Guide til arbeidsmengdehåndtering: Slik mestrer du arbeidsplanlegging
En av de første modulene i ethvert kurs i prosjektledelse handler om styring av arbeidsmengde. Hvorfor det? Fordi det har stor innvirkning på resultatene og suksessen til ethvert prosjekt og team.
Vi har alle opplevd at jo mer overveldende arbeidsmengden blir, desto mindre produktive blir vi, og desto mer synker vi ned i en snøball av negativitet som det er vanskelig å komme seg ut av.
Det er derfor opp til bedriftseiere eller ledere å planlegge, fordele og overvåke arbeidsmengden på en måte som gjør medarbeiderne i stand til å lykkes.
Derfor vil jeg i denne artikkelen gå gjennom dette:
- Alt om strategier for håndtering av arbeidsmengde
- De viktigste stegene i oppbyggingen av en prosess for håndtering av arbeidsmengde
- Måling av teamets arbeidsmengde
Les videre for å få praktiske tips til effektiv styring av arbeidsmengden. La oss først finne ut hva workload management går ut på, og hvordan det kan påvirke den planlagte prosjektstyringen din.
Hva er workload management?
Arbeidsmengden er enkelt sagt det totale antallet oppgaver en person må fullføre i løpet av en gitt periode. Den kan måles kvantitativt, ut fra antall oppgaver, eller kvalitativt, basert på oppgavenes kompleksitet.
Hver person og hver jobb kan ha en annen oppfatning av hva som er en tyngre eller balansert arbeidsmengde. Det er helt greit. For enkelte jobber kan en stor arbeidsmengde bestå av én oppgave som er kompleks og krevende for teammedlemmene. På den annen side kan noen håndtere flere oppgaver som er ganske enkle å gjennomføre, sammenlignet med eksempelet ovenfor, men likevel kategorisere arbeidsmengden som krevende.
Uansett er det begrenset hva hver enkelt person realistisk sett kan gjøre i løpet av en viss periode.
Med tanke på hva arbeidsmengde betyr, la oss se nærmere på formålet med workload management.
Målet med arbeidsmengdeadministrasjon er å fordele oppgavene rettferdig mellom alle teammedlemmene. Målet er å sørge for at hvert teammedlem har nok å gjøre for å holde seg produktiv, men ikke så mye at det blir umulig å få gjort noe.
Følg med på tiden sammen med teamet ditt for å få en klar oversikt over teamets arbeidsmengde og sikre en rettferdig kapasitetsplan.
For å gjøre dette må du ta hensyn til de ansattes prestasjoner, hvor mange komplekse oppgaver de kan håndtere i løpet av en bestemt tidsperiode, samt tidsfrister. Du må også ta hensyn til ressurstilgjengelighet og estimere oppgaver basert på teamets evne til å utføre dem.
Generelt sett er en god leder bruke mye tid på å reflektere over hvordan man kan lage en strategi for å håndtere arbeidsmengden som tar hensyn til teamets kapasitet og medarbeidernes arbeidsmengde. Fremfor alt er det prosjektlederens oppgave å balansere bedriftens overordnede prestasjonsforventninger med teamets arbeidsmengde.
Les også: Slik gjør du en detaljert analyse av de ansattes arbeidsmengde
Hvorfor er det viktig å håndtere arbeidsmengden?
Effektiv styring av arbeidsmengden fører til høyere produktivitet og bedre prosjektledelse. Hvis det oppstår hindringer eller uforutsette hendelser, er det mye enklere å definere en plan for arbeidsmengdehåndtering som gir retningslinjer for hvilke oppgaver som må gjøres, når og av hvem.
Løpende styring av arbeidsmengden hjelper deg også med å avgjøre om du trenger mer ressurser for å nå målene dine, prioritere oppgaver og unngå ujevn fordeling av arbeidsmengden. I tillegg bidrar det til motivasjon og trivsel blant teammedlemmene, noe som har stor innvirkning på resultatene. Ifølge en nylig Asana-studie som analyserte 10 000 arbeidstakere i syv land, opplevde omtrent 70 % utbrenthet i fjor.
