, die unbedeutend erscheinen. Wenn nötig, unterteile jede Aufgabe in kleinere Aktionen und delegiere sie nach den Kriterien, über die wir bereits gesprochen haben. Vergewissere dich, dass du dir auch der Abhängigkeiten der Aufgaben in deinem Projekt bewusst bist.
Die Verwendung von To-Do-Listen hat unter anderem folgende Vorteile
- Zusätzliche Motivation und Erfolgserlebnisse, wenn du siehst, dass du Fortschritte machst
- Bessere Verwaltung von Zeit und Arbeitsbelastung
- Steigert deine Effizienz
- Weniger Angstzustände
- Bessere Organisation und Produktivität
2. Wende Zeitmanagementtechniken an
Du kannst und solltest dich auch auf Zeitmanagementstrategien verlassen, um die Arbeitsbelastung deines Teams effektiv zu bewältigen.
Beim Zeitmanagement geht es darum, Ihre Aufgaben zu organisieren und zu planen, um Ihre Ziele effektiver zu erreichen und die Produktivität zu steigern. Es hilft Teamleitern, die Arbeitsbelastung auf der Grundlage genauer Daten zu verstehen und auszugleichen und gleichzeitig eine genaue Teamauslastung zu gewährleisten.
Heute möchte ich Ihnen zwei Techniken des Zeitmanagements vorstellen, die wir für das Management der Arbeitsbelastung besonders interessant finden.
4 Quadranten der Zeitmanagement-Matrix
Diese Technik, genannt Die Eisenhower-Matrixwird häufig im Projektmanagement eingesetzt. Nach dieser Methode gibt es vier Quadranten, in die Sie jede Ihrer Aufgaben entsprechend ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit einordnen sollten.
- Quadrant 1: Dringend und wichtig
- Quadrant 2: Nicht dringend, aber wichtig
- Quadrant 3: Dringend, aber nicht wichtig
- Quadrant 4: Nicht dringend und nicht wichtig
Gehe dann jede Aufgabe entsprechend deiner Strategie an. Diese Technik kann zusammen mit der zuvor besprochenen Matrix aus Wirkung und Aufwand verwendet werden, um noch bessere Ergebnisse zu erzielen!
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Zeitblockierung
Zeitblockierung ist eine Technik, die darin besteht, Zeiträume in deinem Kalender zu blockieren, um an den dir zugewiesenen Aufgaben zu arbeiten. Während dieser Zeit solltest du dich von nichts anderem unterbrechen lassen.
Diese Technik ist besonders nützlich, um in Phasen intensiver Arbeit einzutauchen, in denen du konzentriert bist.
Du solltest deine Aufgaben logisch gruppieren, um Zeitblöcke zu erstellen. Dann musst du sie nur noch auf die Zeitblöcke in deinem Kalender verteilen und dein Bestes tun, um dich daran zu halten.
So kannst du dein Arbeitspensum besser bewältigen.
- TIPP: Laden Sie die besten Vorlagen für die tägliche und wöchentliche Zeitsperre herunter.
3-3-3-Verfahren
Die 3-3-3-Methode für das Zeitmanagement lautet:
- Drei Aufgaben: Konzentriere dich auf drei Hauptaufgaben pro Tag, damit du dich nicht überwältigt fühlst.
- Drei Pausen: Mache drei kurze Pausen am Tag, um dich auszuruhen und neue Energie zu tanken, damit du dich konzentrieren kannst und nicht ausbrennst.
- Drei Minuten: Nimm dir morgens drei Minuten Zeit, um deinen Tag zu planen, und abends drei Minuten, um darüber nachzudenken, was du getan hast, um klar und motiviert zu bleiben.
3. Zeit erfassen
Die Zeiterfassung sollte Teil der Personalverwaltungssoftware eines jeden Managers sein. Sie steht an der Spitze eines effektiven Workload-Managements, da sie Führungskräften hilft, vergangene Daten mit zukünftigen Ergebnissen zu vergleichen und eine bessere Workload-Planung zu erstellen.
