Guide til styring af arbejdsbyrden: Sådan mestrer du arbejdsplanlægning
Et af de første moduler i ethvert projektledelseskursus handler om styring af arbejdsbyrden. Hvorfor det? Fordi det har stor indflydelse på performance og succes for ethvert projekt og team.
Vi har alle oplevet, at jo mere overvældende vores arbejdsbyrde bliver, jo mindre produktive er vi, og jo mere synker vi ned i en snebold af negativitet, som det er svært at slippe ud af.
Så det er kun virksomhedsejere eller ledere, der har ansvar for at planlægge, fordele og overvåge deres medarbejderes arbejdsbyrde på en måde, der gør teammedlemmerne klar til at få succes.
Derfor vil jeg i denne artikel gennemgå det for dig:
- Ind og ud af strategier for håndtering af arbejdsbyrden
- De afgørende trin i opbygningen af en workload management-proces
- Måder at måle dit teams arbejdsbyrde på
Læs videre for at få praktiske tips til effektiv workload management. En ting ad gangen: Lad os finde ud af, hvad workload management handler om, og hvordan det kan påvirke al din planlagte projektledelse.
Hvad er workload management?
Med enkle ord er arbejdsbyrden det samlede antal opgaver, som en person skal udføre i en given periode. Den kan måles kvantitativt ud fra antallet af opgaver eller kvalitativt ud fra opgavernes kompleksitet.
Hver person og hvert job kan have en anden opfattelse af en tungere eller afbalanceret arbejdsbyrde. Det er helt i orden. I visse jobs kan en stor arbejdsbyrde bestå af én opgave, som er kompleks og krævende for teammedlemmerne. På den anden side kan nogen håndtere flere opgaver, som er ganske lette at udføre sammenlignet med ovenstående eksempel, men stadig kategorisere arbejdsbyrden som krævende.
I begge tilfælde er der en grænse for, hvad hver enkelt person realistisk set kan gøre inden for en bestemt periode.
Så med tanke på, hvad workload betyder, lad os dykke ned i formålet med workload management.
Styring af arbejdsbyrden har til formål at fordele opgaverne retfærdigt mellem alle dine teammedlemmer. Dit mål er at sikre, at hvert teammedlem har nok at se til, så de kan være produktive, men ikke så meget, at det er umuligt at få gjort.
Spor tid sammen med dit team for at få et klart overblik over teamets arbejdsbyrde og sikre en retfærdig kapacitetsplan.
For at gøre dette skal du overveje medarbejdernes præstationer, hvor mange komplekse opgaver de kan håndtere på en bestemt tid, samt deadlines. Du skal også overveje ressourcetilgængelighed og vurdere opgaverne ud fra teamets evne til at udføre dem.
Generelt set er en god leder bruge en del tid på at reflektere over, hvordan man laver en workload management-strategi, der tilgodeser teamets kapacitet og medarbejdernes arbejdsbyrde. Frem for alt har projektledere til opgave at afbalancere virksomhedens overordnede forventninger til performance med teamets arbejdsbyrde.
Læs også: Sådan laver du en detaljeret analyse af medarbejdernes arbejdsbyrde
Hvorfor er workload management vigtigt?
Effektiv styring af arbejdsmængden giver højere produktivitet og bedre projektledelse. I tilfælde af forhindringer eller uforudsete hændelser er det meget nemmere at definere en plan for workload management, der giver retningslinjer for de opgaver, der skal udføres, hvornår og af hvem.
Løbende workload management hjælper dig også med at afgøre, om du har brug for flere ressourcer for at nå dine mål, prioritere opgaver og undgå ujævn fordeling af arbejdsbyrden. Derudover bidrager det til teammedlemmernes motivation og trivsel, hvilket i høj grad påvirker resultaterne. Ifølge en nylig Asana-undersøgelse der analyserede 10.000 medarbejdere i syv lande, oplevede ca. 70 % udbrændthed sidste år.