Effektiv styring av arbeidsmengden bidrar til å forhindre overbelastningbidrar til prosjektsuksess og øker teamets ytelse. Visste du at for stor arbeidsmengde er en av de ti viktigste årsakene til stress på jobben?
Hva er de fem trinnene for å håndtere arbeidsmengden på en god måte?
1. Skriv ned alle oppgavene dine
For nesten alle problemer i livet er det å lage en huskeliste en del av løsningen.
Dette er en av de beste teknikkene for å administrere arbeidsmengden, fordi det gir deg et makrooverblikk over arbeidet ditt og gjør det mulig å prioritere arbeidsoppgavene. Sett opp en liste over alle oppgavene for uken, måneden eller året, avhengig av planen din.
Ta med repetitive oppgaver, oppgaver med høyeste prioritet, administrative oppgaver, utfordringer osv. Sørg for at disse oppgavene samsvarer med SMART-målene: Spesifikke, Målbare, Oppnåelige, Realistiske og Tidsorienterte. Du kan også definere og skrive ned målene dine i et program for arbeidsmengdehåndtering.
Oppdag hvor viktig det er å sette seg realistiske mål for å lykkes.
Tidsregistrering hjelper deg med å holde oversikt over arbeidsmengde og overtid
2. Prioriter arbeidet ditt basert på effekt og innsats
Når du har laget listen , bør du se på de ulike oppgavene og kategorisere dem i henhold til det vi kaller " impact vs. effort"-matrisen.
Vet du at rask beslutningstaking er en av de mest ettertraktede ferdighetene hos en profesjonell? Impact vs. effort-matrisen er en beslutningsmetode som kan hjelpe alle, ikke bare ledere, med å gjøre beslutningsprosessen raskere. Ifølge denne teknikken bør hver oppgave kategoriseres i henhold til innsatsen som kreves, og den potensielle effekten den vil ha. Dette bør være grunnlaget for ressursallokeringen i etterkant.
Når du skal bestemme innsatsen som kreves for en bestemt handling, bør du ta hensyn til faktorer som hvor lang tid det vil ta å fullføre den og hvor kompleks den er.
Derfor bør du dele opp oppgavene dine i:
- Lav innsats og lav belastning
- Lav innsats og høy effekt
- Høy innsats og lav påvirkningskraft
- Høy innsats og stor påvirkning
Når du har klart for deg hva hver oppgave innebærer, bør du gå i gang med prosjektplanleggingen. Hvordan skal du fordele oppgavene til teamet og prosjektet ditt, ved å starte med de enkleste, men mest betydningsfulle oppgavene, eller de du har kategorisert som hasteoppgaver? Avgjørelsen er din!
Husk at en slik løsning vil ha stor innvirkning på prosjektets tidsplaner og leveranser.
Kano eller RICE er noen eksempler på oppgavestyringsmetoder som kan øke produktiviteten din. Bli kjent med alle de beste prioriteringsteknikkene.
3. Sett oppnåelige og realistiske tidsfrister
Alle mål trenger en realistisk tidsfrist. Veldefinerte tidsfrister gjør veien mye mer lineær, ettersom alle de involverte vet hvilke tidsrammer som må overholdes for at prosjektet skal lykkes. Å sette tidsfrister hjelper både prosjektlederne og alle teammedlemmene med å prioritere og tilpasse planen i tilfelle utfordringer eller midlertidige produktivitetspauser. Det fører til en sunn balanse mellom arbeid og fritid.
Profesjonell vekst krever å lære seg å prioritere oppgaver og tilpasse arbeidsplanen når det er nødvendig, og dette kan bare gjøres med oppnåelige og realistiske tidsfrister.
4. Deleger oppgaver på en rettferdig måte
Riktig håndtering av arbeidsmengden krever gode delegeringsferdigheter og kapasitetsplanlegging.
Å delegere oppgaver på en rettferdig måtemå prosjektlederen ta hensyn til flere faktorer: styrkene og begrensningene til hvert enkelt teammedlem, deres ferdigheter, teamets tidsplan, prestasjoner og til og med den eksisterende arbeidsmengden. Å kjenne teammedlemmene inngående er en viktig forutsetning for å kunne håndtere arbeidsmengden bedre og optimalisere produktiviteten.