Ein solches Tool bietet detaillierte Berichte über die von den Teammitgliedern erledigten Aufgaben und die dafür benötigte Zeit sowie eine Unterscheidung der Kundenarbeit durch Kennzeichnung der Aktivitäten als abrechenbar oder nicht abrechenbar innerhalb des Tools.
Insgesamt hilft die Zeiterfassung den Führungskräften, ihre Arbeitsbelastung besser zu verwalten, Aufgaben entsprechend der Kapazität des Teams gerecht zu verteilen und die Produktivität des Teams zu steigern.
Hinweis: Entgegen mancher Meinung dient die Zeiterfassung nicht der Überwachung der Mitarbeiter, sondern vielmehr einem intelligenten Workload Management.
Finde heraus, wie du deine Mitarbeiter dazu bringen kannst, ihre Zeit zu erfassen.
4. Arbeitslastmanagement No-Gos:
- Versuche, Multitasking zu betreiben - einer der größten Hauptzeitverschwender bei der Arbeit;
- Zeitverschwendung durch zu viele nutzlose Besprechungen;
- Du setzt die Erwartungen zu hoch und verurteilst das Projekt zum Scheitern, bevor es überhaupt begonnen hat;
- Du bist zu rigide bei der Zuweisung von Aufgaben (Delegation);
- Zuweisung von zu viel Arbeit an Leistungsträger (ungerechtes Ressourcenmanagement);
- Unentschlossenheit gegenüber einem Teammitglied, das nicht die erwartete Leistung bringt.
Die Zeiterfassung hilft dir, die Arbeitsbelastung und Überstunden im Auge zu behalten
Lies auch: Wie das Umschalten zwischen Kontexten die Produktivität tötet
Wer sollte die Arbeitsbelastung managen?
In den meisten Umgebungen ist der Team- oder Projektleiter für die Verwaltung der Arbeitsbelastung des Teams zuständig. In manchen Fällen teilen sich mehrere Manager diese Verantwortung. Daher ist es wichtig, über ausgezeichnete Kommunikations- und Kooperationsfähigkeiten zu verfügen. Aber auch wenn sie nicht in erster Linie für die Verteilung der Arbeitslast oder die Ressourcenzuweisung zuständig sind, trägt das gesamte Team eine gemeinsame Verantwortung für die Verwaltung der Arbeitslast.
Nur mit den Rückmeldungen derjenigen, die die Arbeit leisten, ist es möglich, effiziente Arbeitslastmanagement-Praktiken zu entwickeln, die Teamarbeitslast auszugleichen, Einblicke in die Projektzeitpläne zu geben und eine bessere Arbeitsumgebung für alle zu schaffen.
Auch wenn du keine Führungsposition innehast, solltest du dir Gehör verschaffen!
Wie lässt sich die Arbeitsbelastung am besten messen?
Um die Arbeitsbelastung deines Teams zu verwalten, solltest du zunächst die für Aufgaben aufgewendete Zeit mit einem zuverlässigen Zeiterfassungstool wie Timeular erfassen. So erhältst du die Daten, um zu sehen, wie dein Team seine Zeit verbringt, damit du Ungleichgewichte erkennen und fundierte Entscheidungen treffen können.
Analysiere diese Daten, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren, Burnout zu verhindern und sicherzustellen, dass die Aufgaben gleichmäßig auf die Teammitglieder verteilt sind. Überprüfe regelmäßig, was du gelernt hast, und passe es an, damit das Team ausgeglichen und produktiv bleibt.
Mit einem Zeiterfassungssystem steigerst du die Teameffizienz und das Wohlbefinden deiner Mitarbeiter und sorgst für mehr Zusammenhalt und Effektivität im Team.
Schlussfolgerung
Die Planung der Arbeitsbelastung ist nicht nur ein wichtiger Teil eines Projekts. Sie ist von entscheidender Bedeutung, um die Mitarbeiter motiviert, produktiv und zufrieden zu halten, während Sie Ihr Workload-Management ständig verbessern.