Effektiv styring af arbejdsbyrden hjælper med at forhindre overbelastning af arbejdethjælper med projektsucces og øger teamets præstationer. Vidste du, at en for stor arbejdsbyrde er en af de 10 største årsager til stress på arbejdspladsen?
Hvad er de 5 trin i korrekt workload management?
1. Skriv alle dine opgaver ned
For næsten alle problemer i livet er det en del af løsningen at lave en to-do-liste.
Det er en af de bedste teknikker til at styre arbejdsbyrden, så du kan få et makrooverblik over dit arbejde og prioritere de opgaver, du får tildelt. Lav en liste over alle ugens, månedens eller årets opgaver, afhængigt af din plan.
Inkluder gentagne opgaver, opgaver med højeste prioritet, administrative opgaver, udfordringer osv. Sørg for, at disse opgaver matcher SMART-mål: Specifikke, Målbare, Opnåelige, Realistiske og Tidsorienterede. Du kan også definere og nedskrive dine mål i workload management software.
Opdag, hvor vigtigt det er at sætte sig realistiske mål for at få succes.
Tidsregistrering hjælper dig med at holde øje med arbejdsbyrde og overarbejde
2. Prioritér dit arbejde ud fra effekt og indsats
Når du har lavet din liste, skal du se på de forskellige opgaver og kategorisere dem i henhold til det, vi kalder impact vs. effort-matrixen.
Ved du, at hurtig beslutningstagning er en af de mest efterspurgte færdigheder hos en professionel? Impact vs. effort-matrixen er en beslutningsmetode, der kan hjælpe alle, ikke kun ledere, med at gøre deres beslutningsproces hurtigere. Ifølge denne teknik skal hver opgave kategoriseres i henhold til den indsats, der kræves, og den potentielle effekt, den vil have. Dette bør være grundlaget for den efterfølgende ressourceallokering.
Når du skal bestemme den indsats, der kræves for en bestemt handling, skal du afveje faktorer som den tid, det vil tage at gennemføre den, og dens kompleksitet.
Derfor bør du opdele dine opgaver i:
- Lav indsats og lav påvirkning
- Lav indsats og stor effekt
- Høj indsats og lav påvirkning
- Stor indsats og stor påvirkning
Når du er klar over, hvad hver opgave indebærer, bør du gå i gang med projektplanlægningen. Hvordan skal du tildele opgaver til dit team og dit projekt, skal du starte med de enklere, men mere betydningsfulde opgaver eller dem, du har kategoriseret som hasteopgaver? Beslutningen er din!
Husk, at en sådan løsning vil have stor indflydelse på projektets tidsplaner og levering.
Kano eller RICE er nogle eksempler på opgavestyringsmetoder, der kan øge din produktivitet. Lær alle de bedste prioriteringsteknikker at kende.
3. Sæt opnåelige og realistiske deadlines
Alle mål har brug for en realistisk deadline. At have veldefinerede deadlines gør vejen meget mere lineær, da alle involverede kender de tidsrammer, der skal overholdes for at få et vellykket projekt. At sætte deadlines hjælper projektledere med at prioritere og tilpasse planen i tilfælde af udfordringer eller midlertidige produktivitetspauser, og det samme gælder for alle teammedlemmer. Det fører til en sund balance mellem arbejde og privatliv.
Professionel vækst kræver at lære at prioritere opgaver og tilpasse arbejdsplanen, når det er nødvendigt, og det kan kun lade sig gøre med opnåelige og realistiske deadlines.
4. Uddelegér opgaver retfærdigt
Korrekt styring af arbejdsmængden kræver fremragende uddelegeringsevner og kapacitetsplanlægning.
At uddelegere opgaver retfærdigtskal projektledere overveje flere faktorer: de enkelte teammedlemmers styrker og begrænsninger, deres færdigheder, teamets tidsplan, præstationer og endda den eksisterende arbejdsbyrde. Et indgående kendskab til dine teammedlemmer er vejen til en bedre styring af arbejdsbyrden og optimering af produktiviteten.