Visste du at delegering er en av de fire D-ene i tidsstyring? Bli kjent med de tre andre i guiden vår.
- Anbefalt lesning: Hva er en DuPont-plan?
5. Planlegg for utfordringer
Forvent det beste, men forbered deg på det verste. Dette ordtaket lærer oss at vi ikke skal leve i håp om at alt skal ordne seg, for det gjør det ikke.
I livet og på jobben bør du alltid ha en plan B. Sørg derfor for at du har en løsning på de vanligste problemene: en kollega blir syk og må erstattes på et av de viktigste prosjektene, mens andre teammedlemmer ikke kan fylle hullet, et forslag blir ikke godkjent, en tidsfrist blir ikke overholdt osv.
Vær forberedt, så trenger du aldri å forberede deg!
Hvis du er prosjektleder, kan du være interessert i vår guide til risikostyring i prosjekter.
De beste tipsene for effektiv planlegging av arbeidsmengde
1. Skriv gjøremålslister
Vi var inne på dette tipset ovenfor da vi diskuterte viktigheten av å skrive ned alle oppgavene dine.
En huskeliste er en av de mest effektive måtene å omdanne en idé til en gjennomførbar plan på, før man begynner å tenke på komplekse prosjektstyringsteknikker.
Før du starter et prosjekt, bør du sette opp en liste over alle prosjektoppgavene, også de som virker ubetydelige. Bryt om nødvendig hver enkelt oppgave ned i mindre deler, og deleger dem i henhold til kriteriene vi snakket om tidligere. Sørg også for at du er klar over oppgaveavhengighetene i prosjektet.
Noen av fordelene ved å bruke huskelister er blant annet
- Ekstra motivasjon og mestring når du ser at det skjer fremskritt;
- Bedre styring av tid og arbeidsmengde;
- Øker effektiviteten din
- Reduserer angst;
- Bedre organisering og produktivitet.
2. Bruk teknikker for tidsstyring
Du kan og bør også benytte deg av tidsstyringsstrategier for å håndtere teamets arbeidsmengde på en effektiv måte.
Tidsstyring handler om å organisere og planlegge oppgavene dine slik at du kan nå målene dine mer effektivt og samtidig øke produktiviteten. Det hjelper teamledere med å forstå og balansere arbeidsmengden basert på nøyaktige data, samtidig som det sikrer en nøyaktig utnyttelsesgrad for teamet.
I dag skal jeg fortelle deg om to teknikker for tidsstyring som vi synes er spesielt interessante når det gjelder håndtering av arbeidsmengde.
4 kvadranter i tidsstyringsmatrisen
Denne teknikken, kalt Eisenhower-matrisener ofte brukt i prosjektledelse. Ifølge denne metoden er det fire kvadranter der du bør kategorisere hver av oppgavene dine etter hvor mye det haster og hvor viktig de er.
- Kvadrant 1: Haster og er viktig
- Kvadrant 2: Ikke presserende, men viktig
- Kvadrant 3: Haster, men ikke viktig
- Kvadrant 4: Ikke presserende og ikke viktig
Deretter tar du fatt på hver oppgave i henhold til strategien din. Denne teknikken kan brukes sammen med matrisen for effekt vs. innsats som vi diskuterte tidligere, for å oppnå enda bedre resultater!
- Sjekk ut de beste planleggingsappene for Android.
Tidsblokkering
Tidsblokkering er en teknikk som går ut på å sette av perioder i kalenderen din til å jobbe med de oppgavene du har fått tildelt. I løpet av denne tiden skal ingenting annet forstyrre deg.
Denne teknikken er spesielt nyttig når du skal dykke ned i perioder med dypt arbeid der du er fokusert.
Du bør ta oppgavene dine og gruppere dem logisk for å lage en tidsblokk. Deretter er det bare å fordele dem utover tidsblokkene i kalenderen og gjøre ditt beste for å holde deg til dem.