Ein unterschätztes Workload-Management kann einem erfolgreichen Projektmanagement im Wege stehen und Konsequenzen haben, sowohl was die Quantität und Qualität der Arbeit als auch die Zufriedenheit und Bindung der Mitarbeiter betrifft. Unabhängig davon, wie fortschrittlich eine Projektmanagement-Software ist, kann sie ein gut durchgeführtes Workload-Management nicht übertreffen.
Wir hoffen, dieser Artikel hat dir geholfen, das Arbeitslastmanagement besser zu verstehen und dazu beigetragen, Aufgaben besser zuzuweisen, die Produktivität der Teammitglieder zu steigern und insgesamt erfolgreiche Projekte zu haben!
FAQ
Was sind Tools für das Workload Management?
Workload-Management-Tools sind Software und Plattformen, die Ihnen helfen, Ihre Arbeit und die Ihrer Teammitglieder zu planen, zu verteilen und zu überwachen. Mit diesen Tools erhalten Manager und Teammitglieder ein Echtzeitbild vom Fortschritt der Aufgaben bei mehreren Projekten und im Ressourcenmanagement.
Wie gehe ich mit Stress bei der Arbeit um?
Vor allem ist es wichtig, dass Sie offen mit Ihren Vorgesetzten oder Teammitgliedern sprechen, wenn Sie der Meinung sind, dass das Management der Arbeitsbelastung im Team oder die Projektaufgaben Sie belasten.
Setzen Sie Grenzen und beginnen Sie, neue Aktivitäten oder komplexe Projekte abzulehnen, wenn Sie unerledigte Aufgaben haben. Andernfalls besteht die Gefahr einer schlechten Work-Life-Balance.
Sie könnten gemeinsam mit Ihrem Vorgesetzten Lösungen erarbeiten und von einem ausgewogeneren Management der Arbeitsbelastung im Team profitieren, das auf den Kapazitäten des Teams und Ihren eigenen basiert.
Denken Sie daran: Vermeiden Sie es, länger zu arbeiten als empfohlen, und gönnen Sie sich Pausen und Entspannung. Holen Sie sich Hilfe und Unterstützung, wenn der Stress anhält.
Wie führe ich eine Arbeitslastanalyse durch?
Du kannst mehrere Schritte unternehmen, um eine Workload-Analyse vorzubereiten.
Wenn du ein Workload-Management-Tool verwendest, nutze zunächst dessen Funktionen und bewerte die Leistung deiner Teammitglieder und den Projektfortschritt.
Berechne dann den durchschnittlichen Arbeitsoutput deines Teams und ermittle, ob die Arbeitslastgrenze angemessen ist.
Schließlich solltest du häufig mit deinen Teammitgliedern kommunizieren und die Meinung zum aktuellen Ressourcenmanagement und zu einer besseren Workload-Planung erfahren. Wenn du offen für Feedback bist, kannst du auch deine Fähigkeiten im Umgang mit der Arbeitsbelastung verbessern.
Was ist eine Auslastungsmatrix?
Eine Auslastungsmatrix ist ein visuelles Hilfsmittel, um die Arbeit auf die Teammitglieder zu verteilen, so dass jeder eine ausgewogene Arbeitsbelastung hat. Sie listet Aufgaben auf, weist sie Personen zu, enthält Zeitschätzungen und verfolgt den Fortschritt, um die Ressourcenzuweisung zu optimieren und Engpässe zu vermeiden und so die Produktivität und Effizienz zu steigern.
Was bedeutet Priorisierung der Arbeitsbelastung?
Bei der Priorisierung der Arbeitsbelastung werden die Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geordnet, damit die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt werden. Sie hilft dabei, Ressourcen zu verwalten, sich auf die wichtigsten Aktivitäten zu konzentrieren und Fristen einzuhalten.
Was sind Arbeitsbelastungsmuster?
Arbeitsbelastungsmuster sind die wiederkehrenden Trends und Schwankungen in der Verteilung und Intensität von Aufgaben und Verantwortlichkeiten im Laufe der Zeit. Sie zeigen, wie sich die Arbeitsbelastung in verschiedenen Zeiträumen, täglich, wöchentlich oder saisonal, verändert und helfen dir, Zeiten mit hohem oder niedrigem Bedarf zu erkennen.