Vidste du, at uddelegering er et af de fire D'er i tidsstyring? Lær de tre andre at kende i vores guide.
- Anbefalet læsning: Hvad er et DuPont-skema?
5. Planlæg for udfordringer
Forvent det bedste, men forbered dig på det værste. Dette ordsprog lærer os, at vi ikke skal leve i håbet om, at det hele nok skal gå, for det gør det ikke.
I livet og på arbejdet bør du altid have en plan B. Så sørg for at have en løsning på de mest almindelige problemer: en kollega bliver syg og skal erstattes på et af de vigtigste projekter, mens andre teammedlemmer ikke kan udfylde hullet, et forslag bliver ikke godkendt, en deadline bliver ikke overholdt osv.
Vær forberedt, så behøver du aldrig at forberede dig!
Hvis du er projektleder, er du måske interesseret i vores guide til projektrisikostyring.
De bedste tips til effektiv planlægning af arbejdsbyrden
1. Skriv to-do-lister
Vi berørte dette tip ovenfor, da vi diskuterede vigtigheden af at skrive alle dine opgaver ned.
En opgaveliste er en af de mest effektive måder at gøre en idé til en brugbar plan på, før man overvejer en kompleks projektstyringsteknik.
Før du starter et projekt, bør du lave en liste over alle projektopgaver, også dem, der virker ubetydelige. Hvis det er nødvendigt, skal du dele hver enkelt opgave op i mindre handlinger og uddelegere dem i henhold til de kriterier, vi talte om tidligere. Sørg for, at du også er opmærksom på opgaveafhængighederne i dit projekt.
Nogle af fordelene ved at bruge to-do-lister er bl.a:
- Ekstra motivation og præstation, når du ser, at der sker fremskridt;
- Bedre styring af tid og arbejdsbyrde;
- Øger din effektivitet
- Reducerer angst;
- Bedre organisering og produktivitet.
2. Brug teknikker til tidsstyring
Du kan og bør også bruge tidsstyringsstrategier til at håndtere dit teams arbejdsbyrde effektivt.
Tidsstyring handler om at organisere og planlægge sine opgaver for at nå sine mål mere effektivt og samtidig øge produktiviteten. Det hjælper teamledere med at forstå og afbalancere arbejdsbyrder baseret på nøjagtige data og sikrer samtidig en nøjagtig udnyttelsesgrad for teamet.
I dag vil jeg fortælle dig om to teknikker til at styre tiden, som vi finder særligt interessante for styring af arbejdsbyrden.
4 kvadranter af tidsstyringsmatrix
Denne teknik, kaldet Eisenhower-matrixenbruges ofte i projektledelse. Ifølge denne metode er der fire kvadranter, hvor du skal kategorisere hver af dine opgaver efter, hvor meget de haster, og hvor vigtige de er.
- Kvadrant 1: Haster og er vigtig
- Kvadrant 2: Ikke presserende, men vigtig
- Kvadrant 3: Haster, men er ikke vigtig
- Kvadrant 4: Ikke presserende og ikke vigtigt
Tag derefter fat på hver opgave i henhold til din strategi. Denne teknik kan bruges sammen med den matrix for effekt vs. indsats, vi diskuterede tidligere, for at få endnu bedre resultater!
Blokering af tid
Tidsblokering er en teknik, der består i at blokere perioder i din kalender til at arbejde på dine tildelte opgaver. I det tidsrum må intet andet forstyrre dig.
Denne teknik er især nyttig til at hjælpe dig med at dykke ned i perioder med dybt arbejde, hvor du er fokuseret.
Du skal tage dine opgaver og gruppere dem logisk for at skabe en tidsblok. Derefter skal du bare fordele dem over tidsblokkene i din kalender og gøre dit bedste for at holde dig til dem.
Det vil hjælpe dig med at styre din arbejdsbyrde bedre.