Dette vil hjelpe deg med å håndtere arbeidsmengden din på en bedre måte.
- TIPS: Last ned de beste malene for daglig og ukentlig tidsblokkering.
3-3-3-metoden
3-3-3-metoden for tidsstyring er:
- Tre oppgaver: Fokuser på tre hovedoppgaver om dagen, slik at du ikke føler deg overveldet.
- Tre pauser: Ta tre korte pauser i løpet av dagen for å hvile og lade batteriene, slik at du kan fokusere og unngå utbrenthet.
- Tre minutter: Bruk tre minutter om morgenen til å planlegge dagen, og tre minutter om kvelden til å reflektere over hva du har gjort for å holde deg klar og motivert.
3. Sportid
Tidsregistrering bør være en del av enhver leders programvare for arbeidsstyring. Det er et viktig verktøy for effektiv styring av arbeidsmengden, ettersom det hjelper ledere med å analysere tidligere data opp mot fremtidige resultater og legge bedre planer for arbeidsmengden.
Et slikt verktøy gir detaljerte rapporter om teammedlemmenes fullførte oppgaver og tidsbruk, samt skiller mellom kundearbeid ved å merke aktiviteter som fakturerbare eller ikke-fakturerbare i verktøyet.
Overordnet sett hjelper tidsregistrering ledere med å forbedre arbeidsmengden, fordele oppgaver på en rettferdig måte basert på teamets kapasitet og øke teamets produktivitet.
Merk: I motsetning til hva mange tror, fungerer ikke tidsregistrering som et verktøy for å overvåke de ansatte, men snarere som et verktøy for intelligent styring av arbeidsmengden.
Finn ut hvordan du kan få de ansatte til å registrere tiden sin
4. Arbeidsmengdehåndtering No-Gos:
- Prøv å multitaske - en av de største tidstyvene på jobben;
- Sløsing av tid med for mange unyttige møter;
- Setter du forventningene for høyt, er prosjektet dømt til å mislykkes før det i det hele tatt er påbegynt;
- Være for rigid med å tildele oppgaver (delegering);
- Tildel for mye arbeid til høyt presterende (urettferdig ressursstyring);
- Å være ubesluttsom overfor et teammedlem som ikke presterer som forventet.
Tidsregistrering hjelper deg med å holde oversikt over arbeidsmengde og overtid
Les også: Hvordan kontekstveksling dreper produktiviteten
Hvem skal håndtere arbeidsmengden?
I de fleste miljøer er det team- eller prosjektlederen som har ansvaret for å administrere teamets arbeidsmengde. I noen tilfeller kan det være flere ledere som deler på dette ansvaret. Da er det viktig å ha gode kommunikasjons- og samarbeidsevner. Men selv om de ikke har hovedansvaret for å fordele arbeidsmengden eller allokere ressurser, har hele teamet et felles ansvar for å håndtere arbeidsmengden.
Bare med innspill fra dem som utfører arbeidet, er det mulig å skape effektive metoder for å håndtere arbeidsmengden, balansere arbeidsmengden i teamet, bidra med innsikt i prosjektplaner og skape en bedre arbeidsopplevelse for alle.
Så selv om du ikke er i en lederstilling, må du sørge for å bli hørt!
Hva er den beste måten å måle arbeidsmengden på?
For å administrere teamets arbeidsmengde bør du begynne med å spore tiden som brukes på oppgaver ved hjelp av et pålitelig tidsregistreringsverktøy som Timeular. På den måten får du data som viser hvordan teamet bruker tiden sin, slik at du kan identifisere ubalanser og ta informerte beslutninger.
Analyser disse dataene for å optimalisere ressursallokeringen, forhindre utbrenthet og sørge for at oppgavene fordeles jevnt på alle teammedlemmene. Gjennomgå og juster regelmessig basert på det du lærer for å holde teamet balansert og produktivt.
Med et tidsregistreringssystem på plass vil du øke teamets effektivitet og de ansattes trivsel, og du får et mer samkjørt og effektivt team.
Konklusjon
Planlegging av arbeidsmengden er ikke bare en viktig del av et prosjekt. Det er avgjørende for å holde medarbeiderne motiverte, produktive og fornøyde, samtidig som du hele tiden forbedrer styringen av arbeidsmengden.
Å undervurdere arbeidsmengden kan stå i veien for vellykket prosjektledelse og kan få konsekvenser, både når det gjelder kvantitet og kvalitet på arbeidet, og når det gjelder medarbeidernes tilfredshet og evne til å holde på dem. Uansett hvor avansert en programvare for prosjektledelse er, kan den ikke slå en godt gjennomført prosess for å styre arbeidsmengden.
Vi håper denne artikkelen har hjulpet deg med å forstå arbeidsmengdehåndtering bedre og bidratt til bedre fordeling av oppgaver, økt produktivitet blant teammedlemmene og generelt vellykkede prosjekter!
VANLIGE SPØRSMÅL
Hva er verktøy for håndtering av arbeidsmengde?
Verktøy for håndtering av arbeidsmengde er programvare og plattformer som hjelper deg med å planlegge, fordele og overvåke arbeidet ditt og teammedlemmene dine. Ved hjelp av disse verktøyene får ledere og teammedlemmer et sanntidsbilde av fremdriften i oppgavene på flere prosjekter og i ressursstyringen.
Hvordan håndterer du arbeidsmengden?
Fremfor alt er det viktig å være åpen for å snakke med dine overordnede eller teammedlemmer hvis du mener at teamets arbeidsmengde eller prosjektoppgavene stresser deg.
Sett grenser, og begynn å si nei til nye aktiviteter eller komplekse prosjekter hvis du har uferdige oppgaver. Ellers risikerer du å få en dårlig balanse mellom arbeid og fritid.
Du kan finne løsninger sammen med lederen din, og dra nytte av en mer balansert fordeling av arbeidsmengden i teamet, basert på teamets kapasitet og din egen.
Husk: Unngå å jobbe mer enn anbefalt, og tillat deg selv å ta pauser og slappe av. Få hjelp og støtte hvis stresset vedvarer.
Hvordan gjør du en analyse av arbeidsmengden?
Du kan ta flere skritt for å utarbeide en arbeidsmengdeanalyse.
Hvis du bruker et verktøy for arbeidsmengdehåndtering, kan du først dra nytte av funksjonene i verktøyet og vurdere teammedlemmenes prestasjoner og prosjektets fremdrift.
Deretter kan du beregne teamets gjennomsnittlige arbeidsproduksjon og avgjøre om arbeidsmengden er tilstrekkelig.
Til slutt bør du kommunisere med teammedlemmene dine og høre hva de mener om den nåværende ressursstyringen, og hvordan du kan planlegge arbeidsmengden bedre. Hvis du er åpen for tilbakemeldinger, vil det også bidra til å forbedre ferdighetene dine innen arbeidsmengdehåndtering.
Hva er en arbeidsbelastningsmatrise?
En arbeidsbelastningsmatrise er et visuelt verktøy for å fordele arbeidet mellom teammedlemmene slik at alle har en balansert arbeidsmengde. Den lister opp oppgaver, tildeler dem til personer, inkluderer tidsestimater og sporer fremdriften for å optimalisere ressursallokeringen og forhindre flaskehalser for å øke produktiviteten og effektiviteten.
Hva er prioritering av arbeidsmengde?
Prioritering av arbeidsmengde er en prosess der man rangerer oppgaver etter viktighet og hvor mye det haster, slik at de viktigste oppgavene blir gjort først. Det gjør det lettere å administrere ressurser, fokusere på aktiviteter med stor innvirkning og overholde tidsfrister.
Hva er arbeidsbelastningsmønstre?
Arbeidsmengdemønstre er tilbakevendende trender og variasjoner i fordelingen og intensiteten av oppgaver og ansvarsområder over tid. De viser hvordan arbeidsmengden endrer seg i ulike perioder, daglig, ukentlig eller sesongmessig, og hjelper deg med å identifisere perioder med høy eller lav etterspørsel.