- TIP: Download de bedste skabeloner til daglige og ugentlige tidsbegrænsninger.
3-3-3-metoden
3-3-3-metoden til tidsstyring er:
- Tre opgaver: Fokuser på tre hovedopgaver om dagen, så du ikke føler dig overvældet.
- Tre pauser: Tag tre korte pauser i løbet af dagen for at hvile og lade op, så du kan fokusere og undgå udbrændthed.
- Tre minutter: Brug tre minutter om morgenen på at planlægge din dag og tre minutter om aftenen på at reflektere over, hvad du har gjort for at holde dig klar og motiveret.
3. Tid på banen
Tidsregistrering bør være en del af enhver leders softwarepakke til workforce management. Det er en vigtig del af effektiv workload management, da det hjælper ledere med at analysere tidligere data i forhold til fremtidige resultater og komme med bedre planlægning af arbejdsbyrden.
Et sådant værktøj giver detaljerede rapporter om teammedlemmernes gennemførte opgaver og den nødvendige tid til dem samt skelner mellem klientarbejde ved at mærke aktiviteter som fakturerbare eller ikke-fakturerbare i værktøjet.
Samlet set hjælper tidsregistrering ledere med at forbedre deres workload management-proces, tildele opgaver retfærdigt baseret på teamets kapacitet og øge teamets produktivitet.
Bemærk: I modsætning til, hvad nogle tror, fungerer tidsregistrering ikke som et værktøj til overvågning af medarbejderne, men snarere som et værktøj til intelligent styring af arbejdsbyrden.
Find ud af , hvordan du får medarbejderne til at registrere deres tid
4. No-Gos i forbindelse med håndtering af arbejdsbyrde:
- Prøv at multitaske - en af de største tidsrøvere på arbejdet;
- Spild af tid med for mange ubrugelige møder;
- Man sætter forventningerne for højt og dømmer projektet til fiasko, før det overhovedet er begyndt;
- Være for rigid med at tildele opgaver (uddelegering);
- Tildel for meget arbejde til højtydende medarbejdere (uretfærdig ressourcestyring);
- At være ubeslutsom over for et teammedlem, der ikke præsterer som forventet.
Tidsregistrering hjælper dig med at holde øje med arbejdsbyrde og overarbejde
Læs også: Hvordan kontekstskift dræber produktiviteten
Hvem skal styre arbejdsbyrden?
I de fleste miljøer er det team- eller projektlederen, der har ansvaret for at styre teamets arbejdsbyrde. I nogle tilfælde deler flere ledere dette ansvar. Så det er vigtigt at have fremragende kommunikations- og samarbejdsevner. Men selv om de ikke er primært ansvarlige for at styre fordelingen af arbejdsbyrden eller ressourceallokeringen, har hele teamet et fælles ansvar for at styre arbejdsbyrden.
Kun med input fra dem, der udfører arbejdet, er det muligt at skabe effektive metoder til styring af arbejdsbyrden, afbalancere teamets arbejdsbyrde, hjælpe med indsigt i projektplaner og skabe en bedre arbejdsoplevelse for alle.
Så selv om du ikke har en lederstilling, skal du sørge for at blive hørt!
Hvad er den bedste måde at måle arbejdsbyrden på?
For at styre dit teams arbejdsbyrde skal du starte med at spore den tid, der bruges på opgaver, ved hjælp af et pålideligt tidsregistreringsværktøj som Timeular. Det giver dig data til at se, hvordan dit team bruger deres tid, så du kan identificere ubalancer og træffe informerede beslutninger.
Analyser disse data for at optimere ressourceallokeringen, forhindre udbrændthed og sikre, at opgaverne fordeles jævnt mellem teammedlemmerne. Gennemgå og juster regelmæssigt baseret på det, du lærer, for at holde teamet afbalanceret og produktivt.
Med et tidsregistreringssystem på plads øger du teamets effektivitet og medarbejdernes trivsel og får et mere sammentømret og effektivt team.
Konklusion
Planlægning af arbejdsbyrden er ikke bare en vigtig del af et projekt. Det er afgørende for at holde medarbejderne motiverede, produktive og glade, mens du hele tiden forbedrer din workload management.
At undervurdere workload management kan stå i vejen for vellykket projektledelse og kan få konsekvenser, både for arbejdets kvantitet og kvalitet og for medarbejdernes tilfredshed og fastholdelse. Uanset hvor avanceret en projektstyringssoftware er, kan den ikke slå en veludført workload management-proces.
Vi håber, at denne artikel har hjulpet dig til bedre at forstå workload management og bidrager til en bedre fordeling af opgaver, til at øge teammedlemmernes produktivitet og i det hele taget til vellykkede projekter!
OFTE STILLEDE SPØRGSMÅL
Hvad er værktøjer til workload management?
Værktøjer til styring af arbejdsbyrden er software og platforme, der hjælper dig med at planlægge, fordele og overvåge dit og dine teammedlemmers arbejde. Ved at bruge disse værktøjer får ledere og teammedlemmer et billede i realtid af, hvordan opgaverne skrider frem på flere projekter og i ressourcestyringen.
Hvordan håndterer du stress i arbejdet?
Frem for alt er det vigtigt at være åben over for at tale med dine overordnede eller teammedlemmer, hvis du overvejer teamets workload management, eller hvis projektopgaverne stresser dig.
Sæt grænser, og begynd at sige nej til nye aktiviteter eller komplekse projekter, hvis du har uafsluttede opgaver. Ellers er der risiko for en dårlig balance mellem arbejde og privatliv.
Du kan finde løsninger sammen med din leder og drage fordel af en mere afbalanceret styring af teamets arbejdsbyrde, baseret på teamets kapacitet og din egen.
Husk: Undgå at arbejde længere end anbefalet, og giv dig selv mulighed for at holde pauser og slappe af. Få hjælp og støtte, hvis stressen fortsætter.
Hvordan laver man en analyse af arbejdsbyrden?
Du kan tage flere skridt til at forberede en arbejdsbelastningsanalyse.
Hvis du bruger et arbejdsbelastningsstyringsværktøj, skal du først udnytte dets funktioner og vurdere dine teammedlemmers præstationer og projektets fremskridt.
Derefter skal du beregne dit teams gennemsnitlige arbejdsindsats og afgøre, om deres arbejdsbelastningsgrænse er tilstrækkelig.
Endelig skal du ofte kommunikere med dine teammedlemmer og forstå deres mening om den nuværende ressourcestyring, og hvordan du kan lave en bedre planlægning af arbejdsbelastningen. At være åben over for feedback vil også hjælpe med at skærpe dine evner til at styre arbejdsmængden.
Hvad er en arbejdsbyrdematrix?
En arbejdsbyrdematrix er et visuelt værktøj til at fordele arbejdet mellem teammedlemmerne, så alle har en afbalanceret arbejdsbyrde. Den viser opgaver, tildeler dem til folk, inkluderer tidsestimater og sporer fremskridt for at optimere ressourceallokering og forhindre flaskehalse for at øge produktiviteten og effektiviteten.
Hvad er prioritering af arbejdsbyrden?
Prioritering af arbejdsbyrden er en proces, hvor man rangordner opgaverne efter vigtighed og hurtighed, så de vigtigste opgaver bliver udført først. Det hjælper med at styre ressourcer, fokusere på aktiviteter med stor effekt og overholde deadlines.
Hvad er arbejdsmønstre?
Arbejdsbyrdemønstre er de tilbagevendende tendenser og variationer i fordelingen og intensiteten af opgaver og ansvarsområder over tid. De viser, hvordan arbejdsbyrden ændrer sig på tværs af forskellige perioder, dagligt, ugentligt eller sæsonmæssigt, og hjælper dig med at identificere perioder med høj eller lav efterspørgsel.